Ordonnance du 29-4-2024 réglementant l'administration électronique.

Ordonnance du 29-4-2024 réglementant l'administration électronique. Sommaire Préambule Chapitre premier. Champ d'application Art. 1. Objet Art. 2. Champ d'application Chapitre deux. Principes généraux Art. 3. Principes généraux Chapitre trois. Droits et devoirs des citoyens Art. 4. Droits des citoyens Art. 5. Devoirs des citoyens Art. 6. Obligation d'entrer en relation avec le Commun par des moyens électroniques Titre II. Instruments de l'administration électronique du Commun Chapitre premier. Le portail électronique Art. 7. Fonctionnement du Portail Électronique Chapitre deux. Le siège électronique Art. 8. Création et fonctionnement du Siège Électronique Art. 9. Contenu et services Chapitre trois. Le registre général électronique Art. 10. Création et fonctionnement du registre général électronique Art. 11. Inscriptions au registre général électronique Art. 12. Conditions requises de recevabilité Art. 13. Récépissé Art. 14. Incidents techniques Art. 15. Service des démarches Art. 16. Documents non électroniques adressés à d'autres Administrations Art. 17. Documentation transmise au Commun par une autre Administration Titre III. Instruction de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identification et signature électronique du Commun Art. 18. Politique de signature Art. 19. Mécanismes d'identification et de signature pour l'authentification de la compétence et la signature des autorités et des personnes employées du Commun Chapitre deux. Identification et signature électronique des citoyens Art. 20. Mécanismes d'identification des citoyens Art. 21. Moyens d'attestation de la représentation Chapitre trois. Notification électronique Art. 22. Notification électronique Chapitre quatre. Documents électroniques Art. 23. Documents électroniques Art. 24. Dossiers électroniques Art. 25. Registres officiels du Commun Art. 26. Copies électroniques Art. 27. Archives électroniques Art. 28. Système de gestion documentaire Chapitre cinq. Action administrative automatisée Art. 29. Action administrative automatisée Chapitre six. Gestion et amélioration de la procédure administrative électronique Art. 30. Simplification de la procédure administrative Art. 31. Le Catalogue des procédures du Commun Titre IV. Fonctionnement électronique des organes du Commun Art. 32. Gestion télématique des organes du Commun Art. 33. Enregistrement des séances et support audiovisuel Art. 34. Participation télématique aux séances des organes du Commun Disposition additionnelle. Responsables de l'application de l'Ordonnance Disposition transitoire. Disponibilité des moyens Disposition finale. Entrée en vigueur Préambule I L'évolution des télécommunications et des systèmes informatiques est constante. Cette innovation, appliquée dans le domaine de l'Administration publique, permet d'accroître l'efficacité administrative et d'optimiser l'offre de services publics, aspects qui, à leur tour, contribuent à la satisfaction collective des citoyens. Cette modernisation doit cependant être précédée d'une adaptation de la réglementation, afin de doter les actions administratives de sécurité juridique et d'une pleine validité légale. À cette fin ont été adoptées les modifications introduites dans le Code de l'Administration par la Loi 10/2019 , du 15 février, portant modification du Code de l'Administration, du 29 mars 1989, lesquelles permettent d'intégrer d'autres formes d'instruction des procédures administratives, en prévoyant des mécanismes de relation télématique et de gestion électronique. Face à ce cadre légal, le Commun entend se doter d'une norme propre qui transpose au niveau communal les dispositions contenues dans le Code de l'Administration, afin de consolider l'administration électronique au niveau communal et de faire en sorte que les moyens électroniques deviennent le canal habituel de relation avec les citoyens, et, tout en renforçant les droits des citoyens dans un contexte de sécurité juridique, d'efficience administrative et d'innovation publique, et en garantissant spécialement la protection des données personnelles conformément aux dispositions contenues dans la Loi 29/2021 , du 28 octobre qualifiée de protection des données personnelles. II Le fondement juridique de la présente Ordonnance doit être recherché, en premier lieu, dans les principes définis par le Code de l'Administration. III La pleine intégration des moyens électroniques dans l'activité administrative est réalisée au moyen des dispositions de la présente Ordonnance dans les quatre titres suivis d'une disposition additionnelle, d'une disposition transitoire et d'une disposition finale. Le Titre I est consacré à l'énoncé de l'objet de l'Ordonnance ainsi que des sujets assujettis à ladite Ordonnance. Enfin, y sont mentionnés les principes qui permettront une meilleure application de l'Ordonnance, ainsi que les droits et devoirs des citoyens dans leurs relations avec le Commun lorsqu'elles ont lieu par des moyens électroniques. Le Titre II traite des instruments fondamentaux pour l'accès électronique au Commun, tels que le portail électronique, le siège électronique, le Registre général électronique, le Service des Démarches et le tableau d'affichage électronique. L'intégration de ces dispositifs doit améliorer l'efficience administrative, tout en devant permettre une gestion intégralement électronique des tâches d'information et de communication avec les citoyens, ainsi que de la gestion des dossiers. Le Titre III prévoit la relation électronique des personnes intéressées avec le Commun. Plus précisément, sont réglementés les différents systèmes d'identification et de signature, les moyens de représentation des personnes intéressées et la notification électronique, éléments qui doivent permettre au Commun d'adapter ses services et procédures aux technologies les plus efficientes, ainsi que de déployer l'Administration électronique dans les meilleures conditions possibles pour les citoyens. En ce sens, il accueille également la réglementation des copies électroniques et la nécessité de préciser des directives en matière d'archivage et de gestion documentaire. Le Titre IV développe le système de gestion électronique des organes collégiaux du Commun, déterminé le régime de leur gestion télématique, l'enregistrement des séances et la participation télématique des personnes qui le composent. La disposition additionnelle énonce les organes habilités au déploiement du devoirs et obligations réglementés dans la présente Ordonnance. La disposition transitoire est relative à la disponibilité des moyens pour l'exécution progressive des dispositions établies dans la présente Ordonnance. Enfin, la disposition finale détermine l'entrée en vigueur de l'Ordonnance une fois le texte publié au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre . Titre I. Dispositions générales Chapitre premier. Champ d'application Art. 1. Objet 1. La présente Ordonnance a pour objet de réglementer l'utilisation des moyens électroniques dans le domaine du Commun, afin de faciliter la réalisation plus efficace des principes de simplification, de transparence, de proximité et de service effectif aux citoyens, conformément aux dispositions du Code de d'Administration et de la Loi 35/2014 , du 27 novembre, de certification et de confiance électronique. 