Règlement du 30-5-2024 du Service des Archives communales du Commun d'Ordino.

Règlement du 30-5-2024 du Service des Archives communales du Commun d'Ordino. Exposé des motifs Au cours des dernières années, les administrations communales ont progressivement assumé des fonctions et ont acquis une plus grande complexité administrative. Cette complexité a entraîné une augmentation considérable de la documentation et, par conséquent, l'apparition de problèmes dans sa gestion. Les Archives communales du Commun d'Ordino naissent avec la volonté de devenir le service spécialisé dans l'organisation de la gestion et du traitement de la documentation, dans sa conservation et dans sa diffusion. En outre, leurs compétences et fonctions couvrent tant le domaine de la gestion administrative que celui de l'action culturelle. Les Archives communales sont un service ayant une incidence sur tous les départements communaux et dont la participation devient nécessaire pour toute action de traitement de la documentation engagée par l'administration. Le Commun a l'obligation d'avoir sa documentation organisée et, en même temps, de répondre aux besoins posés par une gestion administrative transparente et efficace, au droit d'accès à l'information et à la protection des données à caractère personnel, au défi de l'administration électronique et à la protection, à la récupération et à la diffusion de son patrimoine documentaire. Les Archives communales constituent en outre la mémoire du Commun. La conservation et l'organisation de la documentation garantissent une bonne gestion administrative, mais permettent également de retracer son histoire. À la suite de la mise en place de l'administration et du siège électroniques, ainsi que des objectifs de transformation numérique au niveau national mais tout particulièrement dans les administrations publiques, le présent Règlement ne se limite pas à modifier le Règlement du 31 octobre 2013, des Archives du Commun d'Ordino, mais l'abroge dans sa totalité. L'objet du présent règlement est de définir et de régir les compétences du Service des Archives communales (chapitre II) et les responsabilités de l'archiviste communal(e) qui en découlent (chapitre III). En ce qui concerne les fonctions liées à la gestion des documents administratifs (chapitre IV), sont réglementés des aspects concrets relatifs à leur champ d'application, au système de gestion des documents, au transfert, à l'évaluation et au tri de la documentation, ainsi qu'aux conditions nécessaires à leur conservation. S'agissant de l'accès à la documentation (chapitre V), sont régis la consultation et le prêt d'ordre interne et externe, les conditions qui doivent régir la reproduction de documentation et l'usage public de ces reproductions. Enfin, sont établis les bases et le champ d'action du Service des Archives en ce qui concerne la protection et la diffusion du patrimoine documentaire du Commun (chapitre VI). Règlement du Service des Archives communales du Commun d'Ordino Chapitre I. Dispositions générales Article 1. Objectif Le champ matériel du présent règlement est la définition et la précision des fonctions et des responsabilités des Archives du Commun ainsi que des personnes qui assument la charge d'archiviste ; la gestion documentaire et les procédures qui en découlent ; et les normes relatives à la protection de la documentation et à la diffusion du patrimoine. Article 2. Définitions Aux fins du présent Règlement, on entend par : a) Service des Archives communales (SAC), service du Commun spécialisé dans la gestion, le traitement, la conservation et la diffusion de la documentation produite par l'administration communale ainsi que d'autres types de fonds réunis par le Commun dans l'exercice de son activité. Les archives communales doivent également s'entendre comme l'installation où les documents sont réunis, conservés, organisés et diffusés. b) Patrimoine documentaire communal, ensemble des documents reçus, produits ou réunis par les sections, services et départements du Commun ; les organismes autonomes administratifs ; les personnes morales et les entités dépourvues de personnalité juridique créés par le Commun ou à participation majoritaire du Commun. c) Évaluation documentaire, fonction destinée à déterminer la valeur culturelle, informative ou juridique des documents afin d'en décider la conservation ou l'élimination. d) Document, toute information, indépendamment de sa nature et du support ou du moyen sur lequel elle se trouve, créée ou reçue par l'Administration communale dans l'exercice de ses fonctions, et se rapportant ou relative à ses fonctions, actions, services et compétences, qui peut être identifiée et traitée comme une unité. e) Documents essentiels : documentation indispensable au fonctionnement du Commun et qui garantit la continuité des activités après un sinistre. Par exemple, les