Ordinació del 23-12-2024 reguladora de l’Administració electrònica.

Ordinació del 23-12-2024 reguladora de l’Administració electrònica. Vista la Llei qualificada de delimitació de competències dels comuns, del 4 de novembre del 1993; Vista la Llei 14/2023 , del 3 de juliol, de text consolidat del Codi de l’Administració, en concret el capítol desè, relatiu a l’administració electrònica; El Comú de la Massana, en la sessió del Consell de Comú del 23 de desembre del 2024, ha aprovat la següent: Ordinació del 23-12-2024 reguladora de l’Administració electrònica Exposició de motius La dinàmica transformació de les telecomunicacions i dels sistemes informàtics ha esdevingut un factor determinant en l’evolució de l’Administració pública, fent possible la consolidació de noves pràctiques que en milloren l’eficàcia, l’eficiència i el servei prestat a la ciutadania. Aquesta progressiva modernització requereix, prèviament, una adaptació de l’ordenament jurídic per tal de dotar totes les actuacions administratives de la seguretat jurídica i la legitimitat necessàries, assegurant-ne així la validesa i la coherència amb l’interès general. En aquest context, el Codi de l’Administració ha estat objecte d’una actualització mitjançant la Llei 10/2019 , del 15 de febrer, de modificació del Codi de l’Administració, del 29 de març de 1989. Aquesta reforma ha introduït nous mecanismes de tramitació administrativa, incloent-hi la relació telemàtica i la gestió electrònica, amb la finalitat última de facilitar i agilitar les gestions dels ciutadans amb l’administració pública. Partint d’aquest marc normatiu, sorgeix la necessitat de desenvolupar en l’àmbit comunal una norma específica que transposi i adapti aquest la legislació al context dels comuns. L’objectiu primordial és establir els canals electrònics com a via preferent de comunicació i interacció amb la ciutadania, reforçant els principis de transparència, accessibilitat i seguretat jurídica. Així mateix, aquesta nova regulació vetllarà per la protecció efectiva de les dades personals, d’acord amb la Llei qualificada de protecció de dades personals, tot garantint un entorn normatiu que promogui la innovació pública i consolidi una Administració comunal més propera, moderna i orientada al ciutadà. Títol I. Disposicions generals Article 1. Objecte 1. Aquesta Ordinació té per objecte regular la utilització dels mitjans electrònics en l’àmbit del Comú, d’acord amb el que estableix el Codi de l’Administració i la legislació aplicable en matèria de serveis de confiança electrònica. 2. Les finalitats d’aquesta Ordinació són: a) Millorar l’eficàcia i l’eficiència en l’actuació administrativa. b) Impulsar l’ús dels mitjans electrònics en els procediments administratius tramitats davant el Comú. c) Garantir els drets de la ciutadania en les seves relacions amb el Comú. d) Preservar la seguretat jurídica determinant les condicions de validesa i eficàcia en les relacions juridicoadministratives. Article 2. Àmbit d’aplicació Aquesta Ordinació és d’aplicació al Comú de la Massana. Així mateix, és aplicable als ciutadans, entenent com a tals totes les persones, físiques o jurídiques, així com les entitats sense personalitat jurídica amb capacitat d’obrar, que es relacionin amb el Comú. Article 3. Principis generals 1. La implantació dels mitjans electrònics ha de respectar les disposicions previstes legalment i ajustar-se als principis següents: a) Principi de simplificació. Reduir els tràmits, el temps i els terminis dels procediments administratius per aconseguir més eficàcia en l’activitat administrativa i millorar el servei a la ciutadania. b) Principi d’accessibilitat. Incorporar els elements i característiques necessaris per garantir l’accessibilitat a la informació i als serveis per mitjans electrònics dels col·lectius que ho requereixin. c) Principi d’impuls de mitjans electrònics. Promoure l’ús dels mitjans electrònics en les relacions amb els ciutadans que no tinguin l’obligació d’utilitzar aquest tipus de mitjà. d) Principi d’intermodalitat de mitjans. Permetre que les persones que no estiguin obligades a fer servir els mitjans electrònics puguin canviar el canal per mitjà del qual es relacionen amb el Comú, assegurant la integritat i la seguretat jurídica del conjunt del procediment. e) Principi d’igualtat. L’opció de fer servir o no els mitjans electrònics, o de canviar el canal durant la tramitació d’un procediment administratiu no pot implicar restriccions o discriminacions en l’accés a la prestació de serveis públics o en la gestió de qualsevol tràmit o procediment administratiu en què sigui persona interessada. f) Principi de seguretat . Els instruments emprats en la tramitació electrònica del procediment administratiu han de garantir la integritat de la informació, la certesa de la identitat de les persones, la confidencialitat de les dades i la disponibilitat dels sistemes. g) Principi de proporcionalitat. Únicament s’exigeixen les dades i les mesures de seguretat adequades a la naturalesa