Règlement du 14-6-2019, du Service d'Archives du Commun d'Escaldes-Engordany.

Règlement Règlement du 14-6-2019, du Service d'Archives du Commun d'Escaldes-Engordany Exposé des motifs Le Commun d'Escaldes-Engordany, soucieux d'améliorer les services qu'il offre aux citoyens, décide l'amélioration de ses propres archives en prenant en charge la croissance du volume de la documentation résultant de l'augmentation de l'activité administrative. Il le fait dans l'intention de répondre aux besoins découlant des différentes démarches administratives qui sont générées et avec la volonté sans équivoque de mener une gestion efficace et transparente. Les Archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany sont créées avec pour fonctions de gérer et de traiter la documentation administrative ainsi que de traiter, conserver et diffuser la documentation historique du Commun d'Escaldes-Engordany. L'objectif du présent règlement est de définir et de régir les compétences et les fonctions des Archives communales et des personnes responsables du service. Ce règlement a également pour objectif d'établir les critères de base d'un Système de gestion documentaire favorisant une gestion efficace du traitement et de la consultation de la documentation à toutes ses phases, avec une incidence sur toutes les unités administratives qui feront l'objet de cette gestion. Compte tenu de leurs compétences, les Archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany sont constituées en service communal à caractère administratif et culturel, spécialisé dans le traitement et la gestion des documents produits par le Commun et ses organismes, dans leur diffusion et dans leur conservation, et sont composées de la Section administrative – chargée du fonds documentaire administratif – et de la Section historique – qui est chargée du fonds documentaire historique. Le présent règlement est structuré en cinq chapitres et se développe en articles : Chapitre I : Du Service d'Archives communales ; Chapitre II : Des techniciens du Service d'Archives communales ; Chapitre III : Définition et champ d'action du Système de gestion documentaire ; Chapitre IV : L'accès à la documentation ; Chapitre V : De la protection et de la diffusion du Patrimoine documentaire et historique du Commun. La Disposition additionnelle première établit l'obligation de conserver la documentation antérieure à l'année 1978 et la Disposition additionnelle deuxième établit l'obligation de conserver la documentation antérieure à l'année 1992. La disposition finale unique fixe la date d'entrée en vigueur du Règlement. En vertu du Texte refondu du 22 mai 2019, du Code de l'Administration, du 29 mars 1989, de la Loi 10/2019 , du 15 février, portant modification du Code de l'Administration, du 29 mars 1989, de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des Communs, du 4 novembre 1993, modifiée par la Loi 19/2017 , du 20 octobre, qualifiée portant modification de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des communs, de l'Ordonnance du 28 décembre 2011, relative à l'organisation et au fonctionnement des communs, de la Loi sur le patrimoine culturel d'Andorre, du 14 avril 2003, et de la Loi qualifiée sur la protection des données personnelles, du 18 décembre 2003, la Loi 30/2014 , du 27 novembre, qualifiée de protection civile des droits à la vie privée, à l'honneur et à l'image, et de la Loi 35/2014 , du 27 novembre, sur les services de confiance électronique, Le Commun d'Escaldes-Engordany, lors de la séance tenue le 14 juin 2019, approuve ce qui suit : Règlement du Service d'Archives du Commun d'Escaldes-Engordany Chapitre I. Du Service d'Archives communales Article 1 Le Service d'Archives communales (SAC) est un service à caractère administratif et culturel, constitué d'un patrimoine documentaire qui relève du domaine public et qui, aux fins de la titularité et de la gestion, est la propriété du Commun d'Escaldes-Engordany. Le SAC est spécialisé dans la gestion et le traitement des documents qui font partie du patrimoine documentaire du Commun, dans leur conservation et dans leur diffusion. Le SAC est composé de la Section administrative et de la Section historique. On entend également par Archives communales l'installation ou les installations où sont réunis, conservés, classés et diffusés les documents qui composent le patrimoine documentaire du Commun. Article 2. Notion de Patrimoine documentaire 1. Aux termes du présent règlement, on entend par document toute expression en langage naturel ou conventionnel et toute autre expression graphique, sonore ou en image, recueillies sur tout type de support. 2. Font partie du Patrimoine documentaire du Commun d'Escaldes-Engordany tous les documents produits, reçus ou réunis par les sections, départements et/ou services du Commun, les organismes autonomes administratifs et les personnes morales et entités sans personnalité juridique créées par le Commun ou avec participation majoritaire du Commun et les autres entités dont le Commun est membre de plein droit, indépendamment de la date et du support sur lequel ils ont été générés. 