Article 11. Structure du Registre

Article 11. Structure du Registre

1. Le Registre tient les livres suivants :

a) Livre principal.

b) Livre journal.

c) Livre d'inventaire.

d) Livre des plans d'action et des comptes annuels. Les livres sont constitués de feuillets mobiles et peuvent être tenus sur support informatique avec l'autorisation préalable du Gouvernement et avec les garanties déterminées par le ministère chargé de la justice. À cette fin, les mesures de sécurité établies par la réglementation en vigueur en matière de protection des données à caractère personnel doivent être mises en œuvre.

2. Le responsable du Registre en établit l'organisation interne et peut décider de tenir d'autres livres ou archives auxiliaires.

3. Le Registre doit tenir un index informatisé dans lequel doit figurer la dénomination de toutes les fondations constituées conformément à la Loi.

4. Tous les livres doivent être dûment identifiés, doivent être ouverts et clôturés par une mention du responsable, doivent être numérotés de manière correlative et doivent être archivés de façon à en assurer la localisation et la conservation.

5. Le format des livres du Registre ainsi que les modèles et formulaires officiels, tant en version papier qu'électronique, sont approuvés par le Gouvernement.

6. Format électronique : Le Gouvernement peut décider, par décret, de faire passer les livres du Registre au format électronique, et que ces livres soient tenus sur support informatique, de manière exclusive ou simultanément avec le format papier. L'application informatique des livres du Registre doit assurer, conformément à l'état de la technique, l'exactitude et la sécurité des données incorporées. En particulier, et au moyen de l'attribution de codes d'accès et de validation, elle doit permettre :

a) D'enregistrer le code avec lequel il a été accédé au système, avec indication du jour et de l'heure de l'accès.

b) D'enregistrer le code avec lequel une inscription a été validée, avec indication également du jour et de l'heure de la validation.

c) D'enregistrer les inscriptions par ordre chronologique, et de ne pas permettre l'enregistrement d'une inscription s'il en existe d'autres antérieures en attente de validation.

d) De maintenir l'intégrité des inscriptions, sans qu'elles puissent être modifiées ou supprimées une fois validées. L'attribution et la modification des codes d'accès et de validation, avec les niveaux d'autorisation nécessaires, incombent au responsable du Registre. Le responsable du Registre doit prendre les mesures nécessaires pour assurer la conservation des données enregistrées sur support informatique ainsi que la sécurité et l'intégrité de l'application servant à la tenue du Registre. En cas de divergence entre les données sur support informatique et celles écrites sur papier, ces dernières prévalent.

7. Fichiers internes : Le responsable du Registre peut ordonner la création de fichiers manuels ou informatiques à usage interne afin de faciliter l'indexation et la recherche de documents et d'informations contenus dans le Registre, et afin d'exercer la fonction statistique du Registre. La création de ces fichiers est communiquée au ministère chargé de la justice. Ces fichiers sont à usage exclusivement interne du Registre, afin de faciliter l'exercice de ses fonctions, et ne peuvent être utilisés à d'autres fins que celles attribuées au Registre. Les fichiers internes ne sont pas accessibles au public.