Ordonnance du 22-12-2016 relative à l'utilisation des salles du Centre culturel La Llacuna.

Ordonnance du 22-12-2016 relative à l'utilisation des salles du Centre culturel La Llacuna. Vu l'Ordonnance relative à l'utilisation des salles du Centre culturel La Llacuna, du 13 avril 2015 ; Considérant la nécessité de mettre à jour la réglementation relative à l'utilisation des salles du Centre culturel La Llacuna. Ordonnance relative à l'utilisation des salles du Centre culturel La Llacuna Article 1. Objet 1. La présente Ordonnance a pour objet d'établir une procédure pour l'utilisation des salles et du matériel technique du Centre culturel La Llacuna, rattaché au Département de la Culture du Commun d'Andorra la Vella. Le service propose l'utilisation de salles pour la réalisation d'événements ou d'activités à caractère public ou privé, ainsi que la mise à disposition d'espaces destinés à des expositions artistiques, principalement à caractère collectif. 2. L'utilisation des salles s'effectue au moyen de la mise à disposition et/ou de la location des espaces du Centre culturel, en donnant la priorité aux personnes physiques ou morales, publiques ou privées, qui réalisent des activités ouvertes au public. Ponctuellement, des salles peuvent être louées aux personnes physiques ou morales privées, pour réaliser des activités à caractère privé et fermées au public. 3. Les espaces destinés à la location et/ou à la mise à disposition sont les suivants : - Salle des fêtes : salle destinée aux événements de plus de 50 personnes, d'une capacité maximale de 100 personnes. - Salles polyvalentes pour des réunions publiques ou privées et des activités ludiques : - Salle 24 d'une capacité maximale de 50 personnes. - Salle 25 : d'une capacité maximale de 30 personnes. - Salle 26 : d'une capacité de 20 personnes. - Salle 34 : cette salle est uniquement destinée à la réalisation d'activités d'arts du spectacle. - Hall : espace destiné à exposer des œuvres artistiques, sociales, culturelles, scientifiques ou de vulgarisation. - Espace B'Art : espace destiné exclusivement aux expositions de l'École d'Art d'Andorra la Vella. 4. Le service de mise à disposition d'espaces destinés à des expositions collectives, artistiques ou de vulgarisation, provenant tant du milieu associatif que du milieu institutionnel ou privé, est assuré à condition qu'elles n'aient pas de but lucratif. Les expositions artistiques individuelles sont principalement destinées aux élèves de l'École d'Art, toujours sous la supervision et l'accompagnement de leurs professeurs, qui autorisent leur processus créatif. 5. Le Commun d'Andorra la Vella se réserve le droit d'autoriser l'exposition d'un particulier s'il la juge d'un très haut intérêt public, pour la promotion de la paroisse. Article 2. Utilisation 1. Toutes les activités qui se déroulent dans les espaces du Centre culturel La Llacuna doivent être conformes à la loi. Ne seront pas autorisés les événements qui font l'apologie de la violence, de l'intolérance ou qui présentent un quelconque contenu discriminatoire, qu'il soit fondé sur le genre, le sexe, la race, la culture et/ou la religion. 2. Le Commun d'Andorra la Vella se réserve le droit d'admission sur le contenu des expositions et des événements qui se déroulent dans les locaux du Centre culturel La Llacuna. 3. L'utilisation des espaces emporte l'acceptation intégrale de la présente Ordonnance et la procédure est engagée au moyen d'une demande. 4. Les prix à payer pour l'utilisation des espaces sont ceux fixés par l'Ordonnance des prix publics en vigueur du Commun d'Andorra la Vella. Article 3. Demandes A) Demande d'utilisation des salles 1. La demande d'utilisation des salles s'effectue au moyen d'une demande adressée au Département de la Culture du Commun d'Andorra la Vella, fournie par le Secrétariat du Centre culturel La Llacuna. La demande d'utilisation des salles figure en annexe de la présente Ordonnance. 2. Les données obligatoires et nécessaires pour instruire la demande sont : - Nom ou dénomination sociale du demandeur - Personne et téléphone de contact - Numéro d'enregistrement communal ou copie de la décision du Gouvernement pour les associations ou organismes sans but lucratif (s'ils ne sont pas enregistrés auprès du Commun) - Date et heure d'utilisation de la salle ou de tenue de l'événement - Résumé de l'activité qui y sera exercée - Besoins techniques pour le montage. 3. La mise à disposition pour des cours et stages annuels est réservée aux organismes inscrits au Registre communal des associations, la préférence étant accordée à ceux qui appartiennent à l'Espace des organismes citoyens. 4. Le Département de la Culture peut exiger du demandeur la documentation ou les informations complémentaires qu'il juge nécessaires. 