3. Les documents faisant l'objet d'une cession ou d'une donation expresse, en rapport avec la Paroisse et son territoire. 4. Les documents de plus de 100 ans d'ancienneté produits ou reçus par toute personne physique ou morale de la paroisse d'Escaldes-Engordany et ceux d'une ancienneté moindre mais qui présentent une valeur testimoniale, historique et de recherche. 5. Le patrimoine documentaire mentionné au paragraphe précédent est de titularité publique et, en conséquence, doit demeurer au Commun et ne peut être transféré hors des locaux communaux, sauf dans les cas exceptionnels prévus à l'article 41 du présent Règlement. Article 3. Le Service d'Archives communales Le SAC est un service rattaché au Secrétariat général ou à l'organe du département précisé dans l'organigramme approuvé par la Corporation et qui coordonne son activité relative à la conservation, au traitement et à la diffusion de la documentation historique avec le Département de la Culture, auquel sont rattachées les Archives historiques d'Escaldes-Engordany, espace qui constitue sa Section historique. Article 4 Les fonctions du SAC sont les suivantes : a) La gestion documentaire du Commun dans les termes indiqués au Chapitre III du présent Règlement. b) Le traitement archivistique des documents administratifs et historiques. c) La sauvegarde et la diffusion du patrimoine documentaire et historique du Commun, à des fins de diffusion culturelle, de recherche et de soutien à l'enseignement. d) L'application des critères d'évaluation et de tri des documents. e) Garantir l'accès des particuliers à l'information concernant les documents placés sous sa responsabilité directe, dans le plein respect du droit à la vie privée et des autres droits protégés par l'ordre juridique andorran. f) Le conseil à la Corporation pour tous les aspects relatifs au traitement de l'information et des documents. g) La gestion des équipements et des installations des Archives communales et, en général, toutes les fonctions qui lui sont confiées par les organes de gouvernement du Commun d'Escaldes-Engordany. Article 5 1. Le SAC exerce les fonctions énumérées à l'article 4 en ce qui concerne les documents : a) Des domaines, services, Départements et Unités administratives du Commun. b) Des organismes administratifs autonomes. c) Entreprises, fondations et autres entités dépourvues de personnalité juridique créées par le Commun ou dont le Commun détient une participation majoritaire. d) Entités dont le Commun est membre de plein droit. 2. Le SAC exerce les mêmes fonctions, à l'exception de celle énumérée à l'article 4.a, à l'égard des documents cédés au Commun par des personnes physiques ou morales. 3. Les documents produits ou reçus par des personnes physiques ou morales gestionnaires de services communaux relatifs à la gestion de ces services sont la propriété du Commun. Le SAC conseille ces personnes en vue d'une application correcte de la réglementation relative aux documents de propriété publique et en supervise l'application. Il verse ces documents aux Archives communales conformément au calendrier de transferts approuvé et, en tout état de cause, à la fin de la relation contractuelle ou d'une autre nature qui liait le Commun à cette personne. Article 6 Les documents générés ou reçus par les élus et par les personnes qui les conseillent ou qui relèvent de leur confiance font partie intégrante de la documentation ou du fonds de la Corporation. À la fin de l'exercice de leurs fonctions ou des tâches de représentation politique qui leur sont propres, le SAC prend en charge cette documentation, qui doit rester sous la garde des archives courantes du département correspondant ou être transférée aux Archives communales. Article 7 Les personnes morales énumérées aux lettres b) et c) de l'art. 5.1 doivent transférer périodiquement leurs documents aux Archives communales, dûment organisés et décrits, conformément aux instructions du SAC. Article 8 Pour une évolution correcte des fonctions qui lui sont propres, le SAC doit disposer d'infrastructures, de moyens et de personnel adéquats. Les installations des Archives communales ont pour fonction unique et exclusive celles établies dans le présent Règlement et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Les zones de travail et de dépôt sont d'accès restreint et les personnes étrangères au SAC ne peuvent y accéder sans être accompagnées par le personnel du Service, sauf circonstances exceptionnelles ou de force majeure. Chapitre II. Des techniciens du Service des archives communales Article 9 1. Le SAC dispose d'un technicien pour chaque Section. Il relève de la compétence des techniciens du SAC d'assurer le bon fonctionnement et le bon ordre des installations et du Service lui-même, ainsi que des tâches effectuées par le personnel d'appui placé sous la responsabilité de chacun des techniciens. L'accès aux installations s'effectue sous leur contrôle ou sous celui du personnel d'appui. Il relève également de la compétence des techniciens du Service des archives communales de proposer ou, le cas échéant, de décider toute mesure ou action nécessaire visant à améliorer l'exercice des fonctions propres du Service, pour autant que cette mesure ou action corresponde aux attributions qui lui ont été conférées par le Commun. 