Normes éthiques et de conduite

Communiqué n° 7/SGOIC

Réf. Normes éthiques et de conduite

Afin de maintenir le haut degré de discipline professionnelle qui a caractérisé l'ensemble du système financier andorran jusqu'à ce jour, lequel s'est concrétisé, entre autres, par l'adoption dès l'année 1990 de la « Convention relative à l'obligation de diligence de la part des établissements bancaires et d'épargne d'Andorre » élaborée par l'ABA, l'INAF a jugé opportun – en tant qu'autorité du système financier andorran et dans l'exercice des fonctions que lui confie la Loi 14/2003, du 23 octobre – de créer des normes éthiques et de conduite propres à l'ensemble des entités autorisées à opérer dans le système financier andorran, veillant ainsi, à tout moment, au bon fonctionnement et à la stabilité du système financier.

En ce sens, l'INAF entend donner un cadre à la discipline professionnelle du secteur, au moyen de normes visant à renforcer le bon nom, la réputation et le prestige de l'activité financière andorrane et à éviter toute pratique susceptible d'enfreindre les bons usages et coutumes. Ainsi, les présentes normes définissent de manière explicite les obligations que doivent suivre les entités du système financier afin de maintenir et de renforcer des principes éthiques et de conduite, et établissent l'interdiction de certaines pratiques qui sont combattues activement au niveau international et que le système financier andorran ne souhaite pas accueillir.

Il convient de garder à l'esprit que ces normes définissent les règles éthiques et de conduite que les entités financières autorisées à opérer dans la Principauté doivent respecter à tout moment dans l'exercice de leurs activités. Elles constituent, par conséquent, un outil de référence dans lequel ne sont pas décrits tous les agissements potentiellement répréhensibles, mais qui comprend une ligne à suivre dans tous les cas. En effet, elles représentent une norme minimale pour toutes les entités du système financier et, par conséquent, chaque entité peut prévoir des normes supplémentaires plus concrètes ou plus précises au niveau interne.

Le présent communiqué est applicable à toutes les entités comprises dans le système financier andorran, ainsi qu'à leurs succursales, filiales, bureaux de représentation constitués dans d'autres pays. S'il existe, dans le pays d'accueil, des dispositions qui rendent impossible le respect des présentes normes, les entités doivent en informer l'INAF afin de trouver une solution au conflit constaté.

Chaque entité financière doit remettre un exemplaire des présentes normes à chacun de ses membres (employés, directeurs généraux et membres du conseil d'administration), lesquels doivent les lire attentivement et signer un accusé de réception et de lecture.

Par ailleurs, chaque entité doit instaurer et maintenir une culture de respect de ces normes éthiques et de conduite et développer des mesures de prévention et de détection des éventuels problèmes susceptibles d'apparaître. En ce sens, chacune des entités doit entreprendre les actions nécessaires pour corriger toute conduite erronée.

1- Principes éthiques

Les entités financières doivent respecter :

- la dignité de la personne et les droits qui lui sont inhérents, - l'égalité des personnes et leur diversité, ce qui requiert, en ce qui concerne tout type de relations personnelles et professionnelles découlant des affaires et des activités, un comportement respectueux qui ne laisse aucune place à des attitudes discriminatoires en raison de la naissance, de la race, du sexe, de l'origine, de la religion, de l'opinion ou de toute autre condition personnelle ou sociale, - l'objectivité professionnelle, qui exige des décisions et des actions adoptées sans accepter l'influence de conflits d'intérêts ou d'autres circonstances susceptibles de mettre en cause l'intégrité de l'entité ou celle de ses membres (employés, directeurs et membres du Conseil d'Administration).

