Ordonnance du 23-12-2024 régissant l'Administration électronique.

Ordonnance du 23-12-2024 régissant l'Administration électronique. Vu la Loi qualifiée de délimitation des compétences des communs, du 4 novembre 1993 ; Vu la Loi 14/2023 , du 3 juillet, portant texte consolidé du Code de l'Administration, en particulier le chapitre dixième, relatif à l'administration électronique ; Le Commun de La Massana, lors de la séance du Conseil de Commun du 23 décembre 2024, a approuvé la suivante : Ordonnance du 23-12-2024 régissant l'Administration électronique Exposé des motifs La transformation dynamique des télécommunications et des systèmes informatiques est devenue un facteur déterminant dans l'évolution de l'Administration publique, rendant possible la consolidation de nouvelles pratiques qui en améliorent l'efficacité, l'efficience et le service rendu aux citoyens. Cette modernisation progressive requiert, au préalable, une adaptation de l'ordre juridique afin de doter toutes les actions administratives de la sécurité juridique et de la légitimité nécessaires, en assurant ainsi leur validité et leur cohérence avec l'intérêt général. Dans ce contexte, le Code de l'Administration a fait l'objet d'une actualisation au moyen de la Loi 10/2019 , du 15 février, de modification du Code de l'Administration, du 29 mars 1989. Cette réforme a introduit de nouveaux mécanismes de traitement administratif, y compris la relation télématique et la gestion électronique, dans le but ultime de faciliter et d'accélérer les démarches des citoyens auprès de l'administration publique. Sur la base de ce cadre normatif, apparaît la nécessité d'élaborer au niveau communal une norme spécifique qui transpose et adapte ce la législation au contexte des communs. L'objectif primordial est d'établir les canaux électroniques comme voie préférentielle de communication et d'interaction avec les citoyens, en renforçant les principes de transparence, d'accessibilité et de sécurité juridique. De même, cette nouvelle réglementation veillera à la protection effective des données personnelles, conformément à la Loi qualifiée de protection des données personnelles, tout en garantissant un environnement normatif qui favorise l'innovation publique et consolide une Administration communale plus proche, moderne et orientée vers le citoyen. Titre I. Dispositions générales Article 1. Objet 1. La présente Ordonnance a pour objet de régir l'utilisation des moyens électroniques dans le domaine du Commun, conformément aux dispositions du Code de l'Administration et de la législation applicable en matière de services de confiance électronique. 2. Les finalités de la présente Ordonnance sont : a) Améliorer l'efficacité et l'efficience de l'action administrative. b) Promouvoir l'utilisation des moyens électroniques dans les procédures administratives traitées devant le Commun. c) Garantir les droits des citoyens dans leurs relations avec le Commun. d) Préserver la sécurité juridique en déterminant les conditions de validité et d'efficacité dans les relations juridico-administratives. Article 2. Champ d'application La présente Ordonnance s'applique au Commun de La Massana. De même, elle est applicable aux citoyens, entendus comme toutes les personnes, physiques ou morales, ainsi que les entités dépourvues de personnalité juridique ayant la capacité d'agir, qui sont en relation avec le Commun. Article 3. Principes généraux 1. La mise en place des moyens électroniques doit respecter les dispositions prévues par la loi et se conformer aux principes suivants : a) Principe de simplification. Réduire les formalités, le temps et les délais des procédures administratives afin d'obtenir une plus grande efficacité de l'activité administrative et d'améliorer le service aux citoyens. b) Principe d'accessibilité. Intégrer les éléments et caractéristiques nécessaires pour garantir l'accessibilité à l'information et aux services par voie électronique des groupes qui le requièrent. c) Principe de promotion des moyens électroniques. Encourager l'utilisation des moyens électroniques dans les relations avec les citoyens qui ne sont pas tenus d'utiliser ce type de moyen. d) Principe d'intermodalité des moyens. Permettre aux personnes qui ne sont pas tenues d'utiliser les moyens électroniques de changer le canal par lequel elles sont en relation avec le Commun, en assurant l'intégrité et la sécurité juridique de l'ensemble de la procédure. e) Principe d'égalité. Le choix d'utiliser ou non les moyens électroniques, ou de changer de canal au cours du traitement d'une procédure administrative, ne peut entraîner de restrictions ou de discriminations dans l'accès à la prestation de services publics ou dans la gestion de toute formalité ou procédure administrative dans laquelle on est personne intéressée. f) Principe de sécurité . Les instruments employés dans le traitement électronique de la procédure administrative doivent garantir l'intégrité de l'information, la certitude de l'identité des personnes, la confidentialité des données et la disponibilité des systèmes. g) Principe de proportionnalité. Seules sont exigées les données et les mesures de sécurité adaptées à la nature et aux circonstances des formalités et actions à réaliser, en évitant que la garantie de la sécurité des transactions ne fasse obstacle