procès-verbaux du Conseil du Commun, les procès-verbaux de la Junta de Govern, etc. f) Dossier : ensemble ordonné de documents qui reflètent une procédure administrative, quel qu'en soit le format. g) Transfert, procédure de transmission physique et légale de la garde des dossiers et des documents des différentes unités aux centres d'archives correspondants, conformément aux délais établis. h) Système de gestion documentaire, ensemble d'opérations et de techniques, intégrées à la gestion administrative générale, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et des valeurs des documents, qui sont destinées à la planification, au contrôle, à l'utilisation, à la conservation et à l'élimination ou au transfert des documents vers un centre d'archives, dans le but d'en rationaliser et d'en unifier le traitement et d'en obtenir une gestion efficace et rentable. i) Calendrier de conservation et d'accès, instrument archivistique qui détermine les valeurs des documents et régit les délais de conservation, de transfert et le régime d'accès des documents. j) Commission de gestion documentaire, organe chargé, entre autres, de développer et de maintenir les différents instruments archivistiques et de gestion documentaire. k) Tables d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI), instrument qui indique, pour chaque série documentaire du Plan de classement, les périodes de conservation et les délais d'accessibilité, en identifiant la documentation qui doit être conservée de façon permanente et celle qui doit être éliminée totalement ou partiellement. Chapitre II. Du Service des Archives communales Article 3. Service des Archives communales (SAC) 1. Le Service des Archives communales (SAC) est un service de caractère administratif et culturel spécialisé dans la gestion et le traitement des documents du Commun, dans leur conservation et dans leur diffusion. 2. Le SAC est un service rattaché au Secrétariat général ou à l'organe du département spécifié dans l'organigramme approuvé par la Corporation. Article 4. Fonctions du SAC 1. Les fonctions du SAC sont les suivantes : a) La gestion des documents du Commun. b) Le traitement archivistique des documents. c) La sauvegarde du patrimoine documentaire du Commun et la diffusion du patrimoine documentaire à des fins de vulgarisation culturelle, de recherche et de soutien à l'enseignement. d) Garantir l'accès à l'information aux particuliers en ce qui concerne les documents placés sous sa responsabilité directe, dans le respect du droit à l'intimité et des autres droits protégés par l'ordre juridique. e) L'application de critères d'évaluation et de tri des documents du Commun d'Ordino, en formulant des propositions concrètes de conservation et d'élimination à la Commission de gestion documentaire. f) La gestion de l'équipement et des installations des Archives communales. g) Toutes autres fonctions et responsabilités qui lui sont confiées par les organes de gouvernement du Commun d'Ordino. 2. Le SAC exerce les fonctions énumérées au paragraphe 1 en ce qui concerne les documents : a) Des sections, services et départements administratifs du Commun. b) Des organismes autonomes administratifs. c) Des personnes morales et par des entités, dépourvues de personnalité juridique, créées par le Commun ou à participation majoritaire du Commun. Article 5. Documents propres 1. Les documents produits ou reçus par des personnes physiques ou morales gestionnaires de services communaux, relatifs à la gestion de ces services, appartiennent au Commun. Le SAC conseille ces personnes en vue d'une application correcte de la réglementation relative aux documents appartenant au domaine public et en supervise l'application. Il verse ces documents aux Archives communales ou dans l'outil d'archivage électronique conformément au calendrier de transferts approuvé et, en tout état de cause, à la fin de la relation contractuelle ou d'une autre nature qui liait le Commun à cette personne, la responsabilité de cette documentation incombant alors aux Archives communales elles-mêmes. 2. Les documents produits ou reçus par les élus et par les personnes qui les conseillent ou qui relèvent de leur confiance font partie intégrante de la documentation ou du fonds de la Corporation. À la fin de l'exercice de leurs fonctions ou des tâches de représentation politique qui leur sont propres, le SAC prend en charge leurs documents, qui doivent demeurer dans les archives courantes du département concerné ou dans le gestionnaire documentaire, ou bien doivent être versés aux Archives communales ou aux archives électroniques, selon le cas. Article 6. Moyens et installations Pour le bon exercice de ses fonctions, le SAC doit disposer de moyens, d'installations et de personnel adéquats. Les installations des Archives communales ont pour fonction unique et exclusive celles établies dans le présent