2- Principes fondamentaux de conduite

Toutes les personnes et entités doivent agir dans l'exercice de leurs activités avec impartialité et sans transgresser les principes, les normes de conduite et les règles d'action établis dans le présent document. Les intérêts légitimes des clients doivent être préservés à tout moment. En ce sens, les professionnels du système financier doivent conformer leur action aux règles suivantes : - Ils doivent s'informer de la situation financière de leurs clients (garanties, cautions, liquidités, etc.), de leurs besoins et, le cas échéant, de leurs objectifs d'investissement afin de définir leur profil. - Ils ne doivent pas encourager l'investissement dans des produits qui, sans avoir été sollicités explicitement par le client, ne sont pas adaptés aux caractéristiques de celui-ci (connaissances financières, expérience en matière d'investissement, préférences en matière de risque, etc.). Si l'entité estime que les produits ne sont pas adaptés au client, elle doit lui adresser un avertissement à cet effet, dont il doit être gardé trace. - Ils doivent mettre à la disposition des clients des informations détaillées sur les caractéristiques essentielles et les conditions économiques des produits et services offerts afin que ceux-ci puissent prendre leurs décisions en connaissance de cause. - En ce qui concerne les marchés de valeurs ou d'instruments financiers, ils doivent exécuter les ordres de leurs clients avec soin et diligence, et conformément à leurs strictes instructions ou, à défaut, dans les meilleurs termes, en veillant à ce qu'ils soient exécutés dans les meilleures conditions possibles (en termes de cotisation, de moment d'exécution et de quantité) et en conservant les informations nécessaires pour que les ordres puissent être reconstitués. Les ordres doivent être exécutés compte tenu de la situation des marchés, en suivant l'ordre chronologique de leur réception. - Ils doivent conserver une archive des justificatifs d'ordres relatifs aux opérations d'intermédiation financière et de gestion de patrimoines portant sur des valeurs ou des instruments financiers, pendant une période minimale de 18 mois et, en tout état de cause, pendant la période établie par toute disposition légale applicable. Ces justificatifs doivent être conservés sur l'un des supports suivants : a) l'exemplaire original de l'ordre signé par le client ou par une personne autorisée lorsqu'il s'agit d'un document écrit b) la bande d'enregistrement lorsque l'ordre est passé par téléphone c) l'enregistrement magnétique correspondant en cas de transmission électronique. - Ils ne doivent pas faire passer l'achat ou la vente de valeurs pour compte propre dans des conditions identiques ou meilleures avant ceux de leurs clients au détriment de ceux-ci, tant de ceux qui ont passé un ordre ferme que de ceux dont ils gèrent les portefeuilles en vertu de mandats génériques ou spécifiques. - Lorsque des ordres sont négociés de manière groupée pour compte propre et pour compte de tiers, la répartition des valeurs acquises ou vendues, ou des bénéfices ou pertes potentiels, que l'ordre soit exécuté totalement ou partiellement, doit garantir qu'aucun client n'est lésé.

- Sans préjudice de la liberté contractuelle et de fixation des commissions, ils ne doivent pas offrir avantages, incitations, compensations ou indemnisations de quelque nature que ce soit à des clients importants ou ayant une influence au sein de l'entité lorsque cela peut porter préjudice à d'autres clients. - Les décisions d'investissement proposées par les entités aux clients doivent poursuivre à tout moment l'intérêt de l'investisseur. À cet égard, les entités doivent s'abstenir de réaliser des opérations dans le seul but de percevoir des commissions ou de les multiplier de manière inutile. - Elles doivent éviter les conflits d'intérêts de toute nature et, lorsque ceux-ci ne peuvent être évités, elles doivent disposer des mécanismes internes nécessaires pour les résoudre, sans qu'il y ait de privilèges en faveur de l'un des clients au détriment des autres ou en faveur de l'entité. À cet égard, elles ne doivent en aucun cas révéler à certains clients les opérations réalisées par d'autres ni encourager la réalisation d'une opération par un client dans le but d'en avantager un autre, et elles doivent établir des règles générales de répartition au prorata ou de distribution des ordres exécutés qui évitent les conflits dans les opérations concernant deux ou plusieurs clients. - Elles ne doivent participer, ni pour compte propre ni pour compte de tiers, à des opérations sur des marchés réglementés fondées sur une information privilégiée ou à l'égard desquelles il existe des indices raisonnables qu'elles sont fondées sur une telle information, ni participer à sa diffusion à des tiers, sauf s'il s'agit d'une collaboration légalement autorisée avec les autorités compétentes. On entend par information privilégiée toute information non publique à caractère précis qui concerne une ou plusieurs valeurs ou un ou plusieurs émetteurs et qui, si elle avait été rendue publique, pourrait ou aurait pu influer de manière significative sur la cotisation de cette ou de ces valeurs. - Ne peuvent être mises en œuvre des pratiques qui, au bénéfice propre ou d'autrui, provoquent une évolution artificielle des cotisations en altérant la transparence du marché et son bon fonctionnement. Toute manipulation du marché est interdite (diffusion de fausses rumeurs, utilisation de pratiques trompeuses dans le but d'entraver le bon fonctionnement du marché, etc.). Lorsqu'elles interviennent sur les marchés, elles doivent observer et suivre les règles de conduite et les usages des marchés sur lesquels elles opèrent. - Elles doivent refuser la réalisation d'opérations dont elles savent qu'elles peuvent enfreindre les règles relatives à l'activité bancaire et aux services d'investissement. - Elles doivent toujours traiter, en toute discrétion et confidentialité, les informations personnelles et financières des clients, en ne les utilisant qu'aux fins pour lesquelles elles ont été demandées. À cet égard, elles doivent tout mettre en œuvre pour que le secret professionnel soit strictement préservé et, à cette fin, elles doivent exiger de tous leurs employés qu'ils signent un document à cet effet. - Elles ne doivent pas accomplir d'actes susceptibles de mettre en péril la bonne réputation du système financier andorran.