5. Les demandes doivent être remises par courrier électronique ou en personne au Département de la Culture, lequel se réserve le droit de ne pas autoriser les événements qu'il estime, selon des critères d'opportunité. B) Demande d'utilisation d'espaces destinés à des expositions 1. La demande d'utilisation des salles s'effectue au moyen d'une demande adressée au Département de la Culture du Commun d'Andorra la Vella, fournie par le Secrétariat du Centre culturel La Llacuna. La demande d'utilisation d'espaces destinés à des expositions figure en annexe de la présente Ordonnance. 2. Les données obligatoires et nécessaires pour instruire la demande sont : - Nom ou dénomination sociale du demandeur - Personne et téléphone de contact - Numéro d'enregistrement communal ou copie de la décision du Gouvernement pour les associations ou organismes sans but lucratif (s'ils ne sont pas enregistrés auprès du Commun) - Titre de l'exposition - Brève description du contenu - Objectifs de l'exposition et nombre d'œuvres - Période demandée - Jour et heure de l'inauguration, sur proposition de l'intéressé - Besoins techniques pour le montage. 3. Le Département de la Culture peut exiger du demandeur la documentation ou les informations complémentaires qu'il juge nécessaires. 4. Les demandes doivent être remises par courrier électronique ou en personne au Département de la Culture. 5. Le demandeur doit prendre contact avec le Département de la Culture, qui détermine si l'événement ou l'exposition est recevable ou non dans un délai de 10 (dix) jours ouvrables, à compter du lendemain de la présentation de la demande. Le Commun d'Andorra la Vella dispose du pouvoir discrétionnaire de ne pas autoriser les expositions qu'il estime, selon des critères d'opportunité. Article 4. Réservation et disponibilité des espaces 1. La réservation s'effectue par écrit et, conformément à la demande présentée, les besoins techniques nécessaires pour couvrir l'événement, préalablement indiqués dans la demande, sont déterminés. 2. La réservation pour des événements ponctuels s'effectue au moins 10 (dix) jours ouvrables avant la tenue de l'événement. La disponibilité des espaces est déterminée en fonction des besoins propres de l'événement définis dans la demande. Les techniciens et responsables du montage des événements et/ou des expositions prennent contact 5 (cinq) jours avant la tenue de l'événement avec les techniciens du Centre culturel La Llacuna afin de préciser les aspects et les besoins organisationnels et techniques. Le Centre culturel La Llacuna ne fournit que le matériel dont il dispose ; le reste est fourni par le demandeur. 3. Dans tous les actes où la cession ou l'utilisation des espaces est effectuée à titre onéreux (loyer des salles), il est nécessaire de déposer une caution de 25% du prix total à acquitter. Le dépôt est effectué 5 (cinq) jours ouvrables avant la tenue de l'acte et n'est pas restitué en cas d'annulation de l'acte ou de l'exposition. 4. La réservation des salles les jours fériés ou en dehors des horaires d'ouverture au public, pour des raisons d'organisation, est toujours effectuée au moins 15 (quinze) jours ouvrables avant la tenue de l'acte. Si l'utilisation de l'espace est effectuée à titre onéreux, il est nécessaire de déposer une caution de 25% du prix total à acquitter. Article 5. Annulations 1. L'annulation de l'événement doit être communiquée à l'adresse électronique [email protected] ou par téléphone au 730037 au moins 5 (cinq) jours ouvrables avant la tenue de l'acte ou 10 (dix) jours ouvrables, s'il s'agit de jours fériés ou en dehors des horaires d'ouverture au public, Dans le cas contraire, les pénalités suivantes s'appliquent : a) Si 25% du montant total du loyer est versé au titre de la caution prévue à l'article 4.3 de la présente Ordonnance, le montant total de la caution versée est perdu. b) Les entités ou associations inscrites au Registre communal des associations sont pénalisées par l'impossibilité d'obtenir la cession d'espaces à La Llacuna, pour un délai de 3 (trois) mois à compter du fait survenu. Pour les entités et associations non inscrites au Registre communal des associations, le délai de pénalité est porté à 6 mois. 2. En cas de cession des salles pour la réalisation de cours et de stages annuels, le Service de la culture effectue un contrôle de présence des associations ou entités qui les ont demandées. En cas d'absence, plus de trois fois consécutives, l'utilisation de l'espace contracté peut être résiliée, qu'elle soit à titre onéreux ou gratuit. Article 6. Calendrier et horaires d'utilisation des salles 1. Pour le loyer de salles pour des actes ponctuels, le calendrier des jours fériés fixé par le Commun d'Andorra la Vella est suivi, ainsi que les horaires établis du Centre culturel La Llacuna. 2. Pour les salles de cours et de stages annuels, le calendrier des vacances scolaires et des jours fériés fixé par le Gouvernement est suivi. 