Règlement et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Les zones de travail et de dépôt sont d'accès restreint et les personnes étrangères au SAC ne peuvent y accéder sans être accompagnées par le personnel du Service, sauf circonstances exceptionnelles ou cas de force majeure. Chapitre III. De la personne responsable du Service des archives communales Article 7. Responsabilités de l'archiviste L'archiviste, responsable du SAC, est responsable du bon ordre et du bon fonctionnement du Service, des installations qui y sont affectées et des tâches qu'y accomplit le personnel d'appui. L'accès aux installations est placé sous son contrôle ou sous celui du personnel d'appui. Article 8. Copies certifiées conformes La personne responsable du SAC ou, à défaut, les personnes auxquelles la signature a été déléguée peuvent délivrer des copies certifiées conformes de la documentation placée sous la garde du SAC. Article 9. Délégation de fonctions Les fonctions de la personne responsable du SAC prévues dans le présent Règlement peuvent être assumées, à titre temporaire, en tout ou en partie, par d'autres techniciens proposés par le Commun, lorsque cela est justifié pour cause de congés payés, d'arrêts de travail, de congés ou d'autres circonstances, sauf en ce qui concerne les fonctions qui lui ont été spécifiquement confiées par la Corporation. De même, les fonctions du personnel d'appui peuvent être confiées en tout ou en partie à d'autres personnes du même Commun pour les mêmes motifs et avec les mêmes exceptions. Article 10. Devoir d'information La personne responsable du SAC, dans son domaine d'action, doit informer ses supérieurs hiérarchiques afin qu'ils adoptent les mesures appropriées pour éviter les cas de perte, de dégradation et de spoliation du patrimoine documentaire du Commun d'Ordino. Chapitre IV. Du Système de gestion documentaire Section 1. Définition et champ d'action Article 11. Définition du SGD Le Système de gestion documentaire (SGD) est l'ensemble des opérations et des techniques relatives à la conception, au développement, à l'application et à l'évaluation des systèmes nécessaires depuis le moment de la création ou de la réception des documents, indépendamment de leur support et/ou de leurs formats, jusqu'à leur transfert, leur élimination ou leur conservation au SAC. Article 12. Fondements du SGD 1. Le SGD se fonde sur la Politique de gestion du document électronique (PGDE) et sur le Modèle de gestion du dossier et du document électronique (MGEDE) qui la développe. Le SGD doit garantir le suivi et la localisation de tout document dans chacun des circuits de l'action administrative, les conditions de son transfert, sa conservation et son accès. 2. La Politique de gestion du document électronique établit les critères, lignes directrices et stratégies qui doivent guider la production et la gestion des documents et dossiers électroniques au Commun d'Ordino, dans le but de garantir leur authenticité, leur fiabilité et leur disponibilité pendant la durée jugée nécessaire. 3. Le Modèle de gestion du dossier et du document électronique fournit la stratégie claire et concrète à suivre afin de mettre en œuvre les dispositions de la PGDE. Cette stratégie est développée au moyen d'un ensemble de chapitres. Chacun d'eux développe à son tour un aspect fondamental de la gestion des documents et dossiers électroniques. Article 13. Instruments archivistiques Les processus de gestion documentaire sont mis en œuvre au moyen des instruments archivistiques suivants : a) Plan de classement, Instrument de description qui reflète la structure hiérarchique et logique permettant l'identification, le classement et la localisation des documents d'un organisme. Chaque dossier ou document est identifié par un niveau du plan de classement qui nous renvoie à un concept général ou spécifique. b) Le Vocabulaire de métadonnées du Commun d'Ordino reflète les métadonnées qui doivent être incorporées aux documents, dossiers et signatures électroniques, à partir du modèle utilisé par le Gouvernement d'Andorre. Ce vocabulaire facilite, d'une part, la récupération, la consultation, la transparence, l'évaluation et l'accès à la documentation du Commun d'Ordino ; et, d'autre part, garantit l'interopérabilité entre les systèmes et favorise la réutilisation de documents dans plus d'un processus ou d'une démarche. c) Le Catalogue des typologies documentaires permet d'identifier les typologies qui composent les dossiers du Commun d'Ordino. De même, il régit et détermine les typologies qui composent les dossiers et séries documentaires, ainsi que leur utilisation comme métadonnée, ce qui permet d'effectuer des recherches ou d'appliquer des processus automatisés tels que l'élimination, dans un dossier, des documents d'une même typologie à partir de son Tableau d'évaluation et d'accès à l'information (TAAI). d) Le