3- Moyens, compétence et organisation

Les entités doivent organiser et contrôler leurs moyens de manière responsable, en adoptant les mesures nécessaires et en employant les ressources adéquates pour exercer efficacement leur activité. En conséquence : - Elles doivent veiller à assurer un service rapide et professionnel, en fournissant au client les informations qu'il demande raisonnablement en rapport avec ses opérations ou les produits ou services qui lui sont proposés. À cet égard, elles sont tenues de disposer des moyens nécessaires, de mettre en place les procédures internes appropriées et d'agir avec la diligence appropriée afin de respecter les obligations établies par les règles relatives au système financier, en s'abstenant de réaliser des opérations si elles ne disposent pas des ressources et moyens techniques pour les réaliser de manière adéquate.

- Elles doivent disposer d'un personnel correctement formé, celui-ci disposant des moyens et de la qualification nécessaires pour exercer efficacement ses fonctions. - Elles doivent établir les procédures administratives et comptables nécessaires au contrôle adéquat des activités qu'elles entendent exercer et de leurs risques, en s'assurant que les systèmes d'accès et de sauvegarde de leurs moyens informatiques sont suffisants pour atteindre cette finalité. À cet égard, elles doivent enregistrer correctement toutes les conditions des accords conclus avec les clients afin d'établir des relations sur des bases sûres et de confiance. Elles doivent également justifier en détail l'origine, la transmission (cession) et l'exécution des ordres reçus. - La direction de la banque doit veiller à ce que les différents secteurs ou départements de l'entité qui exercent des activités liées aux valeurs négociables ou aux instruments financiers maintiennent une séparation suffisante de sorte que chaque fonction s'exerce de manière autonome afin de prévenir les conflits d'intérêts entre elles ainsi que d'éviter l'utilisation ou la transmission (cession) indue d'informations privilégiées. À cet égard, les activités de gestion de portefeuille propre et de gestion de portefeuille de tiers doivent être exercées dans des secteurs ou départements séparés. - En tout état de cause, outre les barrières mentionnées ci-dessus, doivent être établies les mesures nécessaires pour que, dans la prise de décisions, ne surgissent pas de conflits d'intérêts, tant au sein de l'entité elle-même qu'entre les différentes entités appartenant à un même groupe. À cet égard, les conflits d'intérêts susceptibles de surgir doivent être prévus et résolus. - En cas de délégation d'une partie ou de la totalité des pouvoirs de gestion conférés, l'entité doit s'assurer que l'entité de gestion déléguée dispose des moyens nécessaires pour l'exercer. Doivent être établis les systèmes de contrôle interne nécessaires pour assurer la qualité de cette gestion.