2. En cas d'absence ou de vacance prolongée du technicien de la Section administrative du Service des archives pour cause de congés payés, d'arrêts maladie, de congés, etc., ses fonctions peuvent être assumées en tout ou en partie par un fonctionnaire qualifié désigné par la Junta de Govern. Article 10 Les techniciens du SAC ou, à défaut, la ou les personnes disposant d'une délégation de signature, peuvent délivrer des copies dûment authentifiées de la documentation placée sous leur garde. Article 11 Les techniciens du SAC, dans leur domaine d'intervention, doivent informer leurs supérieurs hiérarchiques des cas de perte, de dégradation et de spoliation du patrimoine documentaire afin que ceux-ci adoptent les mesures appropriées pour en éviter les conséquences qui pourraient en découler. Article 12 Sont également fonctions des techniciens des Archives communales : a) Contribuer à une plus grande efficacité et à un meilleur fonctionnement de l'Administration, en fournissant de manière rapide et pertinente la documentation nécessaire à la décision relative à une démarche administrative. b) Participer à la gestion des équipements et installations propres aux Archives communales et veiller à leur bon usage. c) Émettre des rapports techniques sur l'adéquation des espaces devant conserver le patrimoine documentaire et historique. d) Assurer le suivi et l'évaluation de l'état de conservation du patrimoine documentaire et historique, ainsi que des locaux, infrastructures et mobiliers propres aux archives, proposer les actions d'entretien nécessaires et veiller à leur bon usage. e) Établir des mécanismes de contrôle des conditions environnementales et climatiques du dépôt documentaire en en assurant un suivi régulier. f) Mettre en place des protocoles appropriés pour le contrôle des nuisibles dans les locaux du dépôt des Archives communales. g) Entretenir des relations avec les différentes entités publiques et privées pour tout ce qui concerne le Service des archives communales. h) Proposer l'acquisition des matériels qui s'avèrent nécessaires. i) Concevoir l'ensemble archivistique, réglementer et planifier l'activité du SAC, exercer la fonction d'inspection, sur le plan technique, des équipements, etc., veiller au respect de la réglementation en vigueur en matière d'archives. j) Formuler les propositions d'élimination de documentation conformément au cadre légal et réglementaire existant. k) Assurer la garde du sceau du Service des archives communales, des clés, des dépôts, des salles de consultation et de toute autre de ses dépendances. l) Diriger, contrôler et attribuer les tâches propres au personnel du Service dans leurs Domaines spécifiques d'intervention, en tenant compte des circonstances propres à chaque cas. Le personnel auxiliaire affecté au SAC est placé sous la direction des techniciens du Service dans leurs sections respectives. m) Coordonner la valorisation du patrimoine documentaire historique, au moyen de propositions d'acquisition, de donation ou de dépôt dans les cas où cela est possible. n) Favoriser la diffusion du patrimoine documentaire et de l'histoire de la Paroisse au moyen de propositions d'actes, d'activités et d'événements. Article 13 Les employés communaux affectés à la Section administrative du Service des archives communales sont placés sous la direction du Secrétaire général pour les tâches qui leur sont confiées de manière générale ou ponctuellement dans chaque cas concret. Article 14 Les techniciens des Archives communales doivent disposer, dans la mesure du possible, des moyens adéquats en matière d'installations, d'espace, de personnel, d'instruments et de matériels nécessaires au bon exercice de leurs fonctions. Chapitre III. Du Système de gestion documentaire Section 1. Définition et champ d'intervention de la Gestion documentaire Article 15 On entend par Système de gestion documentaire l'ensemble des opérations et techniques intégrées dans la gestion administrative générale et fondées sur l'analyse de la production, du traitement et de la valeur des documents. Le Système de gestion documentaire doit permettre la planification, le contrôle, l'utilisation, la conservation, le transfert et l'élimination des documents dans le but d'en rationaliser et d'en unifier le traitement afin de parvenir à une gestion efficace et efficiente. Article 16 Il incombe au SAC d'administrer le Système de Gestion Documentaire (SGD), d'en promouvoir la mise en œuvre par le Commun, ainsi que sa mise à jour et son amélioration, avec le soutien des niveaux auxquels l'organigramme du Commun attribue des attributions organisationnelles et techniques. Article 17 1. Le Système de Gestion Documentaire repose sur le Cadre de Classement de la documentation communale et sur la normalisation des documents, dès le moment de leur création ou de leur réception, en garantissant à tout moment le suivi et la localisation de tout document dans chacun des circuits de l'action administrative, les conditions de son transfert, sa conservation et son accès. 