Ordonnance du 30-6-2022 relative à l’administration électronique.

Ordonnance Ordonnance du 30-6-2022 relative à l’administration électronique. Préambule L’entrée en vigueur de la Loi 10/2019 , du 15 février, portant modification du Code de l’Administration, du 29 mars 1989 a entraîné des changements importants dans le traitement de la procédure administrative et la gestion de la documentation électronique, par l’intégration des mécanismes de relation télématique et de gestion électronique. Conformément à l’article 13.2 du Code de l’Administration, le Commun d’Ordino, ci-après le Commun, est une entité faisant partie de l’Administration publique andorrane et, par conséquent, il est tenu de respecter ses dispositions. Ce fait, ajouté à ce que l’accroissement de l’efficacité administrative et la possibilité d’offrir de nouveaux services publics sont des facteurs importants pour l’amélioration de la qualité de vie et, au-delà, pour la cohésion sociale, constitue une occasion de faire en sorte que les moyens électroniques deviennent le canal habituel de relation avec les citoyens. L’approbation de la présente Ordonnance relative à l’administration électronique permet au Commun de se doter d’une norme propre qui précise la manière dont s’appliquent les dispositions du Code de l’Administration, permettant également la consolidation de l’administration électronique au sein de l’entité, tout en renforçant les droits des citoyens dans un contexte de sécurité juridique, d’efficience administrative et d’innovation publique. La présente norme contient des dispositions visant à faciliter l’accessibilité des personnes handicapées et des personnes âgées, ainsi qu’à garantir le droit à la protection des données à caractère personnel, conformément aux dispositions de la Loi 29/2021 , du 28 octobre, qualifiée de protection des données à caractère personnel. Les principes définis dans le Code de l’Administration constituent le fondement juridique de la présente Ordonnance. La présente norme est structurée en quatre titres, une disposition additionnelle unique, une disposition transitoire unique et une disposition finale unique. Le titre I contient des dispositions générales destinées à l’énoncé de l’objet et du champ d’application de l’Ordonnance, à la mention des principes qui permettent une meilleure application de celle-ci et aux droits et devoirs des citoyens dans leurs relations avec le Commun lorsqu’elles se déroulent par des moyens électroniques. Le titre II traite des instruments fondamentaux pour l’accès électronique au Commun : le portail électronique du Commun, le siège électronique, le registre général électronique et le bureau de traitement avec le citoyen. L’intégration et l’utilisation de ces éléments permettront d’améliorer l’efficience administrative, tout en permettant une gestion entièrement électronique des tâches d’information et de communication avec les citoyens pour la gestion des dossiers administratifs. Le titre III prévoit les dispositions applicables au traitement de la procédure administrative électronique et, par conséquent, à la relation avec les personnes intéressées par celle-ci. Plus précisément, sont réglementés les différents systèmes d’identification et de signature, le registre communal des représentants, la notification électronique et la gestion des documents électroniques et de leurs copies, ainsi que la nécessité d’établir des lignes directrices en matière d’archives et de gestion documentaire. Les éléments de l’alinéa précédent doivent permettre au Commun d’adapter ses services et procédures aux technologies les plus efficientes, ainsi que de déployer l’administration électronique dans les meilleures conditions possibles pour les citoyens. Le titre IV réglemente la gestion électronique des organes de gouvernement ; plus précisément, il établit des dispositions relatives à la gestion télématique de ceux-ci, à l’enregistrement des séances et au support audiovisuel et à la participation télématique aux organes du Commun. La disposition additionnelle unique confie la mise en place et le déploiement de l’administration électronique à la commission pour la mise en place de l’administration électronique. La disposition transitoire unique établit que les dispositions de la présente Ordonnance seront appliquées au fur et à mesure que les moyens permettant leur concrétisation seront disponibles. Enfin, la disposition finale unique établit que l’entrée en vigueur de l’Ordonnance interviendra une fois le texte intégralement publié au Bulletin officiel de la Principauté d’Andorre . Titre I. Dispositions générales Chapitre premier. Objet Article 1. Objet et champ d’application 1. La présente Ordonnance a pour objet d’établir les principes généraux et d’adopter les mesures de simplification administrative et de rationalisation organisationnelle, ainsi que de réglementer l’utilisation des moyens électroniques dans le cadre du Commun afin de faciliter la réalisation plus efficace des principes de simplification, de transparence, de proximité et de service effectif aux citoyens. 2. Les finalités de la présente Ordonnance sont les suivantes : a) Améliorer l’efficacité et l’efficience de l’action administrative. b) Garantir les droits des citoyens dans leurs relations avec le Commun. c) Promouvoir l’utilisation des moyens électroniques de procédures administratives auprès du Commun et préserver la sécurité juridique en déterminant les conditions de validité et d’efficacité de l’utilisation des moyens électroniques dans les relations juridico-administratives. 3. Aux fins de la présente Ordonnance, la notion de citoyens fait référence à toutes les personnes auxquelles est reconnue la capacité d’agir devant l’Administration publique. 4. La présente Ordonnance s’applique au Commun ; elle s’applique également aux citoyens, entendus comme toutes les personnes, physiques ou morales, ainsi que les entités dépourvues de personnalité juridique ayant la capacité d’agir, qui sont en relation avec le Commun. Chapitre deuxième. principes généraux Article 2. Principes généraux 1. L’action du Commun, par le biais des moyens électroniques, est régie par les principes généraux prévus suivants : a) Principe de simplification. Il doit être tenu compte de la réduction des démarches, des durées et des délais des procédures électroniques dans le but de parvenir à une simplification et à une intégration des processus, procédures et démarches, ainsi que d’améliorer le service aux citoyens par l’utilisation des moyens électroniques. b) Principe de promotion des moyens électroniques à l’égard des sujets non tenus à la relation électronique. Il consiste en la promotion de l’utilisation des moyens électroniques dans l’ensemble de ses activités dans les relations avec les citoyens qui ne sont pas tenus d’utiliser les moyens électroniques. c) Principe d'intermodalité des moyens. Les applications et les systèmes d'information doivent permettre aux personnes intéressées qui ne sont pas soumises à l'obligation de relation électronique de changer le canal par lequel elles communiquent avec les administrations publiques, en garantissant