<div class="ExternalClassD827EB48B31B4A35AA6F79E0F33CD840">Ordonnance du 4-5-2023 régissant l’Administration électronique.</div>

Ordonnance Ordonnance du 4-5-2023 régissant l’Administration électronique. Vu la Loi qualifiée en vigueur de délimitation des compétences des communs ; Vu le Code de l’Administration, du 29 mars 1989, et ses modifications successives ; Le Commun de Sant Julià de Lòria, lors de la session ordinaire du Conseil du Commun du 4 mai 2023, a approuvé l’ordonnance suivante : Ordonnance Exposé des motifs L’entrée en vigueur de la Loi 10/2019, du 15 février, portant modification du Code de l’Administration, du 29 mars 1989 a entraîné des changements importants dans l’instruction de la procédure administrative et la gestion de la documentation électronique, par l’intégration des mécanismes de relation télématique et de gestion électronique. Conformément à l’article 13.2 du Code de l’Administration, le Commun de Sant Julià de Lòria, ci-après le Commun, est une entité faisant partie de l’Administration publique andorrane et, par conséquent, est tenu de respecter ses dispositions. Ce fait, ajouté à ce que l’accroissement de l’efficacité administrative et la possibilité d’offrir de nouveaux services publics sont des facteurs importants pour l’amélioration de la qualité de vie et, au-delà, pour la cohésion sociale, constitue une opportunité pour faire en sorte que les moyens électroniques deviennent le canal habituel de relation avec les citoyens. L’approbation de la présente Ordonnance d’Administration électronique permet au Commun de se doter d’une norme propre précisant comment s’appliquent les dispositions du Code de l’Administration, permettant également la consolidation de l’Administration électronique au sein de l’entité, tout en renforçant les droits des citoyens dans un contexte de sécurité juridique, d’efficience administrative et d’innovation publique. Cette norme contient des dispositions visant à faciliter l’accessibilité des personnes handicapées et des personnes âgées, ainsi qu’à garantir le droit à la protection des données personnelles, conformément aux dispositions de la Loi 29/2021, du 28 octobre, qualifiée de protection des données personnelles. Les principes définis dans le Code de l’Administration constituent le fondement juridique de la présente Ordonnance. Cette norme est structurée en quatre titres, une disposition additionnelle unique, une disposition transitoire unique et une disposition finale unique. Le Titre I contient des dispositions générales destinées à l’énonciation de l’objet et du champ d’application de l’Ordonnance, à la mention des principes qui permettent une meilleure application de celle-ci et aux droits et devoirs des citoyennes et des citoyens dans leurs relations avec le Commun lorsqu’elles s’effectuent par des moyens électroniques. Le Titre II traite des instruments fondamentaux pour l’accès électronique au Commun : le portail électronique du Commun, le siège électronique, le Registre général électronique et le Bureau de traitement des démarches avec le citoyen. L’intégration et l’utilisation de ces éléments permettront d’améliorer l’efficience administrative, en permettant une gestion entièrement électronique des tâches d’information et de communication avec les citoyennes et les citoyens pour la gestion des dossiers administratifs. Le Titre III prévoit les dispositions applicables à l’instruction de la procédure administrative électronique et, par conséquent, à la relation avec les personnes intéressées par celle-ci. Concrètement, sont réglementés les différents systèmes d’identification et de signature, le Registre communal des représentants, la notification électronique et la gestion des documents électroniques et de leurs copies, ainsi que la nécessité d’établir des directives en matière d’archivage et de gestion documentaire. Les éléments de l’alinéa précédent doivent permettre au Commun d’adapter ses services et procédures aux technologies les plus efficientes, ainsi que de déployer l’Administration électronique dans les meilleures conditions possibles pour les citoyennes et les citoyens. Le Titre IV régit la gestion électronique des Organes de Gouvernement ; il établit en particulier des dispositions relatives à la gestion télématique de ceux-ci, à l’enregistrement des séances et au support audiovisuel et à la participation télématique aux organes du Commun. La disposition additionnelle unique confie la mise en place et le déploiement de l’Administration électronique à la Commission pour la mise en place de l’Administration électronique. La disposition transitoire unique établit que les dispositions de la présente Ordonnance seront appliquées progressivement à mesure que les moyens permettant leur concrétisation seront disponibles. Enfin, la disposition finale unique établit que l’entrée en vigueur de l’Ordonnance interviendra une fois le texte intégralement publié au Bulletin officiel de la Principauté d’Andorre. Titre I. Dispositions générales Chapitre premier. Champ d’application Article 1. Objet 1. La présente Ordonnance a pour objet d’établir les principes généraux et d’adopter les mesures de simplification administrative et de rationalisation organisationnelle, ainsi que de réglementer l’utilisation des moyens électroniques dans le cadre du Commun afin de faciliter la réalisation plus efficace des principes de simplification, de transparence, de proximité et de service effectif aux citoyens, conformément aux dispositions du Code de l’Administration et de la législation applicable en matière de services de confiance électronique. 2. Les finalités de la présente Ordonnance sont : a) Améliorer l’efficacité et l’efficience de l’action administrative. b) Garantir les droits des citoyens dans leurs relations avec le Commun. c) Promouvoir l’utilisation des moyens électroniques dans les procédures administratives devant le Commun et préserver la sécurité juridique en déterminant les conditions de validité et d’efficacité de l’utilisation des moyens électroniques dans les relations juridico-administratives. Article 2. Champ d’application La présente Ordonnance s’applique au Commun. Elle s’applique également aux citoyens, à savoir toutes les personnes, physiques ou morales, ainsi que les entités dépourvues de personnalité juridique ayant la capacité d’agir, qui entretiennent des relations avec le Commun par des moyens électroniques. Chapitre deuxième. Principes généraux Article 3. Principes généraux 1. La mise en place des moyens électroniques doit respecter les dispositions prévues par la loi et se conformer aux principes suivants : a) Principe de simplification. Il consiste en la réduction des formalités, du temps et des délais des procédures administratives afin d’obtenir une plus grande efficacité de l’activité administrative et d’améliorer le service aux citoyens. b) Principe d’accessibilité. Il consiste en l’intégration des éléments et caractéristiques nécessaires pour garantir l’accessibilité à l’information