Catalogue des formats documentaires établit les formats acceptés et normalisés tant pour le traitement que pour la conservation des documents électroniques. Il se fonde sur les normes internationales et sur les conventions normatives en la matière. e) Les Tables d'évaluation et d'accès à l'information sont l'instrument qui indique, pour chaque série documentaire du Cadre de classement, les durées de conservation et les délais d'accessibilité, en identifiant la documentation qui doit être conservée de manière permanente et celle qui doit être éliminée totalement ou partiellement. Elles sont validées et approuvées par la Commission de gestion documentaire. f) Le Calendrier de conservation et d'accès rassemble les décisions concrètes relatives aux durées de conservation, à l'accessibilité et à l'élimination ou à la conservation permanente pour l'ensemble des séries documentaires produites par le Commun d'Ordino, à partir de ce qui est déterminé dans les Tables d'évaluation et d'accès à l'information. Article 14. Usage des instruments archivistiques Les instruments archivistiques sont d'usage commun pour tous les domaines et services du Commun d'Ordino, indépendamment de la technologie utilisée dans la gestion des documents et des dossiers. Leur maintenance et leur mise à jour incombent à la Commission de gestion documentaire, en collaboration avec l'Archive du Commun d'Ordino et avec les services dont le concours est requis lorsque cela est jugé opportun. Article 15. Nouvelles séries documentaires L'inclusion de nouvelles séries documentaires dans le Cadre de classement relève de la compétence exclusive du SAC, qui doit prendre en considération les critères ou propositions des unités productrices de documentation. Toute modification sur le plan formel, du contenu ou du traitement des séries documentaires déjà existantes doit être communiquée au SAC afin que celui-ci procède à une nouvelle évaluation et mette à jour, le cas échéant, le Cadre de classement et les calendriers correspondants. Article 16. Approbation de la réglementation Les normes et directives régissant le SAC doivent être approuvées par le Conseil du Commun préalablement à leur mise en œuvre. Le SAC propose à l'organe compétent l'adoption de critères visant à améliorer la gestion des documents. Article 17. Formation Le SAC veille à la formation du personnel en ce qui concerne le fonctionnement du SGD et le conseille de manière permanente. Section 2. Du transfert de documentation Article 18. Transferts périodiques Chacune des unités administratives du Commun, ainsi que les organismes autonomes et les entreprises qui y sont liés, doivent transférer périodiquement à l'Archive leur documentation une fois son traitement administratif achevé. Jusqu'au moment de la réalisation du transfert, la documentation est conservée sous la responsabilité directe des unités productrices. Article 19. Format de transfert Les transferts de documentation, indépendamment de leur support et/ou de leur format, sont effectués conformément au classement déterminé par le SAC, selon les besoins des différentes unités productrices de documentation. Article 20. Calendrier des transferts La documentation est transférée conformément au calendrier établi par le SAC et approuvé par le Conseil du Commun. En tout état de cause, la documentation de plus de 30 ans doit être conservée directement par le SAC, sauf dans les cas concrets décidés de manière expresse par la Corporation, sur rapport préalable de la personne responsable du SAC. Article 21. Méthodes de transfert 1. La documentation transférée au SAC doit figurer dans le bordereau de transfert que les unités expéditrices remplissent conformément aux indications du SAC. 2. La documentation sur papier est transférée dûment ordonnée et décrite, sans copies ni éléments sans rapport avec elle, après élimination des éléments matériels susceptibles de la détériorer. À défaut du respect de ces conditions, le transfert ne peut être accepté, sauf s'il est accompagné d'une mention spécifique du chef du service ou du service producteur, ou à défaut du secrétaire et/ou de la secrétaire général(e) de la Corporation, faisant état de ces circonstances et de leurs causes. 3. Les dossiers électroniques en phase de traitement sont transférés une fois clos et foliotés, accompagnés d'un index électronique signé électroniquement. Ce transfert implique un transfert de responsabilité sur les dossiers, de l'unité productrice à l'Archive communale. 4. Les dossiers électroniques clos en phase de validité dont la conservation est permanente ou de longue durée selon la Table d'évaluation et d'accès à l'information correspondante sont transférés vers l'outil d'archivage électronique selon les conditions techniques que l'outil spécifie afin de pouvoir assurer la conservation et la diffusion à long terme. À cet égard, il convient de préciser que la responsabilité de cette documentation continue d'incomber à l'Archive communale. 