l'intégrité et la sécurité juridique de l'ensemble de la procédure. Par conséquent, le choix, de la part des personnes intéressées, d'utiliser ou non les moyens électroniques ou de modifier ce choix au cours du traitement d'une procédure administrative ne peut, en aucun cas, entraîner de restrictions ou de discriminations dans l'accès électronique au Commun ou dans la gestion de toute démarche de la procédure administrative dans laquelle elle a la qualité de personne intéressée conformément à l'article 107 du Code de l'Administration. d) Principe de proportionnalité. Le Commun doit exiger uniquement les mesures adaptées à la nature et aux circonstances des différentes démarches et actions, en évitant que la garantie de la sécurité des transactions ne fasse obstacle à l'accès électronique à l'institution. e) Principe de neutralité technologique. Les actions régies par la présente Ordonnance doivent être réalisées de telle sorte que ce soient l'évolution technologique elle-même et l'adoption des technologies au sein de la société qui déterminent l'utilisation des moyens technologiques les plus appropriés à chaque moment. f) Principe de traçabilité. Le Commun doit veiller à la conception et à l'adoption de systèmes et d'applications garantissant la traçabilité des actions menées par l'institution et par les citoyens dans les relations administratives par voie électronique. g) Principe de la qualité de l'information et des services électroniques. Le Commun doit garantir la mise à disposition d'une information complète, actualisée, bien organisée, claire, compréhensible et accessible aux citoyens et aux citoyennes. L'application des techniques de gestion documentaire doit permettre de conserver les documents et de garantir leur intégrité et leur interopérabilité, ainsi que la traçabilité des actions et l'authentification de l'exercice de la compétence. h) Principe de responsabilité. Le Commun est responsable de la véracité et de l'authenticité de l'information publique diffusée et de la qualité des services offerts par voie électronique, conformément aux dispositions de la législation en vigueur. i) Principe de transparence. Le Commun est responsable de garantir aux citoyens la connaissance de la manière dont il exerce ses fonctions et investit ses ressources. j) Principe d'accessibilité. Le Commun est responsable de garantir l'accès à l'information et aux services par voie électronique, en intégrant les mécanismes appropriés afin de garantir que les groupes ayant des besoins particuliers puissent également utiliser ces services dans des conditions appropriées. k) Principe d'interopérabilité. Le Commun doit garantir l'adoption des normes d'interopérabilité et veiller à ce que les systèmes d'information utilisés soient compatibles et capables de partager des données et des documents avec ceux d'autres administrations. Chapitre troisième. Droits et obligations des citoyens Article 3. Droits des citoyens et des citoyennes 1. Les citoyens et les citoyennes se voient reconnaître les droits énoncés par la réglementation andorrane dans leurs relations avec le Commun par voie électronique. 2. Outre les droits reconnus par la réglementation de portée générale, les citoyens et les citoyennes, dans l'exercice de ce que prévoit le paragraphe 1, ont le droit de : a) Communiquer avec l'Administration par voie électronique. b) Exiger de l'Administration qu'elle s'adresse à eux par voie électronique et obtenir des documents sous format électronique. c) Accéder aux services de l'administration électronique et les utiliser indépendamment des outils technologiques employés, dans des conditions de sécurité technique et juridique. d) Participer aux procédures de prise de décision et à l'amélioration de la gestion publique par voie électronique et recevoir une réponse aux demandes et consultations formulées. e) Recevoir par voie électronique une information publique de qualité, pertinente, accessible, actualisée et compréhensible. f) Connaître les modalités, supports ou formats sous lesquels l'information est disponible ou le format sous lequel l'information est conservée. g) Recevoir des informations et des conseils sur les aspects techniques et juridiques de l'utilisation des moyens électroniques et sur les conditions de fonctionnement, d'accès et de réutilisation de l'information et des services électroniques. h) La confidentialité et la protection de leurs données personnelles et les autres droits que lui accorde la réglementation en vigueur en matière de protection des données, en particulier le droit à ce que l'information personnelle traitée ne puisse l'être à aucune autre fin que celle prévue. i) La confidentialité et la sécurité des communications avec l'Administration et des communications que l'Administration peut lui adresser et dans lesquelles figurent les données du citoyen ou de la citoyenne. j) La conservation sous format électronique, par l'Administration, des documents électroniques faisant partie du dossier. Article 4. Devoirs des citoyens et des citoyennes 1. Dans le cadre de l'utilisation des moyens électroniques dans l'activité administrative et dans leurs relations avec le Commun, afin de garantir le bon fonctionnement et la bonne gestion de l'information, des communications, des processus et des applications de l'administration électronique, l'action des citoyens et des citoyennes doit respecter les devoirs suivants : a) Accéder à l'information et utiliser les services et les procédures de l'Administration électronique de bonne foi et en évitant tout abus. b) Fournir une information véridique, complète et actualisée, adaptée aux finalités pour lesquelles elle est demandée. c) Garantir la véracité des données d'identification et leur mise à jour, sans préjudice des conditions d'utilisation qui, le cas échéant, sont établies. d) Conserver en lieu sûr les éléments d'identification personnels et non transférables utilisés dans les relations administratives par voie électronique. 2. Le Commun doit veiller au respect de ces devoirs, dans le cadre des dispositions de la réglementation applicable et des prévisions de la présente Ordonnance. Article 5. Obligation de communiquer par voie électronique 1. Conformément à l'article 108 quater du Code de l'Administration, les personnes ou entités suivantes sont tenues de communiquer par voie électronique : a) Les personnes physiques ou morales qui exercent une activité professionnelle, mercantile, commerciale, industrielle ou de nature analogue. b) Toute personne physique, morale ou entité ayant des salariés à sa charge. 2. Les personnes physiques non soumises à l'obligation prévue au paragraphe précédent peuvent choisir, au début de la procédure, le mode de communication avec le Commun. 3. La personne qui représente la personne intéressée agit par voie électronique si la personne qu'elle représente a choisi cette option comme moyen de communication, ou si elle est un sujet tenu de communiquer par voie électronique. De même, si le représentant exerce une activité professionnelle, il agit par voie électronique, indépendamment de la qualité de la personne qu'il représente. 