à l'accès électronique. h) Principe de neutralité technologique. L'adaptation des actions régies par la présente Ordonnance et des moyens technologiques utilisés doit suivre l'évolution technologique et la mise en œuvre des technologies au sein de la société. i) Principe de traçabilité. Le Commun veille à la conception et à l'adoption de systèmes et d'applications pour la traçabilité des actions menées par le Commun et par les citoyens dans les relations administratives par voie électronique. j) Principe de qualité de l'information et des services électroniques. Le Commun garantit la mise à disposition d'une information complète, actualisée, bien organisée, claire, compréhensible et accessible aux citoyens. L'application des techniques de gestion documentaire doit permettre de conserver les documents et de garantir leur intégrité et leur interopérabilité. k) Principe de responsabilité. Le Commun est responsable de la véracité et de l'authenticité de l'information publique diffusée et de la qualité des services offerts par voie électronique. l) Principe de transparence. L'utilisation des moyens électroniques doit faciliter la diffusion, la publicité et la transparence maximales des actions administratives et de l'information publique. m) Principe d'interopérabilité. Le Commun doit garantir l'adoption des normes d'interopérabilité et veiller à ce que les systèmes d'information utilisés soient compatibles avec ceux d'autres administrations et soient en mesure de partager des données et d'échanger des informations entre eux. Article 4. Droits des citoyens 1. Les citoyens jouissent des droits suivants : a) Droit d'être en relation avec le Commun par voie électronique. b) Droit d'exiger que le Commun s'adresse à eux par voie électronique et d'obtenir des documents au format électronique. c) Droit d'accéder aux services de l'Administration électronique et de les utiliser dans des conditions de sécurité technique et juridique. d) Droit de formuler des consultations, des suggestions et des réclamations par voie électronique e) Droit de bénéficier de contenus électroniques de qualité, accessibles, actualisés et compréhensibles. f) Droit d'accéder à ses informations administratives par des moyens électroniques. g) Droit d'accéder aux informations publiques figurant sur son site électronique officiel. h) Droit à la confidentialité et à la protection de ses données personnelles ainsi qu'aux autres droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données. i) Droit à la confidentialité et à la sécurité des communications avec le Commun. j) Droit à la conservation en format électronique, par le Commun, des documents électroniques faisant partie du dossier administratif. Article 5. Devoirs des citoyens 1. Afin de garantir le bon fonctionnement et la gestion des informations, communications, processus et applications de l'Administration électronique dans les relations avec le Commun, les citoyens doivent, dans leur action, respecter les devoirs suivants : a) Devoir d'accéder aux informations et d'utiliser les services et les procédures de l'Administration électronique de bonne foi et en évitant d'en abuser. b) Devoir de fournir des informations véridiques, complètes et actualisées, adaptées aux finalités pour lesquelles elles sont demandées. c) Devoir de garantir la véracité des données d'identification et leur actualisation, sans préjudice des conditions d'utilisation qui, le cas échéant, sont établies. d) Devoir de garder en sécurité les éléments d'identification personnels et incessibles utilisés dans les relations administratives par des moyens électroniques. 2. Le Commun doit veiller au respect de ces devoirs, dans le cadre de ce que prévoit la réglementation applicable et aux prévisions de la présente Ordonnance. Titre II. Instruments de l'Administration électronique Chapitre premier. Le portail électronique du Commun Article 6. Portail électronique du Commun 1. Le portail électronique du Commun est l'adresse électronique disponible par l'intermédiaire des réseaux de télécommunication, dont la titularité appartient au Commun. 2. Le portail électronique permet l'accès aux informations institutionnelles communales et aux autres ressources électroniques que le Commun met à la disposition des citoyens au moyen du site électronique officiel. 3. Le Commun est responsable de maintenir les informations publiques diffusées par l'intermédiaire de son portail électronique et les services auxquels il est possible d'accéder, de manière actualisée, objective, véridique, sûre, intègre et accessible. 4. L'organe responsable de la gestion et de l'administration du portail électronique est le Secrétariat général, qui peut déléguer cette responsabilité, par l'intermédiaire du secrétaire général, au service chargé de fournir les différents contenus du portail électronique. 5. Le portail électronique, qui sert d'entrée au registre général électronique, contient les informations relatives à toutes les démarches pouvant être effectuées au moyen du registre électronique. 