<div class="ExternalClassD827EB48B31B4A35AA6F79E0F33CD840">Ordinació del 4-5-2023 reguladora de l’Administració Electrònica.</div>

Ordinació Ordinació del 4-5-2023 reguladora de l’Administració Electrònica. Vista la vigent Llei qualificada de delimitació de competències dels comuns; Vist el Codi de l’Administració, del 29 de març de 1989, i les seves successives modificacions; El Comú de Sant Julià de Lòria, en la sessió Ordinària del Consell de Comú del 4 de maig del 2023, ha aprovat la següent: Ordinació Exposició de motius L’entrada en vigor de la Llei 10/2019 , del 15 de febrer, de modificació del Codi de l’Administració, del 29 de març de 1989 va suposar canvis importants en la tramitació del procediment administratiu i la gestió de la documentació electrònica, mitjançant la incorporació dels mecanismes de relació telemàtica i gestió electrònica. D’acord amb l’article 13.2 del Codi de l’Administració, el Comú de Sant Julià de Lòria, en endavant el Comú, és un ens integrant de l’Administració pública andorrana, per tant, està subjecte al compliment de les seves disposicions. Aquest fet, sumat a que l’increment de l’eficàcia administrativa i la possibilitat d’oferir nous serveis públics són factors importants per a la millora de la qualitat de vida i, més enllà, per a la cohesió social, esdevé una oportunitat per a aconseguir que els mitjans electrònics esdevinguin el canal habitual de relació amb la ciutadania. L’aprovació de la present Ordinació d’Administració Electrònica permet al Comú dotar-se d’una norma pròpia que concreti com s’apliquen les disposicions del Codi de l’Administració, permetent també la consolidació de l’Administració electrònica a l’ens, tot reforçant els drets de la ciutadania en un context de seguretat jurídica, eficiència administrativa i innovació pública. Aquesta norma conté disposicions per a facilitar l’accessibilitat de les persones amb discapacitats i persones grans, així com per a garantir el dret a la protecció de dades personals, d’acord amb les provisions de la Llei 29/2021 , del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals. Els principis definits en el Codi de l’Administració constitueixen el fonament jurídic de la present Ordinació. Aquesta norma està estructurada en quatre títols, una disposició addicional única, una disposició transitòria única i una disposició final única. El Títol I conté disposicions generals destinades a l’enunciació de l’objecte i àmbit d’aplicació de l’Ordinació, l’esment dels principis que permeten una millor aplicació d’aquesta i els drets i deures de les ciutadanes i els ciutadans en les seves relacions amb el Comú quan es porti a terme per mitjans electrònics. El Títol II tracta dels instruments fonamentals per a l’accés electrònic al Comú: el portal electrònic del Comú, la seu electrònica, el Registre general electrònic i l’Oficina de tramitació amb el ciutadà. La incorporació i ús d’aquests elements permetrà millorar l’eficiència administrativa, tot permetent una gestió íntegrament electrònica de les tasques d’informació i comunicació amb les ciutadanes i els ciutadans per a la gestió dels expedients administratius. El Títol III preveu les disposicions d’aplicació en la tramitació del procediment administratiu electrònic, per tant, en la relació amb les persones interessades en aquest. Concretament, es regulen els diferents sistemes d’identificació i de signatura, el Registre comunal de representants, notificació electrònica i la gestió dels documents electrònics i les seves còpies, així com la necessitat d’establir directrius en matèria d’arxiu i gestió documental. Els elements del paràgraf anterior han de permetre al Comú adaptar els seus serveis i procediments a les tecnologies més eficients, com també desplegar l’Administració electrònica en les millors condicions possibles per les ciutadanes i els ciutadans. El Títol IV regula la gestió electrònica dels Òrgans de Govern, en concret estableix disposicions en referència a la gestió telemàtica d’aquests, l’enregistrament de les sessions i suport audiovisual i la participació telemàtica en els òrgans del Comú. La disposició addicional única encomana la implantació i desplegament de l’Administració electrònica a la Comissió per a la implantació de l’Administració electrònica. La disposició transitòria única estableix que les disposicions d’aquesta Ordinació s’aniran aplicant a mesura que els mitjans que permeten la seva materialització estiguin disponibles. Finalment, la disposició final única estableix que l’entrada en vigor de l’Ordinació es produirà un cop s’hagi publicat completament el text al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra. Títol I. Disposicions Generals Capítol Primer. Àmbit d’aplicació Article 1. Objecte 1. Aquesta Ordinació té per objecte establir els principis generals i adoptar les mesures de simplificació administrativa i racionalització organitzativa, així com regular la utilització dels mitjans electrònics en l’àmbit del Comú per tal de facilitar la consecució més eficaç dels principis de simplificació, transparència, proximitat i servei efectiu a la ciutadania, d’acord amb el que estableix el Codi de l’Administració i la legislació aplicable en matèria de serveis de confiança electrònica. 2. Les finalitats d’aquesta Ordinació són: a) Millorar l’eficàcia i l’eficiència en l’actuació administrativa. b) Garantir els drets de la ciutadania en les seves relacions amb el Comú. c) Impulsar l’ús dels mitjans electrònics de procediments administratius davant el Comú i preservar la seguretat jurídica determinant les condicions de validesa i eficàcia en l’ús dels mitjans electrònics en les relacions juridicoadministratives. Article 2. Àmbit d’aplicació Aquesta Ordinació és d’aplicació al Comú. Així mateix, és aplicable a la ciutadania, entenent com a tals totes les persones, físiques o jurídiques, així com les entitats sense personalitat jurídica amb capacitat d’obrar, que es relacionin amb el Comú per mitjans electrònics. Capítol segon. Principis generals Article 3. Principis generals 1. La implantació dels mitjans electrònics ha de respectar les disposicions previstes legalment i ajustar-se als principis següents: a) Principi de simplificació. Consistent en la reducció dels tràmits, el temps i els terminis dels procediments administratius per aconseguir més eficàcia en l’activitat administrativa i millorar el servei a la ciutadania. b) Principi d’accessibilitat. Consistent en la incorporació dels elements i característiques necessaris per garantir l’accessibilitat a la informació i als serveis per mitjans electrònics dels