2. Les finalités de la présente Ordonnance sont : a) Améliorer l'efficacité et l'efficience de l'action administrative. b) Garantir les droits et faciliter l'accomplissement des devoirs des citoyens dans leurs relations avec le Commun, par voie électronique. c) Promouvoir l'utilisation des moyens électroniques dans les procédures administratives devant le Commun et préserver la sécurité juridique. Art. 2. Champ d'application 1. La présente Ordonnance s'applique au Commun. 2. De même, la présente ordonnance est applicable aux citoyens, entendus comme les personnes physiques et morales, ainsi que les entités dépourvues de personnalité juridique ayant la capacité d'agir, qui sont en relation avec le Commun par des moyens électroniques. Chapitre deuxième. Principes généraux Art. 3. Principes généraux La mise en place des moyens électroniques doit respecter les dispositions prévues par la loi et se conformer aux principes suivants : a) Principe de simplification : Le Commun doit réduire les formalités, la durée et les délais des procédures administratives afin de parvenir à une simplification et à une intégration des processus, procédures et formalités administratives et d'améliorer le service aux citoyens par l'utilisation des moyens électroniques. b) Principe d'accessibilité : Le Commun doit mettre en place les mécanismes adéquats pour garantir que les groupes ayant des besoins particuliers puissent accéder à l'information et aux services par des moyens électroniques dans des conditions appropriées. c) Principe de promotion des moyens électroniques : Le Commun doit promouvoir l'utilisation des moyens électroniques dans les relations avec les personnes qui ne sont pas tenues de les utiliser. d) Principe d'intermodalité des moyens : Les applications et les systèmes d'information du Commun doivent permettre aux personnes intéressées qui ne sont pas tenues d'utiliser les moyens électroniques de changer le canal par lequel elles sont en relation avec le Commun, en assurant l'intégrité et la sécurité juridique de l'ensemble de la procédure. En aucun cas le choix de ces personnes d'utiliser ou non les moyens électroniques ou de changer de canal au cours de l'instruction d'une procédure administrative ne peut entraîner de restrictions ou de discriminations dans l'accès électronique au Commun ou dans la gestion de toute formalité de la procédure administrative dans laquelle elles sont personnes intéressées. e) Principe de proportionnalité : Le Commun doit exiger uniquement les mesures adaptées à la nature et aux circonstances des formalités et actes, en évitant que la garantie de la sécurité des transactions n'entrave l'accès électronique. f) Principe de neutralité technologique : Les actes régis par la présente Ordonnance doivent être accomplis de telle sorte que ce soient l'évolution technologique elle-même et l'adoption des technologies au sein de la société qui déterminent l'utilisation des moyens technologiques les plus appropriés à chaque moment. g) Principe de traçabilité : Le Commun doit veiller à la conception et à l'adoption de systèmes et d'applications pour la traçabilité des actes accomplis par le Commun et les citoyens dans les relations administratives par voie électronique. h) Principe de la qualité de l'information et des services électroniques : Le Commun doit garantir la mise à disposition d'une information complète, actualisée, bien organisée, claire, compréhensible et disponible pour les citoyens. i) Principe de responsabilité : Le Commun est responsable de la véracité et de l'authenticité de l'information publique diffusée et de la qualité des services offerts par des moyens électroniques. j) Principe de transparence : Le Commun, par l'utilisation de moyens électroniques, doit faciliter la plus large diffusion, publicité et transparence de l'information publique et des actes administratifs. k) Principe d'interopérabilité. Le Commun doit garantir l'adoption des normes d'interopérabilité et veiller à ce que que les systèmes d'information utilisés soient compatibles avec ceux d'autres administrations et aient la capacité de partager des données et d'échanger des informations entre eux. Chapitre troisième. Droits et devoirs des citoyens Art. 4. Droits des citoyens 1. Les citoyens ont le droit de : a) Être en relation avec le Commun par des moyens électroniques. b) Exiger du Commun qu'il s'adresse à eux par des moyens électroniques et obtenir des documents en format électronique. c) Accéder aux services de l'administration électronique et les utiliser, indépendamment des outils technologiques employés, dans des conditions de sécurité technique et juridique. d) Recevoir par des moyens électroniques une information publique de qualité, pertinente, accessible, actualisée et compréhensible. e) Connaître les modalités, les supports ou les formats sous lesquels l'information est disponible ou le format sous lequel l'information est conservée. f) Recevoir des informations et des conseils sur les aspects techniques et juridiques de l'utilisation des moyens électroniques et sur les conditions de fonctionnement, d'accès et de réutilisation de l'information et des services électroniques. g) Accéder à leurs informations par des moyens électroniques. h) La confidentialité et la protection de leurs données personnelles et aux autres droits que leur confère la réglementation en matière de protection des données. i) La confidentialité et la sécurité des communications avec le Commun et des communications que le Commun peut effectuer dans lesquelles figurent leurs données. j) La conservation en format électronique par le Commun des documents électroniques faisant partie du dossier administratif. k) Formuler des demandes, des suggestions et des réclamations par voie électronique 2. Le Commun doit veiller à l'accomplissement de ces devoirs, dans le cadre des dispositions de la réglementation applicable et des prévisions de la présente Ordonnance. Art. 5. Devoirs des citoyens 1. Dans le cadre de l'utilisation des moyens électroniques dans l'activité administrative et dans leurs relations avec le Commun, et afin de garantir le bon fonctionnement et la gestion de l'information, des communications, des processus et des applications de l'administration électronique, l'action des citoyens doit respecter les devoirs suivants : a) Accéder à l'information et utiliser les services et les procédures de l'administration électronique de bonne foi. b) Fournir des informations véridiques, complètes et actualisées, adaptées aux finalités pour lesquelles elles sont demandées. c) Garantir la véracité des données d'identification et leur mise à jour, sans préjudice des conditions d'utilisation qui, le cas échéant, sont établies. d) Conserver les éléments d'identification personnels et incessibles utilisés dans les relations administratives par voie électronique. 