Article 36. Remise et accès

Article 36. Remise et accès

1. Les notaires doivent remettre à l'Archive générale des minutes toutes les minutes dans un délai maximal d'un mois à compter de la suppression de leur étude notariale.

2. Les notaires doivent remettre à l'Archive générale des minutes leurs minutes ou les minutes qu'ils ont reçues d'un notaire les ayant précédés et qui datent de plus de vingt-cinq ans au cours du mois de janvier de chaque année. Toutefois, les notaires peuvent choisir de ne pas remettre à l'Archive générale des minutes leurs minutes datant de plus de vingt-cinq ans ; dans ce cas, ils doivent toutefois transmettre au cours du mois de janvier de chaque année une attestation en ce sens.

3. Les notaires doivent remettre à l'Archive générale des minutes les testaments et les codicilles clos datant de plus de vingt-cinq ans et qui n'ont pas été ouverts au cours du mois de janvier de chaque année. Après leur ouverture, toutefois, ils sont immédiatement intégrés aux minutes du notaire qui en autorise l'ouverture.

4. Les notaires doivent également remettre les minutes mentionnées aux paragraphes précédents dûment indexées et numérisées, gratuitement et à leurs frais exclusifs, dans un format compatible avec celui de l'Archive générale des minutes, de sorte que l'intégration correspondante n'entraîne aucune dépense d'adaptation pour le Gouvernement, ou, si le Gouvernement en décide ainsi, conformément aux programmes informatiques déterminés par le ministère compétent en matière de justice, après avis préalable de la Chambre des notaires. En outre, lesdites minutes doivent satisfaire aux exigences techniques requises par le Plan directeur de préservation des objets numériques du Gouvernement et à celles mises en œuvre par d'autres normes techniques, et la documentation électronique notariale doit remplir les conditions requises d'interopérabilité décrites dans la Loi 10/2019 , du 15 février, de modification du Code de l'Administration, du 29 mars 1989.

5. Les minutes remises à l'Archive générale des minutes doivent être consignées dans un procès-verbal qui en indique le nombre, ainsi que le numéro, la date et les folios de chaque minute, et sur lequel doivent figurer la signature, le paraphe et le sceau du notaire qui effectue la remise et du président de la Chambre des notaires. Ce procès-verbal demeure déposé aux archives de la Chambre des notaires.

6. Les notaires peuvent solliciter et obtenir, le cas échéant, l'autorisation de la Chambre des notaires aux fins de déposer une partie de leurs minutes dans les locaux de l'Archive générale des minutes, même s'ils ne sont pas encore tenus de les remettre.

7. Les notaires ont accès à l'Archive générale des minutes aux fins de pouvoir extraire des copies des minutes qui y sont déposées.