col·lectius que ho requereixin. c) Principi d’impuls de mitjans electrònics. Consistent en la promoció de l’ús dels mitjans electrònics en les relacions amb la ciutadania que no tinguin l’obligació d’utilitzar aquest tipus de mitjà. d) Principi d’intermodalitat de mitjans. Consistent en que les persones que no estiguin obligades a fer servir els mitjans electrònics puguin canviar el canal per mitjà del qual es relacionen amb el Comú, assegurant la integritat i la seguretat jurídica del conjunt del procediment. e) Principi d’igualtat. Entès com l’opció de fer servir o no els mitjans electrònics, o de canviar el canal durant la tramitació d’un procediment administratiu no pot implicar restriccions o discriminacions en l’accés a la prestació de serveis públics o en la gestió de qualsevol tràmit o procediment administratiu en què sigui persona interessada. f) Principi de seguretat. Consistent en que els instruments emprats en la tramitació electrònica del procediment administratiu han de garantir la integritat de la informació, la certesa de la identitat de les persones, la confidencialitat de les dades i la disponibilitat dels sistemes. g) Principi de proporcionalitat. Consistent en que únicament s’exigeixen les dades i les mesures de seguretat adequades a la naturalesa i les circumstàncies dels tràmits i actuacions a realitzar, evitant que la garantia de la seguretat de les transaccions dificulti l’accés electrònic. h) Principi de neutralitat tecnològica. Consistent en l’adaptació de les actuacions regulades en aquesta Ordinació i dels mitjans tecnològics utilitzats s’ha de fer seguint l’evolució tecnològica i la implementació de les tecnologies dins de la societat. i) Principi de traçabilitat. Consistent en que el Comú vetlla pel disseny i l’adopció de sistemes i aplicacions per la traçabilitat de les actuacions dutes a terme pel Comú i per les ciutadanes i ciutadans en les relacions administratives per mitjans electrònics. j) Principi de la qualitat de la informació i els serveis electrònics. El Comú garanteix la disposició d’informació completa, actualitzada, ben organitzada, clara, comprensible i disponible per la ciutadania. L’aplicació de les tècniques de gestió documental ha de permetre conservar els documents i garantir la seva integritat i interoperabilitat. k) Principi de responsabilitat. El Comú és responsable de la veracitat i autenticitat de la informació pública difosa i de la qualitat dels serveis oferts a través de mitjans electrònics. l) Principi de transparència. Consistent en l’ús de mitjans electrònics que ha de facilitar la màxima difusió, publicitat i transparència de les actuacions administratives. Capítol Tercer. Drets i deures de les ciutadanes i els ciutadans Article 4. Drets de les ciutadanes i els ciutadans 1. Les ciutadanes i els ciutadans gaudeixen dels drets següents: a) Dret a relacionar-se amb el Comú per mitjans electrònics. b) Dret a exigir que el Comú se’ls dirigeixi a través dels mitjans electrònics i obtenir documents per mitjà de formats electrònics. c) Dret a accedir i utilitzar els serveis de l’Administració electrònica en condicions de seguretat tècnica i jurídica. d) Dret a participar en la millora de la gestió pública a través dels mitjans electrònics. e) Dret a gaudir de continguts electrònics de qualitat, accessibles, actualitzats i comprensibles. f) Dret d’accedir a la seva informació administrativa a través de mitjans electrònics. g) Dret d’accedir a la informació pública que consti a la seva seu electrònica. h) Dret a la confidencialitat i la protecció de les seves dades personals i a la resta de drets que li concedeix la normativa de protecció de dades. i) Dret a la privacitat i seguretat de les comunicacions amb el Comú.. j) Dret a la conservació en format electrònic per part del Comú dels documents electrònics que formin part de l’expedient administratiu. Article 5. Deures de les ciutadanes i els ciutadans 1. Per tal de garantir el bon funcionament i la gestió de la informació, comunicacions, processos i aplicacions de l’Administració electrònica en les relacions amb el Comú, l’actuació de les ciutadanes i els ciutadans ha de respectar els deures següents: a) Deure d’accedir a la informació i utilitzar els serveis i els procediments de l’Administració electrònica de bona fe i evitant-ne l’abús. b) Deure de facilitar informació veraç, completa i actualitzada, adequada a les finalitats per a les quals se sol·licita. c) Deure de garantir la veracitat de les dades d’identificació i la seva actualització, sense perjudici de les condicions d’ús que, en el seu cas, s’estableixin. d) Deure de custodiar els elements identificatius personals i intransferibles emprats en les relacions administratives per mitjans electrònics. 2. El Comú ha de vetllar pel compliment d’aquests deures, en el marc del que preveu la normativa aplicable i a les previsions d’aquesta Ordinació. Article 6. Obligació de relacionar-se per mitjans electrònics 1. D’acord amb l’establert al Codi de l’Administració, les següents persones o entitats estan obligades a relacionar-se a través de mitjans electrònics: a) Les persones físiques o jurídiques que exerceixin una activitat professional, mercantil, comercial, industrial o de naturalesa anàloga. b) Qualsevol persona física, jurídica o entitat amb persones assalariades a càrrec seu. 2. Les persones físiques no obligades per l’apartat anterior poden escollir la manera de relacionar-se amb el Comú en l’inici del procediment. 3. La persona que representi la persona interessada actua a través de mitjans electrònics si el seu representat ha triat aquesta opció com a mitjà de comunicació, o si és un subjecte obligat a comunicar-se amb mitjans electrònics.. Així mateix, si el representant exerceix una activitat professional, actuarà per mitjans electrònics, amb independència de la condició de la persona que representa. 4. El personal del Comú, en les relacions internes, actua únicament a través de mitjans electrònics, tret que es tracti de treballadors públics amb discapacitat intel·lectual, que podran optar per relacionar-se o no amb mitjans no electrònics. 5. Excepcionalment, les persones obligades a utilitzar mitjans electrònics poden sol·licitar a l’instructor de l’expedient la utilització d’altres mecanismes en la seva relació pública amb el Comú, i han d’acreditar la impossibilitat de comunicar-se electrònicament. La sol·licitud es resol en el termini de cinc dies, i contra aquesta decisió no es pot interposar recurs. Títol II. Instruments de l’Administració Electrònica Capítol Primer. El portal electrònic del Comú Article 7. Creació i funcionament del portal electrònic 1. El portal electrònic del Comú és l’adreça electrònica disponible a través de les xarxes de telecomunicació, quina titularitat correspon al Comú. 2. El portal electrònic permet l’accés a la informació institucional comunal i a la resta de recursos electrònics que el Comú posa al servei de la ciutadania mitjançant la seu electrònica. 