Article 19. Sessions extraordinaires

Article 19. Sessions extraordinaires

1. La Commission peut tenir des sessions extraordinaires à tout moment si les circonstances le justifient. Le/la président(e) convoque les sessions extraordinaires de sa propre initiative ou à la demande d'au moins un tiers des membres de la Commission.

2. La convocation des sessions extraordinaires est effectuée au moins cinq jours ouvrables avant la date de la session. La convocation doit préciser la date, l'heure et le lieu de la session ainsi que l'ordre du jour. La convocation doit comporter la documentation nécessaire au bon déroulement de la session. Dans les cas exceptionnels où, pour des raisons de calendrier technique ou administratif, les données nécessaires ne peuvent être disponibles dans le délai stipulé, la documentation sera transmise le plus rapidement possible. Les membres doivent confirmer leur présence à la session au plus tard deux jours ouvrables avant la date de la convocation. Si les membres ne peuvent pas y assister, ils peuvent communiquer le nom d'un suppléant, qui doit être membre du même collège.