Article 8. Fonctionnement de la Commission de gestion

Article 8. Fonctionnement de la Commission de gestion

1. La Commission de gestion est convoquée par le président, de sa propre initiative ou à l'initiative d'au moins deux membres, avec un ordre du jour qui doit inclure la documentation relative aux questions faisant l'objet de la délibération ainsi que la date, l'heure et le lieu de la réunion.

2. La Commission de gestion doit se réunir au moins une fois par trimestre.

3. La Commission de gestion est valablement constituée lorsque au moins quatre de ses membres sont présents.

4. Les délibérations sont adoptées à la majorité des membres présents et, en cas de partage des voix, la voix du président est prépondérante.

5. La participation à la Commission de gestion peut avoir lieu en présentiel ou au moyen de moyens électroniques ou télématiques de communication à distance, une fois l'identité du membre vérifiée et garantie.

6. Sauf cause dûment justifiée, les membres de la Commission de gestion ont le devoir de participer à toutes les réunions régulièrement convoquées et demeurent tenus de respecter le secret des délibérations.

7. Lorsqu'un membre a un conflit d'intérêts dans la décision de l'une quelconque des affaires traitées dans le cadre des réunions, il doit s'abstenir de prendre la parole et de voter sur ladite affaire.

8. Peuvent assister aux réunions de la Commission de gestion, avec voix consultative mais sans droit de vote, les personnes dont la convocation est jugée nécessaire compte tenu de l'importance des sujets traités et pour l'exercice de leurs fonctions.

9. La Commission de gestion peut recourir à des services de conseil externe spécialisé ou à des prestations de services de production d'informations financières, de gestion et/ou de contrôle des limites, entre autres. Les dépenses découlant de ces prestations de services externes doivent être prises en charge par le ministère chargé des finances, à la charge du budget correspondant.

10. La Commission de gestion doit se doter d'un règlement intérieur.

11. Le secrétaire, avec le visa du président, dressera procès-verbal de toutes les réunions, nominations et décisions de la Commission de gestion, lequel doit être signé par le président et le secrétaire. Les certifications des délibérations de la Commission de gestion sont délivrées par le secrétaire avec le visa du président.