3. El Comú és responsable de mantenir la informació pública que es difon a través del seu portal electrònic i els serveis als quals es pot accedir, de forma actualitzada, objectiva, veraç, segura, íntegra i accessible. 4. Al portal electrònic, que serveix d’entrada al registre general electrònic, hi ha la informació de tots els tràmits que es poden fer mitjançant registre electrònic.. 5. El portal electrònic es troba disponible a l’adreça electrònica www.comusantjulia.ad Mitjançant acord de la Junta de Govern, publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra , es podrà modificar la ubicació electrònica del portal. Capítol Segon. La seu electrònica Article 8. Creació i funcionament de la seu electrònica 1. La seu electrònica és l’adreça electrònica del Comú, a través de la qual la persona interessada accedeix a la informació, als serveis i als tràmits electrònics, així com als expedients administratius dels que sigui part. 2. Mitjançant aquesta Ordinació, es crea la seu electrònica del Comú a l’empara del què estableix el Codi de l’Administració. 3. La seu electrònica és titularitat del Comú. La seva gestió i administració corresponen a l’àrea encarregada dels tràmits administratius. 4. La seu electrònica es troba disponible a l’adreça electrònica www.comusantjulia.ad i per mitjà de l’enllaç disponible des del portal electrònic del Comú. Mitjançant acord de la Junta de Govern, publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra es podrà modificar la ubicació electrònica de la seu, així com crear altres seus electròniques dependents. 5. La seu electrònica està disponible cada dia de l’any i durant les vint-i-quatre hores del dia, excepte per una situació extraordinària o per incidències tècniques, i es regeix per la data, l’hora i el calendari oficial corresponent a la parròquia de Sant Julià de Lòria. 6. El funcionament de la seu electrònica se subjecta, als principis enunciats a l’article 3 i, si escau, a d’altres que siguin d’ús generalitzat. 7. Mitjançant acord de la Junta de Govern, es poden determinar les instruccions tècniques necessàries per garantir el funcionament de la seu electrònica d’acord amb els principis d’aplicació. Article 9. Contingut i serveis de la seu electrònica 1. La seu electrònica posa a disposició de les ciutadanes i els ciutadans el contingut següent: a) Identificació de la seu electrònica i de la seva titularitat. b) Identificació de la data, l’hora i el calendari oficial. c) Relació de procediments disponibles, amb una fitxa descriptiva així com l’accés directe a la seva tramitació. d) Accés a l’entorn de publicació d’edictes electrònics. e) Informació sobre l’oferta pública de treball en l’àmbit del Comú. f) Informació sobre contractació pública i l’accés al perfil del contractant. g) Informació dels tràmits que es poden fer mitjançant registre electrònic. h) Accés al registre electrònic, al calendari de dies inhàbils a efectes del còmput de terminis administratius i a l’ampliació de terminis eventualment derivada dels errors del sistema de registre. i) Accés a la informació sobre els formats dels documents admissibles en el registre. j) Espai per a formular consultes, suggeriments i queixes, en el que s’indica la possibilitat d’utilitzar mitjans no electrònics amb els mateixos efectes. k) Sistemes d’identificació i signatura electrònica que s’admeten en els serveis, procediments i tràmits disponibles des de la seu. l) Accés a les notificacions electròniques. m) Utilitats per a la verificació de documents electrònics. n) Informació sobre protecció de dades personals. 2. Quan, per situacions extraordinàries o raons tècniques, la seu electrònica no pugui estar disponible, el Comú ha d’anunciar-ho amb la màxima antelació possible a la mateixa seu i als canals de consulta alternatius existents, indicant la durada prevista de l’aturada. Capítol Tercer. El registre general electrònic Article 10. Creació i funcionament del Registre electrònic 1. Es crea el registre general electrònic del Comú a l’empara del Codi de l’Administració. El registre general electrònic es troba accessible a través de la seu electrònica. 2. L’àrea responsable de tràmits és responsable de la gestió del registre general electrònic. 3. El registre general electrònic permet presentar documents electrònics tots els dies de l’any, durant les vint-i-quatre hores del dia. 4. A efectes de còmput de terminis, la presentació d’un document en un dia inhàbil s’entén efectuada a la primera hora del primer dia hàbil següent. A efectes d’ordenació, aquests documents es consideren rebuts en la seva hora d’entrada en el dia inhàbil, i es consideren anteriors als que s’han presentat amb posterioritat. 5. Els documents electrònics que es presenten al registre electrònic produeixen un assentament en els termes descrits a l’article següent. 6. Un cop registrat el tràmit de registre, els documents s’han de traslladar als seus destinataris o a les unitats administratives competents per raó de la matèria, per a la seva tramitació. 7. Quan el Comú hagi desplegat una aplicació específica de suport a la presentació d’un tràmit o sol·licitud en concret, no es tenen per presentats en el registre aquells documents que, havent-se de presentar a través de l’aplicació específica, s’hagin presentat en el registre general. Article 11. Assentaments 1. Els moviments d’entrada i sortida de documents s’han d’anotar respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels documents amb indicació de la data i l’hora en què es produeixen i assignació d’un número únic i seqüencial. 2. Cada assentament que es practiqui ha d’incloure: a) Un número únic assignat. b) La identificació del tràmit efectuat. c) La data i l’hora en què es presenti o tingui sortida el document. d) La data del dia en què es produeixi l’assentament. e) La identificació de la persona interessada. f) L’òrgan administratiu remitent, si escau. g) La persona o òrgan administratiu al qual s’envia i, si escau, referència al contingut del document que es registra. 