2. Le Commun doit veiller à l'accomplissement de ces devoirs, dans le cadre des dispositions de la réglementation applicable et des prévisions de la présente Ordonnance. Art. 6. Obligation d'être en relation avec le Commun par des moyens électroniques 1. Les personnes morales et les personnes physiques qui exercent une activité professionnelle, mercantile, commerciale, industrielle ou de nature analogue, ainsi que toute personne physique, morale ou entité ayant des salariés à sa charge, lorsqu'elles sont en relation avec le Commun dans l'exercice de ces activités, doivent le faire uniquement par voie électronique. Le Commun assure l'accompagnement dans l'utilisation de ces moyens électroniques. 2. La personne qui représente la personne intéressée agit par voie électronique si la personne représentée a choisi cette option comme moyen de communication, ou si celle-ci est un sujet tenu par cette loi de communiquer par voie électronique. De même, si le représentant exerce une activité professionnelle, il agit par voie électronique, indépendamment de la qualité de la personne qu'il représente. 3. Sauf si une loi établit l'obligation de communiquer avec l'Administration publique par voie électronique, les personnes physiques autres que celles indiquées aux paragraphes précédents peuvent choisir, lors de l'ouverture de la procédure, le mode de relation avec le Commun. 4. À titre exceptionnel, les personnes tenues d'utiliser les moyens électroniques peuvent demander à l'instructeur du dossier l'utilisation d'autres mécanismes dans leurs relations avec le Commun, et doivent justifier l'impossibilité de communiquer par voie électronique. La demande est tranchée dans un délai de cinq jours, et cette décision n'est susceptible d'aucun recours. 5. Les employés du Commun, dans les relations internes du Commun, agissent uniquement par voie électronique, en utilisant la signature électronique pour la souscription des documents administratifs, sauf s'ils justifient de leur impossibilité. Titre II. Instruments de l'administration électronique du Commun Chapitre premier. Le Portail électronique Art. 7. Fonctionnement du Portail électronique 1. Le Portail électronique du Commun est l'adresse électronique, accessible aux citoyens par les réseaux de télécommunications, dont la titularité appartient au Commun. 2. Le Portail électronique permet l'accès à l'information communale institutionnelle et d'intérêt général ainsi qu'aux autres ressources électroniques que le Commun met au service des citoyens au moyen du Siège électronique. 3. Le Commun est responsable de maintenir l'information publique diffusée par son portail électronique et les services qui y sont accessibles à jour, objective, utile, véridique, sûre, réutilisable et accessible, et doit respecter les principes d'accessibilité, de neutralité, de qualité et d'interopérabilité du système. 4. Le portail électronique, qui sert d'entrée au registre général électronique, contient l'information relative à toutes les démarches pouvant être effectuées au moyen du registre électronique. 5. L'organe responsable du Portail électronique du Commun est le Secrétariat général. 6. Le Portail électronique est disponible à l'adresse électronique https://www.e-e.ad/ Par accord de la Junta de Govern, l'emplacement électronique du portail peut être modifié. Chapitre deuxième. Le Siège électronique Art. 8. Création et fonctionnement du Siège électronique 1. La présente Ordonnance crée le Siège électronique du Commun, conformément aux dispositions de l'article 141. 2 b) du Code de l'Administration. 2. Le Siège électronique est l'adresse électronique du Commun, à laquelle on accède depuis le Portail électronique du Commun, et par laquelle les citoyens et les autres Administrations publiques accèdent à l'information, aux services et aux démarches électroniques, ainsi qu'aux dossiers administratifs auxquels les personnes intéressées sont parties. 3. Le Siège électronique appartient au Commun et sa gestion et son administration relèvent du Secrétariat général. 4. Le Siège électronique est accessible aux citoyens par les réseaux de télécommunications à l'adresse électronique https://tramits.e-e.ad/seuelectronica/ et au moyen du lien disponible depuis le Portail électronique du Commun. Par accord de la Junta de Govern, l'emplacement électronique du Siège peut être modifié et d'autres sièges électroniques dépendants peuvent être créés. 5. Le Siège électronique est disponible tous les jours de l'année, vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sauf en cas de situation extraordinaire ou d'incidents techniques, et il est régi par la date, l'heure et le calendrier officiel de la paroisse d'Escaldes-Engordany. 6. Le fonctionnement du Siège électronique est soumis aux principes énoncés à l'article 3 et, le cas échéant, à d'autres principes d'usage généralisé. 7. Par accord de la Junta de Govern, peuvent être déterminées les instructions techniques nécessaires pour garantir le fonctionnement du Siège électronique conformément aux principes applicables. Art. 9. Contenu et services 1. Le Siège électronique met à la disposition des citoyens le contenu suivant : a) Identification du Siège électronique et de sa titularité. b) Indication de la date, de l'heure et du calendrier officiel. c) Liste des procédures et démarches disponibles sur le Siège, avec une fiche descriptive ainsi que l'accès direct à leur traitement. d) Accès à l'espace de publication des édits électroniques. e) Information sur l'offre publique d'emploi. f) Information sur la commande publique et accès au profil d'acheteur. g) Accès au calendrier des jours non ouvrables aux fins du calcul des délais administratifs et à la prorogation des délais éventuellement découlant des erreurs du système de registre. h) Accès à l'information sur les formats des documents admissibles au registre. i) Accès à l'espace de formulation de questions, suggestions et réclamations. j) Systèmes d'identification et de signature électronique admis dans les services, procédures et démarches disponibles depuis le siège. k) Accès aux notifications électroniques. l) Outils de vérification des documents électroniques. m) Information sur la protection des données à caractère personnel. 