2. Le classement de la documentation sur support électronique et/ou numérique dans la structure d'organisation des fichiers et dossiers en réseau doit coïncider avec le cadre de classement fonctionnel de la documentation et ne pourra être étendu, modifié ou supprimé que sur proposition du technicien de la Section administrative ou du titulaire du Secrétariat général, après accord de la Junta de Govern et avec la décision de la Commission d'évaluation documentaire. 3. La documentation historique sera classée selon le Cadre de Classement de la documentation communale historique. Article 18 Le SAC élaborera, révisera et mettra à jour le Cadre de Classement de la documentation communale ainsi que le Cadre de Classement de la documentation communale historique, chaque cadre relevant de la compétence de la Section concernée. De même, il établira également les calendriers de transfert, d'accès, de conservation et d'élimination de la documentation conformément à la réglementation en vigueur. Article 19 L'inclusion de nouvelles séries documentaires dans le Cadre de Classement de la documentation communale et dans celui de la documentation communale historique relève de la fonction exclusive du SAC, lequel doit prendre en considération les propositions ou critères des unités productrices de documentation. Toute modification ou altération du contenu ou du traitement des séries documentaires déjà existantes doit être communiquée au SAC afin que celui-ci procède à une nouvelle évaluation et mise à jour, le cas échéant, du Cadre de Classement ainsi que des calendriers correspondants. Article 20 Les normes et directives du SAC doivent être approuvées par le Conseil plénier du Commun préalablement à leur mise en œuvre. Le SAC proposera à l'organe compétent l'adoption de critères pour l'amélioration de la gestion documentaire. Article 21 Le Service des Archives communales encouragera la formation du personnel en ce qui concerne le fonctionnement du Système de Gestion Documentaire (SGD) et le conseillera de manière permanente. Section 2. Transfert de la documentation Article 22 Conformément au classement des fonds documentaires, font l'objet d'un transfert périodique aux Archives communales les registres officiels, les dossiers, les dossiers documentaires et tout autre document dans les termes exprimés à l'article 2 du présent Règlement, dont le traitement administratif est achevé. Tant que cette circonstance ne s'est pas produite, la documentation doit être conservée dans chacun des départements ou sections correspondants. Article 23 1. La documentation administrative désordonnée, mélangée, détériorée ou qui ne présente pas les caractéristiques minimales de ce que doit être un dossier ne sera pas admise pour sa conservation et sa mise à disposition aux Archives communales. Conformément à l'article 22 du présent Règlement, avant de transférer les dossiers au SAC, il faut que leur traitement administratif soit achevé et qu'ils soient complets quant à leurs éléments constitutifs ; dans le cas contraire, ils ne seront pas acceptés, sauf s'il y figure une mention spécifique du Technicien de la Section administrative du SAC et, à défaut, du Secrétaire général du Commun, indiquant leur caractère incomplet, l'absence concrète d'un élément constitutif et les raisons qui l'ont motivée. 2. On entend par dossier l'ensemble ordonné de documents et d'actes qui servent d'antécédent, de fondement et de décision d'un acte administratif ainsi que les diligences visant à l'exécuter. Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres diligences qui doivent les composer, sur tout support. Les documents qui ouvrent le dossier sont les demandes, les accords, les décisions, les décrets, les rapports et les propositions. Les dossiers peuvent être réglementés ou non réglementés, sur papier, hybrides ou électroniques. Leur transfert doit être effectué selon les normes archivistiques dès leur origine. Article 24 À des fins d'organisation, les fonds documentaires dont l'ancienneté ne dépasse pas 30 ans font partie de la Section administrative des Archives communales. En revanche, la documentation dont l'ancienneté dépasse 30 ans est considérée comme fonds documentaire historique et est transférée à la Section historique des Archives communales selon le protocole de transferts établi par le SAC, sauf dans les cas concrets où la Junta de Govern en décide ainsi, sur rapport préalable des Techniciens du Service des Archives communales. Article 25 La documentation du Commun, quel qu'en soit le type, qui est transférée au Service