4- Intégrité du système financier et sécurité

Les entités financières doivent garantir à tout moment la sécurité et la protection des biens qui lui sont confiés. À cet égard, les systèmes de contrôle interne mis en place doivent avoir une qualité technique suffisante et être mis à jour périodiquement pour garantir cette sécurité.

Les entités du système financier doivent conserver une copie des documents exigés des personnes physiques et/ou morales pour ouvrir des comptes et réaliser des opérations pendant une période minimale de cinq ans et, en tout état de cause, pendant la durée établie par toute disposition légale applicable, à compter de la date de la fin des relations entretenues avec le client.

En outre, elles doivent conserver les documents permettant d'établir les comptes d'un exercice pendant une période de cinq ans et, en tout état de cause, pendant la durée établie par toute disposition légale applicable, à compter du dernier jour de l'exercice correspondant.

Afin de garantir le développement constant d'un système financier solide, professionnel et efficace, les entités doivent exercer une vigilance particulière à l'égard des relations et transactions commerciales qui, en raison de leurs particularités, pourraient affecter particulièrement la réputation du système financier de la Principauté. Sont notamment considérées comme relations et transactions commerciales présentant des risques potentiels pour la réputation les suivantes : - relations commerciales avec des personnes politiquement exposées : à cet effet, ont la qualité de personnes politiquement exposées les personnes occupant des fonctions d'une notoriété particulière dans des administrations publiques, des partis politiques et des entités privées majoritairement détenues par des administrations publiques,

- transactions commerciales présentant des particularités quant à leur montant, à leur caractère inhabituel, etc., et qui révèlent, ou devraient raisonnablement révéler, des divergences par rapport aux transactions habituellement réalisées par l'entité.

5- Informations relatives aux clients

Les entités doivent assurer une information correcte des clients afin de permettre à ceux-ci de prendre leurs décisions en connaissance de cause des risques et des coûts auxquels ils s'exposent. À cet égard : - L'information destinée à la clientèle doit être claire, correcte, précise, suffisante et fournie en temps utile (c'est-à-dire lorsqu'elle peut encore être utile) afin d'éviter toute interprétation erronée, en insistant sur les risques que comporte chaque opération, tout particulièrement pour les produits financiers à haut risque, et sur les coûts qu'elle représente (directement ou indirectement), de sorte que le client connaisse avec précision les effets de l'opération qu'il conclut. Un langage compréhensible doit être utilisé, en fournissant les explications complémentaires nécessaires. Toute estimation doit être raisonnablement justifiée et accompagnée des explications nécessaires pour éviter les malentendus. - Les produits de plus ou moins grande complexité qui doivent être utilisés à des fins de couverture ne sont pas proposés de manière active aux investisseurs qui n'ont pas ou ne disposent pas de connaissances financières justifiant la souscription desdits produits de leur part. Lorsque le client dépourvu de ces connaissances demande à souscrire des produits complexes, l'entité doit lui adresser un avertissement à ce sujet, dont il doit être gardé trace. - Dans les cas de gestion de patrimoines, le contrat existant entre l'entité et le client doit inclure, notamment, les objectifs d'investissement du client compte tenu de son profil de risque, la ventilation des catégories d'actifs dans lesquelles il peut être investi, les modalités d'information du client, la durée du contrat, la possibilité de déléguer ou de sous-traiter des services et la rémunération de l'entité. - Les entités doivent informer leurs clients dans les meilleurs délais possibles, compte tenu des systèmes de communication établis entre l'entité et le client, des incidents significatifs relatifs aux opérations conclues par ceux-ci et recueillir immédiatement de nouvelles instructions, si nécessaire. Ce n'est que lorsque, pour des raisons d'urgence, il n'est pas possible de recueillir lesdites instructions que les entités doivent prendre d'elles-mêmes les mesures qui, fondées sur la prudence, sont opportunes pour les intérêts des clients. - En cas de pertes importantes survenues dans les portefeuilles de clients dont le patrimoine est géré en vertu d'un mandat, l'entité doit en informer le client de la manière la plus rapide possible, compte tenu des systèmes de communication établis entre l'entité et le client, afin que celui-ci puisse prendre les dispositions qu'il juge opportunes (en l'absence de limite fixée dans le contrat régissant les relations entre le client et l'entité, sont considérées comme pertes importantes celles qui représentent une perte de plus de 20% semestrielle (taxe non annualisée) du portefeuille. - Toute information que les entités, leurs employés ou représentants communiquent à leurs clients doit représenter l'opinion de l'entité sur la question concernée et être fondée sur des critères objectifs, sans faire usage d'informations privilégiées. À cet effet, elles conservent de manière systématique (pendant une durée minimale de 18 mois et, en tout état de cause, pendant la durée fixée par les dispositions légales éventuellement applicables) les études ou analyses sur la base desquelles les recommandations ont été formulées, celles-ci s'entendant comme l'information, relative à une ou plusieurs valeurs ou instruments financiers ou à leurs émetteurs, qui conseille ou suggère une stratégie d'investissement. - Doivent être portés à la connaissance des clients les liens économiques ou de toute autre nature existant entre l'entité et d'autres entités susceptibles d'agir comme contrepartie