et aux services par des moyens électroniques aux groupes qui le requièrent. c) Principe de promotion des moyens électroniques. Il consiste en la promotion de l’utilisation des moyens électroniques dans les relations avec les citoyens qui ne sont pas tenus d’utiliser ce type de moyen. d) Principe d’intermodalité des moyens. Il consiste en ce que les personnes qui ne sont pas tenues d’utiliser les moyens électroniques peuvent changer le canal par lequel elles entretiennent des relations avec le Commun, en assurant l’intégrité et la sécurité juridique de l’ensemble de la procédure. e) Principe d'égalité. Entendu comme l'option d'utiliser ou non les moyens électroniques, ou de changer de canal au cours de l'instruction d'une procédure administrative ne peut impliquer de restrictions ou de discriminations dans l'accès à la prestation de services publics ou dans la gestion de toute formalité ou procédure administrative dans laquelle elle est personne intéressée. f) Principe de sécurité. Consistant en ce que les instruments utilisés dans l'instruction électronique de la procédure administrative doivent garantir l'intégrité de l'information, la certitude de l'identité des personnes, la confidentialité des données et la disponibilité des systèmes. g) Principe de proportionnalité. Consistant en ce que seules sont exigées les données et les mesures de sécurité adaptées à la nature et aux circonstances des formalités et actes à accomplir, en évitant que la garantie de la sécurité des transactions entrave l'accès électronique. h) Principe de neutralité technologique. Consistant en l'adaptation des actes régis par la présente Ordonnance et des moyens technologiques utilisés doit se faire en suivant l'évolution technologique et la mise en œuvre des technologies au sein de la société. i) Principe de traçabilité. Consistant en ce que le Commun veille à la conception et à l'adoption de systèmes et d'applications pour la traçabilité des actes accomplis par le Commun et par les citoyennes et les citoyens dans les relations administratives par voie électronique. j) Principe de la qualité de l'information et des services électroniques. Le Commun garantit la mise à disposition d'une information complète, actualisée, bien organisée, claire, compréhensible et disponible pour les citoyens. L'application des techniques de gestion documentaire doit permettre de conserver les documents et de garantir leur intégrité et leur interopérabilité. k) Principe de responsabilité. Le Commun est responsable de la véracité et de l'authenticité de l'information publique diffusée et de la qualité des services offerts par voie électronique. l) Principe de transparence. Consistant en l'utilisation de moyens électroniques qui doit faciliter la plus large diffusion, publicité et transparence des actes administratifs. Chapitre troisième. Droits et devoirs des citoyennes et des citoyens Article 4. Droits des citoyennes et des citoyens 1. Les citoyennes et les citoyens jouissent des droits suivants : a) Droit d'entrer en relation avec le Commun par voie électronique. b) Droit d'exiger que le Commun s'adresse à eux par voie électronique et d'obtenir des documents sous format électronique. c) Droit d'accéder aux services de l'Administration électronique et de les utiliser dans des conditions de sécurité technique et juridique. d) Droit de participer à l'amélioration de la gestion publique par voie électronique. e) Droit de bénéficier de contenus électroniques de qualité, accessibles, actualisés et compréhensibles. f) Droit d'accéder à ses informations administratives par voie électronique. g) Droit d'accéder à l'information publique figurant sur son siège électronique. h) Droit à la confidentialité et à la protection de ses données personnelles et aux autres droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données. i) Droit à la confidentialité et à la sécurité des communications avec le Commun.. j) Droit à la conservation sous format électronique, par le Commun, des documents électroniques faisant partie du dossier administratif. Article 5. Devoirs des citoyennes et des citoyens 1. Afin de garantir le bon fonctionnement et la gestion de l'information, des communications, des processus et des applications de l'Administration électronique dans les relations avec le Commun, l'action des citoyennes et des citoyens doit respecter les devoirs suivants : a) Devoir d'accéder à l'information et d'utiliser les services et les procédures de l'Administration électronique de bonne foi et en évitant d'en abuser. b) Devoir de fournir des informations véridiques, complètes et actualisées, adaptées aux finalités pour lesquelles elles sont demandées. c) Devoir de garantir la véracité des données d'identification et leur mise à jour, sans préjudice des conditions d'utilisation qui, le cas échéant, sont établies. d) Devoir de conserver en sécurité les éléments d'identification personnels et incessibles utilisés dans les relations administratives par voie électronique. 2. Le Commun doit veiller au respect de ces devoirs, dans le cadre de ce que prévoit la réglementation applicable et des dispositions de la présente Ordonnance. Article 6. Obligation d'entrer en relation par voie électronique 1. Conformément aux dispositions du Code de l'Administration, les personnes ou entités suivantes sont tenues d'entrer en relation par voie électronique : a) Les personnes physiques ou morales qui exercent une activité professionnelle, commerciale, industrielle ou de nature analogue. b) Toute personne physique, morale ou entité employant des salariés. 2. Les personnes physiques non soumises à l'obligation prévue au paragraphe précédent peuvent choisir le mode de relation avec le Commun au début de la procédure. 3. La personne qui représente la personne intéressée agit par voie électronique si la personne représentée a choisi cette option comme moyen de communication, ou s'il s'agit d'un sujet tenu de communiquer par voie électronique.. De même, si le représentant exerce une activité professionnelle, il agit par voie électronique, indépendamment de la qualité de la personne qu'il représente. 4. Le personnel du Commun, dans les relations internes, agit uniquement par voie électronique, sauf s'il s'agit d'agents publics présentant un handicap intellectuel, qui peuvent choisir d'entrer ou non en relation par des moyens non électroniques. 5. À titre exceptionnel, les personnes tenues d'utiliser des moyens électroniques peuvent demander à l'instructeur du dossier l'utilisation d'autres mécanismes dans leur relation publique avec le Commun, et doivent justifier de l'impossibilité de communiquer par voie électronique. La demande est tranchée dans un délai de cinq jours, et cette décision n'est susceptible d'aucun recours. Titre II. Instruments de l'Administration électronique Chapitre premier. Le portail électronique du Commun Article 7. Création et fonctionnement du portail électronique 1. Le portail électronique du Commun est l'adresse électronique disponible par l'intermédiaire des réseaux de télécommunication, dont la titularité appartient au Commun. 