5. Le SAC vérifie si la documentation transférée correspond à celle indiquée dans le bordereau. Si elle n'est pas conforme aux normes établies par le SAC, si sa description n'est pas suffisamment détaillée ou contient une erreur ou une omission, ou si son conditionnement n'était pas correct, elle est renvoyée au service expéditeur avec l'indication des défaillances. Son versement au SAC n'est pas admis tant que ces défaillances n'ont pas été corrigées. Article 22. D ocumentation originale La documentation transférée au SAC doit toujours être originale, sauf cas particuliers qui doivent être dûment motivés. En ce qui concerne les documents et/ou dossiers électroniques, ils doivent être transférés avec les métadonnées correspondantes d'identification, de description, d'usage, de relation et de traçabilité permettant de garantir l'usage, l'intégrité, l'authenticité et l'accessibilité de la documentation. Section 3. De l'évaluation et de la conservation du patrimoine documentaire Article 23. Évaluation et conservation En raison de la nature croissante de l'archive communale, une fois la validité administrative atteinte, il est procédé à la conservation uniquement des documents qui présentent un intérêt pour l'information et la recherche, ou dont la conservation est obligatoire selon la législation en vigueur. Toute série documentaire non évaluée est considérée comme étant de conservation permanente jusqu'à ce que la Commission de gestion documentaire approuve une Table d'évaluation et d'accès à l'information spécifiant le contraire. Article 24. Commission de gestion documentaire Le Commun crée une Commission de gestion documentaire composée des personnes suivantes : a) Le/la consul majeur ou consul mineur. b) Le/la secrétaire général(e). c) L'intervenant communal d) Le/la responsable du SAC. e) Le/la juriste de la corporation. f) Le/la responsable des Technologies de l'information. g) Le/la responsable de la gestion de la documentation devant être évaluée Article 25. Fonctions de la Commission Les fonctions de la Commission de gestion documentaire sont les suivantes : a) Affectation des ressources techniques, humaines et économiques nécessaires à la promotion du Modèle de gestion du dossier et du document électronique. b) Garantir que les décisions adoptées dans le modèle de gestion et leur application aux différents processus existants sont conformes au droit et servent à remplir les obligations légales du Commun d’Ordino. c) Garantir le service des outils informatiques nécessaires à la gestion et à la préservation documentaire. d) Garantir la formation nécessaire au personnel concerné afin qu’il comprenne et applique les directives du modèle, ainsi que diffuser son application à des processus concrets auprès de ses destinataires internes et externes. e) Développer et maintenir les instruments archivistiques et de gestion documentaire. Entre autres, établir les Tables d’Évaluation et d’Accès à l’Information du Commun d’Ordino. Article 26. Procédure d’évaluation et d’accès La procédure est engagée sur proposition de la personne responsable du SAC ou du/de la Chef de Département concerné et ceux-ci, en suivant les critères généraux d’évaluation et de tri de la documentation, doivent transmettre la proposition au Secrétariat général. En aucun cas un processus d’évaluation et de tri de documents ne peut être engagé si la proposition ne remplit pas les conditions requises établies. Si le Secrétariat général approuve la proposition, dans laquelle la documentation à éliminer est précisée de manière raisonnée et justifiée, une Commission de Gestion Documentaire est convoquée, laquelle étudie chaque proposition ; si nécessaire, un conseil externe est requis et un procès-verbal est dressé. Article 27. Procès-verbal de la Commission Le procès-verbal de la Commission de Gestion Documentaire doit inclure la liste détaillée de la documentation dont l’élimination est décidée et de la documentation dont la conservation est décidée ; il est ensuite approuvé en Junta de Govern puis ratifié par le Conseil du Commun. La décision prise est ensuite notifiée au/à la responsable du SAC. Section 4. De la conservation et de la préservation de la documentation Article 28. Calendrier de conservation Le SAC est chargé, en suivant la réglementation de Gestion Documentaire, de créer et de mettre à jour le Calendrier de Conservation, l’un des éléments clés du système de gestion documentaire, qui constitue l’ensemble des normes déterminant les séries documentaires de conservation permanente et celles qui peuvent être éliminées, et qui établit les délais de transfert ou d’élimination, ainsi que la méthode d’échantillonnage ou d’application dans chaque cas. Article 29. Préservation de la documentation 1. Le SAC veille à ce que, dans tous les locaux, les conditions adéquates à une conservation et une protection correctes de la documentation soient remplies, indépendamment de son support physique ou électronique. Le cas échéant, il propose l’adoption des mesures nécessaires pour garantir le respect de ces conditions. Afin de garantir la conservation et l’intégrité de l’information, le SAC propose l’utilisation de supports et de systèmes de protection adéquats. Pour la documentation électronique, sa préservation est assurée dans l’outil d’archivage électronique. 