des Archives communales doit être accompagnée du formulaire de transfert correspondant en double exemplaire, une copie étant destinée au Département expéditeur et une autre au registre du SAC. Il est indispensable de préparer un formulaire de transfert pour chacune des séries documentaires transférées. Une fois la documentation reçue aux Archives communales, il est procédé à la vérification de sa correspondance avec le formulaire de transfert. Si celui-ci contient un quelconque type d'erreur ou si le détail est insuffisant, le Service des Archives communales retourne le fonds au service expéditeur, en indiquant les insuffisances par écrit, et son dépôt, sa conservation et sa mise à disposition ne seront pas admis tant que les erreurs ou inexactitudes détectées n'auront pas été corrigées. Article 26 Les dossiers, registres officiels et autre documentation transférés au SAC doivent toujours, sauf cas de force majeure, être des originaux et respecter les normes archivistiques établies pour le transfert. Article 27 1. Les Archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany peuvent conserver des fonds documentaires provenant de dépôts, de donations ou d'autres provenances, après acceptation de la Junta de Govern, qui doit arrêter les conditions dans lesquelles cela est réalisé, et il y est joint un premier inventaire de la documentation qui, après vérification, est paraphé par le Technicien de la Section administrative du SAC et par le Secrétaire général ou par le Technicien de la Section historique et la direction du Département de la Culture s'il s'agit de fonds documentaires historiques. Il est remis au déposant un document probatoire, certificat ou procès-verbal de réception dudit dépôt par le Commun, signé en double exemplaire. 2. Le Commun procédera ou non au remboursement du fonds documentaire à son propriétaire, conformément aux accords conclus lors de la constitution de son dépôt, cession, etc., et, à défaut, aux dispositions légales qui le régissent. Section 3. De l'évaluation et du tri de la documentation Article 28 Étant donné que l'activité administrative génère chaque année une augmentation importante du volume documentaire, il devient nécessaire de mettre en place une procédure d'évaluation, de tri et d'élimination de toute la documentation, produite ou reçue par les différents organes, dont la validité a expiré, du fait qu'elle se trouve dans une phase semi-active ou inactive, ou qui ne présente pas d'intérêt pour l'information et/ou la recherche, ou bien lorsque ladite documentation fait l'objet d'une conservation par impératif légal. Article 29. Commission d'évaluation documentaire (CAD) Le Commun créera une Commission d'évaluation documentaire composée des personnes suivantes : - Le/La Consul majeur ou Consul mineur - Le/La Secrétaire général(e) - Le/La Directeur/Directrice du Département de la culture - Le/La Technicien/Technicienne de la Section administrative du SAC - Le/La Technicien/Technicienne de la Section historique du SAC - Le/La juriste de la Corporation - Le/La responsable du Département qui a produit la documentation à évaluer, en tant que gestionnaire de celle-ci. - Un/Une représentant(e) de la CAD du Gouvernement en qualité de conseiller. Article 30 La Commission d'évaluation documentaire (CAD) est constituée en organe consultatif de la Corporation, lequel déterminera les critères d'évaluation des séries documentaires en vue de leur conservation et/ou de leur élimination. Les fonctions de cette Commission sont les suivantes : a) Analyser et évaluer la documentation produite et reçue par le Commun d'Escaldes-Engordany. b) Élaborer et réglementer les critères administratifs, juridiques et historiques d'évaluation de la documentation du Commun et veiller à leur correcte application. c) Établir les tableaux d'évaluation du Commun d'Escaldes-Engordany. d) Prendre connaissance des processus d'élimination de documentation qui sont effectués. e) Émettre des résolutions sur les modifications du critère de classification de la documentation électronique. f) Les résolutions adoptées par la Commission d'évaluation seront approuvées par la Junta de Govern et soumises à la ratification du Conseil du Commun. Article 31. Ouverture de la procédure Le processus d'évaluation et de tri des séries documentaires peut être engagé de deux manières : a) D'office, à l'initiative du Service d'archives communales. b) À la demande des unités administratives elles-mêmes, au moyen d'un écrit suffisamment motivé exposant les motifs de la demande et adressé au technicien de la Section administrative du SAC. c) La proposition d'élimination de la documentation doit être suffisamment motivée et sera soumise à l'appréciation du Secrétariat général, lequel approuvera ou rejettera la proposition d'élimination de documentation. Si celle-ci est acceptée, une Commission d'évaluation sera convoquée afin d'étudier la proposition et, si elle l'accepte, il en sera dressé un procès-verbal comprenant la liste détaillée