Article 10. Réunions

Article 10. Réunions

1. La Commission de gestion se réunit au siège de l'AFA, sauf motif justifié de se réunir en un autre lieu dans la Principauté d'Andorre, au moins une fois par an, et avant la date limite fixée par la loi pour approuver les cotisations correspondant à chaque membre du Système de garantie. Outre la réunion susmentionnée, la Commission de gestion se réunit aussi souvent que nécessaire au bon fonctionnement du Système.

2. L'initiative des réunions appartient au président ou à deux de ses membres. Dans ce dernier cas, le président doit convoquer la réunion immédiatement.

3. La convocation doit être effectuée par le président, par un écrit adressé au domicile professionnel des membres, à leur numéro de fax ou à leur adresse électronique, et doit inclure l'ordre du jour de la séance, lequel doit tenir compte, entre autres, des points relatifs aux informations, aux propositions et aux suggestions formulées par le président ou par les autres membres. La convocation est effectuée au moins cinq jours ouvrables avant la date de la séance, bien que, exceptionnellement, pour des affaires imprévues et d'une importance et d'une urgence particulières, la convocation puisse être effectuée dans un délai inférieur. Avec l'écrit de convocation ou séparément, les documents nécessaires pour que les membres prennent connaissance de la matière à traiter lors de la réunion doivent leur être fournis. La Commission de gestion peut elle-même fixer la date d'une prochaine réunion, laquelle, dans ce cas, est réputée valablement convoquée, sans préjudice de la communication ultérieure aux membres de l'ordre du jour, de son extension sur proposition de tout membre et de la fourniture ultérieure des documents nécessaires. De même, si tous les membres de la Commission de gestion sont présents, acceptent à l'unanimité de se réunir en commission et établissent un ordre du jour, la Commission de gestion peut se constituer sans convocation préalable.

4. La participation à la réunion de la Commission de gestion peut avoir lieu en présentiel ou au moyen de moyens électroniques ou télématiques de communication à distance, une fois l'identité des membres vérifiée et garantie.

5. Les procès-verbaux des réunions de la Commission de gestion sont approuvés dans un délai maximal de 30 jours calendaires suivant la réunion. À cet effet, le secrétaire envoie le projet de procès-verbal à tous les membres et, une fois le contenu convenu et après avoir obtenu, par courrier électronique, le visa de tous les membres de la Commission de gestion sur le texte final, les procès-verbaux sont signés par le président et par le secrétaire et sont transcrits dans le registre des procès-verbaux. En tout état de cause, les décisions sont exécutoires dès le moment où la Commission de gestion les adopte. Le registre des procès-verbaux est conservé à l'AFA.

6. Lors des réunions de la Commission de gestion, des points non inscrits à l'ordre du jour peuvent être débattus et décidés, si la totalité des membres l'accepte.

7. D'autres personnes peuvent assister aux réunions de la Commission de gestion, avec voix consultative, lorsque la majorité des membres le juge opportun, en fonction des matières à traiter.