2. De même, un catalogue de documents essentiels est créé afin de garantir la sécurité face à d’éventuels incidents susceptibles de mettre en péril la conservation de la documentation et de l’information qu’elle contient. Article 30. Mesures de préservation En cas de constatation de processus de détérioration et/ou de dégradation de la documentation sur papier, le SAC prend les mesures à sa portée et propose aux organes compétents l’adoption des mesures correctives appropriées. Si l’intervention requiert le déplacement de la documentation, un rapport préalable de la personne responsable du SAC et une décision expresse de la Corporation sont obligatoires. De même, il identifie l’obsolescence des formats de la documentation électronique et propose la migration des formats afin de la préserver. Chapitre V. De l’accès à la documentation Section 1. Dispositions générales Article 31. De l’atteinte aux droits des tiers Étant donné qu’une certaine documentation peut porter atteinte à l’honneur et à l’intimité des personnes, la réponse aux droits d’accès exercés par les citoyens doit préserver l’équilibre entre le droit à l’information prévu par la réglementation sur la transparence et le droit à l’intimité prévu par la réglementation sur la protection des données personnelles. L’exercice du droit d’accès n’autorise pas le citoyen à utiliser la documentation à des fins commerciales ni à la reproduire ou à la diffuser. Article 32. Priorités d’intervention Le SAC, conformément à ses possibilités et à ses moyens, planifie les priorités d’intervention sur la documentation qui ne dispose pas d’instruments de description. Il élabore ceux qu’il juge les plus adéquats afin de faciliter l’accès des usagers à la documentation. Section 2. De la consultation et du prêt à usage interne et externe Article 33. Consultations internes Aux fins du présent Règlement, sont considérées comme consultations internes celles effectuées par les différentes unités administratives. Article 34. Procédure de consultation interne 1. Le SAC facilite aux unités productrices la consultation ou la récupération de la documentation transférée aux Archives. Ces unités peuvent la consulter dans les locaux mêmes des Archives, ou bien l’emprunter sous la responsabilité de chaque unité. Le prêt de documents s’effectue au moyen d’un formulaire signé par le demandeur. Lorsque la documentation est restituée, le SAC en fait mention sur le même formulaire. Le SAC peut exclure du prêt la documentation dont l’état de conservation le rend nécessaire. Dans ce cas, la documentation est consultée en salle de consultation ou au moyen de reproductions. 2. La documentation doit être restituée dans les mêmes conditions d’ordre, d’intégrité et de conservation que celles dans lesquelles elle a été fournie. 3. En aucun cas ne sont prêtés, ni ne peuvent être restitués, des parties de dossiers ou des documents séparés de l’unité documentaire dont ils font partie. 4. Le SAC fournit les instruments de description nécessaires à la localisation et à la consultation de la documentation. L’identification incombe aux demandeurs. 5. Lorsqu’une unité administrative souhaite consulter de la documentation d’accès restreint produite par une autre unité administrative, pour l’exercice des fonctions qui lui sont propres, l’autorisation du chef de département ou de service qui l’a transférée ou bien du supérieur hiérarchique commun aux deux unités est requise. Article 35. De la consultation et de l’accès externe Sont considérées comme consultations externes celles émanant d’autres administrations publiques dans l’exercice de leurs compétences et fonctions et celles des particuliers. Article 36. Bon usage 1. Les usagers qui accèdent aux installations du SAC et les utilisent doivent adopter un comportement adéquat. Ils ne peuvent pas accéder aux espaces d’accès restreint sans autorisation préalable. Les documents demandés sont servis dans l’ordre strict des demandes. 