3. Els llibres d’assentaments d’entrada i sortida han de quedar emmagatzemats electrònicament amb totes les garanties d’integritat, disponibilitat, autenticitat, confidencialitat i conservació de la informació. Article 12. Requisits d’admissibilitat 1. Els documents presentats per les persones interessades han de tenir el format i l’estàndard previstos pel Comú. En cas d’incompliment d’aquests requisits, s’ha de requerir a la persona interessada l’esmena del defecte advertit amb indicació que, si no ho fes així en el termini màxim de deu dies hàbils, es tindrà per no presentat, sense produir cap efecte. 2. Si els documents presentats tenen un volum que no permet presentar-los en el registre general electrònic, s’han de dipositar a la plataforma que el Comú tingui habilitada a tal efecte. 3. No es tenen per presentats en el registre els documents que continguin un codi maliciós o un dispositiu susceptible d’afectar la integritat o seguretat del sistema. 4. El catàleg de formats i estàndards ha de ser aprovat per decisió de la Junta de Govern i publicat a la seu electrònica. Article 13. Rebut justificatiu de registre 1. El sistema de registre electrònic emet automàticament un rebut que s’ha de lliurar a la persona interessada, consistent en una còpia autenticada del document de què es tracti, i que ha d’incloure la data i l’hora de presentació i el número d’entrada al registre, així com la identificació dels altres documents que, si escau, l’acompanyin. El rebut incorporarà un segell electrònic del sistema. 2. La no emissió del rebut o, si s’escau, la recepció d’un missatge d’indicació d’error o deficiència en la transmissió implica que no s’ha produït la recepció. Article 14. Incidències tècniques 1. Quan per raons tècniques es pugui preveure que el registre electrònic general no pot estar operatiu, el Comú ho ha d’anunciar amb la màxima antelació possible. 2. La seu electrònica ha d’informar de la suspensió temporal del servei, de la durada prevista i, si s’escau, de l’adopció de mesures correctives. 3. Mentre duri aquesta situació, la Junta de Govern pot determinar, mitjançant resolució expressa, l’ampliació dels terminis afectats. Tret de causa justificada, tots els terminis que haguessin de vèncer mentre duri la incidència s’amplien fins al dia hàbil posterior a la restitució del funcionament. Article 15. Oficina de tramitació amb la ciutadania 1. L’oficina de tramitació amb la ciutadania informa, orienta i assessora les ciutadanes i ciutadans i, alhora, els facilita la realització de gestions i tràmits. Altrament, és el lloc físic on es realitzen tots els registres d’entrada de documents dirigits al Comú aportats per persones no obligades a la relació telemàtica. 2. Les persones interessades es poden adreçar a aquesta oficina per a obtenir informació i dur a terme la presentació de documents i sol·licituds. 3. Els escrits i documents presentats de manera presencial, és a dir, en suport no electrònic, han de ser digitalitzats pel personal de l’oficina en els termes que preveu l’article 26 d’aquesta Ordinació, previ a la seva presentació en el registre general electrònic. 4. Un cop digitalitzada la documentació, els documents originals s’han de retornar a la persona interessada sens perjudici dels casos en què la norma determini la custòdia per a l’administració dels documents presentats o resulti obligatòria la presentació d’objectes o de documents en un suport específic no susceptible de digitalització. 5. Realitzada la presentació en el registre general electrònic, el personal de l’oficina lliurarà a l’interessat una còpia impresa del rebut del registre a què fa referència l’article 13 d’aquesta Ordinació. Article 16. Documents no electrònics adreçats a altres Administracions 1. Els documents que es presenten a l’oficina de tramitació amb la ciutadania, per part de les persones no obligades a la relació per mitjans electrònics, i que van adreçats a qualsevol altra Administració del Principat d’Andorra, es digitalitzaran i aportaran al registre electrònic únic en els termes descrits en l’article anterior. 2. La documentació resultant d’aquesta digitalització es trametrà a l’Administració destinatària en el termini més curt possible, i en tot cas no superior a cinc dies des de la seva recepció. 3. La recepció dels documents per part del Comú no pressuposa el compliment dels criteris d’admissibilitat que pugui exigir l’Administració destinatària ni, per tant, l’admissió del tràmit per part d’aquesta. Article 17. Documentació remesa al Comú per una altra Administració 1. En cas que altres Administracions del Principat d’Andorra rebin documentació presentada pels interessats i adreçada al Comú, aquest promourà que l’entitat receptora traslladi la documentació a través de mitjans electrònics que compleixin amb el que estableix el Codi de l’Administració per a la seva autenticació. 2. En cas que no sigui possible aplicar el procediment descrit al paràgraf anterior, es digitalitzarà la documentació rebuda en suport analògic al moment de la seva recepció per part del Comú. 3. Rebuda i registrada la documentació traslladada per una altra Administració, el Comú comunicarà a l’interessat per mitjans electrònics, sempre que sigui possible, el número de registre i la data i hora de recepció a efectes de còmput de terminis. Títol III. Tramitació del procediment administratiu electrònic Capítol Primer. Identitat i signatura electrònica del Comú Article 18. Política de signatura 1. Aquesta Ordinació estableix els criteris generals per a l’admissibilitat dels sistemes d’identificació i signatura per mitjans electrònics. D’acord amb aquests criteris generals, es formularà una política de signatura electrònica que desenvoluparà les regles d’ús d’aquests sistemes. 2. La política de signatura ha d’establir: a) Els mecanismes d’identificació i signatura electrònica que podran emprar els serveis administratius del Comú, els seus sistemes informàtics i les ciutadanes i els ciutadans en la seva relació amb el Comú. b) La manera com es pot fer servir cadascun dels mecanismes en cada cas concret, tenint en compte l’anàlisi de riscos i els criteris de seguretat i proporcionalitat, sempre que permetin acreditar l’autenticitat de l’expressió de la seva voluntat i consentiment, així com la integritat i inalterabilitat dels documents. c) Els criteris generals per a la generació, validació, segellat de temps i conservació de les signatures electròniques. 