Règlement du 23-12-2024 relatif à l'utilisation des espaces communaux.

Règlement du 23-12-2024 relatif à l'utilisation des espaces communaux. Vu la Loi qualifiée de délimitation des compétences des Communs, du 4 novembre 1993, notamment son article 4.7 relatif à l'administration, à la gestion et au gouvernement des biens du domaine public en général. Considérant que les bâtiments communaux comportent des salles et des espaces que le Commun met à la disposition des citoyens, entités ou personnes morales souhaitant réaliser des activités. Vu l'Ordonnance des prix publics, qui prévoit un prix pour l'utilisation des salles mises à disposition par le Commun. Considérant la nécessité de réglementer la cession temporaire de ces espaces. Le Commun de La Massana, lors de sa séance ordinaire du Conseil de Commun du 23 décembre 2024, a approuvé ce qui suit : Règlement du 23-12-2024 relatif à l'utilisation des espaces communaux Article 1. Objet 1. Le présent règlement a pour objet de régir la procédure d'utilisation des différents espaces communaux de La Massana. 2. L'utilisation des espaces s'effectue au moyen de leur cession temporaire aux personnes physiques ou morales qui réalisent des activités ouvertes au public. Ponctuellement, des salles peuvent être cédées aux personnes physiques ou morales privées, pour la réalisation d'activités à caractère privé et fermées au public. 3. La cession d'espaces pour la réalisation d'activités ouvertes au public a la priorité sur les activités à caractère privé. Article 2. Espaces Les espaces destinés à la cession d'usage, leur capacité minimale recommandée et leur jauge sont les suivants : a) Salle Closeta 1 : Espace recommandé pour des manifestations de plus de 25 personnes, avec une jauge maximale de 70 personnes. b) Salle Closeta 2 : Espace scénique recommandé pour des manifestations de plus de 40 personnes, avec une jauge maximale de 250 personnes. c) Salle des miroirs : Espace recommandé pour des activités physiques, avec une jauge maximale de 25 personnes. d) Salle l'Indret : Espace destiné à des manifestations, avec une jauge maximale de 25 personnes. e) Théâtre de les Fontetes : Espace scénique recommandé pour des manifestations de plus de 30 personnes, avec une jauge maximale de 168 personnes. f) Salle Els Arcs : Espace recommandé pour des manifestations de plus de 25 personnes, avec une jauge maximale de 70 personnes. g) Comú Vell : Espace destiné à la célébration de mariages civils, de présentations et de conférences, avec une jauge maximale de 40 personnes. Article 3. Utilisation 1. Le déroulement de toutes les activités réalisées dans ces espaces doit respecter la réglementation en vigueur à tout moment. La cession des espaces n'est pas autorisée pour la réalisation de manifestations faisant l'apologie de la violence, de l'intolérance ou ayant un quelconque contenu discriminatoire, qu'il soit fondé sur le genre, le sexe, la race, la culture et/ou la religion. Et, en général, toute manifestation contraire à l'ordre public, à la coexistence citoyenne ou aux valeurs démocratiques. 2. L'utilisation des espaces implique l'acceptation intégrale du présent règlement et des conditions établies dans la décision d'autorisation, avec le paiement correspondant du prix public dans les conditions établies dans l'Ordonnance des prix publics. 3. Le Commun se réserve expressément le droit de ne pas autoriser la cession temporaire des espaces communaux lorsqu'il le juge justifié, que ce soit pour des motifs d'intérêt public, pour non-respect des conditions requises établies dans le présent règlement ou pour d'autres raisons garantissant la bonne gestion des espaces. Article 4. Demandes 1. La sollicitation d'utilisation des espaces s'effectue au moyen d'une demande adressée au service des démarches du Commun de La Massana, au moins deux mois avant la date de célébration de l'activité ou de l'événement envisagé. 2. La demande doit obligatoirement comporter les données suivantes : a) Nom et prénoms ou dénomination sociale du demandeur. b) Numéro de registre d'association ou d'entité sans but lucratif (si elles ne sont pas enregistrées auprès du Commun de La Massana). c) Numéro de registre fiscal (NRT). d) Personne responsable de la manifestation et téléphone de contact. e) Date et heure d'utilisation de la salle pour la célébration de la manifestation. f) Description de l'activité qui sera réalisée. g) Besoins techniques pour le montage (tables, chaises, etc.). 3. La cession des espaces communaux pour le déroulement de cours pendant l'année académique est prioritaire pour les entités et associations sans but lucratif et, parmi celles-ci, pour celles qui sont domiciliées dans la paroisse. 4. Le Commun peut exiger du demandeur la documentation ou les informations complémentaires qu'il juge nécessaires. Article 5. Réservation et disponibilité des espaces 1. La confirmation de la réservation est formalisée par courrier électronique, une fois que le Commun a vérifié la disponibilité de l'espace et les conditions de la demande. 2. L'espace cédé est déterminé en fonction des caractéristiques et des besoins spécifiques de la manifestation indiqués dans la demande présentée. 3. Les responsables de la manifestation doivent contacter les techniciens du Commun au moins dix jours avant la date de célébration de l'événement, afin de préciser les aspects logistiques et les besoins organisationnels et techniques. Le Commun met à disposition uniquement le matériel dont il dispose, et tout autre matériel supplémentaire doit être fourni ou loué directement par le demandeur. 