2. Le portail électronique permet l'accès à l'information institutionnelle communale et aux autres ressources électroniques que le Commun met au service des citoyens au moyen du siège électronique. 3. Le Commun est responsable de maintenir l'information publique diffusée par l'intermédiaire de son portail électronique et les services auxquels il est possible d'accéder, de manière actualisée, objective, véridique, sûre, intègre et accessible. 4. Le portail électronique, qui sert d'entrée au registre général électronique, contient l'information relative à toutes les formalités pouvant être accomplies au moyen du registre électronique.. 5. Le portail électronique est disponible à l'adresse électronique www.comusantjulia.ad Par accord de la Junta de Govern, publié au Butlletí Oficial del Principat d'Andorra , la localisation électronique du portail peut être modifiée. Chapitre deuxième. Le siège électronique Article 8. Création et fonctionnement du siège électronique 1. Le siège électronique est l'adresse électronique du Commun, par laquelle la personne intéressée accède à l'information, aux services et aux démarches électroniques, ainsi qu'aux dossiers administratifs auxquels elle est partie. 2. Par la présente Ordonnance, est créé le siège électronique du Commun en vertu de ce que prévoit le Code de l'Administration. 3. Le siège électronique est la propriété du Commun. Sa gestion et son administration relèvent du service chargé des démarches administratives. 4. Le siège électronique est disponible à l'adresse électronique www.comusantjulia.ad et au moyen du lien disponible depuis le portail électronique du Commun. Par accord de la Junta de Govern, publié au Butlletí Oficial del Principat d'Andorra la localisation électronique du siège peut être modifiée, et d'autres sièges électroniques dépendants peuvent être créés. 5. Le siège électronique est disponible chaque jour de l'année et vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sauf en cas de situation extraordinaire ou d'incidents techniques, et il est régi par la date, l'heure et le calendrier officiel correspondant à la paroisse de Sant Julià de Lòria. 6. Le fonctionnement du siège électronique est soumis, aux principes énoncés à l'article 3 et, le cas échéant, à d'autres principes d'usage généralisé. 7. Par accord de la Junta de Govern, peuvent être déterminées les instructions techniques nécessaires pour garantir le fonctionnement du siège électronique conformément aux principes applicables. Article 9. Contenu et services du siège électronique 1. Le siège électronique met à la disposition des citoyennes et des citoyens le contenu suivant : a) Identification du siège électronique et de sa propriété. b) Identification de la date, de l'heure et du calendrier officiel. c) Liste des procédures disponibles, avec une fiche descriptive ainsi que l'accès direct à leur traitement. d) Accès à l'espace de publication des avis électroniques. e) Informations sur l'offre publique d'emploi dans le cadre du Commun. f) Informations sur les marchés publics et l'accès au profil d'acheteur. g) Informations sur les démarches pouvant être effectuées par l'intermédiaire du registre électronique. h) Accès au registre électronique, au calendrier des jours non ouvrables aux fins du calcul des délais administratifs et à la prorogation des délais éventuellement découlant des erreurs du système de registre. i) Accès aux informations sur les formats des documents admissibles dans le registre. j) Espace pour formuler des questions, suggestions et réclamations, dans lequel est indiquée la possibilité d'utiliser des moyens non électroniques avec les mêmes effets. k) Systèmes d'identification et de signature électronique admis dans les services, procédures et démarches disponibles depuis le siège. l) Accès aux notifications électroniques. m) Outils de vérification des documents électroniques. n) Informations sur la protection des données personnelles. 2. Lorsque, en raison de situations extraordinaires ou pour des raisons techniques, le siège électronique ne peut pas être disponible, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps possible à l'avance sur le siège lui-même et sur les canaux de consultation alternatifs existants, en indiquant la durée prévue de l'interruption. Chapitre troisième. Le registre général électronique Article 10. Création et fonctionnement du Registre électronique 1. Est créé le registre général électronique du Commun en vertu du Code de l'Administration. Le registre général électronique est accessible par l'intermédiaire du siège électronique. 2. Le service responsable des démarches est responsable de la gestion du registre général électronique. 3. Le registre général électronique permet de présenter des documents électroniques tous les jours de l'année, vingt-quatre heures sur vingt-quatre. 4. Aux fins du calcul des délais, la présentation d'un document un jour non ouvrable est réputée effectuée à la première heure du premier jour ouvrable suivant. Aux fins de classement, ces documents sont réputés reçus à leur heure d'entrée le jour non ouvrable, et sont considérés comme antérieurs à ceux qui ont été présentés ultérieurement. 5. Les documents électroniques présentés au registre électronique donnent lieu à une inscription dans les termes décrits à l'article suivant. 6. Une fois la démarche de registre enregistrée, les documents doivent être transmis à leurs destinataires ou aux unités administratives compétentes en raison de la matière, aux fins de leur traitement. 7. Lorsque le Commun a déployé une application spécifique d'appui à la présentation d'une démarche ou d'une demande déterminée, ne sont pas réputés présentés dans le registre les documents qui, devant être présentés par l'intermédiaire de l'application spécifique, ont été présentés dans le registre général. Article 11. Inscriptions 1. Les mouvements d'entrée et de sortie de documents doivent être consignés en respectant l'ordre chronologique de réception ou de sortie des documents, avec indication de la date et de l'heure auxquelles ils se produisent et attribution d'un numéro unique et séquentiel. 2. Chaque inscription effectuée doit comprendre : a) Un numéro unique attribué. b) L'identification de la démarche effectuée. c) La date et l'heure auxquelles le document est présenté ou sort. d) La date du jour où l'inscription est effectuée. e) L'identification de la personne intéressée. f) L'organe administratif expéditeur, le cas échéant. g) La personne ou l'organe administratif auquel il est envoyé et, le cas échéant, la référence au contenu du document enregistré. 