des produits faisant l'objet de leur conseil lorsque ces liens sont susceptibles de donner lieu à des conflits d'intérêts au détriment des clients. - Elles doivent communiquer clairement leurs tarifs et les coûts des opérations et services, et tenir une liste les recensant à la libre disposition du client. En particulier, les entités s'engagent à adopter les mesures suivantes : Informer les clients des taux d'intérêt, du coût ou du rendement effectif des opérations (nominal et TAE), en particulier des taux d'intérêt applicables aux découverts sur comptes courants et des taux applicables aux dépassements sur comptes de crédit. Elles informent les clients, notamment, des taux de change appliqués aux opérations d'achat et de vente de devises, des tarifs des commissions, des dépenses répercutables et de la périodicité de leur application pour la prestation de leurs services. - Elles doivent informer des procédures établies pour traiter les réclamations des clients et résoudre les incidents survenus. Le cas échéant, elles doivent résoudre les problèmes par un dialogue constructif. Répondre aux questions et fournir des explications, toujours dans les meilleures conditions, en traitant les plaintes des usagers avec objectivité afin de trouver la solution la plus équitable pour les deux parties. - En ce qui concerne les services financiers négociés à distance (par exemple, par téléphone, télécopie ou internet), c'est-à-dire par tout moyen n'impliquant pas la présence physique des deux parties au contrat, le client doit pouvoir disposer d'un droit de réflexion d'au moins 14 jours calendaires avant de signer le contrat avec l'entité financière. Si celui-ci souhaite disposer des 14 jours de réflexion, l'entité doit lui transmettre, par écrit ou sur support durable (disquette informatique, CD-ROM, courrier électronique,...), un projet de contrat reprenant toutes les conditions contractuelles, lequel reste valable pendant toute la période de réflexion. Est exclue de cette demande la négociation à distance de services financiers dont le prix varie en fonction des fluctuations du marché.

6- Publicité

La publicité réalisée par les entités financières doit être transparente, claire et non trompeuse en ce qui concerne les activités et les services offerts, de telle sorte que, à tout moment, soit véridique et ne prête pas à confusion ou à malentendu. Celle-ci doit inclure les informations pertinentes sur les caractéristiques principales du produit en question ainsi que le lieu où l'on peut disposer d'informations complémentaires. En conséquence, elle doit inclure les coûts associés et les limitations qui peuvent exister pour la souscription du produit.

Dans les cas où des revenus (produits) sont communiqués, ceux-ci ne peuvent pas correspondre à des périodes inférieures à un an et ceux qui correspondent à des périodes supérieures doivent être annualisés. Dans ce dernier cas, il faut indiquer que les revenus (produits) passés ne conditionnent pas les revenus (produits) futurs, ou toute autre expression qui alerte sur ce point. En tout état de cause, il ne peut être réalisé de publicités qui incluent des revenus (produits) datant de plus de 5 mois (sauf dans les cas où un historique des revenus (produits) est communiqué).

Les entités financières ne font pas de publicité dirigée vers une autre juridiction lorsque sa législation ne le permet pas.

