Article 8. Instruments arxivístics

Article 8. Instruments arxivístics

Els processos de gestió documental es desenvolupen a través dels instruments arxivístics següents:

a) Quadre de classificació: Instrument de descripció que reflecteix l’estructura jeràrquica i lògica que permet la identificació, l’ordenació i la localització dels documents d’un organisme. Cada expedient o document s’identifica amb un nivell del quadre de classificació que ens remet a un concepte general o específic.

b) El Vocabulari de Metadades del Comú reflecteix les metadades que s’han d’incorporar als documents, expedients i signatures electròniques, partint del model utilitzat pel Govern d’Andorra. Aquest vocabulari, facilita, per una banda, la recuperació, la consulta, la transparència, l’avaluació i l’accés a la documentació del Comú; i de l’altra, garanteix la interoperabilitat entre els sistemes i promou el reaprofitament de documents en més d’un procés o tràmit.

c) El Catàleg de Tipologies documentals permet identificar les tipologies que composen els expedients del Comú. Així mateix, regula i determina les tipologies que composen expedients i sèries documentals, així com el seu ús com a metadada, que permet realitzar cerques o aplicar processos automatitzats com eliminar d’un expedient els documents d’una mateixa tipologia a partir de la seva Taula d’Avaluació i Accés a la Informació (TAAI).

d) El Catàleg de Formats documentals estableix els formats acceptats i normalitzats tant en la tramitació com en la conservació dels documents electrònics. Es fonamenta en els estàndards internacionals i en les convencions normatives al respecte.

e) Les Taules d’Avaluació i Accés a la Informació són l’instrument que assenyala per a cada sèrie documental del Quadre de Classificació els períodes de conservació i els terminis d’accessibilitat, identificant la documentació que s’ha de conservar permanentment i la que s’ha d’eliminar total o parcialment. Es troben validades i aprovades per la Comissió de Gestió Documental.

f) El Calendari de Conservació i Accés recull les decisions concretes respecte als períodes de conservació, accessibilitat i eliminació o conservació permanent per al conjunt de les sèries documentals produïdes pel Comú a partir d’allò determinat a les Taules d’Avaluació i Accés a la Informació.