3. La política de signatura ha de ser formulada i aprovada per Junta de Govern o l’òrgan en qui delegui. La versió més recent de la política haurà d’estar disponible a la seu electrònica. Article 19. Mecanismes d’identificació i signatura per a l’autenticació de la competència i la signatura de les autoritats i del personal al servei del Comú 1. Quan l’autoritat o el personal de l’administració pública du a terme actuacions en el marc de les competències que té atribuïdes, s’ha d’identificar i signar els documents mitjançant la utilització dels sistemes següents: a) Sistemes d’identificació basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats. b) Sistemes d’identificació basats en usuari i contrasenya, quan l’anàlisi de riscos sobre el risc de rebuig determini que aquest mecanisme pot ser suficient. 2. En els casos d’actuació administrativa automatitzada, el funcionament dels sistemes informàtics ha de deixar constància de la seva actuació mitjançant l’ús d’un segell electrònic basat en un certificat electrònic reconegut o qualificat que reuneixi els requisits exigits per la legislació de signatura electrònica, emès a nom del Comú. La informació sobre els segells electrònics vigents, així com la dels què han estat usats en el passat, estarà disponible a la seu electrònica. Capítol Segon. Identitat i signatura electrònica dels interessats Article 20. Mecanismes d’identificació de les ciutadanes i els ciutadans 1. Per a la identificació de les ciutadanes i els ciutadans en la seva relació per mitjans electrònics amb el Comú es poden admetre els sistemes següents: a) Sistemes d’identificació basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de signatura electrònica expedits per prestadors de serveis de confiança segons l’establert a la Llei 35/2014 , del 27 de novembre, de serveis de confiança electrònica. b) Sistemes d’identificació per mitjans biomètrics. Aquests sistemes permetran el registre o validació de la identitat d’una persona mitjançant la comprovació electrònica sobre dades de la seva pròpia persona (signatura manuscrita o d’altres). L’ús d’aquests sistemes està condicionat a la capacitat per xifrar de manera confidencial les dades de la persona. c) Signatura electrònica basada en procediments de registre previ i contrasenyes d’un sol ús. Es basa en la confirmació de la identitat d’una persona mitjançant l’enviament d’un correu electrònic a una adreça que consti efectivament vinculada a aquesta persona, o bé, la recepció d’un missatge SMS en un telèfon mòbil que també consti registrat prèviament a nom d’aquesta persona. Aquest missatge conté una contrasenya d’un sol ús denominada OTP (One-Time-Password). d) Altres sistemes d’identificació no criptogràfics. L’ús d’aquests sistemes pot estar condicionat a la identificació prèvia de forma presencial o amb altres sistemes fiables d’identificació. 2. L’admissió dels mecanismes previstos en els epígrafs anteriors, així com l’admissió d’altres que puguin desenvolupar-se, resta subjecta a la seva regulació en la política de signatura electrònica. Article 21. Registre comunal de representants 1. Les ciutadanes i els ciutadans poden actuar davant el Comú per mitjà de representant. 2. Quan la relació amb el Comú es porti a terme per mitjans electrònics, el sistema utilitzat haurà de disposar d’un mecanisme previ que permeti garantir la identitat de la persona. En aquest sentit, l’acreditació de la representació es podrà efectuar d’alguna de les formes següents: a) Aportant un certificat digital qualificat de representant que inclogui la relació de representació que hagi estat classificat per l’organisme de supervisió. b) Aportant una inscripció en el registre comunal d’apoderaments regulat al present article. 3. El Comú pot disposar d’un registre comunal de representants que reculli la informació sobre els apoderaments atorgats per les persones interessades en procediments front la institució,, sigui mitjançant poders generals o ordenats apud acta per la persona interessada, de manera presencial o electrònica. 4. Els assentaments inscrits han d’incloure: a) Els noms i cognoms, la raó social en cas de persona jurídica i el número de document d’identificació de la persona que atorga el poder. b) Els noms i cognoms i el número de document d’identificació de la persona apoderada. c) La data d’inscripció i el termini pel qual es concedeix, que no podrà ser indefinit. d) L’abast del poder atorgat, segons es regula en l’aparat següent. e) Les adreces de correu electrònic de contacte d’ambdues persones. 5. Es poden registrar els poders següents segons el seu abast: a) El poder general per a actuar davant qualsevol Administració i mitjançant qualsevol tipus d’actuació administrativa. b) Un poder per actuar davant el Comú en qualsevol tràmit. c) Un poder per a realitzar procediments i tràmits específics. 6. Els apoderaments tenen una vigència màxima de cinc anys, a comptar des de la data d’inscripció, a menys que en el moment de la inscripció s’hagi establert una vigència més curta. El sistema de registre enviarà un avís de manera automàtica amb un mes d’antelació a l’expiració del termini a l’apoderat i al poderdant. 7. Tant el poderdant com l’apoderat podran sol·licitar en qualsevol moment la cancel·lació d’un apoderament vigent, però això no afectarà la validesa de les actuacions que ja s’hagin produït en virtut de l’apoderament vigent. 8. La gestió i el funcionament del registre de representants correspondrà a l’àrea responsable del registre electrònic. Mitjançant Decret s’establirà: a) Les treballadores i treballadors públics que podran ser habilitats per a analitzar i inscriure, si escau, els apoderaments. b) Els models de poders que es permeten inscriure en el Registre. c) Els formularis d’apoderaments apud acta . d) Altres elements que resultin necessaris per al correcte funcionament del registre. Capítol Tercer. Notificació electrònica Article 22. Notificació electrònica 1. La notificació s’ha de practicar preferentment per mitjans electrònics i, en qualsevol cas, quan la persona o entitat interessada estigui obligada a relacionar-se electrònicament o sol·liciti rebre-la per aquesta via. 2. La notificació electrònica es practica posant a disposició de la persona interessada el document de notificació, en un entorn electrònic segur al qual es pugui accedir des de la seu electrònica del Comú. El document de notificació haurà de contenir tota la informació prevista en el Codi de l’Administració per tal que la notificació sigui eficaç. 3. En cas que el sector públic desenvolupi algun entorn electrònic cooperatiu en el qual es puguin publicar notificacions electròniques provinents de qualsevol Administració, el Comú s’hi adherirà per publicar les seves notificacions i inclourà a la seu electrònica un enllaç per poder-hi accedir. 4. L’entorn electrònic de notificació remetrà un avís en el moment de la posada a disposició, adreçat al dispositiu electrònic o a l’adreça de correu electrònic que hagi informat la persona interessada. L’absència d’aquest avís no condicionarà l’eficàcia de la notificació. 