Normes relatives au contrôle interne

Communiqué n° 7/EP Normes relatives au contrôle interne

En ce qui concerne la responsabilité du Conseil d'Administration et de la Direction générale à l'égard du contrôle interne de l'entité, l'AFA fixe une série de normes de caractère général relatives aux systèmes et aux procédures de contrôle interne et, plus précisément, à des aspects fondamentaux liés à la mission du Conseil d'Administration et de la Direction générale.

En ce sens, les principes à suivre en matière de contrôle interne en ce qui concerne le Conseil d'Administration et la Direction générale sont énumérés ci-après :

Il incombe au Conseil d'Administration d'assurer un contrôle efficace de toutes les activités de l'entité par la mise en place de contrôles internes à appliquer à la structure de l'organisation et aux systèmes de contrôle spécifiques de l'entité. Concrètement, les contrôles s'appliquent à la définition des politiques et des processus, à celle des devoirs et obligations avec une délégation d'autorité claire, et à la séparation adéquate des fonctions critiques.

En ce sens, le Conseil d'Administration doit prendre conscience des risques inhérents aux activités de l'entité et doit s'assurer que la dotation en ressources est suffisante pour garantir que les contrôles sont adéquats pour exercer toutes les activités.

D'une manière générale, il est entendu que chaque entité doit disposer de contrôles internes adaptés au volume et à la complexité de son activité.

Si les fonctions relevant du Conseil d'Administration ont été formellement déléguées à des commissions et/ou à des personnes, cet organe, en tant que responsable en dernier ressort, doit établir les mécanismes de contrôle nécessaires sur ces commissions et/ou personnes afin de pouvoir s'assurer que ces fonctions sont exercées de manière adéquate.

Par conséquent, la Direction générale doit développer les contrôles internes à appliquer établis au préalable par le Conseil d'Administration. Elle doit également en garantir l'exécution et le respect.

Des mécanismes appropriés doivent être mis en place afin que tous les membres du Conseil d'Administration aient accès à toutes les informations nécessaires à une prise de décision correcte dans le cadre du Conseil d'Administration. Cette documentation doit être remise ou mise à la disposition des membres suffisamment à l'avance pour pouvoir être analysée et vérifiée. Il convient de souligner que la transmission d'informations est particulièrement importante pour les rapports externes qui sont explicitement adressés aux membres de cet organe -tels que, par exemple, le rapport d'audit et le rapport complémentaire d'audit-, aucune forme de délégation n'étant acceptée.

En ce qui concerne les procès-verbaux du Conseil d'Administration, ceux-ci doivent être transcrits chronologiquement dans le registre des procès-verbaux dans les meilleurs délais, faire référence à la documentation utilisée, laquelle doit au préalable avoir été mise à la disposition des administrateurs pour une correcte prise de décision, comme indiqué à l'alinéa précédent. De même, une copie de l'ensemble de la documentation analysée ou examinée lors de chaque réunion du Conseil d'Administration doit être conservée conjointement afin de refléter fidèlement les sujets traités.

Des procès-verbaux doivent être établis pour les réunions de toute commission et/ou de tout comité, tant du Conseil d'Administration que de la Direction générale. Ceux-ci doivent inclure, au minimum, le détail des participants, l'ordre du jour et les décisions adoptées. De même, ils doivent être approuvés et signés, au minimum, par la personne qui exerce les fonctions de Secrétaire de la commission et/ou du comité, avec le visa du Président, le cas échéant. Les procès-verbaux relatifs à chaque organe doivent être archivés séparément, en distinguant par commission et/ou comité, et classés chronologiquement. Il doit également être fait expressément référence à la documentation analysée lors de la réunion.

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Il convient de garder à l'esprit que ces normes établissent les responsabilités du Conseil d'Administration et de la Direction générale à l'égard du contrôle interne de l'entité. En ce sens, elles constituent un outil de référence dans lequel ne sont pas décrites les actions à mener afin d'assumer les responsabilités énumérées. En fait, elles représentent une norme minimale pour toutes les entités et, par conséquent, chaque entité peut prévoir des normes supplémentaires plus concrètes ou plus précises, au niveau interne.

Andorra la Vella, le 31 juillet 2019