3. Les registres d'inscriptions d'entrée et de sortie doivent être stockés électroniquement avec toutes les garanties d'intégrité, de disponibilité, d'authenticité, de confidentialité et de conservation de l'information. Article 12. Conditions requises de recevabilité 1. Les documents présentés par les personnes intéressées doivent respecter le format et le standard prévus par le Commun. En cas de non-respect de ces conditions requises, la personne intéressée doit être invitée à remédier au défaut constaté, avec l'indication que, si elle ne le fait pas dans le délai maximal de dix jours ouvrables, le document sera réputé non présenté, sans produire aucun effet. 2. Si les documents présentés ont un volume qui ne permet pas de les présenter dans le registre général électronique, ils doivent être déposés sur la plateforme que le Commun a mise en place à cet effet. 3. Ne sont pas réputés présentés dans le registre les documents qui contiennent un code malveillant ou un dispositif susceptible de porter atteinte à l'intégrité ou à la sécurité du système. 4. Le catalogue des formats et standards doit être approuvé par décision de la Junta de Govern et publié sur le siège électronique. Article 13. Récépissé justificatif d'enregistrement 1. Le système de registre électronique émet automatiquement un récépissé qui doit être remis à la personne intéressée, consistant en une copie authentifiée du document concerné, et qui doit indiquer la date et l'heure de présentation et le numéro d'entrée au registre, ainsi que l'identification des autres documents qui, le cas échéant, l'accompagnent. Le récépissé comportera un cachet électronique du système. 2. L'absence d'émission du récépissé ou, le cas échéant, la réception d'un message signalant une erreur ou une défaillance dans la transmission implique que la réception n'a pas eu lieu. Article 14. Incidents techniques 1. Lorsque, pour des raisons techniques, il est prévisible que le registre électronique général ne puisse pas être opérationnel, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps à l'avance possible. 2. Le siège électronique doit informer de la suspension temporaire du service, de sa durée prévue et, le cas échéant, de l'adoption de mesures correctives. 3. Tant que dure cette situation, la Junta de Govern peut décider, par décision expresse, la prorogation des délais concernés. Sauf motif justifié, tous les délais qui devaient expirer pendant la durée de l'incident sont prorogés jusqu'au jour ouvrable suivant le rétablissement du fonctionnement. Article 15. Bureau des démarches avec les citoyens 1. Le bureau des démarches avec les citoyens informe, oriente et conseille les citoyennes et les citoyens et, en même temps, leur facilite l'accomplissement de démarches et de formalités. Par ailleurs, il est le lieu physique où sont effectués tous les enregistrements d'entrée des documents adressés au Commun et apportés par des personnes non tenues à la relation télématique. 2. Les personnes intéressées peuvent s'adresser à ce bureau pour obtenir des informations et procéder à la présentation de documents et de demandes. 3. Les écrits et documents présentés en personne, c'est-à-dire sur support non électronique, doivent être numérisés par le personnel du bureau dans les conditions prévues à l'article 26 de la présente Ordinació, préalablement à leur présentation au registre général électronique. 4. Une fois la documentation numérisée, les documents originaux doivent être restitués à la personne intéressée, sans préjudice des cas où la norme prévoit la conservation par l'administration des documents présentés ou lorsque la présentation d'objets ou de documents sur un support spécifique non susceptible de numérisation est obligatoire. 5. Une fois la présentation effectuée au registre général électronique, le personnel du bureau remettra à l'intéressé une copie imprimée du récépissé du registre visé à l'article 13 de la présente Ordinació. Article 16. Documents non électroniques adressés à d'autres Administrations 1. Les documents présentés au bureau des démarches avec les citoyens par les personnes non tenues à la relation par voie électronique, et qui sont adressés à toute autre Administration de la Principauté d'Andorre, seront numérisés et versés au registre électronique unique dans les conditions décrites à l'article précédent. 2. La documentation résultant de cette numérisation sera transmise à l'Administration destinataire dans le délai le plus bref possible et, en tout état de cause, dans un délai ne dépassant pas cinq jours à compter de sa réception. 3. La réception des documents par le Commun ne présuppose pas le respect des critères de recevabilité que peut exiger l'Administration destinataire ni, par conséquent, l'admission de la démarche par celle-ci. Article 17. Documentation transmise au Commun par une autre Administration 1. Lorsque d'autres Administrations de la Principauté d'Andorre reçoivent une documentation présentée par les intéressés et adressée au Commun, celui-ci encouragera l'entité destinataire à transmettre la documentation par des moyens électroniques conformes aux dispositions du Code de l'Administration relatives à son authentification. 2. S'il n'est pas possible d'appliquer la procédure décrite à l'alinéa précédent, la documentation reçue sur support analogique sera numérisée au moment de sa réception par le Commun. 3. Une fois la documentation transmise par une autre Administration reçue et enregistrée, le Commun communiquera à l'intéressé par voie électronique, chaque fois que cela est possible, le numéro d'enregistrement ainsi que la date et l'heure de réception aux fins du calcul des délais. Titre III. Instruction de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identité et signature électronique du Commun Article 18. Politique de signature 1. La présente Ordinació établit les critères généraux de recevabilité des systèmes d'identification et de signature par voie électronique. Conformément à ces critères généraux, une politique de signature électronique sera formulée, qui développera les règles d'utilisation de ces systèmes. 2. La politique de signature doit établir : a) Les mécanismes d'identification et de signature électronique que pourront utiliser les services administratifs du Commun, ses systèmes informatiques et les citoyennes et les citoyens dans leurs relations avec le Commun. b) La manière dont chacun des mécanismes peut être utilisé dans chaque cas concret, compte tenu de l'analyse des risques et des critères de sécurité et de proportionnalité, pour autant qu'ils permettent de justifier l'authenticité de l'expression de leur volonté et de leur consentement, ainsi que l'intégrité et l'inaltérabilité des documents. c) Les critères généraux de génération, de validation, d'horodatage et de conservation des signatures électroniques. 3. La politique de signature doit être formulée et approuvée par la Junta de Govern ou par l'organe auquel elle délègue. La version la plus récente de la politique devra être disponible sur le siège électronique. Article 19. Mécanismes d'identification et de signature pour l'authentification de la compétence et la signature des autorités et du personnel au service du Commun 1. Lorsque l'autorité ou le personnel de l'administration publique accomplit des actes dans le cadre des compétences qui lui sont attribuées, il doit s'identifier et signer les documents au moyen des systèmes suivants : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés. b) Systèmes d'identification fondés sur un identifiant et un mot de passe, lorsque l'analyse des risques portant sur le risque de répudiation détermine que ce mécanisme peut être suffisant. 