6. Le portail électronique est disponible à l'adresse électronique https://www.lamassana.ad. L'emplacement électronique du portail peut être modifié par accord de la Junta de Govern, publié au Butlletí Oficial del Principat d'Andorra . Chapitre deuxième. Le site électronique officiel Article 7. Création et fonctionnement 1. Le site électronique officiel est l'adresse électronique du Commun par l'intermédiaire de laquelle la personne intéressée accède aux informations, aux services, aux démarches électroniques, ainsi qu'aux dossiers administratifs auxquels elle est partie. 2. Le site électronique officiel appartient au Commun. Sa gestion et son administration incombent au service chargé des démarches administratives. 3. Le site électronique officiel est disponible à l'adresse électronique https://seu.lamassana.ad et au moyen du lien disponible depuis le portail électronique du Commun. Par accord de la Junta de Govern, publié au Butlletí Oficial del Principat d'Andorra, il est possible de modifier l'emplacement électronique du site officiel, ainsi que de créer d'autres sites électroniques officiels dépendants. 4. Le site électronique officiel est disponible tous les jours de l'année et vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sauf en cas de situation extraordinaire ou d'incidents techniques, et il est régi par la date, l'heure et le calendrier officiel correspondant à la paroisse de la Massana. 5. Le fonctionnement du site électronique officiel est soumis aux principes énoncés à l'article 3 et, le cas échéant, à d'autres principes d'usage généralisé. 6. Les instructions techniques nécessaires pour garantir le fonctionnement du site électronique officiel conformément aux principes d'application peuvent être déterminées par accord de la Junta de Govern. Article 8. Contenu et services 1. Le site électronique officiel met à la disposition des citoyens le contenu suivant : a) Identification du site électronique officiel et de son titulaire. b) Identification de la date, de l'heure et du calendrier officiel. c) Liste des procédures et démarches disponibles, avec une fiche descriptive ainsi que l'accès direct à leur traitement. d) Accès à l'espace de publication des avis électroniques. e) Informations sur l'offre publique d'emploi dans le cadre du Commun. f) Accès au profil d'acheteur et à d'autres services. g) Informations sur les démarches pouvant être effectuées au moyen du registre général électronique. h) Accès au registre général électronique, au calendrier des jours non ouvrables aux fins du calcul des délais administratifs et à la prorogation des délais éventuellement découlant des erreurs du système de registre. i) Accès aux informations sur les formats des documents admissibles dans le registre. j) Espace permettant de formuler des consultations, des suggestions et des réclamations, dans lequel est indiquée la possibilité d'utiliser des moyens non électroniques avec les mêmes effets. k) Systèmes d'identification et de signature électronique admis dans les services, procédures et démarches disponibles depuis le site officiel. l) Accès aux notifications électroniques. m) Outils de vérification des documents électroniques. n) Informations sur la protection des données personnelles. 2. Lorsque, en raison de situations extraordinaires ou d'incidents techniques, le site électronique officiel ne peut pas être disponible, le Commun l'annonce le plus longtemps possible à l'avance sur le site officiel lui-même et sur les canaux de consultation alternatifs existants, en indiquant la durée prévue de l'interruption. Chapitre troisième. Le registre général électronique Article 9. Création et fonctionnement 1. La présente Ordonnance crée le registre général électronique du Commun. 2. Le registre général électronique précise la date et l'heure officielles, ainsi que les jours non ouvrables. 3. Le registre général électronique du Commun est accessible par l'intermédiaire du portail électronique, et y sont inscrits les enregistrements correspondants ainsi que les mouvements d'entrée et de sortie des documents présentés ou remis. 4. Le service chargé de l'informatique est responsable de la gestion, de la disponibilité et de la sécurité du registre général électronique. 5. Les documents électroniques présentés au registre général électronique donnent lieu à un enregistrement dans les termes décrits au Code de l'Administration. Article 10. Conditions requises de recevabilité 1. Les documents présentés par les personnes intéressées doivent respecter le format et le standard prévus par le Commun. En cas de non-respect de ces conditions requises, la personne intéressée est invitée à corriger le défaut constaté, avec l'indication que, s'il n'est pas corrigé dans le délai maximal de dix jours ouvrables, le document sera réputé non présenté et ne produira aucun effet. 2. Si les documents présentés ont un volume qui ne permet pas de les présenter au registre général électronique, ils doivent être déposés sur la plateforme que le Commun a mise en place à cet effet. 3. Ne sont pas réputés présentés au registre les documents qui contiennent un code malveillant ou un dispositif susceptible de porter atteinte à l'intégrité ou à la sécurité du système. 4. Le catalogue des formats et standards sont approuvés par la Junta de Govern et publiés sur le siège électronique. Article 11. Récépissé 1. Le système de registre général électronique émet automatiquement un récépissé qui est remis à la personne intéressée, consistant en une copie authentifiée du document concerné, et qui comporte la date et l'heure de réception et le numéro d'entrée au registre, ainsi que l'identification des autres documents qui, le cas échéant, l'accompagnent. Le récépissé comporte un cachet électronique du système. 2. L'absence d'émission du récépissé ou, le cas échéant, la réception d'un message indiquant une erreur ou une défaillance dans la transmission indique que la réception n'a pas eu lieu. Article 12. Incidents techniques 1. Lorsque, pour des raisons techniques, il est prévisible que le registre général électronique ne puisse pas être opérationnel, le Commun l'annonce avec la plus grande anticipation possible. 2. Le siège électronique informe de la suspension temporaire du service, de la durée prévue et, le cas échéant, de l'adoption de mesures correctives. 3. Pendant toute la durée de cette situation, la Junta de Govern peut décider la prorogation des délais non expirés concernés. 4. Sauf motif justifié, tous les délais qui devaient expirer pendant la durée d'un incident technique dans la présentation d'une démarche sont prorogés jusqu'au jour ouvrable suivant le rétablissement du fonctionnement. Article 13. Service des démarches 1. Le Service des démarches est le lieu physique où sont effectués tous les enregistrements d'entrée des documents adressés au Commun produits par des personnes non tenues à la relation télématique. Par ailleurs, le service informe, oriente et conseille le citoyen et, en même temps, leur facilite la réalisation de formalités et de démarches. 2. Les personnes intéressées qui ne sont pas tenues d'utiliser les moyens électroniques peuvent s'adresser à ce bureau pour obtenir des informations et procéder à la présentation de documents et de demandes. 3. Les écrits et documents présentés en personne, c'est-à-dire sur support non électronique, doivent être numérisés par le personnel du bureau dans les conditions prévues à l'article 28 de la présente Ordinació, préalablement à leur présentation au registre général électronique. 4. Une fois la documentation numérisée, les documents originaux doivent être restitués à la personne intéressée, sans préjudice des cas où la norme prévoit leur conservation par l'administration, ou lorsque la présentation d'objets ou de documents sur un support spécifique non susceptible de numérisation est obligatoire. 5. Une fois la présentation au registre général électronique effectuée, le personnel du bureau remet à l'intéressé une copie imprimée du récépissé du registre visé à l'article 11 de la présente Ordinació. Article 14. Documents non électroniques adressés à d'autres Administrations 1. Les documents qui sont présentés au bureau de traitement avec le citoyen par des personnes non tenues à la relation par voie électronique, et qui sont adressés à toute autre Administration de la Principauté d'Andorre, sont numérisés et inscrits au registre électronique unique dans les conditions décrites à l'article précédent. 2. La documentation résultant de cette numérisation est transmise à l'Administration destinataire dans les plus brefs délais et, en tout état de cause, dans un délai n'excédant pas cinq jours à compter de sa réception. 3. La réception des documents par le Commun ne présuppose pas le respect des critères de recevabilité que peut exiger l'Administration destinataire ni, par conséquent, l'admission de la démarche par celle-ci. Article 15. Documentation transmise au Commun par une autre Administration 1. Lorsque d'autres Administrations de la Principauté d'Andorre reçoivent une documentation présentée par les intéressés et adressée au Commun, celui-ci veillera à ce que l'entité destinataire transmette la documentation par des moyens électroniques conformes aux dispositions de la réglementation applicable en matière d'authentification. 2. Lorsqu'il n'est pas possible d'appliquer la procédure décrite à l'alinéa précédent, la documentation reçue sur support papier est numérisée au moment de sa réception par le Commun. 3. Une fois la documentation transmise par une autre Administration reçue et enregistrée, le Commun communique à l'intéressé par voie électronique, chaque fois que cela est possible, le numéro d'enregistrement ainsi que la date et l'heure de réception aux fins du calcul des délais. Titre III. Traitement de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identité et signature électronique du Commun Article 16. Politique de signature 1. La présente Ordinació établit les critères généraux pour l'admissibilité des systèmes d'identification et de signature par voie électronique. 2. La politique de signature doit établir : a) Les mécanismes d'identification et de signature électronique que pourront utiliser les services administratifs du Commun, ses systèmes informatiques et les citoyens dans leurs relations avec le Commun. b) La manière dont chacun des mécanismes peut être utilisé dans chaque cas concret, compte tenu de l'analyse des risques et des critères de sécurité et de proportionnalité, à condition qu'ils permettent de justifier l'authenticité de l'expression de leur volonté et de leur consentement, ainsi que l'intégrité et l'inaltérabilité des documents. c) Les critères généraux pour la génération, la validation, l'horodatage et la conservation des signatures électroniques. 3. Conformément à ces critères généraux, la Junta de Govern ou l'organe auquel elle délègue formule et approuve une politique de signature électronique qui développe les règles d'utilisation des systèmes d'identification. 4. La version en vigueur de la politique de signature est disponible sur le siège électronique. Article 17. Mécanismes d'identification et de signature pour l'authentification de la compétence, et signature des autorités et du personnel affecté au Commun 1. Lorsque l'autorité ou le personnel de l'administration publique accomplit des actes dans le cadre des compétences qui lui sont attribuées, il doit s'identifier et signer les documents au moyen des systèmes suivants : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés. b) Systèmes d'identification fondés sur un identifiant et un mot de passe, lorsque l'analyse du risque de rejet détermine que ce mécanisme peut être suffisant. 2. Dans les cas d'action administrative automatisée, le fonctionnement des systèmes informatiques doit laisser trace de son action au moyen de l'utilisation d'un cachet électronique fondé sur un certificat électronique reconnu ou qualifié qui réunit les conditions requises exigées par la législation en matière de signature électronique, émis au nom du Commun. Les informations relatives aux cachets électroniques en vigueur, ainsi que celles relatives à ceux qui ont été utilisés dans le passé, sont disponibles sur le site électronique. Chapitre deuxième. Identité et signature électronique des intéressés Article 18. Mécanismes d'identification des citoyens 1. Pour l'identification des citoyens dans leurs relations par voie électronique avec le Commun, les systèmes suivants peuvent être admis : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés de signature électronique délivrés par des prestataires de services de confiance. b) Systèmes d'identification par moyens biométriques. Ces systèmes permettront l'enregistrement ou la validation de l'identité d'une personne au moyen de la vérification électronique de données relatives à sa propre personne (signature manuscrite ou autres). L'utilisation de ces systèmes sera subordonnée à la capacité de chiffrer de manière confidentielle les données de la personne. c) Signature électronique fondée sur des procédures d'enregistrement préalable et des mots de passe à usage unique. Elle repose sur la confirmation de l'identité d'une personne au moyen de l'envoi d'un courrier électronique à une adresse effectivement rattachée à cette personne, ou bien de la réception d'un message SMS sur un téléphone mobile également enregistré au préalable au nom de cette personne. Ce message contient un mot de passe à usage unique dénommé OTP (One-Time-Password). d) Autres systèmes d'identification non cryptographiques. L'utilisation de ces systèmes peut être subordonnée à l'identification préalable en présentiel ou au moyen d'autres systèmes fiables d'identification. 2. L'admission des mécanismes prévus aux rubriques précédentes, ainsi que l'admission d'autres mécanismes susceptibles d'être développés, est subordonnée à leur réglementation dans la politique de signature électronique. Article 19. Registre communal des représentants 1. Les personnes intéressées peuvent agir par l'intermédiaire d'un représentant. 2. Afin de garantir l'identité de la personne intéressée et de son représentant, la justification de la représentation peut être effectuée au moyen des mécanismes suivants : a) Certificat numérique qualifié de représentant qui inclut la relation de représentation et qui a été classé par l'organisme de supervision. b) Inscription au registre électronique communal des procurations régi par le présent article. c) Par tout autre moyen admissible en droit. 3. Le Commun peut disposer d'un registre communal de représentation qui recueille les informations relatives aux procurations accordées pour les actes à accomplir devant le Commun, que ce soit au moyen de pouvoirs généraux ou de pouvoirs ordonnés apud acta conférés par l'intéressé en présentiel ou par voie électronique. 4. Les inscriptions enregistrées doivent comprendre : a) Les nom et prénoms, la raison sociale dans le cas d'une personne morale, et le numéro du document d'identification de la personne qui accorde le pouvoir. b) Les nom et prénoms, et le numéro du document d'identification de la personne mandataire. c) La date d'inscription et le délai pour lequel il est accordé. d) L'étendue du pouvoir accordé, conformément aux dispositions du paragraphe suivant. e) Les adresses de courrier électronique de contact du mandant et du mandataire. 5. Les pouvoirs suivants peuvent être enregistrés selon leur étendue : a) Le pouvoir général pour agir devant toute Administration et pour toute catégorie d'action administrative. b) Un pouvoir pour agir devant le Commun dans toute démarche. c) Un pouvoir pour accomplir des procédures et des démarches spécifiques. 6. Les inscriptions des procurations ont une durée de validité maximale de cinq ans, à compter de la date d'inscription, à moins qu'elles n'aient été accordées pour une période inférieure. Le système d'enregistrement envoie automatiquement un avis au mandataire et au mandant un mois avant l'expiration du délai. 7. Tant le mandant que le mandataire peuvent demander à tout moment l'annulation d'une procuration en vigueur. Cette annulation n'affecte pas la validité des actes accomplis en vertu de la procuration pendant que celle-ci était en vigueur. 8. La gestion et le fonctionnement du registre des représentants relèvent du service responsable du registre général électronique. La Junta de Govern est l'organe habilité à établir ce qui suit : a) Le personnel habilité à analyser et à inscrire, le cas échéant, les procurations. b) Les modèles de pouvoirs dont l'inscription au Registre est autorisée. c) Les formulaires de procurations apud acta . d) Les autres éléments nécessaires au bon fonctionnement du registre. Chapitre troisième. Autres éléments de la procédure administrative électronique Article 20. Action administrative automatisée 1. Le Commun promeut l'action administrative automatisée dans les procédures administratives au moyen d'un système d'information programmé sans nécessité d'intervention directe du personnel employé, notamment pour les actes suivants : a) Les actes de simple constatation qui se limitent à certifier des faits ou des actes qui se produisent dans les environnements électroniques du Commun sans créer de nouveaux droits ou obligations pour l'Administration ni pour la personne intéressée. b) Les actes de simple procédure qui font progresser la procédure administrative sans qu'aucune prise de décision n'intervienne, en transmettant des communications ou des notifications entre les parties à la procédure, en générant des copies de documents ou en accomplissant d'autres actes de gestion de la documentation administrative. c) Les actes de déclaration de volonté qui sont résolus selon des critères objectifs, publiquement connus et qui s'appliquent à des informations pouvant être connues au préalable par la personne intéressée. 2. Un acte peut être accompli au moyen de mécanismes d'action administrative automatisée si l'application de ces mécanismes à l'acte concerné a été approuvée de manière spécifique. 3. L'application des systèmes d'action administrative automatisée est approuvée par la Junta de Govern et fait l'objet d'une publication sur le site électronique. 4. Les usagers peuvent accéder aux systèmes d'action administrative automatisée par l'intermédiaire du site électronique du Commun, ou par tout autre moyen de traitement électronique que le Commun peut mettre à disposition. Article 21. Notification électronique 1. La notification doit être effectuée conformément aux dispositions du Code de l'Administration. 2. Si le secteur public développe un environnement électronique coopératif dans lequel peuvent être publiées des notifications électroniques provenant de toute Administration, le Commun pourra y adhérer, sur accord préalable de la Junta de Govern, pour publier ses notifications, et inclura sur le site électronique le lien permettant d'y accéder. 3. L'environnement électronique conserve les preuves appropriées relatives à la mise à disposition de la notification et à l'accès à son contenu par le destinataire, y compris la date et l'heure auxquelles ils se produisent. 4. En cas de notifications adressées à des intéressés qui doivent les recevoir sur papier, une copie de la notification est également mise à disposition dans l'environnement de notification électronique. L'accès de l'intéressé à cette copie électronique produit également les effets juridiques de la notification. Article 22. Le catalogue des procédures du Commun 1. Le catalogue des procédures du Commun est un répertoire de connaissances complet qui comprend toutes les procédures administratives correspondant aux compétences et fonctions de l'institution, lesquelles ne peuvent être mises en œuvre sans leur incorporation préalable au Registre. Il sert de guide aux utilisateurs et aux applications pour réaliser de manière sûre et légale les séquences d'opérations et de décisions qui composent le cycle de vie complet d'une procédure déterminée. 2. Le catalogue des procédures du Commun offre aux citoyens des informations utiles sur les procédures ainsi que la liste des documents nécessaires à l'accomplissement d'une démarche par l'intermédiaire du siège électronique. 3. La Junta de Govern réglemente la structure et le fonctionnement du catalogue des procédures du Commun. Titre IV. Gestion des documents électroniques Article 23. Documents électroniques 1. Le Commun émet des documents afin de consigner les actes administratifs. Ces documents sont émis par voie électronique, sauf si leur nature exige une autre forme d'expression et de consignation plus adéquate. 2. Est considérée comme document électronique l'information de toute nature sous forme électronique, stockée sur un support électronique, selon un format déterminé, et soumise à une identification et à un traitement différencié. 3. L'authenticité et l'intégrité du contenu des documents électroniques et, le cas échéant, leur confidentialité doivent être garanties pendant le délai fixé par la réglementation applicable ou par les tableaux d'évaluation documentaire approuvés par le Commun. 4. Les documents électroniques doivent comporter les métadonnées, entendues comme toute information sous format électronique associée au document électronique, de caractère instrumental et indépendante de son contenu, destinée à la connaissance immédiate et automatisable de l'une quelconque de ses caractéristiques, afin de garantir la disponibilité, l'accès, la conservation et l'interopérabilité des documents. 5. La Junta de Govern ou l'organe auquel elle délègue cette compétence formule et approuve la politique de gestion documentaire qui développe la réglementation de tous les processus de gestion documentaire et la gouvernance de la documentation électronique tout au long de son cycle de vie. 6. La version en vigueur de la politique de gestion documentaire est disponible sur le siège électronique. Article 24. D ossiers électroniques 1. Le dossier est constitué par l'ensemble ordonné des documents et des actes correspondant à une procédure, quels que soient le support et le type d'information qu'ils contiennent. 2. Le dossier électronique doit être folioté afin de garantir le lien entre les documents électroniques qui composent le dossier, au moyen de l'incorporation d'un index électronique authentique, entendu comme la liste des documents électroniques qui composent le dossier, signé de manière automatique afin d'en garantir l'intégrité et la séquence. Lorsque le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son instruction, un index électronique provisoire peut être établi. 3. Les dossiers doivent comporter des métadonnées afin de faciliter leur classement, leur mise en ordre, leur description, leur indexation, leur consultation, leur diffusion et la disposition finale de leur cycle de vie. 4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier, il peut être fait droit à la demande par une mise à disposition par voie électronique. Article 25. Registres officiels du Commun 1. Les registres des procès-verbaux et les registres des résolutions doivent être enregistrés sur support électronique, soit parce qu'ils sont numérisés, soit parce qu'ils sont créés à l'origine sur support numérique. 2. Les copies numérisées ou les documents électroniques incorporés dans les registres respectifs doivent comporter la signature électronique correspondante ou le cachet d'organe du Commun qui atteste leur authenticité. Article 26. Copies électroniques 1. Des copies électroniques des documents électroniques faisant partie des dossiers du Commun peuvent être produites. Ces copies peuvent être totales ou partielles et peuvent être produites dans un nouveau format ou conserver le format original, à condition que leur contenu soit respecté. Ces copies peuvent être produites par des systèmes d'action automatisée lorsque cela est prévu. 2. Des copies électroniques des documents sur papier figurant dans les dossiers du Commun, ou présentés aux bureaux de traitement des démarches des citoyens, peuvent être produites. La copie électronique doit être produite au moyen d'une procédure de numérisation qui garantit la qualité de l'image obtenue et sa conformité avec le document original. Les copies électroniques doivent comporter les métadonnées qui attestent leur caractère de copie, ainsi que celles qui sont propres au processus de numérisation. 3. Les copies produites dans l'un quelconque des cas prévus aux paragraphes précédents peuvent avoir le caractère de copie authentique, lorsque le document dont elles sont issues est un original ou une copie authentique. Dans ce cas, la procédure de copie doit garantir la sécurité du document obtenu et y incorporer une signature électronique conformément aux critères établis dans la politique de signature. Cette signature électronique doit être celle de l'agent public qui autorise la copie, ou celle du système informatique en cas d'action automatisée. 4. Le Commun peut produire des copies authentiques sur support papier de ses documents électroniques, au moyen de l'incorporation dans le document d'un Code de vérification électronique permettant sa vérification (contrôle) sur le siège électronique, ainsi que de l'indication du délai maximal pendant lequel le Commun s'oblige à maintenir cette copie déterminée disponible pour vérification. 5. La numérisation qualifiée intègre les conditions requises techniques déterminées par la réglementation applicable. Article 27. Archive électronique 1. Les documents faisant partie de procédures achevées par le Commun sont incorporés à l'archive électronique unique. 2. L’archive électronique, qui peut disposer de différents répertoires ou supports pour stocker les documents électroniques produits dans l’exercice des fonctions réalisées par le Commun, relève d’un système unique de gestion documentaire et respecte les mesures de sécurité qui garantissent l’intégrité, l’authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents stockés. En particulier, elles doivent assurer l’identification des utilisateurs et le contrôle des accès, le respect des garanties prévues par la législation sur la protection des données, ainsi que la récupération et la conservation à long terme des documents électroniques produits par le Commun qui le requièrent, conformément aux spécifications relatives au cycle de vie des services et systèmes utilisés. Article 28. G aranties et mesures de sécurité de l’Archive électronique 1. Les moyens ou supports sur lesquels des documents sont stockés doivent disposer des mesures de sécurité appropriées visant à garantir l’intégrité, l’authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents. 2. En particulier, l’Archive électronique assure l’identification des personnes utilisatrices et le contrôle des accès, le respect des garanties prévues par la législation sur la protection des données, ainsi que la récupération et la conservation à long terme des documents électroniques produits par les Administrations publiques qui le requièrent, conformément aux spécifications relatives au cycle de vie des services et systèmes employés. 