2. Les personnes qui consultent la documentation sur support papier doivent en conserver l'ordre interne et la traiter de manière appropriée. Les personnes qui maltraitent ou détériorent les documents, ou les biens et équipements des Archives, peuvent être sanctionnées et tenues d'indemniser les dommages causés conformément à l'évaluation qui en est faite, sur rapport préalable de la personne responsable du SAC et sans préjudice des autres responsabilités administratives ou pénales qui pourraient en découler. Article 37. Droit d'accès Le Commun garantit l'accès à la documentation par les personnes privées, dans le respect des exclusions ou limitations établies par les lois ou justifiées par des raisons de conservation. Article 38. Procédure de consultation externe 1. Les demandes de consultation doivent contenir les données d'identification du demandeur et une indication suffisante du ou des documents que l'on souhaite consulter. 2. Le SAC fournit les instruments de description nécessaires à la consultation de la documentation et aide les usagers à identifier les documents dont ils ont besoin. 3. Il est répondu à toutes les demandes de documentation, même si elles doivent être rejetées. À titre de critère général, la documentation versée aux Archives doit être remise au demandeur dans le délai le plus bref possible. 4. La documentation doit être consultée dans l'espace aménagé à cet effet ou sur les outils informatiques où la documentation électronique est conservée. Article 39. Sortie exceptionnelle 1. Dans des cas exceptionnels, et avec l'accord préalable du Conseil du Commun, les documents du SAC peuvent sortir, de manière temporaire, de leur lieu habituel de conservation. Les cas concrets dans lesquels cette possibilité peut être envisagée sont les suivants : a) Pour microfilmer ou réaliser tout autre type de reproduction qu'il n'est pas possible d'effectuer dans les locaux communaux. b) Pour réaliser des travaux de restauration, de reliure, de reliure, de nettoyage ou de désinfection des documents. c) Sur ordre judiciaire. d) Pour des activités de diffusion du patrimoine documentaire, des expositions ou d'autres activités de vulgarisation culturelle. 2. Pour l'autorisation de ces sorties, chaque fois que la situation l'exige, la procédure suivante est suivie : a) Les demandes de prêt sont formulées par écrit avec l'indication précise des documents demandés, de l'activité qui sera menée et de ses organisateurs, du nom de la personne responsable qui se chargera des transferts, de la garde et du retour de la documentation, ainsi que du délai de prêt demandé. La souscription d'une police d'assurance doit également être justifiée. La décision d'autorisation ou de refus requiert un rapport préalable de la personne responsable du SAC. b) La possibilité de fournir des reproductions en substitution des documents originaux est évaluée, en tenant compte de la singularité, de l'ancienneté ou de l'état des documents demandés. c) Avant de remettre la documentation, il en est fait une copie de sécurité, dont le coût est à la charge du demandeur. d) Les dépenses d'emballage et de transport sont à la charge du demandeur. e) Le demandeur doit souscrire une assurance couvrant tous les risques auxquels la documentation sera exposée. f) Le délai du prêt peut être prorogé, à la demande du demandeur et dûment motivée. L'autorisation de la prorogation requiert de justifier l'extension du délai de l'assurance. 3. Lors de l'autorisation de la sortie, sont exigés des conditions de conservation et des systèmes de sécurité appropriés ainsi que l'interdiction d'effectuer toute manipulation ou utilisation de techniques susceptibles de porter atteinte à l'intégrité du document. 4. La documentation cédée doit être identifiée dans l'exposition, la publication ou l'activité de vulgarisation, de la manière indiquée par le SAC. 5. Aucune reproduction ne peut être réalisée sans l'autorisation du SAC. 6. l SAC tient un Registre des prêts dans lequel figurent le numéro du prêt et la date, la date de l'approbation, les données du demandeur, le motif de la demande et la date de retour. Section 3. De la reproduction et de l'utilisation des documents Article 40. Copie de documentation 1. Toute personne ou entité peut obtenir des copies de la documentation qui est en libre accès, ou qui n'est pas grevée de droits de propriété intellectuelle de tiers qui en conditionnent la reproduction, ou de conditions convenues au moment de son obtention par la Corporation. 2. Le SAC décide du moyen le plus approprié pour procéder à la reproduction selon les caractéristiques physiques du document. À titre exceptionnel, la réalisation de reproductions en dehors des locaux du Service est permise lorsque le concours de professionnels ou d'entreprises spécialisées est requis. 3. La reproduction de tout type de document requiert la demande préalable de l'intéressé et l'autorisation expresse et écrite de la personne responsable du SAC. Le demandeur doit indiquer la finalité de la reproduction. 