2. Dans les cas d'action administrative automatisée, le fonctionnement des systèmes informatiques doit laisser une trace de leur action au moyen d'un cachet électronique fondé sur un certificat électronique reconnu ou qualifié remplissant les conditions requises par la législation en matière de signature électronique, émis au nom du Commun. Les informations relatives aux cachets électroniques en vigueur, ainsi qu'à ceux qui ont été utilisés par le passé, seront disponibles sur le siège électronique. Chapitre deuxième. Identité et signature électronique des intéressés Article 20. Mécanismes d'identification des citoyennes et des citoyens 1. Pour l'identification des citoyennes et des citoyens dans leurs relations par voie électronique avec le Commun, les systèmes suivants peuvent être admis : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés de signature électronique délivrés par des prestataires de services de confiance conformément aux dispositions de la Loi 35/2014, du 27 novembre, des services de confiance électronique. b) Systèmes d'identification par moyens biométriques. Ces systèmes permettent l'enregistrement ou la validation de l'identité d'une personne au moyen de la vérification électronique de données relatives à sa propre personne (signature manuscrite ou autres). L'utilisation de ces systèmes est subordonnée à la capacité de chiffrer de manière confidentielle les données de la personne. c) Signature électronique fondée sur des procédures d'enregistrement préalable et des mots de passe à usage unique. Elle repose sur la confirmation de l'identité d'une personne au moyen de l'envoi d'un courrier électronique à une adresse dont il est établi qu'elle est effectivement liée à cette personne, ou bien de la réception d'un message SMS sur un téléphone mobile dont il est également établi qu'il a été préalablement enregistré au nom de cette personne. Ce message contient un mot de passe à usage unique dénommé OTP (One-Time-Password). d) Autres systèmes d'identification non cryptographiques. L'utilisation de ces systèmes peut être subordonnée à l'identification préalable en présentiel ou au moyen d'autres systèmes fiables d'identification. 2. L'admission des mécanismes prévus aux alinéas précédents, ainsi que l'admission d'autres mécanismes susceptibles d'être développés, est subordonnée à leur réglementation dans la politique de signature électronique. Article 21. Registre communal des représentants 1. Les citoyennes et les citoyens peuvent agir devant le Commun par l'intermédiaire d'un représentant. 2. Lorsque la relation avec le Commun s'effectue par voie électronique, le système utilisé doit disposer d'un mécanisme préalable permettant de garantir l'identité de la personne. À cet égard, la justification de la représentation peut être effectuée de l'une des manières suivantes : a) En produisant un certificat numérique qualifié de représentant qui inclut la relation de représentation et qui a été classé par l'organisme de supervision. b) En produisant une inscription au registre communal des procurations régi par le présent article. 3. Le Commun peut disposer d'un registre communal des représentants qui recueille les informations relatives aux procurations accordées par les personnes intéressées dans des procédures devant l'institution,, que ce soit au moyen de procurations générales ou établies apud acta par la personne intéressée, en présentiel ou par voie électronique. 4. Les inscriptions enregistrées doivent comprendre : a) Les nom et prénoms, la raison sociale dans le cas d'une personne morale et le numéro du document d'identification de la personne qui accorde la procuration. b) Les nom et prénoms et le numéro du document d'identification de la personne mandataire. c) La date d'inscription et la durée pour laquelle elle est accordée, qui ne peut être indéterminée. d) La portée de la procuration accordée, telle que réglementée au paragraphe suivant. e) Les adresses de courrier électronique de contact des deux personnes. 5. Les procurations suivantes peuvent être enregistrées selon leur portée : a) La procuration générale pour agir devant toute Administration et au moyen de tout type d'action administrative. b) Une procuration pour agir devant le Commun dans toute démarche. c) Une procuration pour accomplir des procédures et des démarches spécifiques. 6. Les procurations ont une durée de validité maximale de cinq ans, à compter de la date d'inscription, à moins qu'une durée de validité plus courte n'ait été fixée au moment de l'inscription. Le système d'enregistrement envoie automatiquement un avis au mandataire et au mandant un mois avant l'expiration du délai. 7. Tant le mandant que le mandataire peuvent demander à tout moment l'annulation d'une procuration en vigueur, sans que cela affecte la validité des actes déjà accomplis en vertu de la procuration en vigueur. 8. La gestion et le fonctionnement du registre des représentants incombent au service responsable du registre électronique. Sont fixés par Décret : a) Les agentes et agents publics qui peuvent être habilités à analyser et à inscrire, le cas échéant, les procurations. b) Les modèles de procurations dont l'inscription au Registre est autorisée. c) Les formulaires de procurations apud acta. d) Les autres éléments nécessaires au bon fonctionnement du registre. Chapitre III. Notification électronique Article 22. Notification électronique 1. La notification doit être effectuée de préférence par voie électronique et, en tout état de cause, lorsque la personne ou l'entité intéressée est tenue de communiquer par voie électronique ou demande à la recevoir par cette voie. 2. La notification électronique est effectuée en mettant à la disposition de la personne intéressée le document de notification, dans un environnement électronique sécurisé accessible depuis le site électronique du Commun. Le document de notification doit contenir toutes les informations prévues par le Code de l'Administration pour que la notification soit efficace. 3. Si le secteur public développe un environnement électronique coopératif dans lequel peuvent être publiées des notifications électroniques provenant de toute Administration, le Commun y adhère pour publier ses notifications et inclut sur le site électronique un lien permettant d'y accéder. 4. L'environnement électronique de notification envoie un avis au moment de la mise à disposition, adressé au dispositif électronique ou à l'adresse de courrier électronique indiqué par la personne intéressée. L'absence de cet avis n'affecte pas l'efficacité de la notification. 