3. Le Commun s’engage à garantir le secret à l’égard des données à caractère personnel susceptibles d’être demandées par l’intermédiaire du Siège électronique, et assume le devoir d’appliquer les mesures de confidentialité correspondantes. Le Commun doit adopter les mesures nécessaires pour en éviter l’altération, la perte, le traitement ou l’accès non autorisé, conformément aux dispositions de la Loi qualifiée de protection des données personnelles. Article 29. Système de gestion documentaire 1. Le système de gestion documentaire doit permettre l’accès aisé à l’information ainsi que sa localisation et la récupération de tout document ou de toute information, en indiquant pour chaque document son régime d’accès et de publicité. 2. Les instruments qui composent le système de gestion documentaire sont approuvés par la Junta de Govern et sont publiés sur le siège électronique. Titre V. Fonctionnement électronique des organes communaux Article 30. Gestion télématique des organes communaux 1. Les actes de convocation des différents organes communaux peuvent être émis sur support électronique, conformément aux prévisions contenues dans l’Ordinació d’organisation et de fonctionnement des communs. Dans ce cas, tant le document de convocation que l’ordre du jour de la séance et l’ensemble de la documentation qui l’accompagne sont mis à la disposition des personnes convoquées par voie électronique, au moyen d’un système permettant d’attester leur réception. 2. Les procès-verbaux de séance et autres documents qui consignent les débats et les accords adoptés par chacun des organes du Commun peuvent être établis sur support électronique, avec la signature électronique des titulaires des fonctions concernées. Article 31. Enregistrement des séances et support audiovisuel 1. Chaque fois que les moyens électroniques le permettent, les séances publiques du Conseil du Commun sont enregistrées et le support audiovisuel qui en résulte est joint au procès-verbal de la séance. Dans ce cas, le procès-verbal peut omettre la transcription des débats, pour lesquels il renvoie au support audiovisuel, et transcrire uniquement le contenu des accords. 2. En outre, un organe communal peut décider d’enregistrer l’une quelconque de ses séances non publiques. Cette décision doit être adoptée à la majorité simple de cet organe, sur proposition motivée de sa présidence. 3. Le support audiovisuel d’enregistrement des séances est traité comme un document électronique selon les mêmes critères de préservation et de sécurité que ceux décrits au Titre IV. 4. Lorsqu’il existe un motif justifié, le Conseil du Commun lui-même peut décider de ne pas enregistrer une séance ou une partie de séance du Conseil du Commun. Cette décision doit être adoptée de manière motivée, en précisant les raisons de l’absence d’enregistrement, telles que la protection de données sensibles, la confidentialité des informations traitées ou toute autre circonstance susceptible de compromettre les droits des tiers ou l’intérêt public. 5. Les séances peuvent être retransmises en direct par voie électronique, à condition que soient respectées les garanties techniques et juridiques nécessaires pour assurer la protection des données et les droits des personnes concernées. De même, les procès-verbaux des séances peuvent être publiés ultérieurement sur les canaux officiels du Commun, conformément aux principes de transparence et d’accès à l’information publique. Article 32. Participation télématique des organes communaux 1. Lorsque des circonstances exceptionnelles restreignent la mobilité d’un ou de plusieurs conseillers communaux, les cònsols peuvent, indistinctement, autoriser individuellement ou collectivement les formes de participation suivantes : a) Assister aux séances des organes communaux par voie télématique, la présence étant comptabilisée pour la formation du quorum. b) Intervenir dans le débat par voie télématique. c) Participer par voie télématique aux votes qui sont organisés. 2. La décision d’autoriser la participation télématique est prise à titre exceptionnel, spécifiquement pour chaque séance de chaque organe où elle doit prendre effet, et selon un principe de priorité à la participation et au débat en présentiel. 3. Pour la présentation d’écrits devant les organes communaux, les conseillers communaux peuvent utiliser les instruments et les plateformes télématiques que le Commun met à leur disposition ou, à défaut, le registre général électronique accessible par l’intermédiaire du siège électronique. À titre exceptionnel, tant que les moyens d’identification visés à l’article 17 n’ont pas été mis à leur disposition, ils peuvent utiliser l’un quelconque des moyens de réception de documents disponibles pour les citoyens. Disposition finale. Entrée en vigueur La présente Ordinació entre en vigueur le lendemain de sa publication au Butlletí Oficial del Principat d’Andorra . Ce qui est rendu public pour information générale. La Massana, le 23 décembre 2024 P.O. du Commun / Laura Camps Solà / Secrétaire général Visa / Eva Sansa Jordan / Cònsol major