4. Le demandeur doit verser une caution de 25% du prix public à acquitter. Cette caution doit être versée au moins cinq jours ouvrables avant la célébration de la manifestation, selon la procédure indiquée par le Commun. Si la caution n'est pas constituée dans le délai indiqué, la réservation de l'espace devient automatiquement sans effet, sans qu'une notification supplémentaire soit nécessaire. Sont dispensés de cette condition requise les demandeurs qui, conformément à l'Ordonnance des prix publics en vigueur, sont exonérés de l'obligation d'acquitter le prix public correspondant. Article 6. Annulations 1. Une fois la réservation confirmée, le demandeur doit notifier toute annulation de la manifestation dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, au moins cinq jours ouvrables avant la date prévue pour sa réalisation. Cette notification doit être effectuée par courrier électronique à [email protected]. 2. Si le demandeur ne communique pas l'annulation dans le délai établi, sauf cas de force majeure dûment justifiés, il est sanctionné par l'une des mesures suivantes : a) Exécution de la caution : Le Commun conserve la caution constituée, équivalant à 25% du montant total de la cession. b) Restriction de l'accès aux cessions futures : Dans le cas de personnes ou d'entités exonérées du paiement du prix public, ou qui n'ont versé aucune caution pour d'autres motifs, celles-ci ne peuvent pas demander la cession d'espaces pendant une période de trois mois, à compter de la date à laquelle l'événement aurait dû être célébré. 3. Pour les cessions d'espaces destinées à la réalisation de cours pendant l'année académique, le Commun effectue un contrôle de présence afin de vérifier l'utilisation effective des salles. Dans le cas où le demandeur cesse d’utiliser l’espace à trois reprises consécutives sans motif justifié, le Commun est habilité à révoquer l’autorisation de cession temporaire, indépendamment des conditions initiales de l’autorisation. Article 7. Obligations de la personne autorisée à la cession temporaire. 1. Les personnes autorisées à l’utilisation des espaces ont les obligations suivantes : a) Acquitter auprès du service des formalités le montant correspondant au prix public de la cession. b) Procéder au montage et au démontage dans le délai de cession de l’espace communal établi. Dans le cas où le demandeur procède au démontage et au retrait après l’expiration de ce délai, il doit acquitter le montant correspondant à la cession de l’espace en fonction du temps excédentaire et des tarifs en vigueur. c) Réaliser pour son propre compte le chargement et le déchargement des matériels destinés à la manifestation. d) Acquitter le montant de la réparation des dégradations qui se produisent dans les espaces physiques ou sur le matériel cédé conjointement avec ces espaces. 2. L’entrée d’animaux dans les installations est interdite, sauf dans les cas expressément autorisés par le Commun. Toutefois, l’accès des chiens guides est permis en considération de leur fonction d’assistance. Article 8. Autres obligations 1. La personne autorisée s’engage à respecter et, le cas échéant, à exiger des personnes physiques ou morales sous-traitantes pour la prestation de services de montage et de démontage de tout type d’installations, le strict respect de la législation en vigueur, notamment en matière de droit du travail, de sécurité sociale et de sécurité et santé au travail. À cet égard, le Commun est exonéré de toute responsabilité liée aux obligations en matière de droit du travail, fiscales et de sécurité et santé au travail qui incombent exclusivement à la personne autorisée à utiliser l’espace, ainsi qu’aux entreprises ou professionnels que celle-ci engage pour la réalisation de l’événement. 2. La personne autorisée s’engage à respecter rigoureusement les normes en vigueur en matière de sécurité, y compris, de manière spécifique, les dispositions relatives à la capacité maximale des espaces, à l’utilisation et à l’accessibilité des issues de secours, ainsi qu’aux mesures de prévention et de protection contre les incendies. En aucun cas l’introduction de matériaux inflammables dans le bâtiment n’est permise, ni l’installation d’objets qui bloquent, obstruent ou entravent l’accès aux sorties des salles ou leur utilisation. 3. La personne autorisée est responsable de tout dommage, dégradation ou manquement contractuel qui se produit pendant l’utilisation de l’espace cédé, en assumant personnellement toutes les conséquences découlant de ces faits. À cet effet, la personne autorisée répond sur la totalité de son patrimoine, présent et futur, afin de couvrir les coûts découlant des dommages occasionnés, des dégradations causées ou de tout manquement aux obligations établies dans le présent règlement ou dans les conditions spécifiques de la cession de l’espace. Cette responsabilité est exigible indépendamment de l’existence ou de la constitution d’une caution, sans préjudice des actions en justice que peut engager le Commun pour réclamer la réparation ou l’indemnisation correspondante. À cette fin, et selon l’appréciation du Commun, la souscription d’une assurance de responsabilité civile et/ou d’une assurance multirisque couvrant les biens et équipements concernés peut être exigée, garantissant ainsi la couverture des éventualités pouvant découler de l’activité. En aucun cas le Commun n’assume de responsabilité pour la perte, le dommage ou la détérioration des objets personnels ou appartenant à des tiers qui sont introduits dans les installations pendant la période de cession temporaire des espaces. Disposition abrogatoire Sont abrogées toutes les dispositions normatives de rang égal ou inférieur qui sont contraires au présent règlement. Disposition finale Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2025. Ce qui est rendu public pour information générale. La Massana, le 23 décembre 2024 P. O. du Commun / Laura Camps Solà / Secrétaire général Visa / Eva Sansa Jordan / Consul majeur