5. La personne intéressée peut communiquer, par l'intermédiaire de l'environnement électronique de notification, les données d'identification des dispositifs ou adresses où elle souhaite recevoir les avis mentionnés au paragraphe précédent. Le Commun doit donner effet à la demande de changement du moyen de notification à partir des cinq jours ouvrables suivant la communication. 6. L'environnement électronique conserve les preuves pertinentes, tant de la mise à disposition de la notification que de l'accès par le destinataire, y compris la date et l'heure de la mise à disposition ainsi que la date et l'heure d'accès au contenu. 7. La notification est considérée comme rejetée à l'expiration du délai de quinze jours calendaires à compter de la mise à disposition de la notification sans qu'il ait été accédé à son contenu. Si la notification est réputée refusée, les dispositions du Code de l'Administration s'appliquent. 8. Dans le cas de notifications adressées à des intéressés qui doivent les recevoir sur support papier, une copie de la notification est également mise à disposition dans l'environnement de notification électronique. L'accès de l'intéressé à cette copie électronique produit également les effets juridiques de la notification. Chapitre IV. Documents électroniques Article 23. Documents électroniques 1. Le Commun émet des documents pour consigner les actions administratives. Ces documents sont émis par voie électronique, sauf si leur nature exige une autre forme d'expression et de consignation plus appropriée. 2. Est considérée comme document électronique l'information de toute nature sous forme électronique, stockée sur un support électronique selon un format déterminé et susceptible d'identification et d'un traitement différencié. 3. Les documents électroniques doivent avoir garanties l'authenticité et l'intégrité des contenus, ainsi que la conservation de l'apparence et de la fonctionnalité d'origine et, le cas échéant, leur confidentialité, pendant le délai établi par la réglementation en vigueur en matière d'archives et de documents. 4. Les documents électroniques doivent incorporer les métadonnées, entendues comme toute information en format électronique associée aux documents électroniques, de caractère instrumental et indépendante de leur contenu, destinées à la connaissance immédiate et automatisable de l'une quelconque de leurs caractéristiques, afin de garantir la disponibilité, l'accès, la conservation et l'interopérabilité des documents. 5. Le Commun peut appliquer des procédures de copie authentique qui permettent d'obtenir des copies dans différents formats et sur différents supports des documents administratifs et de ceux que fournit l'intéressé, dans les termes décrits à l'article 26. 6. Le Commun formule une politique de gestion documentaire qui développe la réglementation de tous les processus de gestion documentaire et la gouvernance de la documentation électronique tout au long de son cycle de vie. La politique de gestion documentaire doit être formulée et approuvée par la Junta de Govern ou l'organe auquel elle délègue. La version la plus récente de la politique doit être disponible sur le siège électronique. Article 24. Dossiers électroniques 1. Le dossier est constitué par l'ensemble ordonné de documents et d'actes correspondant à une procédure, quels que soient le support et le type d'information qu'ils contiennent. 2. Le dossier électronique doit être folioté afin de garantir le lien entre les documents électroniques qui composent le dossier au moyen de l'incorporation d'un index électronique authentique, entendu comme la liste des documents électroniques qui composent le dossier, signé de manière automatique afin d'en garantir l'intégrité et la séquence. Lorsque le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son instruction, un index électronique provisoire peut être établi. 3. Les dossiers doivent incorporer des métadonnées afin de faciliter leur classement, leur ordonnancement, leur description, leur indexation, leur consultation, leur diffusion et la disposition finale de leur cycle de vie. 4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier, il peut être fait droit à la demande au moyen de la mise à disposition par voie électronique. Article 25. Registres officiels du Commun 1. Les registres des procès-verbaux et les registres des décisions doivent être enregistrés sur support électronique, soit parce qu'ils sont numérisés, soit parce qu'ils sont créés à l'origine sur support numérique. 2. Les copies numérisées ou les documents électroniques incorporés aux registres respectifs doivent comporter la signature électronique correspondante ou le cachet d'organe du Commun qui atteste leur authenticité. Article 26. Copies électroniques 1. Des copies électroniques des documents électroniques faisant partie des dossiers du Commun peuvent être générées. Ces copies peuvent être totales ou partielles et peuvent être générées dans un nouveau format ou conserver l'original, à condition que leur contenu soit respecté. Ces copies peuvent être générées par des systèmes d'action automatisée lorsque cela est prévu. 2. Des copies électroniques des documents sur papier figurant dans les dossiers du Commun, ou qui sont présentés dans les bureaux d'accueil des citoyens pour les démarches, peuvent être générées. La copie électronique doit être générée au moyen d'une procédure de numérisation qui garantit la qualité de l'image obtenue et son identité avec le document original. Les copies électroniques doivent incorporer les métadonnées qui attestent leur caractère de copie, ainsi que celles qui sont propres au processus de numérisation. 3. Les copies générées dans l'un quelconque des cas prévus aux paragraphes précédents peuvent avoir le caractère de copie authentique lorsque le document dont elles sont issues est un original ou une copie authentique. Dans ce cas, la procédure de copie doit garantir la sécurité du document obtenu et y incorporer une signature électronique conformément aux critères établis dans la politique de signature. Cette signature électronique doit être celle du la travailleuse ou du travailleur public qui autorise la copie, ou celle du système informatique en cas d'action automatisée. 4. Le Commun peut générer des copies authentiques sur support papier de ses documents électroniques, au moyen de l'incorporation dans le document d'un Code de Vérification Électronique permettant sa vérification sur le siège électronique, ainsi que de l'indication du délai maximal pendant lequel le Commun s'engage à tenir cette copie précise disponible pour vérification. 5. Le Commun doit respecter les conditions techniques requises établies par la réglementation en vigueur en matière de numérisation qualifiée. Article 27. Archive électronique 1. Les documents faisant partie de procédures terminées par le Commun sont incorporés à l'archive électronique unique. 