Article 58. Deure de conservació i custòdia de la documentació

Article 58. Deure de conservació i custòdia de la documentació

Respecte a l’obligació de conservació i custòdia a què es refereix l’article 19 de la Llei d’auditoria de comptes del Principat d’Andorra, en cas que existeixi una reclamació, un judici o un litigi en relació amb l’informe d’auditoria o que la documentació corresponent a què es refereix aquest apartat pugui constituir un element de prova, sempre que l’auditor de comptes tingui coneixement d’aquesta circumstància, el termini de cinc anys s’estén fins a la resolució o la sentència ferma o la finalització del procediment, o fins que hagin transcorregut cinc anys des de l’última comunicació o intervenció de l’auditor de comptes en relació amb el conflicte en qüestió.

Durant els terminis de conservació i custòdia els auditors de comptes són responsables d’adoptar les mesures necessàries per a la salvaguarda i la conservació de la documentació, la informació, els arxius i els registres.

Amb aquesta finalitat, els auditors de comptes han de disposar de sistemes informàtics que tinguin controls, que assegurin la custòdia, la integritat i la recuperació de la informació, que permetin adoptar la diligència deguda que sigui necessària per reduir el risc de deteriorament o pèrdua i garantir l’accessibilitat i l’autorització restringida per accedir-hi, i que permetin una identificació única de l’arxiu generat compilat i de la data de la compilació.

Aquests controls s’han d’implementar eficaçment perquè no sigui possible modificar els arxius de cada treball d’auditoria una vegada transcorregut el termini màxim de compilació, perquè quedi constància de les accions efectuades sobre aquests arxius i es redueixi el risc de deteriorament o pèrdua.

A aquests efectes, s’han de fer de manera rutinària còpies de seguretat en format informàtic en el moment en què es creïn almenys un cop l’any.

L’obligació a què es refereix aquest article també és aplicable als auditors de comptes que, de conformitat amb el que preveu la Llei d’auditoria de comptes del Principat d’Andorra, siguin baixa en el Registre d’auditors de comptes.

La pèrdua o el deteriorament de la documentació, així com les seves raons, s’han de comunicar al supervisor d’auditoria de comptes en un termini de quinze dies hàbils, a comptar del moment en què es va produir el fet o se’n va tenir coneixement.