de la documentation dont l'élimination est décidée et de celle qui doit être conservée. Le procès-verbal sera soumis à l'approbation de la Junta de Govern et à la ratification ultérieure du Conseil du Commun. Article 32. Instruction de la procédure a) Si le processus d'évaluation et de tri est engagé à la demande du SAC, le Chef de Département concerné sera contacté afin de l'informer du processus à suivre et les différents types documentaires produits au sein de son département seront étudiés. Pour mener à bien cette évaluation, il sera indispensable de connaître la législation applicable à chaque cas. Une fois toutes les données obtenues, le SAC remplira la fiche descriptive destinée à l'analyse et à l'évaluation des séries documentaires décrites à l'alinéa précédent. b) Si la procédure d'évaluation est engagée à la demande d'un Département ou d'un Service, celui-ci doit en faire la demande par écrit au SAC en exposant les motifs justifiant sa requête. Le Service d'archives communales évaluera cette demande et donnera une réponse rapide, en acceptant la demande en fonction de la disponibilité du personnel et des motifs invoqués. En aucun cas la documentation ne pourra être évaluée si elle n'est pas parfaitement organisée. Article 33 Le contrôle et la supervision du calendrier de conservation/élimination de la documentation relèvent de la compétence du SAC. Les critères seront fondés sur le cycle de vie de la documentation et sur sa valeur historique et informative. Section 4. De la conservation de la documentation Article 34 Le SAC a la faculté de veiller à ce que, dans tous les locaux d'archivage de la documentation du Commun d'Escaldes-Engordany, soient réunies les conditions optimales et appropriées pour la bonne conservation et la protection de la documentation, tant en ce qui concerne la documentation administrative que la documentation historique, en proposant et en adoptant les mesures nécessaires pour garantir ces conditions. Article 35 S'il constate une détérioration et/ou une dégradation de la documentation, le SAC en informera les organes compétents et prendra les mesures à sa portée pour corriger et réorienter la situation. Si ces mesures comprennent le transfert de la documentation, l'accord exprès de la Corporation sera nécessaire, sur rapport préalable du technicien compétent du SAC. Chapitre IV.- L'accès à la documentation Section 1.- Dispositions générales Article 36 Aux fins du présent Règlement, sont considérées comme consultations internes celles effectuées par les différentes unités administratives ou par les élus. Sont considérées comme consultations externes celles émanant d'autres administrations publiques dans l'exercice de leurs compétences et fonctions, ainsi que des autres entreprises ou organismes qui peuvent en dépendre et de l'ensemble des citoyens et des particuliers dans les conditions précisées à l'article 39 du présent Règlement. Article 37 Les demandes de documents et de données émanant d'autres administrations seront traitées conformément aux principes d'interopérabilité et de coordination entre administrations publiques, en prenant pour référence la réglementation qui leur est applicable dans chaque cas. Section 2.- De la consultation et du prêt dans le cadre interne Article 38 1. Le prêt de documents, en ce qui concerne les consultations internes, s'effectuera après signature par le demandeur d'une feuille de registre des sorties du Service d'archives communales. Lorsque le ou les documents sont restitués au Service d'archives, la personne chargée de le faire doit signer à l'emplacement prévu afin qu'il soit définitivement attesté que le document prêté a été restitué à son lieu d'origine. 2. Les utilisateurs internes du Service d'archives communales ne peuvent pas retirer de leur propre chef les documents qu'ils souhaitent consulter, sauf s'ils disposent d'une autorisation de la personne titulaire du Secrétariat général, de la direction du Département de la culture s'il s'agit de documentation historique ou du technicien de la Section compétente du SAC. 3. Aucun service, département ou membre du personnel administratif ne peut conserver de manière permanente ou indéfinie des documents extraits du Service des archives communales aux fins de leur consultation. Le délai maximal de prêt ne doit pas dépasser trois mois et ce n'est que dans les cas nécessaires, et sur demande écrite préalable adressée au technicien du SAC de la section concernée, que peut être autorisé leur maintien temporaire dans un autre service pendant une période supérieure à six mois, laquelle est considérée comme le délai maximal autorisé pour une consultation ordinaire. 4. Lorsqu'une unité administrative souhaite consulter de la documentation produite par une autre unité administrative, l'autorisation écrite du secrétaire général est requise, après rapport du technicien de la section administrative du Service des archives communales. 5. Ne sont pas prêtés des parties de dossiers ou des documents séparés de l'ensemble organique dont ils font partie. 