2. L'archive électronique, qui peut disposer de différents dépôts ou supports pour stocker les documents électroniques produits dans l'exercice des fonctions exercées par le Commun, relève d'un système unique de gestion documentaire et respecte les mesures de sécurité qui garantissent l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents stockés. En particulier, elles doivent assurer l'identification des utilisateurs et le contrôle des accès, le respect des garanties prévues par la législation en matière de protection des données, ainsi que la récupération et la conservation à long terme des documents électroniques produits par le Commun qui l'exigent, conformément aux spécifications relatives au cycle de vie des services et systèmes utilisés. Article 28. Garanties et mesures de sécurité de l'Archive électronique 1. Les moyens ou supports sur lesquels des documents sont stockés doivent disposer des mesures de sécurité appropriées visant à garantir l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents. 2. En particulier, l'Archive électronique assure l'identification des personnes utilisatrices et le contrôle des accès, le respect des garanties prévues par la législation en matière de protection des données, ainsi que la récupération et la conservation à long terme des documents électroniques produits par les Administrations publiques qui l'exigent, conformément aux spécifications relatives au cycle de vie des services et systèmes employés. 3. Le Commun s'engage à garantir le secret à l'égard des données à caractère personnel qui peuvent être demandées par l'intermédiaire du Siège électronique, et assume le devoir d'appliquer les mesures de confidentialité correspondantes. Le Commun doit adopter les mesures nécessaires pour en éviter l'altération, la perte, le traitement ou l'accès non autorisé, conformément aux dispositions de la Loi 19/2021 , du 28 octobre, qualifiée de protection des données personnelles. Article 29. Système de gestion documentaire 1. Le Commun doit disposer d'un système unique de gestion documentaire qui doit faciliter, entre autres finalités, la transparence de son organisation et le traitement correct de l'information et de la documentation dans les phases active et semi-active, ainsi que leur conservation et leur disponibilité dans la phase inactive. 2. Le système de gestion documentaire doit permettre l'accès facile à l'information et sa localisation ainsi que la récupération de tout document ou de toute information, en indiquant pour chaque document son régime d'accès et de publicité. 3. Parmi les mesures, instruments ou techniques à adopter doivent figurer les suivants : a) La définition d'une politique de gestion documentaire. b) L'identification unique de tous les documents et/ou dossiers au moyen de conventions adéquates et qui facilitent leur récupération. c) L'inscription de métadonnées minimales obligatoires – et, le cas échéant, de métadonnées complémentaires – dans les documents et dossiers afin d'en faciliter la gestion et le traitement tout au long de leur cycle de vie. d) La classification des dossiers et documents selon le Cadre de Classification du Commun. e) La définition du Calendrier de Disposition et du Régime d'Accès documentaire, en indiquant les conditions de base d'accès, les délais de conservation et de transfert des documents à partir des séries documentaires. f) L'adoption des mesures visant à garantir la conservation des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie. g) Le transfert des dossiers entre les différents dépôts électroniques conformément aux prescriptions de la réglementation en matière d'archives et de documents. h) Les procédures et mesures de sécurité à appliquer pour la génération de copies électroniques, en particulier en cas de numérisation. i) Les formats de fichiers électroniques à utiliser pour garantir la gestion correcte de chaque type d'information. j) La définition d'un plan de préservation qui garantisse la conservation à long terme des dossiers et documents électroniques. 4. Les instruments décrits au paragraphe précédent qui composent le système de gestion documentaire sont approuvés par la Junta de Govern, sur proposition du service des archives, et doivent être publiés sur le siège électronique. Le service des archives est chargé de les tenir à jour en fonction de l'évolution du cadre normatif et technologique. Chapitre Cinquième. Action administrative automatisée Article 30. Action administrative automatisée 1. Le Commun promeut l'action administrative automatisée dans les procédures administratives au moyen d'un système d'information programmé sans qu'une intervention directe du personnel employé soit nécessaire, notamment les suivants : a) Les actes de simple constatation qui se limitent à certifier des faits ou des actions qui se produisent dans les environnements électroniques du Commun sans générer de nouveaux droits ou de nouvelles obligations pour l'Administration ni pour la personne intéressée. b) Les actes de simple procédure qui font progresser la procédure administrative sans qu'aucune prise de décision n'intervienne, en transmettant des communications ou des notifications entre les parties à la procédure, en générant des copies de documents ou en effectuant d'autres actions de gestion de la documentation administrative. c) Les actes de déclaration de volonté qui sont résolus selon des critères objectifs, publiquement connus et qui s'appliquent à des informations pouvant être connues au préalable par la personne intéressée. 2. Un acte peut être réalisé au moyen de mécanismes d'action administrative automatisée si l'application de ces mécanismes à l'acte concret a été approuvée de manière spécifique. 3. L'application des systèmes d'action administrative automatisée est approuvée par la Junta de Govern et fait l'objet d'une publication sur le siège électronique. 4. Les usagers peuvent accéder aux systèmes d'action administrative automatisée par l'intermédiaire du siège électronique du Commun, ou par tout autre moyen de traitement électronique que le Commun peut mettre à disposition. Chapitre Sixième. Gestion et amélioration de la procédure administrative électronique Article 31. Simplification de la procédure administrative 1. La conception des systèmes et des procédures doit veiller à la plus grande simplification possible et à l'amélioration constante de la qualité, que le Commun doit évaluer de manière ordinaire. 2. Le Commun dispose des mécanismes adaptés à la nature du système ou de l'action pour en garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité, ainsi que la preuve de la transmission et de la réception. 3. La garantie de la date et de l'heure peut être justifiée au moyen d'un marquage temporel, sans préjudice de l'utilisation de l'horodatage dans le fonctionnement du registre et dans d'autres domaines d'action qui sont déterminés. 