5. La persona interessada podrà comunicar, a través de l’entorn electrònic de notificació, les dades identificatives dels dispositius o adreces on vulgui rebre els avisos esmentats en l’apartat anterior. El Comú ha de fer efectiva la sol·licitud del canvi de mitjà de les notificacions a partir dels cinc dies hàbils següents a la comunicació. 6. L’entorn electrònic custodiarà les evidències oportunes, tant de la posada a disposició de la notificació, com de l’accés per part del destinatari, incloses la data i l’hora en què es produeix la posada a disposició i la data i hora d’accés al contingut. 7. La notificació es considera rebutjada per haver transcorregut el termini de quinze dies naturals des de la posada a disposició de la notificació sense que s’accedeixi al seu contingut. Si s’entén refusada la notificació s’aplicarà el que estableix el Codi de l’Administració. 8. En cas de notificacions adreçades a interessats que les hagin de rebre en paper, es posarà igualment a disposició en l’entorn de notificació electrònica una còpia de la notificació. L’accés per part de l’interessat a aquesta còpia electrònica també produirà els efectes jurídics de la notificació. Capítol Quart. Documents electrònics Article 23. Documents electrònics 1. El Comú emet documents per deixar constància de les actuacions administratives. Aquests documents s’emeten a través de mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància. 2. Es considera document electrònic la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, emmagatzemada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible d’identificació i d’un tractament diferenciat. 3. Els documents electrònics han de tenir garantides l’autenticitat i la integritat dels continguts, com també la conservació de l’aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, la seva confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d’arxius i documents. 4. Els documents electrònics han d’incorporar les metadades, enteses com a qualsevol informació en format electrònic associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinats al coneixement immediat i automatitzable de qualsevol de les seves característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l’accés, la conservació i la interoperabilitat dels documents. 5. El Comú podrà aplicar procediments de còpia autèntica que permetran obtenir còpies en diferents formats i suports dels documents administratius i dels que aporti l’interessat, en els termes que descriu l’article 26. 6. El Comú formularà una política de gestió documental que desenvolupi la regulació de tots els processos de gestió documental i el govern de la documentació electrònica en tot el seu cicle de vida. La política de gestió documental ha de ser formulada i aprovada per Junta de Govern o l’òrgan en qui delegui. La versió més recent de la política haurà d’estar disponible a la seu electrònica. Article 24. Expedients electrònics 1. L’expedient s’integra pel conjunt ordenat de documents i actuacions corresponents a un procediment, sigui quin sigui el suport i el tipus d’informació que continguin. 2. L’expedient electrònic s’ha de foliar per garantir la vinculació dels documents electrònics que conformen l’expedient mitjançant la incorporació d’un índex electrònic autèntic, entès com la relació de documents electrònics que componen l’expedient, signat de manera automàtica per garantir-ne la integritat i la seqüència. En cas que l’expedient electrònic s’hagi de remetre a un altre organisme abans que hagi finalitzat la seva tramitació, es pot elaborar un índex electrònic provisional. 3. Els expedients han d’incorporar metadades per facilitar la seva classificació, ordenació, descripció, indexació, consulta, difusió i disposició final del seu cicle vida. 4. Quan la persona interessada sol·liciti accés a l’expedient, la petició es podrà atendre mitjançant la posada a disposició per mitjans electrònics. Article 25. Llibres oficials del Comú 1. Els llibres d’actes i els llibres de resolucions han de registrar-se en suport electrònic, ja sigui perquè són digitalitzats o creats originalment en suport digital. 2. Les còpies digitalitzades o els documents electrònics incorporats als respectius llibres han d’incorporar la signatura electrònica corresponent o el segell d’òrgan del Comú que doni fe de la seva autenticitat. Article 26. Còpies electròniques 1. Es poden generar còpies electròniques dels documents electrònics que formin part dels expedients del Comú. Aquestes còpies poden ser totals o parcials i es poden generar en un nou format o conservar l’original, sempre que se’n respecti el contingut. Aquestes còpies poden ser generades per sistemes d’actuació automatitzada quan estigui previst. 2. Es poden generar còpies electròniques dels documents en paper que hi ha en els expedients del Comú, o que siguin presentats en les oficines de tramitació amb la ciutadania. La còpia electrònica ha de ser generada a través d’un procediment de digitalització que garanteixi la qualitat de la imatge resultant i la seva identitat amb el document original. Les còpies electròniques han d’incorporar les metadades que acreditin el caràcter de còpia, així com les específiques del procés de digitalització. 3. Les còpies generades en qualsevol dels casos previstos en els apartats anteriors poden tenir el caràcter de còpia autèntica, quan el document del qual parteixen sigui un original o una còpia autèntica. En aquest cas, el procediment de còpia ha de garantir la seguretat del document resultant i incorporar-hi una signatura electrònica de conformitat amb els criteris establerts a la política de signatura. Aquesta signatura electrònica ha de ser la del la treballadora o del treballador públic que autoritza la còpia, o la del sistema informàtic en cas d’actuació automatitzada. 4. El Comú pot generar còpies autèntiques en suport paper dels seus documents electrònics, mitjançant la incorporació en el document d’un Codi de Verificació Electrònica que permeti la seva comprovació en la seu electrònica, així com la indicació del termini màxim durant el qual el Comú s’obliga a tenir disponible per verificació aquesta còpia en concret. 