i les circumstàncies dels tràmits i actuacions a realitzar, evitant que la garantia de la seguretat de les transaccions dificulti l’accés electrònic. h) Principi de neutralitat tecnològica. L’adaptació de les actuacions regulades en aquesta Ordinació i dels mitjans tecnològics utilitzats s’ha de fer seguint l’evolució tecnològica i la implementació de les tecnologies dins de la societat. i) Principi de traçabilitat. El Comú vetlla pel disseny i l’adopció de sistemes i aplicacions per la traçabilitat de les actuacions dutes a terme pel Comú i pels ciutadans en les relacions administratives per mitjans electrònics. j) Principi de la qualitat de la informació i els serveis electrònics. El Comú garanteix la disposició d’informació completa, actualitzada, ben organitzada, clara, comprensible i disponible per als ciutadans. L’aplicació de les tècniques de gestió documental ha de permetre conservar els documents i garantir la seva integritat i interoperabilitat. k) Principi de responsabilitat. El Comú és responsable de la veracitat i autenticitat de la informació pública difosa i de la qualitat dels serveis oferts a través de mitjans electrònics. l) Principi de transparència. L’ús de mitjans electrònics ha de facilitar la màxima difusió, publicitat i transparència de les actuacions administratives i de la informació pública. m) Principi d’interoperabilitat. El Comú ha de garantir l’adopció dels estàndards d’interoperabilitat i vetllar perquè els sistemes d’informació utilitzats siguin compatibles amb els d’altres administracions i tinguin la capacitat de compartir dades i intercanviar informació entre ells. Article 4. Drets dels ciutadans 1. Els ciutadans gaudeixen dels drets següents: a) Dret a relacionar-se amb el Comú per mitjans electrònics. b) Dret a exigir que el Comú se’ls dirigeixi a través dels mitjans electrònics i obtenir documents en format electrònic. c) Dret a accedir i utilitzar els serveis de l’Administració electrònica en condicions de seguretat tècnica i jurídica. d) Dret a formular consultes, suggeriments i queixes per via electrònica e) Dret a gaudir de continguts electrònics de qualitat, accessibles, actualitzats i comprensibles. f) Dret d’accedir a la seva informació administrativa a través de mitjans electrònics. g) Dret d’accedir a la informació pública que consti a la seva seu electrònica. h) Dret a la confidencialitat i la protecció de les seves dades personals i a la resta de drets que li concedeix la normativa de protecció de dades. i) Dret a la privacitat i seguretat de les comunicacions amb el Comú. j) Dret a la conservació en format electrònic per part del Comú dels documents electrònics que formin part de l’expedient administratiu. Article 5. Deures dels ciutadans 1. Per tal de garantir el bon funcionament i la gestió de la informació, comunicacions, processos i aplicacions de l’Administració electrònica en les relacions amb el Comú, l’actuació dels ciutadans ha de respectar els deures següents: a) Deure d’accedir a la informació i d’utilitzar els serveis i els procediments de l’Administració electrònica de bona fe i evitant-ne l’abús. b) Deure de facilitar informació veraç, completa i actualitzada, adequada a les finalitats per a les quals se sol·licita. c) Deure de garantir la veracitat de les dades d’identificació i la seva actualització, sense perjudici de les condicions d’ús que, si és el cas, s’estableixin. d) Deure de custodiar els elements identificadors personals i intransferibles emprats en les relacions administratives per mitjans electrònics. 2. El Comú ha de vetllar pel compliment d’aquests deures, en el marc del qual preveu la normativa aplicable i a les previsions d’aquesta Ordinació. Títol II. Instruments de l’Administració electrònica Capítol primer. El portal electrònic del Comú Article 6. Portal electrònic del Comú 1. El portal electrònic del Comú és l’adreça electrònica disponible a través de les xarxes de telecomunicació, quina titularitat correspon al Comú. 2. El portal electrònic permet l’accés a la informació institucional comunal i a la resta de recursos electrònics que el Comú posa al servei dels ciutadans mitjançant la seu electrònica. 3. El Comú és responsable de mantenir la informació pública que es difon a través del seu portal electrònic i els serveis als quals es pot accedir, de forma actualitzada, objectiva, veraç, segura, íntegra i accessible. 4. L’òrgan responsable de la gestió i l’administració del portal electrònic és la Secretaria General, que pot delegar aquesta responsabilitat, a través del secretari general, a l’àrea encarregada de proveir els diferents continguts del portal electrònic. 5. Al portal electrònic, que serveix d’entrada al registre general electrònic, hi ha la informació de tots els tràmits que es poden fer mitjançant registre electrònic. 