2. Lorsque, pour des raisons techniques, il est prévu que le Siège électronique ne sera pas disponible, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps possible à l'avance sur le Siège lui-même et par les canaux de consultation alternatifs existants, en indiquant la durée prévue de l'interruption. Chapitre troisième. Le registre général électronique Art. 10. Création et fonctionnement du registre général électronique 1. La présente Ordonnance crée le registre général électronique du Commun, conformément aux dispositions de l'article 100.3 du Code de l'Administration. 2. Dans le registre général électronique, accessible par le portail électronique, sont indiqués la date et l'heure officielles ainsi que les jours non ouvrables, et sont inscrits les enregistrements correspondants et les mouvements d'entrée et de sortie des documents présentés ou remis. 3. L'organe responsable de la gestion du registre général électronique est le Secrétariat général. 4. Le registre général électronique permet de présenter des documents électroniques tous les jours de l'année, vingt-quatre heures sur vingt-quatre. 5. Aux fins du calcul des délais, la présentation d'un document un jour non ouvrable est réputée effectuée à la première heure du premier jour ouvrable suivant. Aux fins de l'ordonnancement, ces documents sont réputés reçus à leur heure d'entrée le jour non ouvrable, et sont réputés antérieurs à ceux qui ont été présentés ultérieurement. 6. Les documents électroniques présentés au registre électronique donnent lieu à une inscription dans les termes décrits à l'article suivant. 7. Une fois la formalité d'enregistrement enregistrée, les documents doivent être transmis immédiatement à leurs destinataires ou aux unités administratives compétentes en raison de la matière, aux fins de leur instruction. Art. 11. Inscriptions au registre général électronique 1. Les inscriptions au registre général électronique doivent être effectuées dans le respect de l'ordre chronologique d'entrée et de sortie des documents, avec indication de la date et de l'heure auxquelles elles se produisent et attribution d'un numéro unique et séquentiel. 2. Une fois la formalité d'enregistrement accomplie, les documents doivent être transmis immédiatement à leurs destinataires ou aux unités administratives compétentes en raison de la matière, aux fins de leur instruction. 3. Chaque inscription effectuée doit comprendre : a) Le numéro unique attribué b) L'identification de la formalité effectuée c) La date et l'heure auxquelles le document est présenté ou sort d) La date et l'heure auxquelles l'inscription est effectuée e) L'identification de la personne intéressée f) L'organe administratif expéditeur, le cas échéant g) La personne ou l'organe administratif auquel il est envoyé et, le cas échéant, la référence au contenu du document enregistré. h) L'identification de l'organe qui effectue l'inscription dans les cas de documents de sortie émis par le Commun. 4. Les registres d'inscriptions d'entrée et de sortie doivent être stockés électroniquement avec toutes les garanties d'intégrité, de disponibilité, d'authenticité, de confidentialité et de conservation de l'information. Art. 12. Conditions requises de recevabilité des documents 1. Les documents présentés par les personnes intéressées doivent respecter le format et le standard prévus par le Commun. En cas de non-respect de ces conditions requises, la personne intéressée est invitée à remédier au défaut constaté, avec l'indication que, si elle ne le fait pas dans le délai maximal de dix jours ouvrables, elle sera réputée s'être désistée de la procédure. 2. Si les documents présentés ont un volume qui ne permet pas de les présenter au registre général électronique, ils doivent être déposés sur la plateforme que le Commun a mise en place à cet effet. 3. Ne sont pas réputés présentés au registre les documents qui contiennent un code malveillant ou un dispositif susceptible d'affecter l'intégrité ou la sécurité du système. 4. Le catalogue officiel des formats et standards sera disponible sur le Siège électronique. Art. 13. Récépissé 1. Le système de registre général électronique doit émettre automatiquement un récépissé attestant des documents présentés, qui doit être notifié à la personne intéressée, et sur lequel figurent la date et l'heure de la réception, le numéro d'entrée, la liste des documents fournis, ainsi qu'une copie de l'écrit présenté, afin de garantir l'intégrité du document et sa réception par l'Administration publique. Le récépissé comportera un cachet électronique du système. 2. L'absence d'émission du récépissé ou, le cas échéant, la réception d'un message indiquant une erreur ou une défaillance dans la transmission implique que la réception n'a pas eu lieu. Art. 14. Incidents techniques 1. Lorsque, pour des raisons techniques, il est prévu que le registre général électronique ne sera pas opérationnel, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps possible à l'avance. 2. Le Siège électronique doit informer de la suspension temporaire du service, de sa durée prévue et, le cas échéant, de l'adoption de mesures correctives. 3. Tant que dure cette situation, la Junta de Govern peut décider, par décision expresse, la prorogation des délais non échus concernés. Sauf motif justifié, tous les délais qui devaient échoir pendant la durée de l'incident sont prorogés jusqu'au jour ouvrable suivant le rétablissement du fonctionnement. Art. 15. Service des formalités 1. Le Service des Formalités informe, oriente et conseille les citoyens et, en même temps, leur facilite l'accomplissement de démarches et de formalités. Par ailleurs, il constitue le lieu physique où peuvent être effectués les enregistrements d'entrée des documents adressés au Commun. 2. Les personnes intéressées qui ne sont pas tenues d'utiliser les moyens électroniques peuvent s'adresser au services des formalités pour obtenir des informations et procéder à la présentation de documents et de demandes. 3. Les écrits et documents présentés en personne, c'est-à-dire sur support non électronique, doivent être numérisés par les employés du service des formalités dans les termes prévus à l'article 26 de la présente Ordonnance, préalablement à leur présentation au registre général électronique. 