4. Le personnel du Commun, dans les relations internes, agit uniquement par voie électronique, sauf s'il s'agit d'agents publics en situation de handicap intellectuel, qui peuvent choisir d'utiliser ou non la voie électronique dans leurs relations. 5. À titre exceptionnel, les personnes tenues d'utiliser la voie électronique peuvent demander à l'instructeur du dossier l'utilisation d'autres mécanismes dans leur relation avec publique le Commun, et doivent justifier l'impossibilité de communiquer par voie électronique. Il est statué sur la demande dans un délai de cinq jours, et cette décision n'est susceptible d'aucun recours. Titre II. Instruments de l'administration électronique Chapitre premier. Le portail électronique du Commun Article 6. Création et fonctionnement du portail électronique 1. Le portail électronique du Commun est l'adresse électronique disponible par l'intermédiaire des réseaux de télécommunication, dont la titularité, la gestion et l'administration reviennent au Commun, et qui a pour objet de mettre gratuitement à la disposition des citoyens des services et des informations relatifs au Commun. 2. Le portail électronique du Commun permet l'accès à l'information institutionnelle communale et permet d'accéder aux autres ressources électroniques que le Commun met au service des citoyens au moyen du siège électronique. 3. Le Commun est chargé de maintenir à jour, objective, utile, véridique, sûre, réutilisable et accessible l'information publique diffusée par l'intermédiaire de son portail électronique et des services auxquels il est possible d'accéder, et doit respecter les principes d'accessibilité, de neutralité, de qualité et d'interopérabilité du système. 4. L'organe chargé de la gestion et de l'administration du portail électronique est le Département de la Communication et des Systèmes d'Information du Commun. 5. Le portail électronique est disponible à l'adresse https://www.ordino.ad/ . L'emplacement électronique du portail peut être modifié par décision du Conseil du Commun. Chapitre deuxième. Le siège électronique Article 7. Création et fonctionnement du siège électronique 1. Le siège électronique est l'adresse électronique, disponible au public par laquelle on accède à l'information, aux services et aux démarches que fournit le Commun. 2. La présente Ordonnance crée le siège électronique du Commun en vertu des dispositions de l'article 134.2.b) du Code de l'Administration. 3. La titularité, la gestion et l'administration du siège électronique reviennent au Secrétariat général du Commun. 4. Le siège électronique doit être disponible pour les citoyens par l'intermédiaire des réseaux de télécommunications à l'adresse électronique www.e-ordino.ad et au moyen du lien disponible depuis le portail électronique du Commun. L'emplacement électronique du siège électronique peut être modifié par décision du Conseil du Commun. 5. Le siège électronique doit être disponible tous les jours de l'année et vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sauf en cas de situation extraordinaire ou d'incidents techniques. 6. Le fonctionnement du siège électronique doit être soumis aux principes de transparence, de publicité, de responsabilité, de qualité, de sécurité, de disponibilité, d'accessibilité, de neutralité et d'interopérabilité. 7. Les instructions techniques nécessaires pour garantir le fonctionnement du siège électronique conformément aux principes prévus à l'article 2 peuvent être déterminées par décision de la Junta de Govern. Article 8. Contenu et services du siège électronique 1. Le siège électronique met à la disposition des citoyens et des citoyennes le contenu suivant : a) L'identification du siège électronique et de sa titularité. b) L'identification de la date et de l'heure officielles. c) La liste des procédures disponibles, avec une fiche descriptive ainsi que l'accès direct à leur traitement. d) L'accès à l'espace de publication des avis électroniques. e) L'information sur l'offre publique d'emploi dans le cadre du Commun. f) L'information sur la commande publique et l'accès au profil d'acheteur. g) L'accès au registre électronique, au calendrier des jours non ouvrables aux fins du calcul des délais administratifs et à la prorogation des délais résultant éventuellement des erreurs du système de registre. h) L'accès à l'information sur les formats des documents admissibles dans le registre. i) L'accès à la possibilité de présenter des plaintes et des suggestions. j) Les systèmes d'identification et de signature électronique admis dans les services, procédures et démarches relevant du siège. k) L'accès aux notifications électroniques. l) Les outils de vérification des documents électroniques. m) L'information sur la protection des données à caractère personnel. 2. Lorsque, pour des raisons techniques, le siège électronique ne peut pas être disponible, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps possible à l'avance sur le siège lui-même et sur les canaux de consultation alternatifs existants, en indiquant la durée prévue de l'interruption. L'impression du message affiché doit servir de preuve documentaire de l'incident. Chapitre troisième. Le registre électronique Article 9. Création et fonctionnement du registre électronique 1. Le registre général électronique du Commun est créé en vertu de l'article 106 bis.3 du Code de l'Administration. Le registre général électronique est accessible par l'intermédiaire du siège électronique. 2. Le service chargé des démarches est responsable de la gestion du registre général électronique. 3. Le registre général électronique permet de présenter des documents électroniques tous les jours de l'année, vingt-quatre heures sur vingt-quatre. 4. Aux fins du calcul des délais, la présentation d'un document un jour non ouvrable est réputée effectuée à la première heure du premier jour ouvrable suivant. Aux fins de l'ordre d'enregistrement, ces documents sont considérés comme reçus à leur heure d'entrée le jour non ouvrable, et sont considérés comme antérieurs à ceux qui ont été présentés ultérieurement. 5. Les documents électroniques présentés au registre électronique donnent lieu à une inscription dans les termes décrits à l'article suivant. 6. Une fois la démarche d'enregistrement enregistrée, les documents doivent être transmis à leurs destinataires ou aux unités administratives compétentes en raison de la matière, aux fins de leur traitement. 7. Lorsque le Commun a mis en place une application spécifique d'appui à la présentation d'une démarche ou d'une demande déterminée, ne sont pas réputés présentés au registre les documents qui, devant être présentés par l'intermédiaire de l'application spécifique, ont été présentés au registre général. Article 10. Inscriptions 1. Les mouvements d'entrée et de sortie de documents doivent être inscrits en respectant l'ordre chronologique de réception ou de sortie des documents, avec indication de la date et de l'heure auxquelles ils se produisent et attribution d'un numéro unique et séquentiel. 