6. El portal electrònic es troba disponible a l’adreça electrònica https://www.lamassana.ad. Mitjançant acord de la Junta de Govern, publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra , es pot modificar la ubicació electrònica del portal. Capítol segon. La seu electrònica Article 7. Creació i funcionament 1. La seu electrònica és l’adreça electrònica del Comú, a través de la qual la persona interessada accedeix a la informació, als serveis, als tràmits electrònics, així com als expedients administratius dels quals en sigui part. 2. La seu electrònica és titularitat del Comú. La seva gestió i administració corresponen a l’àrea encarregada dels tràmits administratius. 3. La seu electrònica es troba disponible a l’adreça electrònica https://seu.lamassana.ad i per mitjà de l’enllaç disponible des del portal electrònic del Comú. Mitjançant acord de la Junta de Govern, publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra es pot modificar la ubicació electrònica de la seu, així com crear altres seus electròniques dependents. 4. La seu electrònica està disponible cada dia de l’any i durant les vint-i-quatre hores del dia, excepte per una situació extraordinària o per incidències tècniques, i es regeix per la data, l’hora i el calendari oficial corresponent a la parròquia de la Massana. 5. El funcionament de la seu electrònica se subjecta als principis enunciats a l’article 3, i si escau, a d’altres que siguin d’ús generalitzat. 6. Mitjançant acord de la Junta de Govern, es poden determinar les instruccions tècniques necessàries per garantir el funcionament de la seu electrònica d’acord amb els principis d’aplicació. Article 8. Contingut i serveis 1. La seu electrònica posa a disposició dels ciutadans el contingut següent: a) Identificació de la seu electrònica i de la seva titularitat. b) Identificació de la data, l’hora i el calendari oficial. c) Relació de procediments i tràmits disponibles, amb una fitxa descriptiva així com l’accés directe a la seva tramitació. d) Accés a l’entorn de la publicació d’edictes electrònics. e) Informació sobre l’oferta pública de treball en l’àmbit del Comú. f) Accés al perfil del contractant i altres serveis. g) Informació dels tràmits que es poden fer mitjançant el registre general electrònic. h) Accés al registre general electrònic, al calendari de dies inhàbils a efectes del còmput de terminis administratius i a l’ampliació de terminis eventualment derivada dels errors del sistema de registre. i) Accés a la informació sobre els formats dels documents admissibles en el registre. j) Espai per formular consultes, suggeriments i queixes, en el que s’indica la possibilitat d’utilitzar mitjans no electrònics amb els mateixos efectes. k) Sistemes d’identificació i signatura electrònica que s’admeten en els serveis, procediments i tràmits disponibles des de la seu. l) Accés a les notificacions electròniques. m) Utilitats per a la verificació de documents electrònics. n) Informació sobre protecció de dades personals. 2. Quan, per situacions extraordinàries o incidències tècniques, la seu electrònica no pugui estar disponible, el Comú ho anuncia amb la màxima antelació possible a la mateixa seu i als canals de consulta alternatius existents, indicant la durada prevista de l’aturada. Capítol tercer. El registre general electrònic Article 9. Creació i funcionament 1. Mitjançant aquesta Ordinació es crea el registre general electrònic del Comú. 2. En el registre general electrònic s’especifica la data i l’hora oficials, i els dies que són inhàbils. 3. El registre general electrònic del Comú es troba accessible a través del portal electrònic, i s’hi inscriuen els assentaments corresponents i els moviments d’entrada i sortida de documents presentats o lliurats. 4. L’àrea encarregada d’informàtica és la responsable de la gestió, disponibilitat i seguretat del registre general electrònic. 5. Els documents electrònics que es presenten al registre general electrònic produeixen un assentament en els termes descrits al Codi de l’Administració. Article 10. Requisits d’admissibilitat 1. Els documents presentats per les persones interessades han de tenir el format i l’estàndard previstos pel Comú. En cas d’incompliment d’aquests requisits, es requereix a la persona interessada l’esmena del defecte advertit amb indicació que si no es corregeix en el termini màxim de deu dies hàbils, es tindrà per no presentat, sense produir cap efecte. 2. Si els documents presentats tenen un volum que no permet presentar-los en el registre general electrònic, s’han de dipositar a la plataforma que el Comú tingui habilitada a tal efecte. 3. No es tenen per presentats en el registre els documents que continguin un codi maliciós o un dispositiu susceptible d’afectar la integritat o seguretat del sistema. 4. El catàleg de formats i estàndards són aprovats per la Junta de Govern i publicats a la seu electrònica. Article 11. Rebut 1. El sistema de registre general electrònic emet automàticament un rebut que es lliura a la persona interessada, consistent en una còpia autenticada del document de què es tracti, i que inclou la data i l’hora de recepció i el número d’entrada al registre, així com la identificació dels altres documents que, si escau, l’acompanyin. El rebut incorpora un segell electrònic del sistema. 2. La no emissió del rebut o, si escau, la recepció d’un missatge d’indicació d’error o deficiència en la transmissió indica que no s’ha produït la recepció. Article 12. Incidències tècniques 1. Quan per raons tècniques es pugui preveure que el registre general electrònic no pot estar operatiu, el Comú ho anuncia amb la màxima antelació possible. 2. La seu electrònica informa de la suspensió temporal del servei, de la durada prevista i, si escau, de l’adopció de mesures correctives. 3. Mentre duri aquesta situació, la Junta de Govern pot determinar l’ampliació dels terminis no vençuts afectats. 4. Tret de causa justificada, tots els terminis que haguessin de vèncer mentre duri una incidència tècnica en la presentació d’un tràmit s’amplien fins al dia hàbil posterior a la restitució del funcionament. Article 13. Servei de tràmits 1. El Servei de tràmits és el lloc físic on es realitzen tots els registres d’entrada de documents dirigits al Comú aportats per persones no obligades a la relació telemàtica. Altrament, el servei informa, orienta i assessora el ciutadà i, alhora, els facilita la realització de gestions i tràmits. 2. Les persones interessades que no tinguin l’obligació d’utilitzar els mitjans electrònics es poden adreçar a aquesta oficina per a obtenir informació i dur a terme la presentació de documents i sol·licituds. 3. Els escrits i documents presentats de manera presencial, és a dir, en suport no electrònic, han de ser digitalitzats pel personal de l’oficina en els termes que preveu l’article 28 d’aquesta Ordinació, previ a la seva presentació en el registre general electrònic. 4. Un cop digitalitzada la documentació, els documents originals s’han de retornar a la persona interessada sens perjudici dels casos en què la norma determini la seva custòdia per part de l’administració, o resulti obligatòria la presentació d’objectes o de documents en un suport específic no susceptible de digitalització. 5. Realitzada la presentació en el registre general electrònic, el personal de l’oficina lliura a l’interessat una còpia impresa del rebut del registre a què fa referència l’article 11 d’aquesta Ordinació. Article 14. Documents no electrònics adreçats a altres Administracions 1. Els documents que es presenten a l’oficina de tramitació amb el ciutadà, per part de persones no obligades a la relació per mitjans electrònics, i que van adreçats a qualsevol altra Administració del Principat d’Andorra, es digitalitzen i s’inscriuen al registre electrònic únic en els termes descrits en l’article anterior. 2. La documentació resultant d’aquesta digitalització es tramet a l’Administració destinatària en el termini més curt possible, i en tot cas no superior a cinc dies des de la seva recepció. 3. La recepció dels documents per part del Comú no pressuposa el compliment dels criteris d’admissibilitat que pugui exigir l’Administració destinatària ni, per tant, l’admissió del tràmit per part d’aquesta. Article 15. Documentació remesa al Comú per una altra Administració 1. En cas que altres Administracions del Principat d’Andorra rebin documentació presentada pels interessats i adreçada al Comú, aquest promourà que l’entitat receptora traslladi la documentació a través de mitjans electrònics que compleixin amb el que estableix la normativa aplicable per a la seva autenticació. 2. En cas que no sigui possible aplicar el procediment descrit al paràgraf anterior, la documentació rebuda en suport paper es digitalitza al moment de la seva recepció per part del Comú. 3. Rebuda i registrada la documentació traslladada per una altra Administració, el Comú comunica a l’interessat per mitjans electrònics, sempre que sigui possible, el número de registre i la data i hora de recepció a efectes de còmput de terminis. Títol III. Tramitació del procediment administratiu electrònic Capítol primer. Identitat i signatura electrònica del Comú Article 16. Política de signatura 1. Aquesta Ordinació estableix els criteris generals per a l’admissibilitat dels sistemes d’identificació i signatura per mitjans electrònics. 2. La política de signatura ha d’establir: a) Els mecanismes d’identificació i signatura electrònica que podran emprar els serveis administratius del Comú, els seus sistemes informàtics i els ciutadans en la seva relació amb el Comú. b) La manera com es pot fer servir cadascun dels mecanismes en cada cas concret, tenint en compte l’anàlisi de riscos i els criteris de seguretat i proporcionalitat, sempre que permetin acreditar l’autenticitat de l’expressió de la seva voluntat i consentiment, així com la integritat i inalterabilitat dels documents. c) Els criteris generals per a la generació, validació, segellat de temps i conservació de les signatures electròniques. 3. D’acord amb aquests criteris generals, la Junta de Govern o l’òrgan en qui delegui, formula i aprova una política de signatura electrònica que desenvolupa les regles d’ús dels sistemes d’identificació. 4. La versió vigent de la política de signatura està disponible a la seu electrònica. Article 17. Mecanismes d’identificació i signatura per a l’autenticació de la competència, i la signatura de les autoritats i del personal adscrit al Comú 1. Quan l’autoritat o el personal de l’administració pública du a terme actuacions en el marc de les competències que té atribuïdes, s’ha d’identificar i signar els documents mitjançant la utilització dels sistemes següents: a) Sistemes d’identificació basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats. b) Sistemes d’identificació basats en usuari i contrasenya, quan l’anàlisi sobre el risc de rebuig determini que aquest mecanisme pot ser suficient. 2. En els casos d’actuació administrativa automatitzada, el funcionament dels sistemes informàtics ha de deixar constància de la seva actuació mitjançant l’ús d’un segell electrònic basat en un certificat electrònic reconegut o qualificat que reuneixi els requisits exigits per la legislació de signatura electrònica, emès a nom del Comú. La informació sobre els segells electrònics vigents, així com la dels que han estat usats en el passat, està disponible a la seu electrònica. Capítol segon. Identitat i signatura electrònica dels interessats Article 18. Mecanismes d’identificació dels ciutadans 1. Per a la identificació dels ciutadans en la seva relació per mitjans electrònics amb el Comú es poden admetre els sistemes següents: a) Sistemes d’identificació basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de signatura electrònica expedits per prestadors de serveis de confiança. b) Sistemes d’identificació per mitjans biomètrics. Aquests sistemes permetran el registre o validació de la identitat d’una persona mitjançant la comprovació electrònica sobre dades de la seva pròpia persona (signatura manuscrita o d’altres). L’ús d’aquests sistemes estarà condicionat a la capacitat per xifrar de manera confidencial les dades de la persona. c) Signatura electrònica basada en procediments de registre previ i contrasenyes d’un sol ús. Es basa en la confirmació de la identitat d’una persona mitjançant l’enviament d’un correu electrònic a una adreça que consti efectivament vinculada a aquesta persona, o bé, la recepció d’un missatge SMS en un telèfon mòbil que també consti registrat prèviament a nom d’aquesta persona. Aquest missatge conté una contrasenya d’un sol ús denominada OTP (One-Time-Password). d) Altres sistemes d’identificació no criptogràfics. L’ús d’aquests sistemes pot estar condicionat a la identificació prèvia de forma presencial o amb altres sistemes fiables d’identificació. 2. L’admissió dels mecanismes previstos en els epígrafs anteriors, així com l’admissió d’altres que puguin desenvolupar-se, resta subjecta a la seva regulació en la política de signatura electrònica. Article 19. Registre comunal de representants 1. Les persones interessades poden actuar per mitjà de representant. 2. A l’efecte de garantir la identitat de la persona interessada i del seu representant, l’acreditació de la representació es pot dur a terme a través dels mecanismes següents: a) Certificat digital qualificat de representant que inclogui la relació de representació, i que hagi estat classificat per l’organisme de supervisió. b) Inscripció en el registre electrònic comunal d’apoderaments que es regula en aquest article. c) Per qualsevol altre mitjà admissible en dret. 3. El Comú pot disposar d’un registre comunal de representació que reculli la informació sobre els apoderaments atorgats per a les actuacions a realitzar davant el Comú, sigui mitjançant poders generals o ordenats apud acta conferits per l’interessat de manera presencial o electrònica. 4. Els assentaments inscrits han d’incloure: a) Els noms i cognoms, la raó social en cas de persona jurídica, i el número de document d’identificació de la persona que atorga el poder. b) Els noms i cognoms, i el número de document d’identificació de la persona apoderada. c) La data d’inscripció i el termini pel qual es concedeix. d) L’abast del poder atorgat, segons es regula en l’apartat següent. e) Les adreces de correu electrònic de contacte del poderdant i de l’apoderat. 5. Es poden registrar els poders següents segons el seu abast: a) El poder general per a actuar davant qualsevol Administració i per qualsevol classe d’actuació administrativa. b) Un poder per actuar davant el Comú en qualsevol tràmit. c) Un poder per a dur a terme procediments i tràmits específics. 6. Els assentaments dels apoderaments tenen una vigència màxima de cinc anys, a comptar des de la data d’inscripció, a menys que s’hagin atorgat per un període inferior. El sistema de registre envia un avís de manera automàtica amb un mes d’antelació a l’expiració del termini a l’apoderat i al poderdant. 7. Tant el poderdant com l’apoderat poden sol·licitar en qualsevol moment la cancel·lació d’un apoderament vigent. Aquesta cancel·lació no afecta la validesa de les actuacions que s’hagin produït en virtut de l’apoderament mentre aquest ha estat vigent. 8. La gestió i el funcionament del registre de representants corresponen a l’àrea responsable del registre general electrònic. La Junta de Govern és l’òrgan facultat per establir el següent: a) El personal habilitat per a analitzar i inscriure, si escau, els apoderaments. b) Els models de poders que es permeten inscriure en el Registre. c) Els formularis d’apoderaments apud acta . d) Altres elements que resultin necessaris per al correcte funcionament del registre. Capítol tercer. Altres elements del procediment administratiu electrònic Article 20. Actuació administrativa automatitzada 1. El Comú promou l’actuació administrativa automatitzada als procediments administratius mitjançant un sistema d’informació programat sense necessitat de la intervenció directa del personal empleat, especialment les següents: a) Els actes de mera constatació que es limiten a certificar fets o actuacions que es produeixin en els entorns electrònics del Comú sense generar nous drets o obligacions per a l’Administració ni per a la persona interessada. b) Els actes de mer tràmit que fan progressar el procediment administratiu sense que es produeixi cap presa de decisió, traslladant comunicacions o notificacions entre les parts del procediment, generant còpies de documents o altres actuacions de gestió de la documentació administrativa. c) Els actes de declaració de voluntat que es resolguin segons criteris objectius, coneguts públicament i que s’apliquen sobre informació que pugui ser coneguda prèviament per la persona interessada. 2. Un acte pot ser realitzat mitjançant mecanismes d’actuació administrativa automatitzada si s’ha aprovat de manera específica l’aplicació d’aquests mecanismes a l’acte concret. 3. L’aplicació dels sistemes d’actuació administrativa automatitzada s’aprova per la Junta de Govern i és objecte de publicació a la seu electrònica. 4. Els usuaris poden accedir als sistemes d’actuació administrativa automatitzada a través de la seu electrònica del Comú, o a través de qualsevol altre mitjà de tramitació electrònica que el Comú pugui posar a disposició. Article 21. Notificació electrònica 1. La notificació s’ha de practicar de conformitat amb el que estableix el Codi de l’Administració. 2. En cas que el sector públic desenvolupi algun entorn electrònic cooperatiu en el qual es puguin publicar notificacions electròniques provinents de qualsevol Administració, el Comú s’hi podrà adherir, previ acord de la Junta de Govern, per publicar les seves notificacions, i inclourà en la seu electrònica l’enllaç per poder-hi accedir. 3. L’entorn electrònic custodiarà les evidències oportunes respecte a la posada a disposició de la notificació i l’accés al contingut per part del destinatari, incloent-hi la data i l’hora en què es produeixen. 4. En cas de notificacions adreçades a interessats que les hagin de rebre en paper, es posarà igualment a disposició en l’entorn de notificació electrònica una còpia de la notificació. L’accés per part de l’interessat a aquesta còpia electrònica també produirà els efectes jurídics de la notificació. Article 22. El catàleg de procediments del Comú 1. El catàleg de procediments del Comú és un repositori de coneixement complet que inclou tots els procediments administratius que corresponen a les competències i funcions de la institució, els quals no poden ser implementats sense la seva prèvia incorporació al Registre. Serveix de guia als usuaris i aplicacions per realitzar de forma garant i legal les seqüències d’operacions i decisions que conformen el cicle de vida complet d’un procediment determinat. 2. El catàleg de procediments del Comú ofereix informació de procediment útil a la ciutadania i la llista de documentació necessària per a la realització d’un tràmit a través de la seu electrònica. 3. La Junta de Govern regula l’estructura i el funcionament del catàleg de procediments del Comú. Títol IV. Gestió de documents electrònics Article 23. Documents electrònics 1. El Comú emet documents per deixar constància de les actuacions administratives. Aquests documents s’emeten a través de mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància. 2. Es considera document electrònic la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, emmagatzemada en un suport electrònic, segons un format determinat, i sotmès a la identificació i a un tractament diferenciat. 3. Els documents electrònics han de tenir garantides l’autenticitat i la integritat dels continguts i, quan escaigui, la seva confidencialitat, durant el termini establert per la normativa aplicable o les taules d’avaluació documental aprovades pel Comú. 4. Els documents electrònics han d’incorporar les metadades, enteses com a qualsevol informació en format electrònic associada al document electrònic, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinades al coneixement immediat i automatitzable de qualsevol de les seves característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l’accés, la conservació i la interoperabilitat dels documents. 5. La Junta de Govern o l’òrgan en qui delegui formula i aprova la política de gestió documental que desenvolupa la regulació de tots els processos de gestió documental i el govern de la documentació electrònica en tot el seu cicle de vida. 6. La versió vigent de la política de gestió documental està disponible a la seu electrònica. Article 24. E xpedients electrònics 1. L’expedient s’integra pel conjunt ordenat de documents i actuacions corresponents a un procediment, sigui quin sigui el suport i el tipus d’informació que continguin. 2. L’expedient electrònic s’ha de foliar per garantir la vinculació dels documents electrònics que conformen l’expedient mitjançant la incorporació d’un índex electrònic autèntic, entès com la relació de documents electrònics que componen l’expedient, signat de manera automàtica per garantir-ne la integritat i la seqüència. En cas que l’expedient electrònic s’hagi de remetre a un altre organisme abans que hagi finalitzat la seva tramitació, es pot elaborar un índex electrònic provisional. 3. Els expedients han d’incorporar metadades per facilitar la seva classificació, ordenació, descripció, indexació, consulta, difusió i disposició final del seu cicle vida. 4. Quan la persona interessada sol·liciti accés a l’expedient, la petició es pot atendre mitjançant la posada a disposició per mitjans electrònics. Article 25. Llibres oficials del Comú 1. Els llibres d’actes i els llibres de resolucions han de registrar-se en suport electrònic, sigui perquè són digitalitzats o creats originalment en suport digital. 2. Les còpies digitalitzades o els documents electrònics incorporats als respectius llibres han d’incorporar la signatura electrònica corresponent o el segell d’òrgan del Comú que doni fe de la seva autenticitat. Article 26. Còpies electròniques 1. Es poden generar còpies electròniques dels documents electrònics que formin part dels expedients del Comú. Aquestes còpies poden ser totals o parcials i es poden generar en un nou format o conservar l’original, sempre que se’n respecti el contingut. Aquestes còpies poden ser generades per sistemes d’actuació automatitzada quan estigui previst. 2. Es poden generar còpies electròniques dels documents en paper que hi ha en els expedients del Comú, o que siguin presentats en les Oficines de tramitació amb el ciutadà. La còpia electrònica ha de ser generada a través d’un procediment de digitalització que garanteixi la qualitat de la imatge resultant i la seva identitat amb el document original. Les còpies electròniques han d’incorporar les metadades que acreditin el caràcter de còpia, així com les específiques del procés de digitalització. 3. Les còpies generades en qualsevol dels casos previstos en els apartats anteriors poden tenir el caràcter de còpia autèntica, quan el document del qual parteixen sigui un original o una còpia autèntica. En aquest cas, el procediment de còpia ha de garantir la seguretat del document resultant i incorporar-hi una signatura electrònica de conformitat amb els criteris establerts a la política de signatura. Aquesta signatura electrònica ha de ser la del treballador públic que autoritza la còpia, o la del sistema informàtic en cas d’actuació automatitzada. 4. El Comú pot generar còpies autèntiques en suport paper dels seus documents electrònics, mitjançant la incorporació en el document d’un Codi de Verificació Electrònica que permeti la seva comprovació en la seu electrònica, així com la indicació del termini màxim durant el qual el Comú s’obliga a tenir disponible per verificació aquesta còpia en concret. 5. La digitalització qualificada incorpora els requisits tècnics que determini la normativa d’aplicació. Article 27. Arxiu electrònic 1. Els documents que formin part de procediments finalitzats per part del Comú s’incorporaran a l’arxiu electrònic únic. 2. L’arxiu electrònic, que podrà comptar amb diferents repositoris o suports per emmagatzemar els documents electrònics esdevinguts en l’exercici de les funcions realitzades pel Comú, obeirà a un únic sistema de gestió documental i complirà amb les mesures de seguretat, que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. En particular, han d’assegurar la identificació dels usuaris i el control d’accessos, el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades, així com la recuperació i conservació a llarg termini dels documents electrònics produïts pel Comú que així ho requereixin, d’acord amb les especificacions sobre el cicle de vida dels serveis i sistemes utilitzats. Article 28. G aranties i mesures de seguretat de l’Arxiu electrònic 1. Els mitjans o suports en què s’emmagatzemin documents han de disposar de les mesures de seguretat adients orientades a garantir la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents. 2. En particular, l’Arxiu electrònic assegura la identificació de les persones usuàries i el control d’accessos, el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades, així com la recuperació i conservació a llarg termini dels documents electrònics produïts per les Administracions públiques que ho requereixin, d’acord amb les especificacions sobre el cicle de vida dels serveis i sistemes emprats. 3. El Comú es compromet a garantir el secret al respecte les dades de caràcter personal que puguin ser sol·licitades a través de la Seu electrònica, i assumeix el deure d’aplicar les mesures de confidencialitat corresponents. El Comú ha d’adoptar les mesures necessàries per evitar-ne l’alteració, la pèrdua, el tractament o l’accés no autoritzat, d’acord amb el que es preveu a la Llei qualificada de protecció de dades personals. Article 29. Sistema de gestió documental 1. El sistema de gestió documental ha de permetre l’accés fàcil a la informació i la seva localització i la recuperació de qualsevol document o informació indicant per a cada document el seu règim d’accés i publicitat. 2. Els instruments que componen el sistema de gestió documental són aprovats per Junta de Govern, i es publiquen a la seu electrònica. Títol V. Funcionament electrònic dels òrgans comunals Article 30. Gestió telemàtica dels òrgans comunals 1. Els actes de convocatòria dels diferents òrgans comunals poden ser emesos en suport electrònic, d’acord amb les previsions contingudes en l’Ordinació d’organització i funcionament dels comuns. En aquest cas, tant el document de convocatòria com l’ordre del dia de la sessió i tota la documentació que l’acompanyi es posaran a disposició dels convocats per mitjans electrònics, a través d’un sistema que permeti tenir constància de la seva recepció. 2. Les actes de sessió i altres documents que deixin constància del debat i els acords adoptats per cadascun dels òrgans del Comú es poden formular en suport electrònic, amb la signatura electrònica dels càrrecs que correspongui. Article 31. Gravació de les sessions i suport audiovisual 1. Sempre que els mitjans electrònics ho permetin, les sessions públiques del Consell de Comú seran gravades i el suport audiovisual resultant s’adjuntarà a l’acta de la sessió. Quan així es faci, l’acta podrà obviar la transcripció dels debats, per als quals es remetrà al suport audiovisual, i transcriure únicament el contingut dels acords. 2. Addicionalment, un òrgan comunal podrà adoptar la decisió de gravar qualsevol de les seves sessions no públiques. Aquesta decisió s’haurà d’adoptar per majoria simple del mateix òrgan, a proposta motivada de la seva presidència. 3. El suport audiovisual de gravació de les sessions serà tractat com un document electrònic amb els mateixos criteris de preservació i seguretat que es descriuen en el Títol IV. 4. Quan concorri una causa justificada, el mateix Consell de Comú pot acordar no gravar una sessió o part de la sessió del Consell de Comú. Aquesta decisió haurà d’adoptar-se de forma motivada, especificant les raons de la no gravació, com ara la protecció de dades sensibles, la confidencialitat de la informació tractada o qualsevol altra circumstància que pugui comprometre els drets de tercers o l’interès públic. 5. Les sessions podran ser retransmeses en directe per mitjans electrònics, sempre que es compleixin les garanties tècniques i jurídiques necessàries per assegurar la protecció de dades i els drets de les persones implicades. Així mateix, les actes de les sessions podran ser publicades posteriorment en els canals oficials del Comú, d’acord amb els principis de transparència i accés a la informació pública. Article 32. Participació telemàtica dels òrgans comunals 1. Quan circumstàncies excepcionals restringeixin la mobilitat a un o més consellers comunals, els cònsols, de forma indistinta, podran autoritzar individualment o col·lectiva les següents formes de participació: a) Assistir a les sessions dels òrgans comunals de forma telemàtica, essent computat per a la formació del quòrum. b) Intervenir en el debat de forma telemàtica. c) Participar de manera telemàtica en les votacions que es convoquin. 2. La decisió d’autoritzar la participació telemàtica es prendrà de manera excepcional, específicament per a cada sessió de cada òrgan on hagi de tenir efecte, i amb un principi de prioritzar la participació i el debat presencials. 3. Per a la presentació d’escrits davant dels òrgans comunals, els consellers comunals poden fer servir els instruments i les plataformes telemàtiques que el Comú posi a la seva disposició o, en la seva absència, el registre general electrònic accessible a través de la seu electrònica. Excepcionalment, mentre no s’hagin posat a la seva disposició els mitjans d’identificació a què fa referència l’article 17, podran fer servir qualsevol dels mitjans de recepció de documentació disponibles per a la ciutadania. Disposició final. Entrada en vigor Aquesta Ordinació entra en vigor l’endemà de la seva publicació en el Butlletí Oficial del Principat d’Andorra . Cosa que es fa pública per a coneixement general. La Massana, 23 de desembre del 2024 P.O. del Comú / Laura Camps Solà / Secretari general Vistiplau / Eva Sansa Jordan / Cònsol major