4. Une fois la documentation numérisée, les documents originaux doivent être restitués à la personne intéressée, sans préjudice des cas dans lesquels la norme prévoit la conservation par l'administration des documents présentés ou dans lesquels la présentation d'objets ou de documents sur un support spécifique non susceptible de numérisation est obligatoire. 5. Une fois la présentation effectuée au registre général électronique, les employés du service des formalités remettent à la personne intéressée une copie imprimée du récépissé du registre visé à l'article 13. Art. 16. Documents non électroniques adressés à d'autres Administrations 1. Les documents présentés au service des formalités par les personnes non tenues d'utiliser les moyens électroniques, et qui sont adressés à toute autre Administration publique andorrane, sont numérisés et présentés au registre général électronique dans les termes décrits à l'article précédent. 2. La documentation résultant de cette numérisation est transmise à l'Administration publique destinataire dans les plus brefs délais possibles, et en tout état de cause dans un délai ne dépassant pas cinq jours à compter de sa réception. 3. La réception des documents par le Commun ne présuppose pas le respect des critères de recevabilité que l'Administration destinataire peut exiger ni, par conséquent, l'admission de la formalité par celle-ci. Art. 17. Documentation transmise au Commun par une autre Administration 1. Lorsque d'autres Administrations publiques andorranes reçoivent de la documentation présentée par les personnes intéressées et adressée au Commun, celui-ci veillera à ce que l'Administration destinataire de la réception transmette la documentation par des moyens électroniques conformes aux dispositions de la réglementation applicable en matière d'authentification. 2. Lorsque la transmission de la documentation par des moyens électroniques n'est pas possible, l'Administration ayant reçu la documentation l'enverra sur support papier et le Commun la numérisera au moment de sa réception. 3. Une fois reçue et enregistrée la documentation transmise par une autre Administration, le Commun communique à la personne intéressée par voie électronique, chaque fois que cela est possible, le numéro d'enregistrement ainsi que la date et l'heure de réception aux fins du calcul des délais. Titre III. Instruction de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identification et signature électronique du Commun Article 18. Politique de signature 1. La présente Ordonnance établit les critères généraux d'admissibilité des systèmes d'identification et de signature par voie électronique. Conformément à ces critères généraux, une politique de signature électronique est formulée, qui précise les règles d'utilisation de ces systèmes. 2. La politique de signature doit établir : a) Les mécanismes d'identification et de signature électronique que peuvent utiliser les services administratifs du Commun, ses systèmes informatiques et les citoyens dans leurs relations avec le Commun. b) La manière dont chacun des mécanismes peut être utilisé dans chaque cas concret, compte tenu de l'analyse des risques et des critères de sécurité et de proportionnalité, pour autant qu'ils permettent de justifier l'authenticité de l'expression de leur volonté et de leur consentement, ainsi que l'intégrité et l'inaltérabilité des documents. c) Les critères généraux de génération, de validation, d'horodatage et de conservation des signatures électroniques. 3. La politique de signature doit être approuvée par la Junta de Govern ou par l'organe auquel celle-ci délègue cette compétence. Article 19. Mécanismes d'identification et de signature pour l'authentification de la compétence et la signature des autorités et des employés du Commun 1. Lorsque les autorités ou les employés du Commun accomplissent des actes dans le cadre des compétences qui leur sont attribuées, ils doivent s'identifier et signer les documents au moyen des systèmes suivants : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés. b) Systèmes d'identification fondés sur un identifiant et un mot de passe, lorsque l'analyse des risques relative au risque de répudiation détermine que ce mécanisme peut être suffisant. 2. Dans les cas d'action administrative automatisée, le fonctionnement des systèmes informatiques doit laisser une trace de leur action au moyen de l'utilisation d'un cachet électronique fondé sur un certificat électronique reconnu ou qualifié qui réunit les conditions requises par la Loi 35/2014 , du 27 novembre, de certification et de confiance électronique, émis au nom du Commun. Chapitre deuxième. Identification et signature électronique des citoyens Article 20. Mécanismes d'identification des citoyens 1. Pour l'identification des citoyens dans leurs relations par voie électronique avec le Commun, les systèmes suivants peuvent être admis : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés de signature électronique délivrés par des prestataires de services de confiance conformément aux dispositions de la Loi 35/2014 , du 27 novembre, de certification et de confiance électronique. b) Systèmes d'identification par moyens biométriques. Ces systèmes permettent l'enregistrement ou la validation de l'identité d'une personne au moyen de la vérification électronique de données relatives à sa propre personne (empreinte digitale, signature manuscrite ou autres). L'utilisation de ces systèmes est subordonnée à la capacité de chiffrer de manière confidentielle les données de la personne. c) Signature électronique fondée sur des procédures d'enregistrement préalable et des mots de passe à usage unique. Elle repose sur la confirmation de l'identité d'une personne au moyen de l'envoi d'un courrier électronique à une adresse effectivement rattachée à cette personne, ou bien de la réception d'un message SMS sur un téléphone mobile également enregistré au préalable au nom de cette personne. Ce message contient un mot de passe à usage unique dénommé OTP (One-Time-Password). d) Autres systèmes d'identification non cryptographiques. L'utilisation de ces systèmes peut être subordonnée à l'identification préalable en présentiel ou au moyen d'autres systèmes d'identification fiables. 2. L'admission des mécanismes prévus aux rubriques précédentes, ainsi que l'admission d'autres mécanismes qui pourraient être développés, est subordonnée à leur réglementation dans la politique de signature électronique. Article 21. Moyens de justification de la représentation 1. Les personnes intéressées peuvent agir par l'intermédiaire d'un représentant. 2. La représentation doit être justifiée auprès du Registre général électronique pour formuler des demandes, présenter des déclarations responsables ou des communications, former des recours, se désister d'actions et renoncer à des droits au nom d'une autre personne. 