5. El Comú ha de complir amb els requisits tècnics que estableix la normativa vigent en matèria de digitalització qualificada. Article 27. Arxiu electrònic 1. Els documents que formin part de procediments finalitzats per part del Comú s’incorporaran a l’arxiu electrònic únic. 2. L’arxiu electrònic, que podrà comptar amb diferents repositoris o suports per emmagatzemar els documents electrònics esdevinguts en l’exercici de les funcions realitzades pel Comú, obeirà a un únic sistema de gestió documental i complirà amb les mesures de seguretat, que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. En particular, han d’assegurar la identificació dels usuaris i el control d’accessos, el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades, així com la recuperació i conservació a llarg termini dels documents electrònics produïts pel Comú que així ho requereixin, d’acord amb les especificacions sobre el cicle de vida dels serveis i sistemes utilitzats. Article 28. Garanties i mesures de seguretat de l’Arxiu electrònic 1. Els mitjans o suports en què s’emmagatzemin documents han de disposar de les mesures de seguretat adients orientades a garantir la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents. 2. En particular, l’Arxiu electrònic assegura la identificació de les persones usuàries i el control d’accessos, el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades, així com la recuperació i conservació a llarg termini dels documents electrònics produïts per les Administracions públiques que ho requereixin, d’acord amb les especificacions sobre el cicle de vida dels serveis i sistemes emprats. 3. El Comú es compromet a garantir el secret al respecte les dades de caràcter personal que puguin ser sol·licitades a través de la Seu electrònica, i assumeix el deure d’aplicar les mesures de confidencialitat corresponents. El Comú ha d’adoptar les mesures necessàries per evitar-ne l’alteració, la pèrdua, el tractament o l’accés no autoritzat, d’acord amb el que es preveu a la Llei 19/2021 , del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals. Article 29. Sistema de gestió documental 1. El Comú ha de disposar d’un sistema únic de gestió documental que ha de facilitar, entre altres finalitats, la transparència de la seva organització i el tractament correcte de la informació i la documentació en les fases activa i semiactiva, així com la seva conservació i disponibilitat en la fase inactiva. 2. El sistema de gestió documental ha de permetre l’accés fàcil a la informació i la seva localització i la recuperació de qualsevol document o informació indicant per a cada document el seu règim d’accés i publicitat. 3. Entre les mesures, instruments o tècniques a adoptar s’han d’incloure les següents: a) La definició d’una política de gestió documental. b) La identificació única de tots els documents i/o expedients per mitjà de convencions adequades i que facilitin la seva recuperació. c) La consignació d’unes metadades mínimes obligatòries –i si cal unes de complementàries– als documents i expedients per facilitar-ne la gestió i el tractament al llarg del seu cicle de vida. d) La classificació dels expedients i documents segons el Quadre de Classificació del Comú. e) La definició del Calendari de Disposició i Règim d’Accés documental, assenyalant les condicions bàsiques d’accés, terminis de conservació i transferència dels documents a partir de les sèries documentals. f) L’adopció de les mesures per garantir la conservació dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida. g) La transferència dels expedients entre els diferents repositoris electrònics d’acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d’arxius i documents. h) Els procediments i mesures de seguretat a aplicar per a la generació de còpies electròniques, en particular en el cas de digitalització. i) Els formats de fitxers electrònics a emprar per garantir la correcta gestió de cada tipus d’informació. j) La definició d’un pla de preservació que garanteixi la custòdia a llarg termini dels expedients i documents electrònics. 4. Els instruments descrits a l’apartat anterior que componen el sistema de gestió documental seran aprovats per Junta de Govern, a proposta del servei d’arxiu, i s’han de publicar a la seu electrònica. El servei d’arxiu s’ocuparà de mantenir-los actualitzats segons l’evolució del marc normatiu i tecnològic. Capítol Cinquè. Actuació administrativa automatitzada Article 30. Actuació administrativa automatitzada 1. El Comú promourà l’actuació administrativa automatitzada als procediments administratius mitjançant un sistema d’informació programat sense necessitat de la intervenció directa del personal empleat, especialment les següents: a) Els actes de mera constatació que es limiten a certificar fets o actuacions que es produeixin en els entorns electrònics del Comú sense generar nous drets o obligacions per a l’Administració ni per a la persona interessada. b) Els actes de mer tràmit que fan progressar el procediment administratiu sense que es produeixi cap presa de decisió, traslladant comunicacions o notificacions entre les parts del procediment, generant còpies de documents o altres actuacions de gestió de la documentació administrativa. c) Els actes de declaració de voluntat que es resolguin segons criteris objectius, coneguts públicament i que s’apliquen sobre informació que pugui ser coneguda prèviament per la persona interessada. 2. Un acte podrà ser realitzat mitjançant mecanismes d’actuació administrativa automatitzada si s’han aprovat de manera específica l’aplicació d’aquests mecanismes a l’acte concret. 3. L’aplicació dels sistemes d’actuació administrativa automatitzada s’aprova per la Junta de Govern i és objecte de publicació a la seu electrònica. 4. Els usuaris poden accedir als sistemes d’actuació administrativa automatitzada a través de la seu electrònica del Comú, o a través de qualsevol altre mitjà de tramitació electrònica que el Comú pugui posar a disposició. Capítol Sisè. Gestió i millora del procediment administratiu electrònic Article 31. Simplificació del procediment administratiu 1. El disseny dels sistemes i els procediments ha de vetllar per la major simplificació possible i l’increment constant de la qualitat, que el Comú ha d’avaluar de forma ordinària. 2. El Comú disposa dels mecanismes adequats a la naturalesa del sistema o l’actuació per garantir-ne la seguretat, la integritat i la confidencialitat, així com la constància de la transmissió i la recepció. 3. La garantia de la data i l’hora es pot acreditar mitjançant marca de temps, sens perjudici de l’ús de segell de temps en el funcionament del registre i d’altres àmbits d’actuació que es determinin. 4. El Comú ha de dur a terme una anàlisi de re-disseny funcional i de simplificació dels procediments que valori la supressió o reducció dels documents sol·licitats a la ciutadania, els terminis previstos i els recursos necessaris per tramitar els procediments administratius. Fruit d’aquesta anàlisi, s’ha d’incorporar al catàleg de documents del Comú la informació sobre els documents que composen l’expedient i les seves característiques constitutives. 