En outre, les entités doivent éviter : - de faire de la publicité comparative - de faire de la publicité avec des arguments prééminents fondés sur le secret bancaire et la fiscalité - d'invoquer le suivi de certaines pratiques qui seraient utilisées par les autres entités conformément à ce que prévoit la réglementation en vigueur ou les us et coutumes des marchés en question

- de faire des publicités qui peuvent mettre en péril la bonne réputation du système financier andorran - d'utiliser des expressions ou des arguments qui peuvent inclure la croyance en des rentabilités sûres, à moins qu'il n'existe une rentabilité minimale assurée. Dans ce cas, tous les éléments de ladite garantie doivent être clairs - de faire de la publicité sur la base d'estimations.

Les informations fournies par Internet doivent également satisfaire aux conditions requises mentionnées précédemment.

7- Normes de conduite du personnel et du conseil d'administration

Les entités doivent disposer de règlements internes qui régissent les actions de leur personnel ainsi que celles de leur conseil d'administration afin de satisfaire à ce que prévoient les présentes normes. Lesdits règlements prévoient : - les mesures appropriées de sorte que tout le personnel, les représentants de l'établissement et les membres du Conseil d'Administration contribuent à garantir le respect des obligations légales et réglementaires, la discrétion, la confidentialité et le secret professionnel, sans pouvoir communiquer aucune information ni sur les clients ni sur les opérations réalisées, sauf dans les cas où la loi impose la communication de certaines informations à des autorités - les procédures et moyens de contrôle nécessaires pour détecter l'éventuelle réalisation, par les employés et représentants de l'entité, d'activités parallèles ou frauduleuses avec la clientèle - les normes relatives aux incitations personnelles que les employés ou représentants de l'entité peuvent recevoir de tierces personnes, afin que la réception de ces incitations ne puisse altérer l'indépendance et l'intégrité des professionnels - une réglementation qui régit les procédures que doivent suivre le personnel et les représentants de l'entité lors de la réalisation d'opérations pour compte propre ainsi que les moyens de contrôle mis en place à ce niveau.

Quant au règlement du conseil d'administration, il doit également indiquer l'obligation des administrateurs de défendre la viabilité de l'entité à long terme. En outre, les administrateurs doivent informer l'entité de toutes les réclamations judiciaires, administratives ou de toute autre nature qui, par leur importance, pourraient avoir une incidence sur la réputation de l'entité, ainsi que de leur évolution ultérieure.

En ce qui concerne les organes d'administration de l'entité, ils doivent respecter les principes déontologiques généralement acceptés de bonne gouvernance des sociétés.

8- Activités à l'étranger

Les entités ne doivent pas collecter activement des fonds en espèces à l'étranger. Par conséquent, elles ne doivent pas organiser, réaliser ou prêter une assistance active, ni directement ni indirectement par l'intermédiaire de tiers, au transport de fonds de clients de l'étranger vers Andorre.

En ce sens, les entités du système financier s'engagent à ne pas entretenir de relation professionnelle avec des tierces personnes qui effectuent des visites pour promouvoir la place financière andorrane à l'étranger et à ne pas utiliser le réseau de leur maison mère pour effectuer ce type de tâche, à moins que l'activité ne soit réalisée conformément à la législation des pays en question. En conséquence, est interdite la réalisation de tout type de gestion bancaire et/ou financière par des entités financières andorranes dans des pays dont la législation ne le permet pas.

Par conséquent, les entités s'abstiennent de réaliser des opérations qui peuvent mettre en péril le bon nom, la réputation et l'image du système financier du pays.

9- Non-respect des normes

Les entités adoptent les mesures opportunes afin que leurs membres (employés, directeurs généraux et membres du conseil d'administration) communiquent aux organes internes de l'entité les manquements à ces normes, afin que ceux-ci puissent adopter les mesures nécessaires à la régularisation desdits manquements, ce qui comporte l'obligation de communiquer immédiatement les faits survenus à l'INAF.

10- Entrée en vigueur

Les normes éthiques et de conduite que prévoit le présent communiqué sont d'application immédiate.

Andorra la Vella, le 27 mai 2011