3. La justification de la représentation peut être effectuée : a) Au moyen d'un certificat numérique qualifié de représentant qui inclut la relation de représentation et qui a été classé par l'organisme de supervision. b) Au moyen d'une copie électronique du document justifiant la qualité de représentant légal ou statutaire ou de l'acte notarié de procuration. c) Par tout autre moyen admissible en droit. Chapitre troisième. Notification électronique Article 22. Notification électronique 1. La notification doit être effectuée de préférence par voie électronique et, en tout état de cause, lorsque la personne ou l'entité intéressée est tenue de communiquer par voie électronique ou demande à la recevoir par cette voie. 2. La notification électronique est effectuée en mettant le document de notification à la disposition de la personne intéressée, dans un environnement électronique sécurisé accessible depuis le Siège électronique du Commun. Le document de notification doit contenir toutes les informations prévues par le Code de l'Administration pour que la notification soit valable. 3. Si le secteur public développe un environnement électronique coopératif dans lequel peuvent être publiées des notifications électroniques provenant de toute Administration, le Commun peut y adhérer pour publier ses notifications et inclut sur le Siège électronique un lien permettant d'y accéder. 4. L'environnement électronique de notification adresse un avis de mise à disposition de la notification au dispositif électronique ou à l'adresse de courrier électronique indiqués par la personne intéressée dans sa demande. L'émission ou la réception de l'avis n'est pas une condition nécessaire de la validité de la notification. 5. La personne intéressée peut communiquer, par l'intermédiaire de l'environnement électronique de notification, les données d'identification des dispositifs ou adresses où elle souhaite recevoir les avis mentionnés au paragraphe précédent. Le Commun doit donner effet à la demande de changement de moyen de notification à compter du cinquième jour ouvrable suivant la communication. 6. L'environnement électronique conserve les preuves appropriées relatives à la mise à disposition de la notification et à l'accès à son contenu par le destinataire, y compris la date et l'heure auxquelles ils se produisent. 7. La notification est réputée valablement effectuée le jour où la personne intéressée ou son représentant accède à son contenu. 8. La notification est réputée refusée et, par conséquent, est considérée comme valablement effectuée, la formalité étant réputée accomplie et l'instruction du dossier se poursuivant, dès lors que quinze jours ouvrables se sont écoulés depuis la mise à disposition de la notification sans qu'il soit accédé à son contenu. Lorsque l'acte notifié est la décision mettant fin à la procédure, la personne intéressée est réputée avoir reçu la notification à toutes fins. Dans ces cas, le Commun vérifie que les informations relatives au dispositif électronique ou à l'adresse de courrier électronique auxquels l'avis de mise à disposition de la notification a été envoyé étaient à jour, et que l'avis a effectivement été envoyé. S'il est établi que l'avis peut ne pas être parvenu à la personne intéressée, la tentative de notification est complétée par une notification par des moyens non électroniques dans la forme prévue par le Code de l'Administration en son article 48, comprenant un avertissement à la personne intéressée quant à la nécessité de renseigner de manière adéquate les canaux de réception des avis. 9. Dans le cas de notifications adressées à des personnes intéressées qui doivent les recevoir sur support papier, une copie de la notification est également mise à disposition dans l'environnement de notification électronique. L'accès de la personne intéressée à cette copie électronique produit également les effets juridiques de la notification. Chapitre quatrième. Documents électroniques Art. 23. Documents électroniques 1. Le Commun émet des documents pour consigner les actes administratifs. Ces documents sont émis par des moyens électroniques, sauf si leur nature exige une autre forme d'expression et de consignation plus adéquate. 2. Est considérée comme document électronique l'information de toute nature sous forme électronique, stockée sur un support électronique selon un format déterminé et susceptible d'identification et d'un traitement différencié. 3. L'authenticité, l'intégrité, la véracité et la fiabilité des contenus des documents électroniques et, le cas échéant, leur confidentialité doivent être garanties pendant les délais fixés par la réglementation applicable et/ou par les tableaux d'évaluation documentaire approuvés par le Commun. 4. Les documents électroniques doivent comporter les métadonnées, entendues comme toute information en format électronique associée aux documents électroniques, de caractère instrumental et indépendante de leur contenu, destinée à la connaissance immédiate et automatisable de l'une quelconque de leurs caractéristiques, afin de garantir la disponibilité, l'accès, la conservation et l'interopérabilité des documents. 5. Le Commun peut appliquer des procédures de copie authentique permettant d'obtenir des copies, sous différents formats et sur différents supports, des documents administratifs et de ceux produits par la personne intéressée, dans les conditions décrites à l'article 26. 6. Le Commun formule une politique de gestion documentaire développant la réglementation de l'ensemble des processus de gestion documentaire et la gouvernance de la documentation électronique tout au long de son cycle de vie. La politique de gestion documentaire doit être approuvée par la Junta de Govern ou par l'organe auquel celle-ci délègue. Art. 24. Dossiers électroniques 1. Le dossier est constitué de l'ensemble ordonné des documents et des actes afférents à une procédure, quels que soient le support et le type d'information qu'ils contiennent. 2. Le dossier électronique doit être folioté afin de garantir le lien entre les documents électroniques qui le composent, au moyen de l'incorporation d'un index électronique authentique, entendu comme la liste des documents électroniques composant le dossier, signée de manière automatique afin d'en garantir l'intégrité et la séquence. Lorsque le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son instruction, un index électronique provisoire peut être établi. 