Article 5. Fonctionnement

Article 5. Fonctionnement

1. Il appartient au président et, en cas d'absence ou d'empêchement, au vice-président de fixer et de convoquer les séances ordinaires et extraordinaires de la COPEC, d'établir et d'approuver l'ordre du jour des séances, et de diriger les délibérations et les débats.

2. Il appartient au secrétaire de rédiger et de consigner dans le procès-verbal de chaque séance les sujets traités et les décisions adoptées, ainsi que toute autre fonction que lui confie le président ou le vice-président.

3. La COPEC se réunit en séance ordinaire au moins deux fois par an. Le président et, en cas d'absence ou d'empêchement, le vice-président peuvent convoquer d'autres réunions de leur propre initiative ou à la demande d'au moins trois autres membres.

4. Les séances sont convoquées au moins quinze jours calendaires à l'avance, et la convocation doit comprendre l'ordre du jour ainsi que les informations et les documents nécessaires pour pouvoir délibérer et prendre les décisions appropriées.

5. Pour que la COPEC puisse se constituer valablement, délibérer et prendre des décisions, la présence au minimum du président ou du vice-président, du secrétaire et de la moitié des autres membres est requise.

6. Compte tenu de la nature consultative et de conseil de la COPEC, ses décisions prennent la forme d'un avis ou d'une proposition dans lequel sont consignés les accords et, le cas échéant, les divergences qui ont été exprimées.

7. La COPEC peut décider de créer les groupes de travail qu'elle juge opportuns pour l'accomplissement des fonctions qui lui sont confiées.