2. Chaque inscription effectuée doit comporter : a) Un numéro unique attribué. b) L'identification de la démarche effectuée. c) La date et l'heure de présentation ou de sortie du document. d) La date du jour où l'inscription est effectuée. e) L'identification de la personne intéressée. f) L'organe administratif expéditeur, le cas échéant. g) La personne ou l'organe administratif destinataire et, le cas échéant, une référence au contenu du document enregistré. 3. Les registres des inscriptions d'entrée et de sortie doivent être stockés électroniquement avec toutes les garanties d'intégrité, de disponibilité, d'authenticité, de confidentialité et de conservation de l'information. Article 11. Conditions requises de recevabilité 1. Les documents présentés par les personnes intéressées doivent respecter le format et le standard prévus par le Commun. En cas de non-respect de ces conditions requises, la personne intéressée doit être invitée à remédier au défaut constaté, avec l'indication que, faute de le faire dans le délai maximal de dix jours ouvrables, elle sera réputée s'être désistée de la procédure. 2. Si les documents présentés ont un volume qui ne permet pas de les présenter au registre général électronique, ils doivent être déposés sur la plateforme que le Commun a mise en place pour ces cas. 3. Ne sont pas réputés présentés au registre les documents qui contiennent un code malveillant ou un dispositif susceptible d'affecter l'intégrité ou la sécurité du système. 4. Le catalogue des formats et standards doit être approuvé par décision de la Junta de Govern et publié sur le site électronique officiel. Article 12. Récépissé justificatif d'enregistrement 1. Le système de registre électronique doit émettre automatiquement un récépissé qui doit être remis à la personne intéressée, consistant en une copie authentifiée du document concerné, qui doit comporter la date et l'heure de présentation et le numéro d'entrée au registre, ainsi que l'identification des autres documents qui, le cas échéant, l'accompagnent. Le récépissé comportera un cachet électronique du système. 2. L'absence d'émission du récépissé ou, le cas échéant, la réception d'un message indiquant une erreur ou une défaillance dans la transmission implique que la réception n'a pas eu lieu. Article 13. Incidents techniques 1. Lorsque, pour des raisons techniques, il est prévisible que le registre électronique général ne sera pas opérationnel, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps possible à l'avance. 2. Tant que dure cette situation, l'organe compétent peut décider, par décision expresse, la prorogation des délais concernés. Sauf motif justifié, tous les délais qui devaient expirer pendant la durée de l'incident devront être prorogés jusqu'au jour ouvrable suivant le rétablissement du fonctionnement. 3. Le site électronique officiel doit informer de la suspension temporaire du service, de la durée prévue et, le cas échéant, de l'adoption de mesures correctives. Article 14. Bureau des démarches avec les citoyens 1. Le bureau des démarches avec les citoyens informe, oriente et conseille les citoyens et citoyennes et, en même temps, leur facilite la réalisation de formalités et de démarches. Par ailleurs, c'est le lieu physique où sont effectués tous les enregistrements d'entrée des documents adressés au Commun produits par des personnes non tenues d'entretenir une relation par voie télématique. 2. Les personnes intéressées peuvent s'adresser à ce bureau pour obtenir des informations et procéder à la présentation de documents et de demandes. 3. Les écrits et documents présentés en personne, c'est-à-dire sur support non électronique, doivent être numérisés par le personnel du bureau dans les conditions prévues à l'article 25 de la présente Ordinació, préalablement à leur présentation au registre général électronique. 4. Une fois la documentation numérisée, les documents originaux doivent être restitués à la personne intéressée, sans préjudice des cas où la norme prévoit la conservation par l'administration des documents présentés ou lorsque la présentation d'objets ou de documents sur un support spécifique non susceptible de numérisation est obligatoire. 5. Une fois la présentation au registre général électronique effectuée, le personnel du bureau remettra à l'intéressé une copie imprimée du récépissé d'enregistrement visé à l'article 12 de la présente Ordinació. Article 15. Documents non électroniques adressés à d'autres administrations 1. Le bureau des démarches avec les citoyens du Commun admettra la présentation, par des personnes non tenues d'entretenir une relation par voie électronique, de documents adressés à toute autre administration de la Principauté d'Andorre. 2. Les documents ainsi présentés seront numérisés et versés au registre électronique unique dans les conditions décrites à l'article précédent. 3. La documentation résultant de cette numérisation sera transmise à l'administration destinataire dans les plus brefs délais et, en tout état de cause, dans un délai n'excédant pas cinq jours à compter de sa réception. Article 16. Documentation transmise au Commun par une autre administration 1. Lorsque d'autres administrations de la Principauté d'Andorre reçoivent une documentation présentée par les intéressés et adressée au Commun, le Commun veillera à ce que l'entité destinataire transmette la documentation par des moyens électroniques conformes aux dispositions du Code de l'Administration pour son authentification. 2. S'il n'est pas possible d'appliquer la procédure décrite à l'alinéa précédent, la documentation sera numérisée au moment de sa réception sur support analogique au Commun. 3. Une fois reçue et enregistrée la documentation transmise par une autre administration, le Commun communiquera à l'intéressé, par voie électronique chaque fois que cela est possible, le numéro d'enregistrement ainsi que la date et l'heure de réception aux fins du calcul des délais. Titre III. Instruction de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identité et signature électronique du Commun Article 17. Politique de signature 1. La présente Ordinació établit les critères généraux pour la recevabilité des systèmes d'identification et de signature par voie électronique. Conformément à ces critères généraux, une politique de signature électronique sera élaborée, qui développera les règles d'utilisation de ces systèmes. 2. La politique de signature doit établir : a) Les mécanismes d'identification et de signature électronique que pourront utiliser les services administratifs du Commun, ses systèmes informatiques et les citoyens et citoyennes dans leur relation avec le Commun. b) La manière dont chacun des mécanismes peut être utilisé dans chaque cas concret, compte tenu de l'analyse des risques et des critères de sécurité et de proportionnalité, pour autant qu'ils permettent de justifier l'authenticité de l'expression de leur volonté et de leur consentement, ainsi que l'intégrité et l'inaltérabilité des documents. c) Les critères généraux pour la génération, la validation, l'horodatage et la conservation des signatures électroniques. 