4. Le Commun doit réaliser une analyse de reconception fonctionnelle et de simplification des procédures qui évalue la suppression ou la réduction des documents demandés aux citoyens, les délais prévus et les ressources nécessaires pour traiter les procédures administratives. À l'issue de cette analyse, les informations relatives aux documents qui composent le dossier et à leurs caractéristiques constitutives doivent être incorporées au catalogue de documents du Commun. 5. Lorsque le Commun exerce une activité en régime d'action administrative automatisée, il doit déterminer, par une norme spécifique, l'organe ou les organes responsables de la définition des spécifications techniques, de la programmation du système, de la maintenance, de la supervision et de l'audit, ainsi que l'organe responsable de l'action en cas de contestation. 6. Lorsque le Commun peut consulter ou obtenir des informations relatives aux personnes intéressées nécessaires à la procédure administrative, au moyen de plateformes administratives, il ne doit pas exiger des personnes intéressées la présentation de documents originaux, à condition qu'elles aient exprimé leur consentement à cette consultation. La consultation ou l'obtention d'informations est considérée comme licite, sauf si l'opposition expresse des personnes intéressées figure dans la procédure, ou s'il existe une loi spéciale applicable qui exige que le consentement soit exprimé de manière explicite. Article 32. Le Catalogue des procédures du Commun 1. Le Catalogue des procédures du Commun est un répertoire de connaissances complet qui inclut toutes les procédures administratives relevant des compétences et des fonctions de l'institution, lesquelles ne peuvent être mises en œuvre sans leur incorporation préalable au Registre. Il sert de guide aux personnes usagères et aux applications pour réaliser de manière sûre et légale les séquences d'opérations et de décisions qui constituent le cycle de vie complet d'une procédure déterminée. 2. Le Catalogue des procédures du Commun fournit aux citoyens des informations utiles sur les procédures ainsi que la liste des documents nécessaires à l'accomplissement d'une démarche par l'intermédiaire du siège électronique. 3. La Junte de Gouvernement règle la structure et le fonctionnement du Catalogue des procédures de l'institution. Titre IV. Fonctionnement électronique des organes de gouvernement Article 33. Gestion télématique des organes de Gouvernement 1. Tous les actes de convocation des différents organes du Commun doivent être émis sur support électronique, conformément aux dispositions de l'Ordonnance d'organisation et de fonctionnement des Communs. 2. Le document de convocation, l'ordre du jour de la séance et l'ensemble des documents qui l'accompagnent doivent être mis à la disposition des personnes convoquées par voie électronique, au moyen d'un système permettant d'attester leur réception. 3. Les procès-verbaux de séance et les autres documents attestant les débats et les accords adoptés par chacun des organes de Gouvernement doivent être établis sur support électronique, avec la signature électronique des titulaires des fonctions concernées. Article 34. Enregistrement des séances et support audiovisuel 1. Lorsque les moyens électroniques le permettent, les séances du Conseil du Commun doivent être enregistrées et le support audiovisuel qui en résulte doit être joint au procès-verbal de la séance. Dans ce cas, le procès-verbal transcrit peut omettre la transcription des débats, pour lesquels il renvoie au support audiovisuel, et transcrire uniquement le contenu des accords. 2. À titre exceptionnel, le Conseil du Commun peut décider de ne pas enregistrer l'une de ses séances. Cette décision doit être adoptée à la majorité absolue de l'Assemblée plénière du Conseil du Commun. Et, les débats et le vote portant sur des affaires qui touchent au droit à l'intimité peuvent être secrets, si les conseillers en décident ainsi à la majorité absolue. 3. Le support audiovisuel d'enregistrement des séances doit être traité comme un document électronique selon les mêmes critères de conservation et de sécurité que ceux décrits au Titre III. 4. Sans préjudice de l'éventuelle diffusion en direct de la séance du Conseil du Commun par les moyens techniques appropriés, après l'approbation et la signature du procès-verbal, le Commun doit la publier sur une plateforme électronique sur Internet, en mettant à la disposition des citoyens l'accès à la vidéo sur son site officiel et sans limite de visionnages. Article 35. Participation télématique aux organes du Commun 1. Lorsque des circonstances exceptionnelles restreignent la mobilité d'un ou de plusieurs conseillers, que ce soit pour des raisons de santé, pour des causes de force majeure ou pour d'autres causes d'une gravité similaire, le Conseil du Commun peut décider d'autoriser, à titre individuel ou collectif, les formes de participation suivantes : a) Assister aux séances du Conseil du Commun par voie télématique, en étant pris en compte pour le calcul du quorum et avec la possibilité de participer aux votes. b) Intervenir dans les débats, que ce soit par écrit ou par visioconférence. c) Participer par voie télématique aux votes qui sont organisés. 2. La décision d'autoriser la participation télématique doit être prise à titre exceptionnel, spécifiquement pour chaque séance de chaque organe où elle doit produire ses effets, et selon le principe de la priorité donnée à la participation en présentiel. 3. Pour la présentation d'écrits devant le Conseil du Commun, les conseillers doivent utiliser les instruments et plateformes télématiques que le Commun met à leur disposition ou, à défaut, le registre électronique accessible par l'intermédiaire du siège électronique. Disposition additionnelle. Responsables de l'application de l'Ordonnance La Commission d'Administration électronique du Commun doit veiller au respect correct et à la mise en œuvre des devoirs et obligations établis par la présente Ordonnance, coordonner les ressources et les activités nécessaires à sa mise en œuvre et promouvoir un projet de transformation de l'organisation. Afin de tenir la Junte de Gouvernement informée, cette commission : 1. Doit élaborer un rapport biennal sur l'application de la présente Ordonnance et l'évolution de la simplification administrative, jusqu'à ce que l'ordonnance ait été entièrement mise en œuvre. 2. Le rapport doit identifier les projets élaborés en matière de simplification administrative, les mesures adoptées et la planification pour les deux années suivantes. Disposition transitoire unique. Disponibilité des moyens Les dispositions prévues par la présente norme sont d'application progressive en fonction de la disponibilité des moyens technologiques et administratifs nécessaires. En conséquence, la disponibilité de chacune des plateformes régies par la présente norme doit être publiée sur le siège électronique du Commun de Sant Julià de Lòria au fur et à mesure qu'elles deviennent disponibles. Disposition finale. Entrée en vigueur La présente Ordonnance entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre . Casa Comuna de Sant Julià de Lòria, le 4 mai 2023 Josep Majoral Obiols / Consul majeur