3. Les dossiers doivent comporter des métadonnées afin de faciliter leur classement, leur ordonnancement, leur description, leur indexation, leur consultation, leur diffusion et la disposition finale de leur cycle de vie. 4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier, il peut être fait droit à la demande par une mise à disposition par des moyens électroniques, la personne intéressée ayant le droit d'en obtenir copie. Art. 25. Registres officiels du Commun 1. Les registres des procès-verbaux et les registres des décisions doivent être tenus sur support électronique, soit parce qu'ils sont numérisés, soit parce qu'ils sont créés à l'origine sur support numérique. 2. Les copies numérisées ou les documents électroniques intégrés dans les registres respectifs doivent comporter la signature électronique correspondante ou le cachet d'organe du Commun attestant leur authenticité. Art. 26. Copies électroniques 1. Des copies électroniques des documents électroniques faisant partie des dossiers du Commun peuvent être générées. Ces copies peuvent être totales ou partielles et peuvent être générées dans un nouveau format ou conserver le format original, à condition que leur contenu soit respecté. Ces copies peuvent être générées par des systèmes d'action automatisée lorsque cela est prévu. 2. Des copies électroniques des documents papier figurant dans les dossiers du Commun, ou présentés au service des formalités, peuvent être générées. La copie électronique doit être générée au moyen d'une procédure de numérisation garantissant la qualité de l'image obtenue et son identité avec le document original. Les copies électroniques doivent comporter les métadonnées attestant leur caractère de copie, ainsi que celles propres au processus de numérisation. 3. Les copies générées dans l'un quelconque des cas prévus aux alinéas précédents peuvent avoir le caractère de copie authentique lorsque le document dont elles sont issues est un original ou une copie authentique. Dans ce cas, la procédure de copie doit garantir la sécurité du document obtenu et y incorporer une signature électronique conformément aux critères établis dans la politique de signature. Cette signature électronique doit être celle de l'agent public qui autorise la copie, ou celle du système informatique en cas d'action automatisée. 4. Le Commun peut générer des copies authentiques sur support papier de ses documents électroniques, au moyen de l'incorporation dans le document d'un Code de Vérification Électronique permettant leur vérification sur le Siège Électronique, ainsi que de l'indication du délai maximal pendant lequel le Commun s'engage à tenir cette copie précise à disposition aux fins de vérification. 5. Le Commun doit respecter les conditions requises techniques établies par le Décret 89/2023 , du 22-2-2023, de numérisation qualifiée. Art. 27. Archives électroniques 1. À l'exception des cas où cela est impossible, et qui doivent être justifiés, tous les documents utilisés par le Commun dans l'exercice de ses compétences, y compris les actes administratifs préparatoires ou définitifs, doivent être archivés par des moyens électroniques. À cet effet, les documents sur support papier doivent être numérisés de manière qualifiée, dans les termes prévus par la Loi 35/2014 , du 27 novembre, de certification et de confiance électronique. 2. Les moyens utilisés pour l'archivage électronique doivent disposer des moyens de sécurité adéquats garantissant l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la protection et la conservation des documents archivés ainsi que la traçabilité de leurs accès. De même, les mesures nécessaires doivent être adoptées pour assurer l'identification des utilisateurs des archives et le contrôle de leur accès, ainsi que le respect des normes relatives à la protection des données à caractère personnel. 3. Le Commun doit tenir une archive électronique unique des documents électroniques correspondant à des procédures terminées, dans les termes établis par la réglementation applicable. L'archive électronique unique est conservée par le département compétent en matière de gestion documentaire. 4. Le Commun doit disposer des mécanismes permettant la conservation et la récupération des documents archivés par des moyens électroniques, de sorte qu'ils puissent être accessibles dans leur contenu intégral pendant toute la durée pendant laquelle ils doivent demeurer opérationnels et disponibles. Art. 28. Système de gestion documentaire 1. Le Commun dispose d'un système unique de gestion documentaire qui doit faciliter, entre autres finalités, la transparence de son organisation et le traitement correct de l'information et de la documentation dans les phases active et semi-active, ainsi que leur conservation et leur disponibilité dans la phase inactive. 2. 2. Le système de gestion documentaire doit permettre l'accès facile à l'information et sa localisation ainsi que la récupération de tout document ou de toute information en indiquant pour chaque document son régime d'accès et de publicité. 3. Les instruments et procédures qui composent le système de gestion documentaire seront approuvés par la Junta de Govern, sur proposition du service des archives. Chapitre cinquième. Action administrative automatisée Art. 29. Action administrative automatisée 1. Le Commun promouvra l'action administrative automatisée dans les procédures administratives au moyen d'un système d'information programmé sans nécessité de l'intervention directe d'un agent public, notamment les suivantes : a) Les actes de simple constatation qui se limitent à certifier des faits ou des actions se produisant dans les environnements électroniques du Commun sans générer de nouveaux droits ou obligations pour le Commun ni pour la personne intéressée. b) Les actes de simple procédure qui font progresser la procédure administrative sans qu'aucune prise de décision n'intervienne, en transmettant des communications ou des notifications entre les parties à la procédure, en générant des copies de documents ou d'autres actions de gestion de la documentation administrative. c) Les actes de déclaration de volonté qui sont résolus selon des critères objectifs, publiquement connus et qui s'appliquent à des informations pouvant être connues préalablement par la personne intéressée. 2. Un acte pourra être accompli au moyen de mécanismes d'action administrative automatisée si l'application de ces mécanismes à l'acte concret a été approuvée de manière spécifique. 3. L'application des systèmes d'action administrative automatisée est approuvée par la Junta de Govern et fait l'objet d'une publication sur le Siège électronique. 