5. Quan el Comú porti a terme una activitat en règim d’actuació administrativa automatitzada, ha d’establir, a través d’una norma específica, l’òrgan o els òrgans responsables de la definició de les especificacions tècniques, la programació del sistema, el manteniment, la supervisió i l’auditoria, així com l’òrgan responsable de l’actuació en cas d’impugnació. 6. Quan el Comú pugui consultar o obtenir informació de les persones interessades necessària per al procediment administratiu, mitjançant plataformes administratives, no ha d’exigir a les persones interessades la presentació de documents originals, sempre que hagin expressat el seu consentiment a aquesta consulta. La consulta o l’obtenció d’informació es considera lícita, llevat que consti en el procediment l’oposició expressa de les persones interessades, o bé existeixi una llei especial aplicable que requereixi que el consentiment consti de forma explícita. Article 32. El Catàleg de procediments del Comú 1. El Catàleg de procediments del Comú és un repositori de coneixement complet que inclou tots els procediments administratius que corresponen a les competències i funcions de la institució, els quals no poden ser implementats sense la seva prèvia incorporació al Registre. Serveix de guia a les persones usuàries i aplicacions per realitzar de forma garant i legal les seqüències d’operacions i decisions que conformen el cicle de vida complet d’un procediment determinat. 2. El Catàleg de procediments del Comú ofereix informació de procediment útil a la ciutadania i la llista de documentació necessària per a la realització d’un tràmit a través de la seu electrònica. 3. La Junta de Govern regula l’estructura i el funcionament del Catàleg de procediments de la institució. Títol IV. Funcionament electrònic dels òrgans de govern Article 33. Gestió telemàtica dels òrgans de Govern 1. Tots els actes de convocatòria dels diferents òrgans del Comú seran emesos en suport electrònic, d’acord amb les previsions contingudes en la Ordinació d’organització i funcionament dels Comuns. 2. Tant el document de convocatòria com l’ordre del dia de la sessió i tota la documentació que l’acompanyi es posaran a disposició dels convocats per mitjans electrònics, a través d’un sistema que permeti tenir constància de la seva recepció. 3. Les actes de sessió i altres documents que deixin constància del debat i els acords adoptats per cadascun dels òrgans de Govern, es formularan en suport electrònic, amb la signatura electrònica dels càrrecs que correspongui. Article 34. Enregistrament de les sessions i suport audiovisual 1. Sempre que els mitjans electrònics ho permetin, les sessions del Consell de Comú seran gravades, i el suport audiovisual resultant s’adjuntarà l’acta de la sessió. Quan així es faci, l’acta transcrita podrà obviar la transcripció dels debats, per als quals es remetrà al suport audiovisual, i transcriure únicament el contingut dels acords. 2. Excepcionalment, el Consell de Comú podrà adoptar la decisió de no gravar una de les seves sessions. Aquesta decisió s’haurà d’adoptar per majoria absoluta del Ple del Consell del Comú. I, poden ser secrets el debat i la votació d’assumptes que afectin al dret a la intimitat, si s’acorda per majoria absoluta pels consellers. 3. El suport audiovisual de gravació de les sessions serà tractat com un document electrònic amb els mateixos criteris de preservació i seguretat que s’han descrit en el Títol III. 4. Sense perjudici de la possible difusió de la sessió del Consell de Comú en directe pels mitjans tècnics escaients, amb posterioritat a l’aprovació i signatura de l’acta, el Comú la publicarà en una plataforma electrònica a Internet, posant a disposició de la ciutadania l’accés al vídeo en el seu lloc oficial i sense límit de reproduccions. Article 35. Participació telemàtica en els òrgans del Comú 1. Quan circumstàncies excepcionals restringeixin la mobilitat a un o més consellers, ja sigui per impediments de salut, causes de força major o altres de similar gravetat, el Consell del Comú podrà adoptar la decisió d’autoritzar individualment o col·lectiva les següents formes de participació: a) Assistir a les sessions del Consell del Comú de forma telemàtica, essent computat per a la formació del quòrum i tenint la possibilitat de participar en les votacions. b) Intervenir en el debat, ja sigui per escrit o per videoconferència. c) Participar de manera telemàtica en les votacions que es convoquin. 2. La decisió d’autoritzar la participació telemàtica es prendrà de manera excepcional, específicament per cada sessió de cada òrgan on hagi de tenir efecte, i amb un principi de prioritzar la participació presencial. 3. Per a la presentació d’escrits davant dels Consell del Comú els consellers faran servir els instruments i plataformes telemàtiques que el Comú posi a la seva disposició o, en la seva absència, el registre electrònic accessible a través de la seu electrònica. Disposició Addicional. Responsables de l’aplicació de l’Ordinació La Comissió d’Administració Electrónica del Comú vetllarà pel correcte compliment i el desplegament dels deures i obligacions establerts en aquesta Ordinació, coordinarà els recursos i les activitats necessàries per al seu desplegament, i impulsarà un projecte de transformació de l’organització. De cara a mantenir informada la Junta de Govern, aquesta comissió: 1. Elaborarà un informe biennal sobre l’aplicació d’aquesta Ordinació i l’evolució de la simplificació administrativa, fins que l’ordinació hagi estat enterament desplegada. 2. L’informe haurà d’identificar els projectes elaborats en matèria de simplificació administrativa, les mesures adoptades i la planificació per als dos anys següents. Disposició Transitòria Única. Disponibilitat de mitjans Les disposicions contemplades a la present norma seran d’aplicació progressiva en funció de la disponibilitat dels mitjans tecnològics i administratius necessaris. En conseqüència, es publicarà, a la seu electrònica del Comú de Sant Julià de Lòria, la disponibilitat de cadascuna de les plataformes regulades a la present norma a mesura que vagin estant disponibles. Disposició Final. Entrada en vigor Aquesta Ordinació entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació en el Butlletí Oficial del Principat d’Andorra . Casa Comuna de Sant Julià de Lòria, 4 de maig del 2023 Josep Majoral Obiols / Cònsol major