3. La politique de signature doit être élaborée et approuvée par la Junta de Govern ou l'organe auquel elle délègue. La version la plus récente de la politique devra être disponible sur le site électronique officiel. Article 18. Mécanismes d'identification et de signature pour l'authentification de la compétence et de la signature des employés du Commun 1. L'autorité ou le personnel au service du Commun, pour l'exécution des actes administratifs qui relèvent de leur compétence, doit s'identifier et signer les documents au moyen de l'utilisation de : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés. b) Systèmes d'identification fondés sur un identifiant et un mot de passe, lorsque l'analyse des risques relative au risque de répudiation détermine que ce mécanisme peut être suffisant. 2. Dans les cas d'action administrative automatisée, le fonctionnement des systèmes informatiques doit laisser trace de son action au moyen de l'utilisation d'un cachet électronique fondé sur un certificat électronique reconnu ou qualifié qui réunit les conditions requises exigées par la législation en matière de signature électronique, émis au nom du Commun. L'information relative aux cachets électroniques en vigueur, ainsi que celle relative à ceux qui ont été utilisés dans le passé, sera disponible sur le site électronique. Chapitre deuxième. Identité et signature électronique des personnes intéressées Article 19. Mécanismes d'identification des citoyens et des citoyennes 1. Les systèmes suivants peuvent être admis pour l'identification des citoyens et des citoyennes dans leurs relations par voie électronique avec le Commun : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés de signature électronique délivrés par des prestataires de services de confiance tels que les régit le Chapitre quatrième de la Loi 35/2014 , du 27 novembre, des services de confiance électronique. b) Systèmes d'identification par moyens biométriques. Ces système permet l'enregistrement ou la validation de l'identité d'une personne au moyen de la vérification électronique de données relatives à sa propre personne (empreinte digitale, signature manuscrite ou autres). L'utilisation de ces systèmes est subordonnée à la capacité de chiffrer de manière confidentielle les données de la personne. c) Signature électronique fondée sur des procédures d'enregistrement préalable et des mots de passe à usage unique. Elle repose sur la confirmation de l'identité d'une personne au moyen de l'envoi d'un courrier électronique à une adresse effectivement rattachée à cette personne, ou bien de la réception d'un message SMS sur un téléphone mobile également enregistré préalablement au nom de cette personne. Ce message contient un mot de passe à usage unique dénommé OTP (« One-Time-Password », mot de passe à usage unique). d) Autres systèmes d'identification non cryptographiques. L'utilisation de ces systèmes peut être subordonnée à l'identification préalable en présentiel ou par d'autres systèmes fiables d'identification. 2. L'admission des mécanismes prévus aux paragraphes précédents est subordonnée à leur réglementation dans la politique de signature électronique. Article 20. Registre communal des représentants 1. Les citoyens et les citoyennes peuvent agir devant le Commun par l'intermédiaire d'un représentant. 2. Lorsque la relation avec le Commun s'effectue par voie électronique, le système utilisé doit disposer d'un mécanisme préalable permettant de garantir l'identité de la personne. À cet égard, la justification de la représentation peut être effectuée de l'une des manières suivantes : a) En produisant un certificat numérique qualifié de représentant qui inclut la relation de représentation et qui a été classé par l'organisme de supervision. b) En produisant une inscription au registre communal des procurations régi par le présent article. 3. Le Commun peut disposer d'un registre communal des représentants qui recueille l'information relative aux procurations conférées par les personnes intéressées dans des procédures devant l'institution, que ce soit au moyen de pouvoirs généraux ou de pouvoirs conférés apud acta par la personne intéressée, en présentiel ou par voie électronique. 4. Les écritures inscrites doivent comprendre : a) Les nom et prénoms, la raison sociale dans le cas d'une personne morale et le numéro du document d'identification de la personne qui confère le pouvoir. b) Les nom et prénoms et le numéro du document d'identification de la personne mandataire. c) La date d'inscription et le délai pour lequel il est conféré, qui ne peut être indéfini. d) L'étendue du pouvoir conféré, selon ce que régit l'aparat suivant. e) Les adresses de courrier électronique de contact des deux personnes. 5. Les pouvoirs suivants peuvent être enregistrés selon leur étendue : a) Le pouvoir général d'agir devant toute administration et au moyen de tout type d'action administrative. b) Un pouvoir d'agir devant le Commun pour toute démarche. c) Un pouvoir d'accomplir des procédures et des démarches spécifiques. 6. Les procurations ont une durée de validité maximale de cinq ans, à compter de la date d'inscription, à moins qu'une durée de validité plus courte n'ait été fixée au moment de l'inscription. Le système de registre envoie automatiquement un avis au mandataire et au mandant un mois avant l'expiration du délai. 7. Tant le mandant que le mandataire peuvent demander à tout moment l'annulation d'une procuration en vigueur, mais cela n'affecte pas la validité des actes déjà accomplis en vertu de la procuration en vigueur. 8. La gestion et le fonctionnement du registre des représentants relèvent du service responsable du registre électronique. Sont fixés par décret : a) Les travailleurs et travailleuses publiques qui peuvent être habilitées à analyser et à inscrire, le cas échéant, les procurations. b) Les modèles de pouvoirs dont l'inscription au registre est autorisée. c) Les formulaires de procurations apud acta. d) Les autres éléments nécessaires au bon fonctionnement du registre. Chapitre troisième. Notification électronique Article 21. Notification électronique 1. La notification doit être effectuée de préférence par voie électronique et, en tout état de cause, lorsque la personne ou l'entité intéressée est tenue d'entretenir des relations par voie électronique ou demande à la recevoir par cette voie. 2. La notification électronique s'effectue par la mise à disposition de la personne intéressée du document de notification, dans un environnement électronique sécurisé accessible depuis le site électronique du Commun. Le document de notification doit contenir toute l'information prévue dans le Code de l'Administration afin que la notification soit efficace. 3. Si le secteur public développe un environnement électronique coopératif dans lequel peuvent être publiées des notifications électroniques provenant de toute administration, le Commun y adhère pour publier ses notifications et inclut sur le site électronique un lien permettant d'y accéder. 4. L'environnement électronique de notification envoie un avis au moment de la mise à disposition, adressé au dispositif électronique ou à l'adresse de courrier électronique indiqués par la personne intéressée. L'absence de cet avis n'affecte pas l'efficacité de la notification. 