Article 10. Réunions

Article 10. Réunions

1. La Commission de gestion se réunit au siège de l'AFA, sauf motif justifié de se réunir en un autre lieu dans la Principauté d'Andorre, au moins une fois par an, et avant la date limite fixée par la loi pour approuver les cotisations correspondant à chaque membre du Fonds de garantie. Outre ladite réunion, la Commission de gestion se réunit autant de fois que nécessaire au bon fonctionnement du Fonds.

2. L'initiative des réunions appartient au président ou à deux de ses membres. Dans ce dernier cas, le président doit convoquer la réunion immédiatement.

3. La convocation doit être effectuée par le président, au moyen d'un écrit adressé au domicile professionnel des membres ou à leur adresse de courrier électronique, et doit inclure l'ordre du jour de la séance, lequel doit tenir compte, entre autres, des points relatifs aux informations, aux propositions et aux suggestions formulées par le président ou par les autres membres. La convocation est effectuée au moins cinq jours ouvrables avant la date de la réunion ; toutefois, exceptionnellement, pour des affaires imprévues d'une importance et d'une urgence particulières, elle peut être faite dans un délai plus court. En même temps que l'écrit de convocation ou séparément, les documents nécessaires doivent être fournis aux membres afin qu'ils prennent connaissance de la matière devant être traitée lors de la réunion. La Commission de gestion elle-même peut fixer la date d'une prochaine réunion, qui, dans ce cas, est réputée valablement convoquée, sans préjudice de la communication ultérieure de l'ordre du jour aux membres, de son élargissement sur proposition de tout membre et de la fourniture ultérieure des documents nécessaires. De même, si tous les membres de la Commission de gestion sont présents, acceptent à l'unanimité de se réunir en commission et établissent un ordre du jour, la Commission de gestion peut se constituer sans convocation préalable.

4. La participation à la réunion de la Commission de gestion peut se faire en présentiel ou au moyen de moyens électroniques ou télématiques de communication à distance, après vérification et garantie de l'identité des membres.

5. Les procès-verbaux des réunions de la Commission de gestion sont approuvés dans un délai maximal de 30 jours calendaires suivant la réunion. À cet effet, le secrétaire envoie le projet de procès-verbal à tous les membres et, une fois le contenu convenu et après avoir obtenu, par courrier électronique, l'accord de tous les membres de la Commission de gestion sur le texte final, les procès-verbaux sont signés par le président et par le secrétaire et sont transcrits dans le registre des procès-verbaux. En tout état de cause, les décisions sont exécutoires dès leur adoption par la Commission de gestion. Le registre des procès-verbaux est conservé à l'AFA.

6. Lors des réunions de la Commission de gestion, des points non inscrits à l'ordre du jour peuvent être débattus et décidés si la totalité des membres l'accepte.

7. D'autres personnes peuvent assister aux réunions de la Commission de gestion, avec voix consultative, lorsque la majorité des membres le juge opportun, en fonction des matières à traiter.