3. Les horaires d'utilisation des espaces sont les suivants : - Du 9 septembre au 30 juin - Du lundi au jeudi de 8 h à 23 h - Le vendredi de 8 h à 21 h - vacances scolaires de 8 h à 19.45 h - Du 1er au 31 juillet et du 1er au 7 septembre - Du lundi au vendredi de 8h à 19.45 h - Du 1er au 31 août - Du lundi au vendredi de 8 h à 16.30 h. Le Centre culturel La Llacuna reste fermé aux dates prévues par le calendrier des fêtes du Commun d'Andorra la Vella, publié annuellement au BOPA. 5. Le Commun d'Andorra la Vella a la faculté de modifier les horaires au cours de l'année. 6. L'utilisation des espaces disponibles du Centre culturel La Llacuna donne lieu au paiement des prix publics approuvés annuellement par le Commun d'Andorra la Vella, au moyen de l'Ordonnance sur les prix publics. Article 7. Obligations de la personne physique ou morale contractante 1. En cas de dégradations des espaces de La Llacuna ou du matériel technique cédé conjointement avec ces espaces, le montant total de la réparation doit être acquitté, que les dégradations aient été causées aux biens immeubles ou aux biens meubles mis à disposition conjointement avec l'utilisation de la salle. 2. La personne contractante s'oblige, dans les dates contractées, à procéder au démontage et au retrait des espaces occupés. Si le contractant procède au démontage ou au retrait après l'expiration du délai contractuellement prévu, il doit payer au Commun d'Andorra la Vella le loyer des espaces occupés pendant le démontage, conformément aux tarifs en vigueur. 3. Le chargement et le déchargement des matériels pour les actes sont à la charge du contractant. 4. Toute dégradation ou tout manquement imputable à la partie contractante est imputé sur la caution, qui ne sera pas déduite du montant total à payer, sans préjudice de l'obligation du contractant de répondre sur l'ensemble de ses biens présents et futurs si la caution s'avérait insuffisante pour couvrir les responsabilités financières découlant de l'utilisation des salles. 5. Le prix public fixé pour la tenue de l'acte, est payé au Secrétariat du Service de la culture, au plus tard 5 (cinq) jours calendaires après sa tenue. 6. Si l'acte organisé nécessite un service de traiteur, ce service sera contracté directement auprès de la cafétéria du Centre culturel. Article 8. Obligations relatives à la sécurité 1. La personne contractante s'engage à respecter les normes en vigueur en matière de sécurité, et notamment celles relatives à la capacité maximale des espaces, aux sorties de secours et aux mesures contre l'incendie. En aucun cas, il ne peut être introduit dans le bâtiment de matériaux inflammables, ni installé d'objets qui bloquent ou entravent les sorties des salles ou du bâtiment de La Llacuna. 2. La personne contractante s'oblige à respecter ou, selon le cas, à exiger des personnes physiques ou morales avec lesquelles elle sous-traite les services de montage de tout type d'installations, le strict respect de la législation en matière de sécurité et d'hygiène au travail, en répondant des dommages et préjudices pouvant être causés par un accident dans lequel intervient une faute ou une négligence. 3. Aux fins susmentionnées, elle doit souscrire une assurance de responsabilité civile et une assurance multirisque relative aux biens et équipements couvrant suffisamment les éventualités possibles. 4. En aucun cas, le Commun n'est responsable des objets introduits par le contractant ou par les personnes qui participent à l'acte que celui-ci organise. 5. Sans préjudice d'une autorisation expresse du Commun, l'entrée des animaux n'est pas permise, à l'exception des chiens guides. 6. L'utilisation de produits inflammables à l'intérieur des installations n'est pas permise, sans préjudice d'une autorisation écrite préalable du Commun. Article 9. Obligations sociales et fiscales Le Commun d'Andorra la Vella est exonéré de toute responsabilité concernant les obligations sociales, fiscales et de sécurité au travail qui incombent à la personne contractante (physique et morale). Article 10. Modifications contractuelles Le Commun se réserve la faculté de modifier les conditions établies dans la présente Ordonnance en raison d'un changement de fonctionnement ou lorsque des raisons de force majeure ou d'intérêt public dûment justifiées, le recommandent. Article 11. Domicile aux fins des notifications 1. Pour toutes les notifications, diligences et actes qui le concernent, le domicile de l'organisateur est celui qu'il indique dans la demande 2. Ce domicile peut être remplacé par tout autre, à condition que cela soit notifié au Commun. Article 12. Élection de domicile et for Tous les litiges et questions auxquels donnent lieu la présente Ordonnance et les relations contractuelles qui en découlent sont soumis à la juridiction des tribunaux andorrans. Disposition abrogatoire Sont abrogées l’Ordonnance relative à l’utilisation des salles du Centre culturel La Llacuna du 13 avril 2016, ainsi que toutes les dispositions de rang normatif égal et/ou inférieur qui sont contraires à la présente Ordonnance. Disposition finale La présente Ordonnance entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d’Andorre.