6. Pour des raisons de conservation, de préservation et de sécurité, la documentation historique doit être consultée, dans la mesure du possible, sous forme de copie de consultation. Le technicien de la section historique peut autoriser la consultation de l'original. Section 3.- De la consultation et du prêt à caractère externe Article 39 Sont considérées comme consultations externes celles effectuées par l'ensemble des citoyens qui n'ont pas de lien contractuel avec le Commun. 1. L'Administration communale garantit l'accès des citoyens au Service des archives communales, sans préjudice des restrictions prévues par la Loi 15/2003, du 18 décembre, qualifiée de protection des données personnelles ; par le Code de l'Administration ; par le Code de procédure pénale, la Loi 30/2014, du 27 novembre, qualifiée de protection civile, aux droits à l'intimité, à l'honneur et à l'image et autres restrictions légales, pour des raisons de protection et de conservation des biens qui y sont conservés. 2. Les dossiers peuvent être consultés dès lors qu'ils concernent le ou les titulaires de la demande faisant l'objet de la consultation, dont l'instruction est achevée, ou qu'il existe un accord consigné dans un procès-verbal de la Junta de Govern. Dans ces cas, la consultation par le citoyen a lieu dans une salle aménagée à cet effet et la qualité de personne intéressée dans le dossier demandé doit être justifiée, en remplissant au préalable un formulaire sur lequel figurent les nom et prénoms, la nationalité, la profession, le domicile, le n° de passeport ou d'un document d'identité et une demande suffisamment motivée justifiant sa requête. 3. La documentation historique, en raison de sa valeur informative et historique, peut être consultée sans restrictions, à l'exception des limitations établies par les lois ou de celles justifiées par des raisons de conservation. La consultation a lieu dans une salle aménagée à cet effet et toujours dans les installations du Service des archives communales. 4. Pour des raisons de préservation et de sécurité, la documentation historique doit être consultée, dans la mesure du possible, sous forme de copie de consultation. Le technicien de la section historique peut autoriser la consultation de l'original. Article 40 La documentation est exclue du prêt aux usagers externes, sauf dans les cas exceptionnels prévus à l'article 41 du présent règlement, et sa consultation doit avoir lieu dans les locaux du Commun, en présence du technicien concerné du Service des archives communales ou de la personne autorisée à cette fin et dans les conditions stipulées à l'article 39.2 du présent Règlement. Article 41 1. L'extraction de documentation des locaux communaux peut être autorisée pour des usagers externes, de manière temporaire et sur autorisation écrite préalable du Cònsol Major, dans les cas détaillés ci-après : a) Pour des travaux de reproduction tels que le microfilmage, la numérisation, etc., lorsqu'il n'est pas possible de les réaliser dans les locaux communaux. b) Pour réaliser des travaux de restauration, de reliure, de reliure à nouveau, de nettoyage ou de désinfection des documents. c) À la demande d'autres administrations publiques dans l'exercice de leurs fonctions et compétences reconnues par la loi. d) Prêt pour des expositions, dans les conditions particulières fixées dans chaque cas. 2. Dans les cas précédents, l'extraction de documents des Archives communales doit se faire à titre temporaire, pour un délai fixé et convenu préalablement avec le Commun, avec les garanties de sécurité nécessaires et, lorsque cela est obligatoire, avec la souscription d'une assurance, selon ce que détermine le Commun sur proposition du technicien concerné du Service des archives communales. Lorsque cela est jugé opportun, une copie de la documentation demandée doit être réalisée, aux frais du demandeur. Article 42 L'extraction de documents des Archives communales, tant dans les cas indiqués que dans tout autre cas déterminé le moment venu, ne peut en aucun cas avoir lieu sans l'autorisation expresse et écrite du Service des archives communales ou l'existence clairement déterminée d'un responsable, personne physique ou morale, qui prend en charge le transfert, la garde et le retour des documents aux Archives communales dans le délai et les conditions fixés, conformément à la réglementation prévue par le présent Règlement et, en général, par toute réglementation en vigueur qui lui est applicable. Chapitre V.