5. La personne intéressée peut communiquer, par l'intermédiaire de l'environnement électronique de notification, les données d'identification des dispositifs ou adresses où elle souhaite recevoir les avis mentionnés au paragraphe précédent. Le Commun doit donner effet à la demande de changement de moyen des notifications à compter des cinq jours ouvrables suivant la communication. 6. L'environnement électronique conserve les preuves appropriées, tant de la mise à disposition de la notification que de l'accès par le destinataire, y compris la date et l'heure auxquelles intervient la mise à disposition ainsi que la date et l'heure d'accès au contenu. 7. La notification est considérée comme rejetée lorsque s'est écoulé le délai de quinze jours calendaires à compter de la mise à disposition de la notification sans qu'il ait été accédé à son contenu. Si la notification est réputée refusée, les dispositions de l'article 47.5 du Code de l'Administration s'appliquent. 8. Dans le cas de notifications adressées à des intéressés qui doivent les recevoir sur papier, une copie de la notification est également mise à disposition dans l'environnement de notification électronique. L'accès de l'intéressé à cette copie électronique produit également les effets juridiques de la notification. Chapitre quatrième. Documents électroniques Article 22. Documents électroniques 1. Le Commun émet des documents pour consigner les actes administratifs. Ces documents sont émis par voie électronique, sauf si leur nature exige une autre forme d'expression et de consignation plus appropriée. 2. Est considérée comme document électronique l'information de toute nature sous forme électronique, stockée sur un support électronique selon un format déterminé et susceptible d'identification et d'un traitement différencié. 3. Les documents électroniques doivent bénéficier de la garantie de l'authenticité et de l'intégrité des contenus, ainsi que de la conservation de l'apparence et de la fonctionnalité d'origine et, le cas échéant, de leur confidentialité, pendant le délai établi par la réglementation en vigueur en matière d'archives et de documents. 4. Les documents électroniques doivent intégrer les métadonnées, entendues comme toute information en format électronique associée aux documents électroniques, de caractère instrumental et indépendante de leur contenu, destinées à la connaissance immédiate et automatisable de l'une quelconque de leurs caractéristiques, afin de garantir la disponibilité, l'accès, la conservation et l'interopérabilité des documents. 5. Le Commun peut appliquer des procédures de copie authentique permettant d'obtenir des copies, sous différents formats et supports, des documents administratifs et de ceux produits par l'intéressé, dans les termes décrits à l'article 25. 6. Le Commun formule une politique de gestion documentaire qui développe la réglementation de l'ensemble des processus de gestion documentaire et la gouvernance de la documentation électronique tout au long de son cycle de vie. La politique de gestion documentaire doit être formulée et approuvée par la Junta de Govern ou l'organe auquel celle-ci délègue. La version la plus récente de la politique doit être disponible sur le siège électronique. Article 23. Dossiers électroniques 1. Le dossier est constitué de l'ensemble ordonné des documents et actes correspondant à une procédure, quels que soient le support et le type d'information qu'ils contiennent. 2. Le dossier électronique doit être folioté afin de garantir le lien entre les documents électroniques qui composent le dossier, au moyen de l'intégration d'un index électronique authentique, entendu comme la liste des documents électroniques qui composent le dossier électronique, signée de manière automatique afin d'en garantir l'intégrité. Lorsque le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son instruction, un index électronique provisoire peut être établi. 3. Les dossiers doivent intégrer des métadonnées afin de faciliter leur classement, leur ordonnancement, leur description, leur indexation, leur consultation, leur diffusion et le sort final de leur cycle de vie. 4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier, il peut être fait droit à la demande au moyen d'une mise à disposition par voie électronique. Article 24. Registres officiels du Commun 1. Les registres des procès-verbaux et les registres des résolutions doivent être tenus sur support électronique, qu'ils soient numérisés ou créés à l'origine sur support numérique. 2. Les copies numérisées ou les documents électroniques intégrés dans les registres respectifs doivent comporter la signature électronique correspondante ou le cachet d'organe du Commun attestant leur authenticité. Article 25. Copies électroniques 1. Des copies électroniques des documents électroniques faisant partie des dossiers du Commun peuvent être générées. Ces copies peuvent être totales ou partielles et peuvent être générées dans un nouveau format ou conserver le format d'origine, pour autant que leur contenu soit respecté. Ces copies peuvent être générées par des systèmes d'action automatisée lorsque cela est prévu. 2. Des copies électroniques des documents papier figurant dans les dossiers du Commun, ou présentés dans les bureaux de traitement des démarches avec les citoyens, peuvent être générées. La copie électronique doit être générée au moyen d'une procédure de numérisation garantissant la qualité de l'image obtenue et son identité avec le document original. Les copies électroniques doivent intégrer les métadonnées attestant leur caractère de copie, ainsi que celles propres au processus de numérisation. 3. Les copies générées dans l'un quelconque des cas prévus aux paragraphes précédents peuvent avoir le caractère de copie authentique lorsque le document dont elles sont issues est un original ou une copie authentique. Dans ce cas, la procédure de copie doit garantir la sécurité du document obtenu et y intégrer une signature électronique conformément aux critères établis dans la politique de signature. Cette signature électronique doit être celle de l'agent public qui autorise la copie, ou celle du système informatique en cas d'action automatisée. 4. Le Commun peut générer des copies authentiques sur support papier de ses documents électroniques, au moyen de l'intégration dans le document d'un code de vérification électronique permettant sa vérification (contrôle) sur le siège électronique, ainsi que de l'indication du délai maximal pendant lequel le Commun s'engage à maintenir cette copie déterminée disponible pour vérification. 5. Lorsque le Gouvernement d'Andorre développe les conditions requises techniques de numérisation qualifiée dans les termes prévus à l'article 23.4 de la Loi sur les services de confiance, ces exigences doivent également être respectées aux fins du présent article. Article 26. Archive électronique 1. Les documents faisant partie de procédures achevées par le Commun sont intégrés à l'archive électronique. 2. L'archive électronique, qui peut disposer de différents référentiels ou supports pour stocker les documents électroniques produits dans l'exercice des fonctions accomplies par le Commun, relève d'un système unique de gestion documentaire et respecte les mesures de sécurité qui garantissent l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents stockés. En particulier, elles doivent assurer l'identification des utilisateurs et le contrôle des accès, le respect des garanties prévues par la législation sur la protection des données, ainsi que la récupération et la conservation à long terme des documents électroniques produits par le Commun qui le requièrent, conformément aux spécifications relatives au cycle de vie des services et systèmes utilisés. Article 27. Système de gestion documentaire 1. Le Commun doit disposer d'un système unique de gestion documentaire qui doit faciliter, entre autres finalités, la transparence de son organisation et le traitement correct de l'information et de la documentation dans les phases active et semi-active, ainsi que leur conservation et leur disponibilité dans la phase inactive. 2. Le système de gestion documentaire doit permettre l'accès aisé à l'information et sa localisation, ainsi que la récupération de tout document ou de toute information, en indiquant pour chaque document son régime d'accès et de publicité. 3. Parmi les mesures, instruments ou techniques à adopter doivent figurer les suivants : a) La définition d'une politique de gestion documentaire. b) L'identification unique de tous les documents et/ou dossiers au moyen de conventions adéquates qui facilitent leur récupération. c) L'inscription de métadonnées minimales obligatoires – et, le cas échéant, de métadonnées complémentaires – sur les documents et dossiers afin d'en faciliter la gestion et le traitement tout au long de leur cycle de vie. d) La classification des dossiers et documents selon le plan de classement du Commun. e) La définition du calendrier de conservation et du régime d'accès documentaire, en indiquant les conditions essentielles d'accès, les délais de conservation et de transfert des documents à partir des séries documentaires. f) L'adoption des mesures visant à garantir la conservation des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie. g) Le transfert des dossiers entre les différents référentiels électroniques conformément aux prescriptions de la réglementation en matière d'archives et de documents. h) Les procédures et mesures de sécurité à appliquer pour la production de copies électroniques, en particulier en cas de numérisation. i) Les formats de fichiers électroniques à utiliser pour garantir la gestion correcte de chaque type d'information. j) La définition d'un plan de préservation qui garantisse la conservation à long terme des dossiers et documents électroniques. 4. Les instruments décrits au paragraphe précédent qui composent le système de gestion documentaire sont approuvés par la Junta de Govern, sur proposition du service d'archives, et doivent être publiés sur le siège électronique. Le service d'archives est chargé de les tenir à jour en fonction de l'évolution du cadre normatif et technologique. Chapitre cinquième. Action administrative automatisée Article 28. Action administrative automatisée 1. Le Commun promeut l'action administrative automatisée dans les procédures administratives se déroulant au moyen d'un système d'information programmé sans nécessiter l'intervention directe d'un agent public, en particulier les suivantes : a) Les actes de simple constatation qui se bornent à certifier des faits ou des actions se produisant dans les environnements électroniques du Commun sans créer de nouveaux droits ou obligations pour l'Administration ni pour la personne intéressée. b) Les actes de simple formalité qui font progresser la procédure administrative sans qu'aucune prise de décision n'intervienne, en transmettant des communications ou des notifications entre les parties à la procédure, en produisant des copies de documents ou en accomplissant d'autres actions de gestion de la documentation administrative. c) Les actes de déclaration de volonté qui sont décidés selon des critères objectifs, approuvés par règlement, publiquement connus et appliqués à des informations pouvant être connues préalablement par la personne intéressée. 2. Un acte peut être accompli au moyen de mécanismes d'action administrative automatisée si l'application de ces mécanismes à l'acte concerné a été spécifiquement approuvée. 3. L'application des systèmes d'action administrative automatisée est approuvée par un décret qui désigne l'organe considéré comme responsable aux fins de recours, les organes compétents pour la définition des spécifications fonctionnelles de la solution informatique, la programmation, la maintenance, la supervision, le contrôle de qualité et, le cas échéant, l'audit du système d'information et de son code source. L'approbation fait l'objet d'une publication sur le siège électronique. 4. Les utilisateurs peuvent accéder aux systèmes d'action administrative automatisée par l'intermédiaire du siège électronique du Commun, ou par tout autre moyen de traitement électronique que le Commun pourrait mettre à disposition à l'avenir. Chapitre sixième. Gestion et amélioration de la procédure administrative électronique Article 29. Simplification de la procédure administrative 1. La conception des systèmes et des procédures doit veiller à la plus grande simplification possible et à l'amélioration constante de la qualité, que le Commun doit évaluer de manière ordinaire. 2. Le Commun dispose des mécanismes adaptés à la nature du système ou de l'action pour en garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité, ainsi que la preuve de la transmission et de la réception. 3. La garantie de la date et de l'heure peut être justifiée au moyen d'un marquage temporel, sans préjudice de l'utilisation d'un horodatage dans le fonctionnement du registre et dans d'autres domaines d'action qui seraient déterminés. 4. Le Commun doit procéder à une analyse de refonte fonctionnelle et de simplification des procédures qui évalue la suppression ou la réduction des documents demandés aux citoyens, les délais prévus et les ressources nécessaires pour instruire les procédures administratives. À l'issue de cette analyse, les informations relatives aux documents qui composent le dossier et à leurs caractéristiques constitutives doivent être intégrées au catalogue de documents du Commun. 5. Lorsque le Commun exerce une activité sous le régime de l'action administrative automatisée, il doit désigner, au moyen d'une norme spécifique, l'organe ou les organes responsables de la définition des spécifications techniques, de la programmation du système, de la maintenance, de la supervision et de l'audit, ainsi que l'organe responsable de l'action en cas de recours. 6. Lorsque le Commun peut consulter ou obtenir des informations relatives aux personnes intéressées nécessaires à la procédure administrative, au moyen de plateformes administratives, il ne doit pas exiger des personnes intéressées la présentation de documents originaux, pour autant qu'elles aient exprimé leur consentement à cette consultation. La consultation ou l'obtention d'informations est réputée licite, sauf si l'opposition expresse des personnes intéressées figure dans la procédure, ou s'il existe une loi spéciale applicable qui exige que le consentement soit exprimé de manière explicite. Article 30. Le catalogue des procédures du Commun 1. Le catalogue des procédures du Commun est un référentiel de connaissances complet qui comprend toutes les procédures administratives relevant des compétences et des fonctions de l'institution, lesquelles ne peuvent être mises en œuvre sans leur incorporation préalable au registre. Il sert de guide aux personnes utilisatrices et aux applications pour réaliser de manière garante et légale les séquences d'opérations et de décisions qui composent le cycle de vie complet d'une procédure déterminée. 2. Le Catalogue des procédures du Commun offre aux citoyens des informations utiles sur la procédure et la liste des documents nécessaires à l'accomplissement d'une démarche par l'intermédiaire du siège électronique. 3. La Junta de Govern régit la structure et le fonctionnement du catalogue des procédures de l'institution. Article 31. G aranties et mesures de sécurité de l'archive électronique 1. Les moyens ou supports sur lesquels des documents sont stockés doivent disposer des mesures de sécurité appropriées visant à garantir l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents. 2. En particulier, l'archive électronique assure l'identification des personnes utilisatrices et le contrôle des accès, le respect des garanties prévues par la législation sur la protection des données, ainsi que la récupération et la conservation à long terme des documents électroniques produits par les administrations publiques qui le requièrent, conformément aux spécifications relatives au cycle de vie des services et systèmes utilisés. 3. Le Commun s'engage à garantir le secret à l'égard des données à caractère personnel susceptibles d'être demandées par l'intermédiaire du Siège électronique, et assume le devoir d'appliquer les mesures de confidentialité correspondantes. Le Commun doit adopter les mesures nécessaires pour en éviter l'altération, la perte, le traitement ou l'accès non autorisé, conformément aux dispositions de la Loi 19/2021 , du 28 octobre, qualifiée de protection des données personnelles. Titre IV. Gestion électronique des organes de gouvernement Article 32. Gestion télématique des organes de gouvernement 1. Tous les actes de convocation des différents organes du Commun sont émis sur support électronique, conformément aux prévisions contenues dans l'Ordinació d'organisation et de fonctionnement des communs. 2. Tant le document de convocation que l'ordre du jour de la séance et l'ensemble des documents qui l'accompagnent sont mis à la disposition des personnes convoquées par voie électronique, au moyen d'un système permettant d'attester leur réception. 3. Les procès-verbaux de séance et les autres documents attestant les débats et les décisions adoptées par chacun des organes de gouvernement sont établis sur support électronique, avec la signature électronique des responsables concernés. Article 33. Enregistrement des séances et support audiovisuel 1. Chaque fois que les moyens électroniques le permettent, les séances du Conseil du Commun sont enregistrées, et le support audiovisuel qui en résulte est joint le procès-verbal de la séance. Dans ce cas, le procès-verbal transcrit peut omettre la transcription des débats, pour lesquels il renvoie au support audiovisuel, et ne transcrire que le contenu des décisions. 2. À titre exceptionnel, le Conseil du Commun peut décider de ne pas enregistrer l'une de ses séances. Cette décision doit être adoptée à la majorité absolue de l'Assemblée plénière du Conseil du Commun. Et, les débats et le vote portant sur des questions qui affectent le droit à la vie privée peuvent être secrets, si les conseillers en décident ainsi à la majorité absolue. 3. Le support audiovisuel d'enregistrement des séances est traité comme un document électronique selon les mêmes critères de préservation et de sécurité que ceux décrits au titre III. 4. Sans préjudice de l'éventuelle diffusion en direct de la séance du Conseil du Commun par les moyens techniques appropriés, après l'approbation et la signature du procès-verbal, le Commun la publie sur une plateforme électronique sur Internet, en mettant à la disposition des citoyens l'accès à la vidéo sur son site officiel et sans limite de visionnages. Article 34. Participation télématique aux organes du Commun 1. Lorsque des circonstances exceptionnelles restreignent la mobilité d'un ou de plusieurs conseillers, que ce soit pour des empêchements de santé, des causes de force majeure ou d'autres d'une gravité similaire, le Conseil du Commun peut décider d'autoriser individuellement ou collectivement les formes de participation suivantes : a) Assister aux séances du Conseil du Commun de manière télématique, en étant pris en compte pour la constitution du quorum et en ayant la possibilité de participer aux votes. b) Intervenir dans les débats, que ce soit par écrit ou par visioconférence. c) Participer de manière télématique aux votes qui sont organisés. 2. La décision d'autoriser la participation télématique est prise de manière exceptionnelle, spécifiquement pour chaque séance de chaque organe où elle doit prendre effet, et selon un principe de priorité à la participation en présentiel. 3. Pour la présentation d'écrits devant le Conseil du Commun, les conseillers utilisent les instruments et plateformes télématiques que le Commun met à leur disposition ou, à défaut, le registre électronique accessible par l'intermédiaire du siège électronique. Disposition additionnelle unique. Développement de l'Ordinació 1. La Commission d'Administration électronique du Commun d'Ordino veille au bon respect et à la mise en œuvre des devoirs et obligations établis par la présente Ordinació, coordonne les ressources et les activités nécessaires à sa mise en œuvre et impulse un projet de transformation de l'organisation. Afin de tenir informée la Junta de Govern, cette commission : a) Élabore un rapport biennal sur l'application de la présente Ordinació et l'évolution de la simplification administrative, jusqu'à ce que l'ordinació ait été entièrement mise en œuvre. b) Le rapport doit identifier les projets élaborés en matière de simplification administrative, les mesures adoptées et la planification pour les deux années suivantes. Disposition transitoire unique. Disponibilité des moyens Les dispositions prévues par la présente norme sont d'application progressive en fonction de la disponibilité des moyens technologiques et administratifs nécessaires. En conséquence, la disponibilité de chacune des plateformes régies par la présente norme est publiée sur le siège électronique du Commun d'Ordino au fur et à mesure qu'elles deviennent disponibles. Disposition finale unique. Entrée en vigueur La présente Ordonnance entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre . Ordino, 30 juin 2022 J. Àngel Mortés Pons / Consul majeur