4. Les usagers peuvent accéder aux systèmes d'action administrative automatisée par le biais du Siège électronique, ou par le biais de tout autre moyen de traitement électronique que le Commun peut mettre à disposition. Chapitre sixième. Gestion et amélioration de la procédure administrative électronique Art. 30. Simplification de la procédure administrative 1. La conc eption des systèmes et des procédures doit veiller à la plus grande simplification possible et à l'amélioration constante de la qualité, que le Commun doit évaluer de manière ordinaire. 2. Le Commun dispose des mécanismes adaptés à la nature du système ou de l'action pour en garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité, ainsi que la constance de la transmission et de la réception. 3. La garantie de la date et de l'heure peut être justifiée au moyen d'un marquage temporel, sans préjudice de l'utilisation d'un horodatage dans le fonctionnement du registre et d'autres domaines d'action qui seront déterminés. 4. Le Commun doit réaliser une analyse de reconception fonctionnelle et de simplification des procédures qui évalue la suppression ou la réduction des documents demandés aux citoyens, les délais prévus et les ressources nécessaires pour instruire les procédures administratives. À l'issue de cette analyse, les informations relatives aux documents qui composent le dossier et à leurs caractéristiques constitutives doivent être intégrées au catalogue des procédures du Commun. 5. Lorsque le Commun mène une activité en régime d'action administrative automatisée, il doit établir, au moyen d'une norme spécifique, l'organe ou les organes responsables de la définition des spécifications techniques, de la programmation du système, de la maintenance, de la supervision et de l'audit, ainsi que l'organe responsable de l'action en c as de recours. Art. 31. Le Catalogue des procédures du Commun 1. Le Catalogue des procédures du Commun comprend toutes les procédures administratives correspondant aux compétences et fonctions de la corporation. 2. Le Catalogue des procédures du Commun offre aux citoyens des informations utiles sur les procédures et la liste de la documentation nécessaire pour accomplir une démarche par le biais du Siège électronique. 3. La Junta de Govern appro uve le Catalogue des procédures. Titre IV. Fonctionnement électronique des organes du commun Art. 32. Gestion télématique des organes du Commun 1 . Les actes de convocation des différents organes du Commun seront émis sur support électronique, conformément aux dispositions contenues dans l'Ordinació d'organisation et de fonctionnement des Communs. 2. Tant le document de convocation que l'ordre du jour de la séance et toute la documentation qui l'accompagne seront mis à la disposition des personnes convoquées par des moyens électroniques, au moyen d'un système permettant de garder trace de leur réception. 3. Les procès-verbaux de séance et autres documents qui consignent les débats et les décisions adoptées par chacun des organes du Commun seront établis sur support électronique, avec la signature électronique des titulaires des fonctions correspondantes. Art. 33. Enregistrement des séances et support audiovisuel 1. Chaque fois que les moyens électroniques le permettent, les séances du Conseil du Commun seront enregistrées, et le support audiovisuel qui en résulte sera joint au procès-verbal de la séance. Lorsqu'il en est ainsi, le procès-verbal pourra omettre la transcription des débats, pour lesquels il renverra au support audiovisuel, et transcrire uniquement le contenu des décisions. 2. Exceptionnellement, le Conseil du Commun peut décider, à la majorité absolue de ses membres, de ne pas enregistrer l'une de ses séances. 3. En outre, un organe communal peut décider, à la majorité simple de ses membres, sur proposition motivée de sa présidence, d'enregistrer toute séance non publique. 4. Le support audiovisuel d'enregistrement des séances est traité comme un document électronique selon les mêmes critères de conservation et de sécurité que ceux décrits au chapitre quatre du Titre III. 5. Sans préjudice de l'éventuelle diffusion en direct de la séance du Conseil du Commun par les moyens techniques appropriés, après l'approbation et la signature du procès-verbal, le Commun la publie sur une plateforme électronique sur Internet, en mettant à la disposition des citoyens l'accès à la vidéo sur son site officiel et sans limite de visionnages. Article 34. Participation télématique aux séances du Conseil du Commun 1. Lorsque des circonstances exceptionnelles restreignent la mobilité d'un ou de plusieurs conseillers, que ce soit pour des empêchements de santé, des cas de force majeure ou d'autres causes d'une gravité similaire, l'un quelconque des Consuls peut autoriser, individuellement ou collectivement, les formes suivantes de participation aux séances du Conseil du Commun : a) Assister aux séances par voie télématique, en étant pris en compte pour la formation du quorum et en ayant la possibilité de participer aux votes. b) Intervenir dans le débat par voie télématique. c) Participer par voie télématique aux votes organisés. 2. La décision d'autoriser la participation télématique est prise à titre exceptionnel, spécifiquement pour chaque séance du Conseil où elle doit prendre effet, et selon un principe de priorité à la participation en présentiel. Disposition additionnelle. Responsables de l'application de l'Ordonnance La Commission de travail d'Administration électronique du Commun ou, à défaut, l'organe auquel la Junta de Govern délègue cette mission, veille au respect correct et à la mise en œuvre des devoirs et obligations établis par la présente Ordonnance, coordonne les ressources et les activités nécessaires à sa mise en œuvre et promeut un projet de transformation de l'organisation. Afin de tenir informée la Junta de Govern, cette commission : 1. Élabore un rapport biennal sur l'application de la présente Ordonnance et l'évolution de la simplification administrative, jusqu'à ce que l'ordonnance ait été entièrement mise en œuvre. 2. Le rapport doit identifier les projets élaborés en matière de simplification administrative, les mesures adoptées et la planification pour les deux années suivantes. Disposition transitoire. Disponibilité des moyens Les dispositions prévues par la présente norme sont d'application progressive en fonction de la disponibilité des moyens technologiques et administratifs nécessaires. En conséquence, la disponibilité de chacune des plateformes régies par la présente norme est publiée sur le Siège électronique du Commun au fur et à mesure de leur mise à disposition Disposition finale. Entrée en vigueur La présente Ordonnance entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre . Escaldes-Engordany, Casa Comuna, 29 avril 2024 Vu et approuvé / La consule majeure / Rosa Gili Casals P. o. du Conseil du Commun / La secrétaire générale / Sandra Tudó Montanya