- De la protection et de la diffusion du patrimoine documentaire et historique du Commun Article 43 Font partie du patrimoine documentaire du Commun d'Escaldes-Engordany les documents visés aux articles 2 et 5.3 du présent Règlement. Est également considérée comme présentant un intérêt toute la documentation provenant des personnes physiques ou morales de la paroisse ou qui y ont été liées. Article 44 Le Service des archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany a la responsabilité de veiller à la protection, à la récupération et à la conservation du patrimoine documentaire de son ressort territorial. À cette fin, il peut proposer l'acceptation, l'acquisition ou la reproduction des fonds documentaires mentionnés à l'article 2. Article 45 Sans préjudice de la compétence du Gouvernement dans la définition de la politique en matière de patrimoine culturel, en coordonnant les mesures de protection, conformément aux dispositions de l'article 4 de la Loi 9/2003, du 12 juin, du patrimoine culturel d'Andorre, le Commun d'Escaldes-Engordany contribue avec le Gouvernement d'Andorre à la protection, à l'intégrité, à la conservation et à la diffusion du patrimoine culturel et documentaire appartenant au Commun. À cet égard, dans les cas où il est pris connaissance de toute situation susceptible de mettre en péril l'intégrité ou la conservation des documents conservés au Service des archives communales du Commun d'Escaldes-Engordany, celle-ci est communiquée au ministère chargé de la Culture, lequel peut adopter les mesures nécessaires pour en éviter la perte, la détérioration ou la destruction. Article 46 Il incombe au Service d'Archives Communal de diffuser le patrimoine documentaire de la Paroisse en tant que partie intégrante du Patrimoine culturel d'Andorre. À cette fin, il collabore aux actions, activités et initiatives du Commun lui-même ou d'autres Services d'Archives, ainsi qu'avec différents organismes et/ou particuliers qui contribuent à la conservation et à la diffusion du patrimoine culturel de la Paroisse. Section 1re. De la reproduction et de l'utilisation de documents Article 47 1. Il n'est pas fourni de reproductions documentaires, photographiques ou numériques des documents dont l'utilisation est restreinte ou limitée par impératif légal, conformément à la réglementation énoncée dans l'Exposé des motifs du présent Règlement. À titre exceptionnel, peuvent être autorisées les reproductions qui concernent directement les titulaires de la demande ou qui sont destinées à des fins de recherche ou d'enseignement, et dans les conditions établies à l'article 39.2, avec l'autorisation expresse et écrite du technicien compétent du SAC. 2. En ce qui concerne la documentation historique, des reproductions documentaires, photographiques ou numériques peuvent être fournies pour autant que leur utilisation ne soit pas restreinte ou limitée par impératif légal et que leurs conditions de conservation le permettent. Article 48 La reproduction de tout type de document requiert la demande préalable de la personne intéressée et/ou l'autorisation expresse et écrite du technicien compétent du SAC. Le demandeur doit indiquer la finalité de la reproduction. Article 49 1. Le SAC décide du moyen le plus adéquat pour procéder à la reproduction en fonction des caractéristiques physiques du document. 2. En cas d'utilisation des documents des Archives Communales à des fins de publication ou de diffusion publique, leur provenance doit obligatoirement être mentionnée. En cas de reproduction d'images, le nom de l'auteur/e doit également être mentionné, s'il est connu, sans préjudice d'autres obligations et/ou limitations qui peuvent être établies. 3. La demande de reproduction peut être refusée lorsqu'il peut en découler un préjudice pour l'état de conservation de la documentation ou pour le bon fonctionnement du SAC. L'autorisation entraîne le paiement du prix fixé dans la liste des prix publics, tant pour la copie que pour les droits des Archives Communales. Article 50 Pour toute édition dans laquelle ont été utilisées des reproductions de documents provenant des Archives Communales du Commun d'Escaldes-Engordany, deux exemplaires doivent être remis au SAC, préalablement à leur commercialisation, afin de les intégrer à son fonds. Les éditions de livres, vidéos, affiches publicitaires ou autres supports destinés à la reproduction d'images sont régies par le même critère. Le SAC se réserve le droit de modifier ces critères en fonction du type de reproduction dont il s'agit. Disposition additionnelle première Le Commun d'Escaldes-Engordany ne peut pas procéder à l'élimination de la documentation produite antérieurement à la création de la Paroisse, en 1978. Disposition additionnelle deuxième Le Commun d'Escaldes-Engordany ne peut pas procéder à l'élimination de la documentation produite antérieurement à la publication de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des communs, en date du 4 novembre 1993, modifiée par la Loi 19/2017, du 20 octobre, qualifiée de modification de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des communs. Disposition finale unique Le présent règlement entre en vigueur à la date de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Ce qui est rendu public pour information générale. Escaldes-Engordany, le 14 juin 2019. Vu et approuvé / LA CONSULE MAJEURE / Trini Marin Gonzalez P. o. du Commun / LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL