Reglament del 30-5-2024 del Servei d’Arxiu Comunal del Comú d’Ordino.

Reglament del 30-5-2024 del Servei d’Arxiu Comunal del Comú d’Ordino. Exposició de motius En el decurs dels darrers anys, les administracions comunals han anat assumint funcions i han adquirit una major complexitat administrativa. Aquesta complexitat ha comportat un increment considerable de la documentació i en conseqüència el plantejament de problemes en la seva gestió. L’Arxiu Comunal del Comú d’Ordino neix amb la voluntat de convertir-se en el servei especialitzat en organitzar la gestió i el tractament de la documentació, en la seva custòdia i en la seva divulgació. A més a més, les seves competències i funcions comprenen tant l’àmbit de la gestió administrativa com el de l’actuació cultural. L’Arxiu Comunal és un servei amb incidència sobre tots els departaments comunals i la participació dels quals esdevé necessària per a qualsevol acció de tractament de la documentació endegada per l’administració. És una obligació del Comú, tenir la seva documentació organitzada i, al mateix temps, donar resposta a les necessitats plantejades per una gestió administrativa transparent i eficaç, al dret d’accés a la informació i a la protecció de les dades de caràcter personal, al repte de l’administració electrònica i a la protecció i recuperació i difusió del seu patrimoni documental. L’Arxiu Comunal constitueix a més a més la memòria del Comú. La conservació i organització de la documentació garanteix una bona gestió administrativa però també permet traçar la seva història. Arran de la implantació de l’administració i la seu electrònica, així com dels objectius de transformació digital a nivell nacional però especialment en administracions públiques, el present Reglament no es limita a modificar el Reglament del 31 d’octubre del 2013, de l’Arxiu del Comú d’Ordino sinó que el deroga en la seva totalitat. L’objecte d’aquest reglament és definir i regular les competències del Servei d’Arxiu Comunal (capítol II) i les responsabilitats de l’arxiver/a comunal que se’n deriven (capítol III). Pel que fa a les funcions vinculades a la gestió dels documents administratius (capítol IV), es reglamenten aspectes concrets sobre el seu àmbit d’aplicació, el sistema de gestió de documents, la transferència, avaluació i tria de la documentació, així com les condicions necessàries per a la seva conservació. Sobre l’accés a la documentació (capítol V) es regula la consulta i el préstec d’ordre intern i extern, les condicions que han de regir en la reproducció de documentació i l’ús públic d’aquestes reproduccions. Per últim, s’estableixen les bases i l’àmbit d’actuació del Servei d’Arxiu en relació a la protecció i a la difusió del patrimoni documental del Comú (capítol VI). Reglament del Servei d’Arxiu Comunal del Comú d’Ordino Capítol I. Disposicions Generals Article 1. Objectiu L’àmbit material del present reglament és la definició i el perfilament de les funcions i responsabilitats de l’Arxiu del Comú així com de les persones que assumeixin el càrrec d’arxiver/a; la gestió documental i els procediments derivats; i normes relatives a la protecció de la documentació i la difusió del patrimoni. Article 2. Definicions A efectes d’aquest Reglament s’entén per: a) Servei d’Arxiu comunal (SAC) , servei del Comú especialitzat en la gestió, el tractament, la custòdia i la difusió de la documentació generada per l’administració comunal així com altres tipus de fons reunits pel Comú en l’exercici de la seva activitat. L’arxiu comunal també s’ha d’entendre com la instal·lació a on es reuneixen, conserven, organitzen i difonen els documents. b) Patrimoni documental comunal , conjunt de documents rebuts, produïts o reunits per les seccions, serveis i departaments del Comú; organismes autònoms administratius; persones jurídiques i per entitats sense personalitat jurídica creats pel Comú o amb participació majoritària del Comú. c) Avaluació documental , funció destinada a determinar el valor cultural, informatiu o jurídic dels documents per tal de decidir-ne la conservació o l’eliminació. d) Document , qualsevol informació, amb independència de la seva naturalesa i del suport o mitjà en què es trobi, creat o rebut per l’Administració Comunal en l’exercici de les seves funcions, i referit o relatiu a les seves funcions, actuacions, serveis i competències, que pot ser identificat i tractat com una unitat. e) Documents essencials : documentació indispensable per al funcionament del Comú i que garanteix la continuïtat de les activitats després d’un desastre. Per exemple les actes de Consell de Comú, les actes de Junta de Govern, etc. f) Expedient : conjunt ordenat de documents que reflecteixen un procediment administratiu en qualsevol format. g) Transferència , procediment de traspàs físic i legal de la custòdia dels expedients i dels documents de les diferents unitats als centres d’arxiu que corresponguin, d’acord amb els terminis establerts. h) Sistema de Gestió Documental , conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la transferència dels documents a un centre d’arxiu, amb l’objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible. i) Calendari de Conservació i Accés , instrument arxivístic que determina els valors dels documents i regula els terminis de conservació, de transferència i el règim d’accés dels documents. j) Comissió de gestió documental , òrgan encarregat entre altres coses de desenvolupar i mantenir els diferents instruments arxivístics i de gestió documental. k) Taules d’Avaluació i Accés de la Informació (TAAI) , són l’instrument que assenyala per a cada sèrie documental del Quadre de Classificació els períodes de conservació i els terminis d’accessibilitat, identificant la documentació que s’ha de conservar permanentment i la que s’ha d’eliminar total o parcialment. Capítol II. Del Servei d’Arxiu Comunal Article 3. Servei d’Arxiu Comunal (SAC) 1. El Servei d’Arxiu Comunal (SAC) és un servei de caràcter administratiu i cultural especialitzat en la gestió i el tractament dels documents del Comú, en la seva custòdia i en la seva divulgació. 2. El SAC és un servei adscrit a Secretaria General o a l’òrgan del departament especificat a l’organigrama aprovat per la Corporació. Article 4. Funcions del SAC 1. Són funcions del SAC: a) La gestió dels documents del Comú. b) El tractament arxivístic dels documents. c) La salvaguarda del patrimoni documental del Comú i la difusió del patrimoni documental amb finalitats de divulgació cultural, recerca i suport a la docència. d) Garantir l’accés a la informació, als particulars en relació als documents que estiguin sota la seva responsabilitat directa, tot respectant el dret a la intimitat i altres drets protegits per l’ordenament. e) L’aplicació de criteris d’avaluació i tria dels documents del Comú d’Ordino, fent propostes concretes de conservació i eliminació a la Comissió de Gestió Documental. f) La gestió de l’equipament i instal·lacions de l’Arxiu Comunal. g) Totes aquelles altres funcions i responsabilitats que li siguin encomanades pels òrgans de govern del Comú d’Ordino. 2. El SAC exerceix les funcions enumerades a l’apartat 1 en relació als documents de: a) Les seccions, serveis i departaments administratius del Comú. b) Els organismes autònoms administratius. c) Les persones jurídiques i per ens, sense personalitat jurídica creats pel Comú o amb participació majoritària per part del Comú. Article 5. Documents propis 1. Els documents produïts o rebuts per persones físiques o jurídiques gestores de serveis comunals, referits a la gestió d’aquests serveis, són de titularitat del Comú. El SAC assessorarà aquestes persones per a una correcta aplicació de la normativa sobre els documents de titularitat pública i en supervisarà l’aplicació. Ingressarà a l’Arxiu Comunal o a l’eina d’arxiu electrònic aquests documents d’acord amb el calendari de transferències aprovat i, en qualsevol cas, en acabar la relació contractual o d’altra naturalesa que vinculava el Comú amb aquella persona, quedant la responsabilitat sobre aquesta documentació en el propi Arxiu Comunal. 2. Els documents generats o rebuts pels càrrecs electes i per les persones que els assessoren o de la seva confiança són part integrant de la documentació o fons de la Corporació. En finalitzar l’exercici de les seves funcions o de les tasques de representació política que els és pròpia, el SAC es farà càrrec dels seus documents que hauran de quedar a l’arxiu de gestió del departament corresponent o al gestor documental, o bé, hauran d’ingressar a l’Arxiu Comunal o a l’arxiu electrònic, segons correspongui. Article 6. Mitjans i instal·lacions Per a un correcte desenvolupament de les seves funcions el SAC haurà de disposar de mitjans, d’instal·lacions i de personal adequats. Les instal·lacions de l’Arxiu Comunal tenen com a funció única i exclusiva les establertes en el present Reglament, i en cap cas podran ser utilitzades per a altres finalitats. Les zones de treball i de dipòsit són d’accés restringit i no hi podran accedir persones alienes al SAC sense anar acompanyades per personal del Servei, llevat en circumstàncies excepcionals o de força major. Capítol III. De la persona responsable del Servei d’Arxiu Comunal Article 7. Responsabilitats de l’arxiver/a L’arxiver/a, responsable del SAC, ho és del bon ordre i funcionament del Servei, de les instal·lacions que hi estiguin destinades i de les tasques que hi desenvolupa el personal de suport. L’accés a les instal·lacions estarà sota el seu control, o bé del personal de suport. Article 8. Còpies autenticades La persona responsable del SAC o en el seu defecte les persones a les quals s’hagi delegat la signatura, podran lliurar còpies autenticades de documentació que estigui sota la custòdia del SAC. Article 9. Delegació de funcions Les funcions de la persona responsable del SAC contemplades en el present Reglament podran ser assumides, de manera temporal, totalment o parcialment, per altres tècnics proposats pel Comú, quan això estigui justificat per motiu de vacances, baixes, permisos o altres circumstàncies, excepte en allò que faci referència a les funcions que li hagin estat encomanades específicament per la Corporació. Així mateix, les funcions del personal de suport podran ser encomanades totalment o parcialment a altres persones del mateix Comú pels mateixos motius i amb les mateixes excepcions. Article 10. Deure d’informació La persona responsable del SAC, en l’àmbit de la seva actuació, haurà d’informar als superiors jeràrquics per tal que adoptin les mesures oportunes per evitar casos de pèrdua, degradació i espoli del patrimoni documental del Comú d’Ordino. Capítol IV. Del Sistema de Gestió Documental Secció 1a. Definició i àmbit d’actuació Article 11. Definició de SGD El Sistema de Gestió Documental (SGD) és el conjunt de les operacions i de les tècniques relatives a la concepció, el desenvolupament, l’aplicació i l’avaluació dels sistemes necessaris des del moment de la creació o de la recepció dels documents amb independència del suport i/o formats d’aquests, fins a la seva transferència, eliminació o conservació al SAC. Article 12. Fonaments del SGD 1. El SGD és fonamenta en la Política de Gestió del Document Electrònic (PGDE) i en el Model de Gestió de l’Expedient i el Document Electrònic (MGEDE) que la desenvolupa. El SGD ha de garantir el seguiment i localització de qualsevol document en tots i cadascun dels circuits de l’actuació administrativa, les condicions de la seva transferència, la seva conservació i el seu accés. 2. La Política de Gestió del Document Electrònic estableix els criteris, pautes i estratègies que han de guiar la producció i gestió dels documents i expedients electrònics al Comú d’Ordino amb l’objectiu de garantir la seva autenticitat, fiabilitat i disponibilitat el temps que es determini necessari. 3. El Model de Gestió de l’Expedient i Document Electrònic proporciona l’estratègia clara i concreta que s’ha de seguir per tal d’implementar allò establert a la PGDE. Aquesta estratègia es desenvolupa a través d’un conjunt de capítols. Cadascun d’ells desenvolupa al seu torn un aspecte fonamental en la gestió de documents i expedients electrònics. Article 13. Instruments arxivístics Els processos de gestió documental es desenvolupen a través dels instruments arxivístics següents: a) Quadre de classificació, Instrument de descripció que reflecteix l’estructura jeràrquica i lògica que permet la identificació, l’ordenació i la localització dels documents d’un organisme. Cada expedient o document s’identifica amb un nivell del quadre de classificació que ens remet a un concepte general o específic. b) El Vocabulari de Metadades del Comú d’Ordino reflecteix les metadades que s’han d’incorporar als documents, expedients i signatures electròniques, partint del model utilitzat pel Govern d’Andorra. Aquest vocabulari, facilita, per una banda, la recuperació, la consulta, la transparència, l’avaluació i l’accés a la documentació del Comú d’Ordino; i de l’altra, garanteix la interoperabilitat entre els sistemes i promou el reaprofitament de documents en més d’un procés o tràmit. c) El Catàleg de Tipologies documentals permet identificar les tipologies que composen els expedients del Comú d’Ordino. Així mateix, regula i determina les tipologies que composen expedients i sèries documentals, així com el seu ús com a metadada, que permet realitzar cerques o aplicar processos automatitzats com eliminar d’un expedient els documents d’una mateixa tipologia a partir de la seva Taula d’Avaluació i Accés a la Informació (TAAI). d) El Catàleg de formats documentals estableix els formats acceptats i normalitzats tant en la tramitació com en la conservació dels documents electrònics. Es fonamenta en els estàndards internacionals i en les convencions normatives al respecte. e) Les Taules d’Avaluació i Accés a la Informació són l’instrument que assenyala per a cada sèrie documental del Quadre de Classificació els períodes de conservació i els terminis d’accessibilitat, identificant la documentació que s’ha de conservar permanentment i la que s’ha d’eliminar total o parcialment. Es troben validades i aprovades per la Comissió de Gestió Documental. f) El Calendari de Conservació i Accés recull les decisions concretes respecte als períodes de conservació, accessibilitat i eliminació o conservació permanent per al conjunt de les sèries documentals produïdes pel Comú d’Ordino a partir d’allò determinat a les Taules d’Avaluació i Accés a la Informació. Article 14. Us instruments arxivístics Els instruments arxivístics són d’ús comú per a totes les àrees i departaments del Comú d’Ordino, independentment de la tecnologia utilitzada en la gestió dels documents i expedients. El seu manteniment i actualització correspon a la Comissió de Gestió Documental, en col·laboració amb l’Arxiu del Comú d’Ordino i amb els departaments que siguin requerits quan s’estimi oportú. Article 15. Noves sèries documentals La inclusió en el Quadre de Classificació de noves sèries documentals és funció exclusiva del SAC, el qual haurà de prendre en consideració els criteris o propostes de les unitats productores de documentació. Qualsevol modificació a nivell formal, del contingut o de tramitació de les sèries documentals ja existents, haurà de ser comunicada al SAC per tal que aquest procedeixi a una nova avaluació i actualitzi, si escau, el Quadre de Classificació i calendaris corresponents. Article 16. Aprovació de la normativa reguladora Les normes i directrius reguladores del SAC hauran de ser aprovades pel Consell de Comú prèviament a la seva implantació. Des del SAC es proposarà a l’òrgan competent l’adopció de criteris per a la millora de la gestió dels documents. Article 17. Formació El SAC vetllarà per la formació del personal en relació al funcionament del SGD i l’assessorarà de forma permanent. Secció 2a. De la transferència de documentació Article 18. Transferències periòdiques Cadascuna de les unitats administratives del Comú, així com els organismes autònoms i les empreses que hi estiguin vinculades, transferiran periòdicament a l’Arxiu la seva documentació un cop finalitzada la seva tramitació administrativa. Fins el moment de realització de la transferència, la documentació serà custodiada sota la responsabilitat directa de les unitats productores. Article 19. Format de transferència Les transferències de documentació, amb independència del seu suport i/o format, es faran d’acord amb la classificació que el SAC hagi determinat, segons les necessitats de les diferents unitats productores de documentació. Article 20. Calendari de transferències La documentació es transferirà d’acord amb el calendari establert des del SAC i aprovat pel Consell de Comú. En qualsevol cas, la documentació que superi els 30 anys d’antiguitat haurà de ser custodiada directament pel SAC, llevat dels casos concrets decidits de forma expressa per la Corporació, previ informe de la persona responsable del SAC. Article 21. Mètodes de transferència 1. La documentació transferida al SAC figurarà ressenyada en el formulari de transferència que les unitats remitents ompliran d’acord amb les indicacions del SAC. 2. La documentació en paper es transferirà convenientment ordenada i descrita, sense còpies ni elements que no hi guardin relació, prèvia eliminació dels elements materials que la puguin deteriorar. Sense el compliment d’aquestes condicions no podrà ser acceptada la transferència, llevat que hi consti una diligència específica del cap del departament o del servei productor, o en el seu defecte del secretari i/o secretària general de la Corporació, que informi d’aquestes circumstàncies i de les seves causes. 3. Els expedients electrònics en fase de tramitació es transferiran un cop tancats i foliats, acompanyats d’un índex electrònic signat electrònicament. Aquesta transferència implicarà un canvi de responsabilitat sobre els expedients, passant de la unitat productora a l’Arxiu Comunal. 4. Els expedients electrònics tancats en fase de vigència la conservació dels quals sigui permanent o de llarga duració segons la Taula d’Avaluació i Accés a la Informació corresponent, es transferiran a l’eina d’arxiu electrònic segons les condicions tècniques que l’eina especifiqui per a poder assegurar la conservació i la difusió a llarg termini. Al respecte, cal puntualitzar que la responsabilitat sobre aquesta documentació continuarà sent de l’Arxiu Comunal. 5. Des del SAC es comprovarà si la documentació transferida correspon a la indicada en el formulari. En el cas que no s’ajusti a les normes establertes pel SAC, que la seva descripció no sigui suficientment detallada o que contingui error o omissió, o que la seva instal·lació no fos la correcta, es retornarà al servei remitent tot indicant les deficiències. No s’admetrà el seu ingrés al SAC fins que no s’hagin corregit aquestes deficiències. Article 22. D ocumentació original La documentació que es transfereixi al SAC haurà de ser sempre original, llevat de casos especials que s’hauran de motivar convenientment. En relació als documents i/o expedients electrònics s’hauran de transferir amb les corresponents metadades d’identificació, de descripció, d’ús, de relació i de traçabilitat que permetin garantir l’ús, la integritat, l’autenticitat i l’accessibilitat de la documentació. Secció 3a. De l’avaluació i conservació del patrimoni documental Article 23. Avaluació i conservació Arran de la naturalesa creixent de l’arxiu comunal, un cop assolida la vigència administrativa, es procedirà a conservar únicament aquells documents que tinguin interès per a la informació i la investigació, o bé siguin de conservació obligada segons la legislació vigent. Qualsevol sèrie documental no avaluada es considerarà de conservació permanent fins que la Comissió de Gestió Documental aprovi una Taula d’Avaluació i Accés a la Informació que especifiqui el contrari. Article 24. Comissió de Gestió Documental El Comú crearà una Comissió de Gestió Documental integrada per les persones següents: a) El/la cònsol major o cònsol menor. b) El/la secretari/a general. c) L’interventor comunal d) El/la responsable del SAC. e) El/la jurista de la corporació. f) El/la responsable de les Tecnologies de la Informació. g) El/la responsable de la gestió de la documentació que s’ha d’avaluar Article 25. Funcions de la Comissió Les funcions de la Comissió de Gestió Documental són les següents: a) Assignació de recursos tècnics, humans i econòmics necessaris per a l’impuls del Model de Gestió de l’Expedient i del Document Electrònic. b) Garantir que les decisions adoptades al model de gestió i la seva aplicació sobre els diferents processos existents es fan conforme al dret i serveixen per a complir amb les obligacions legals del Comú d’Ordino. c) Garantir el servei de les eines informàtiques necessàries per a la gestió i la preservació documental. d) Garantir la capacitació necessària al personal afectat per a que entenguin i apliquin les directrius del model, així com difondre la seva aplicació sobre processos concrets entre els seus destinataris interns i externs. e) Desenvolupar i mantenir els instruments arxivístics i de gestió documental. Entre d’altres establir les Taules d’Avaluació i Accés a la Informació del Comú d’Ordino. Article 26. Procediment d’avaluació i accés El procediment s’inicia a proposta de la persona responsable del SAC o del/la Cap de Departament afectat i aquests, seguint els criteris generals d’avaluació i tria de la documentació, han de trametre la proposta a Secretaria General. En cap cas es pot iniciar un procés d’avaluació i tria de documents si la proposta no compleix amb els requisits establerts. Si des de Secretaria General s’avala la proposta en la qual es concreta de forma raonada i justificada la documentació a eliminar es convocarà una Comissió de Gestió Documental que estudiarà cada proposta, si és necessari es requerirà un assessorament extern i se n’aixecarà una acta. Article 27. Acta de la Comissió L’acta de la Comissió de Gestió Documental ha d’incloure la relació detallada de la documentació que s’acorda eliminar i la documentació que s’acorda conservar, després serà aprovada en una Junta de Govern i posteriorment ratificada pel Consell de Comú. Tot seguit es notificarà l’acord pres al/la responsable del SAC. Secció 4a. De la conservació i preservació de la documentació Article 28. Calendari de conservació El SAC es l’encarregat, tot seguint la normativa de Gestió Documental, de crear i actualitzar el Calendari de Conservació, un dels elements claus del sistema de gestió documental, que es converteix en el conjunt de normes que determinen les sèries documentals que són de conservació permanent i aquelles altres que es poden eliminar, i estableix els terminis de transferència o d’eliminació, així com el mètode de mostreig o aplicació en cada cas. Article 29. Preservació de la documentació 1. El SAC vetllarà perquè en totes les dependències es compleixin les condicions adequades per a una correcta conservació i protecció de la documentació, independentment del seu suport físic o electrònic. Si fos el cas proposarà l’adopció de les mesures necessàries per a garantir el compliment d’aquestes condicions. Per garantir la conservació i integritat de la informació, des del SAC es proposarà la utilització de suports i sistemes de protecció adequats. Per a la documentació electrònica, la preservació d’aquesta es durà a terme a l’eina d’arxiu electrònic. 2. Igualment es crearà un catàleg de documents essencials que garanteixi la seguretat davant possibles incidències que puguin posar en perill la conservació de la documentació i de la informació continguda. Article 30. Mesures de preservació En cas d’observar-ne processos de deteriorament i/o degradació de la documentació en paper, el SAC prendrà les mesures que estiguin al seu abast i proposarà als òrgans competents l’adopció de les mesures correctores adients. Si l’actuació requerís el trasllat de la documentació, serà preceptiu informe previ de la persona responsable del SAC i acord exprés de la Corporació. Igualment identificarà les obsolescències de formats de la documentació electrònica i proposarà la migració dels formats per preservar-la. Capítol V. De l’accés a la documentació Secció 1a. Disposicions generals Article 31. De l’afectació a drets de tercers Atès que certa documentació pot afectar l’honor i la intimitat de les persones, la resposta als drets d’accés exercits per la ciutadania haurà de salvaguardar l’equilibri entre el dret a la informació previst per la normativa de transparència i el dret a la intimitat previst a la normativa de protecció de dades personals. L’exercici del dret d’accés no autoritza el ciutadà a utilitzar la documentació amb finalitats comercials ni a reproduir-la o difondre-la. Article 32. Prioritats d’intervenció El SAC, d’acord amb les seves possibilitats i mitjans, planificarà les prioritats d’intervenció sobre la documentació que no disposi d’instruments de descripció. Elaborarà els que consideri més adequats per tal de facilitar l’accés dels usuaris a la documentació. Secció 2a. De la consulta i préstec d’ordre intern i extern Article 33. Consultes internes A efectes del present Reglament es consideren consultes internes les realitzades per les diferents unitats administratives. Article 34. Procediment de consulta interna 1. El SAC facilitarà a les unitats productores la consulta o recuperació de la documentació transferida a l’Arxiu. Aquestes unitats la podran consultar a les mateixes dependències de l’Arxiu, o bé la podran retirar en préstec sota la responsabilitat de cada unitat. El préstec de documents s’efectuarà mitjançant formulari signat pel sol·licitant. Quan es retorni la documentació des del SAC se’n deixarà constància en el mateix formulari. El SAC podrà excloure de préstec aquella documentació l’estat de conservació de la qual ho faci necessari. En aquest cas la documentació serà consultada a la sala de consulta o per mitjà de reproduccions. 2. La documentació haurà de ser retornada en les mateixes condicions d’ordre, integritat i conservació en les que va ser facilitada. 3. En cap cas es deixaran en préstec, ni es podran retornar parts d’expedients o documents separats de la unitat documental de la qual formen part. 4. El SAC facilitarà els instruments de descripció necessaris per a la localització i consulta de la documentació. La identificació anirà a càrrec dels sol·licitants. 5. Quan una unitat administrativa vulgui consultar documentació d’accés restringit generada per una altra unitat administrativa, per a l’exercici de les funcions que li són pròpies, caldrà l’autorització del cap de departament o servei que l’ha transferida o bé del superior jeràrquic comú a ambdues unitats. Article 35. De la consulta i accés extern Es consideren consultes externes les provinents d’altres administracions públiques en exercici de les seves competències i funcions i les de persones particulars. Article 36. Bon ús 1. Els usuaris que accedeixin i utilitzin les instal·lacions del SAC hauran de mantenir un comportament adequat. No podran accedir als espais d’accés restringit sense autorització prèvia. Els documents sol·licitats se serviran per rigorós ordre de comanda. 2. Les persones que consultin la documentació en paper hauran de conservar-ne l’ordre intern i tractar-la de forma adequada. Les persones que malmenin o deteriorin els documents, o els béns i equips de l’Arxiu, podran ser sancionades i obligades a indemnitzar els danys causats d’acord amb la valoració que es realitzi, previ informe de la persona responsable del SAC i sense perjudici d’altres responsabilitats administratives o penals que se’n poguessin derivar. Article 37. Dret d’accés El Comú garantirà l’accés a la documentació per part de les persones privades, tot respectant les exclusions o limitacions establertes per les lleis o les justificades per raons de conservació. Article 38. Procediment de consulta externa 1. Les sol·licituds de consulta hauran de contenir les dades identificatives del sol·licitant i una indicació suficient del document o documents que es volen consultar. 2. El SAC facilitarà els instruments de descripció necessaris per a la consulta de la documentació i ajudarà els usuaris a identificar els documents que requereixin. 3. Totes les sol·licituds de documentació es contestaran encara que hagin de ser desestimades. Com a criteri general la documentació que estigui ingressada a l’Arxiu s’haurà de lliurar al sol·licitant en el termini més breu possible. 4. La documentació s’ha de consultar en l’àrea habilitada per aquesta finalitat o a les eines informàtiques on es conservi la documentació electrònica. Article 39. Sortida excepcional 1. En casos excepcionals, i amb el previ acord de Consell de Comú, els documents del SAC podran sortir, de manera temporal, del seu lloc habitual de custòdia. Els casos concrets en els quals es podrà contemplar aquesta possibilitat són els següents: a) Per microfilmar o realitzar qualsevol altre tipus de reproducció que no sigui possible fer a les dependències comunals. b) Per realitzar tasques de restauració, relligat, enquadernació, neteja o desinfecció dels documents. c) Per ordre judicial. d) Per activitats de difusió del patrimoni documental, exposicions o altres activitats de divulgació cultural. 2. En l’autorització d’aquestes sortides, sempre que la situació ho requereixi, es seguirà el procediment següent: a) Les sol·licituds de préstec es formularan per escrit amb indicació precisa dels documents sol·licitats, de l’activitat que es portarà a terme i dels seus organitzadors, del nom de la persona responsable que es farà càrrec dels trasllats, custòdia i retorn de la documentació i del termini de préstec sol·licitat. S’acreditarà també la contractació d’una pòlissa d’assegurança. La resolució d’autorització o denegació requerirà informe previ de la persona responsable del SAC. b) Es valorarà la possibilitat de facilitar reproduccions en substitució dels documents originals, fent atenció a la singularitat, antiguitat o estat dels documents sol·licitats. c) Abans de lliurar la documentació se’n farà una còpia de seguretat, el cost de la qual anirà a càrrec del sol·licitant. d) Les despeses d’embalatge i transport aniran a càrrec del sol·licitant. e) El sol·licitant contractarà una assegurança que cobrirà tots els riscos als quals estarà sotmesa la documentació. f) El termini del préstec es podrà prorrogar, a petició del sol·licitant i degudament motivat. L’autorització de la pròrroga requerirà acreditar l’ampliació del termini de l’assegurança. 3. En l’autorització de la sortida, s’exigiran les condicions de conservació i sistemes de seguretat adequats i la prohibició d’efectuar qualsevol manipulació o utilització de tècniques que puguin perjudicar la integritat del document. 4. La documentació cedida s’haurà d’identificar en l’exposició, publicació o activitat de divulgació, de la forma que indiqui el SAC. 5. No es podran realitzar reproduccions sense l’autorització del SAC. 6. l SAC portarà un Registre de préstecs on constarà el número del préstec i la data, la data de l’aprovació, les dades del sol·licitant, el motiu de la sol·licitud i la data de retorn. Secció 3a. De la reproducció i ús de documents Article 40. Còpia de documentació 1. Qualsevol persona o entitat pot obtenir còpies de la documentació que sigui de lliure accés, o no afectada per drets de propietat intel·lectual de tercers que en condicionin la reproducció, o per condicions acordades en el moment de la seva obtenció per la Corporació. 2. Des del SAC es decidirà el mitjà més adequat per a procedir a la reproducció segons les característiques físiques del document. Excepcionalment es permetrà la realització de reproduccions fora de les dependències del Servei quan es requereixi el concurs de professionals o empreses especialitzades. 3. Per a la reproducció de qualsevol tipus de document es requereix la sol·licitud prèvia de l’interessat i l’autorització expressa i per escrit de la persona responsable del SAC. El sol·licitant haurà de fer constar la finalitat de la reproducció. 4. Des del SAC es lliuraran les reproduccions previ pagament de les corresponents taxes comunals. Article 41. Excepcions 1. Com a norma general, des del SAC, només es faran fotocòpies o reproduccions que requereixin una manipulació similar quan es tracti de documents que no estiguin relligats i sempre que la reproducció no afecti el seu estat de conservació. Des del SAC es proposaran mitjans de reproducció alternatius d’acord amb les seves possibilitats. 2. Els dibuixos, fotografies, gravats i mapes es reproduiran, preferentment, mitjançant fotografia, microfilm o digitalització. Article 42. Ús comercial En cas de sol·licituds de reproduccions per a finalitats comercials, amb el lliurament s’autoritzarà l’ús exclusivament per a la forma i mitjà expressat en la sol·licitud. Qualsevol ús diferent requerirà una nova autorització. Article 43. Propietat intel·lectual En la difusió de documents s’haurà de fer constar obligatòriament la seva procedència i, en el cas de documents afectats per la normativa de propietat intel·lectual, el nom del seu autor o realitzador. Altres condicions per a la reproducció, distribució o comunicació es podran establir en funció de la naturalesa del document. Capítol VI. De la protecció i difusió del patrimoni documental del Comú Article 44. Patrimoni documental 1. Formen part del patrimoni documental del Comú: a) Els fons documentals generats amb independència del suport i/o formats d’aquests i rebuts pel Comú d’Ordino en l’exercici de les seves funcions i competències. b) La documentació que actualment conserva l’Arxiu del Comú d’Ordino. c) Els documents produïts per les persones físiques o jurídiques gestores de serveis públics o per entitats de capital social majoritàriament públic que exerceixin llur activitat a la parròquia d’Ordino, i que hagin estat lliurats al Comú. d) La documentació de més de 100 anys e) Els documents objecte de cessió o donació expressa relacionats amb la parròquia i el seu territori. 2. Es considerarà també d’interès per al Comú tota aquella documentació resultant de l’activitat de les persones físiques o jurídiques del Comú o que hi hagin estat vinculades. Article 45. P rotecció del patrimoni El SAC té la responsabilitat de vetllar per la protecció, recuperació i conservació del patrimoni documental del seu àmbit territorial, sense perjudici de la competència de Govern per definir la política en matèria de patrimoni cultural i coordinar-ne les mesures de protecció, en compliment de l’article 4 de la Llei de Patrimoni Cultural. Amb aquesta finalitat podrà proposar l’acceptació, adquisició o reproducció dels fons documentals esmentats en els art. 50 i 60. Assessorarà entitats, empreses i particulars sobre les condicions de conservació i tractament de la documentació. Article 46. Incorporació al patrimoni i registre 1. L’ingrés al SAC de documentació aliena al Comú requerirà informe previ de la persona responsable del SAC i l’acord de Junta de Govern. A partir de l’acceptació de l’ingrés s’elaborarà un primer inventari de la documentació, que serà rubricat per la persona responsable del SAC. El Comú lliurarà al cedent un exemplar d’aquesta descripció. 2. Des del SAC es portarà un Registre d’ingressos on constarà el número de registre d’ingrés, la data d’acceptació, la data d’ingrés, les dades del cedent, la classe d’ingrés i una descripció sumària de la documentació ingressada. 3. En el cas de documentació cedida en règim de comodat, si el seu titular volgués recuperar-la, el SAC podrà realitzar-ne còpia excepte que en els acords de cessió en comodat s’hagués establert expressament el contrari. Article 47. Divulgació del patrimoni Correspon al SAC divulgar el patrimoni documental del Comú. Amb aquest objectiu potenciarà activitats de divulgació i de foment de la recerca i podrà programar, entre altres, les següents activitats: a) L’edició de material divulgatiu dels fons i dels serveis. b) La incorporació d’informació relativa al SAC, al web del Comú, o en un web propi. c) La publicació de revistes i monografies d’àmbit local. d) La realització de visites guiades al SAC. e) L’organització de cursets i conferències. f) El muntatge d’exposicions. Article 48. Col·laboració i cooperació El SAC afavorirà la col·laboració amb altres entitats que contribueixin a la divulgació del patrimoni cultural del Comú. Col·laborarà amb els centres d’ensenyament per donar a conèixer l’existència, la naturalesa i els possibles usos del patrimoni documental. Disposició final primera L’entrada en vigor d’aquest Reglament suposarà la derogació del Reglament del 31-10-2013 de l’Arxiu Comunal del Comú d’Ordino. Disposició final segona Aquest Reglament entrarà en vigor als quinze dies de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra . Ordino, 30 de maig de 2024 Maria del Mar Coma Padilla / Cònsol major