4. Le SAC remet les reproductions après paiement des taxes communales correspondantes. Article 41. Exceptions 1. En règle générale, le SAC ne réalise de photocopies ou de reproductions requérant une manipulation similaire que lorsqu'il s'agit de documents qui ne sont pas reliés et pour autant que la reproduction n'affecte pas leur état de conservation. Le SAC propose des moyens de reproduction alternatifs en fonction de ses possibilités. 2. Les dessins, photographies, gravures et cartes sont reproduits, de préférence, par photographie, microfilm ou numérisation. Article 42. Usage commercial En cas de demandes de reproductions à des fins commerciales, la remise vaut autorisation d'usage exclusivement pour la forme et le support indiqués dans la demande. Tout usage différent requiert une nouvelle autorisation. Article 43. Propriété intellectuelle Lors de la diffusion de documents, doivent obligatoirement être mentionnés leur provenance et, dans le cas de documents relevant de la réglementation en matière de propriété intellectuelle, le nom de leur auteur ou réalisateur. D'autres conditions de reproduction, de distribution ou de communication peuvent être établies en fonction de la nature du document. Chapitre VI. De la protection et de la diffusion du patrimoine documentaire du Commun Article 44. Patrimoine documentaire 1. Font partie du patrimoine documentaire du Commun : a) Les fonds documentaires produits, indépendamment de leur support et/ou de leurs formats, et reçus par le Commun d'Ordino dans l'exercice de ses fonctions et compétences. b) La documentation actuellement conservée par les Archives du Commun d'Ordino. c) Les documents produits par les personnes physiques ou morales gestionnaires de services publics ou par des entités à capital social majoritairement public qui exercent leur activité dans la paroisse d'Ordino, et qui ont été remis au Commun. d) La documentation de plus de 100 ans e) Les documents faisant l'objet d'une cession ou d'une donation expresse en rapport avec la paroisse et son territoire. 2. Est également considérée comme présentant un intérêt pour le Commun toute documentation résultant de l'activité des personnes physiques ou morales du Commun ou qui y ont été liées. Article 45. Protection du patrimoine Le SAC a la responsabilité de veiller à la protection, à la récupération et à la conservation du patrimoine documentaire de son ressort territorial, sans préjudice de la compétence du Gouvernement pour définir la politique en matière de patrimoine culturel et en coordonner les mesures de protection, en application de l'article 4 de la Loi sur le patrimoine culturel. À cette fin, il peut proposer l'acceptation, l'acquisition ou la reproduction des fonds documentaires mentionnés aux art. 50 et 60. Il conseille les entités, les entreprises et les particuliers sur les conditions de conservation et de traitement de la documentation. Article 46. Incorporation au patrimoine et registre 1. Le versement au SAC de documentation étrangère au Commun requiert un rapport préalable de la personne responsable du SAC et l'accord de la Junta de Govern. À compter de l'acceptation du versement, un premier inventaire de la documentation est établi, lequel est paraphé par la personne responsable du SAC. Le Commun remet au cédant un exemplaire de cette description. 2. Le SAC tient un Registre des versements dans lequel figurent le numéro d'enregistrement du versement, la date d'acceptation, la date de versement, les données du cédant, la catégorie de versement et une description sommaire de la documentation versée. 3. Dans le cas de documentation cédée en régime de prêt à usage, si son titulaire souhaite la récupérer, le SAC peut en réaliser une copie, sauf si les accords de cession en prêt à usage ont expressément prévu le contraire. Article 47. Diffusion du patrimoine Il incombe au SAC de diffuser le patrimoine documentaire du Commun. À cette fin, il promeut des activités de diffusion et d'encouragement de la recherche et peut programmer, entre autres, les activités suivantes : a) L'édition de matériel de diffusion des fonds et des services. b) L'incorporation d'informations relatives au SAC sur le site web du Commun, ou sur un site web propre. c) La publication de revues et de monographies de portée locale. d) La réalisation de visites guidées au SAC. e) L'organisation de stages et de conférences. f) Le montage d'expositions. Article 48. Collaboration et coopération Le SAC favorise la collaboration avec d'autres entités qui contribuent à la diffusion du patrimoine culturel du Commun. Il collabore avec les établissements d'enseignement afin de faire connaître l'existence, la nature et les usages possibles du patrimoine documentaire. Disposition finale première L'entrée en vigueur du présent Règlement emporte l'abrogation du Règlement du 31-10-2013 des Archives communales du Commun d'Ordino. Disposition finale deuxième Le présent Règlement entre en vigueur quinze jours après sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Ordino, le 30 mai 2024 Maria del Mar Coma Padilla / Consul majeur