Règlement du 18-2-2013, relatif à l'utilisation des moyens et outils que le Commun d'Escaldes-Engordany met à la disposition du personnel.

Règlement relatif à l'utilisation des moyens et outils que le Commun d'Escaldes-Engordany met à la disposition du personnel Exposé des motifs Le Commun permet à ses employés d'utiliser certains moyens techniques qui garantissent la rapidité et l'efficacité dans la prestation des services qui leur sont assignés. Parmi ces instruments, propriété du Commun, se distinguent principalement les équipements informatiques et de communication, en raison de leur utilisation massive et du rôle prépondérant qu'ils ont acquis, mais les véhicules, les machines, les ustensiles, les installations et les vêtements de travail mis à la disposition des travailleurs pour le meilleur exercice de leurs fonctions revêtent également une grande importance. Toutefois, l'usage qui a été fait de ces outils de travail au fil du temps, au cours duquel la tolérance envers certaines pratiques incorrectes a donné lieu à des situations de conflit, ainsi que la méconnaissance, en de nombreuses occasions, par le personnel de ses obligations relatives à ce matériel et des droits qui lui sont reconnus dans son utilisation, rendent nécessaire la réglementation de lignes de conduite afin d'en garantir le bon usage. De même, il convient d'établir les mécanismes permettant d'éviter que des personnes étrangères à l'environnement du Commun puissent accéder au réseau interne de l'Entité (zone network ou LAN). De même, il s'agit de sensibiliser l'ensemble des employés aux avantages qu'entraîne la bonne utilisation des outils que leur fournit le Commun, tant en raison de l'amélioration de la répartition des ressources matérielles disponibles qu'en raison de l'incidence en matière de sécurité qu'elle représente dans tous les domaines de travail. Sans oublier, en outre, la répercussion externe que vise son application, en évitant la persistance de comportements inappropriés et en apportant davantage d'efficacité et de qualité dans la prestation du service aux citoyens. Article 1 Objet Le présent règlement a pour objet de réglementer l'usage des moyens techniques, informatiques, outils de communication, parc automobile, vêtements de travail, installations et de tout outil de travail fourni au personnel, ainsi que d'établir les protocoles permettant de réaliser les vérifications jugées nécessaires si un abus dans l'utilisation de ces outils est détecté. Article 2 Champ d'application. Le présent règlement s'applique à l'ensemble du personnel qui fournit ses services professionnels au commun d'Escaldes-Engordany en qualité de fonctionnaire, d'agent de l'administration à durée indéterminée, d'agent de l'administration à caractère temporaire ou de personnel sous relation spéciale. Article 3 Outils de communication Le Commun fournit à ses employés certains outils de communication, qui sont des moyens techniques dont il est propriétaire, pour l'accomplissement des tâches qui leur sont confiées au sein de l'administration communale. Ces moyens comprennent, à titre purement indicatif et non limitatif : les équipements informatiques ou téléphoniques, les programmes et systèmes informatiques, ou les réseaux informatiques. L'utilisation des téléphones mobiles, des téléphones fixes ou d'autres moyens de communication téléphonique s'effectue à des fins professionnelles. Le personnel au service du Commun est responsable des communications qui ont été réalisées au moyen des outils de communication qui lui ont été confiés. Article 4 Utilisation des équipements informatiques (matériel) 1. Les équipements informatiques fournis aux employés sont la propriété du commun, qui les met à leur disposition pour l'exercice de leur activité professionnelle. Par conséquent, ces moyens ne peuvent pas être utilisés pour un usage personnel ou extraprofessionnel au-delà de ce qui est autorisé dans le présent texte. 2. Il est interdit de modifier les équipements informatiques ou d'y en connecter d'autres (assistants personnels, imprimantes, logiciels de reconnaissance vocale, modems, etc.) sans l'autorisation expresse et la supervision du Directeur du Département d'Informatique. 3. Les règles établies dans le présent règlement s'appliquent tant aux équipements informatiques fixes qu'aux équipements informatiques portables auxquels les employés pourraient éventuellement avoir accès, ainsi qu'à tout autre instrument de transmission télématique qui pourrait être mis à leur disposition. En ce qui concerne ces derniers, l'employé qui dispose d'équipements informatiques portables (pc, pda, etc …) doit redoubler de précaution lorsqu'il les utilise ou lors de leur transport hors des installations du commun. Le contenu de l'ordinateur portable peut être hautement confidentiel, c'est pourquoi toutes les précautions doivent être prises pour éviter sa perte ou sa soustraction, et un avis doit être donné immédiatement si l'une de ces situations se produit. 4. Il est expressément interdit d'accéder ou d'entrer par quelque moyen que ce soit dans les systèmes informatiques en utilisant un identifiant personnel (login) ou un mot de passe (password) d'un autre utilisateur, sans l'autorisation expresse du supérieur immédiat et du Directeur informatique, à condition qu'il existe une cause dûment justifiée. 5. À compter de la fin de la relation de travail ou de la collaboration avec le commun, pour quelque motif que ce soit, l'ancien employé ne peut plus avoir accès aux équipements informatiques ni, par conséquent, aux fichiers qu'ils contiennent. 6. Si l'ancien employé a en sa possession un quelconque outil de communication propriété du commun, il doit le restituer immédiatement à la fin de sa relation de travail ou de sa collaboration avec le commun. Article 5 Accès au réseau interne Le commun est organisé globalement dans un environnement de réseau interne (local area network ou LAN). L'accès à celui-ci au moyen des moyens techniques permet aux employés du commun d'accéder à des informations confidentielles. Par conséquent, les employés du commun doivent : · Utiliser toujours l'identifiant fourni par le Département d'Informatique avec le mot de passe correspondant. · Accéder au réseau interne uniquement aux fins professionnelles pour lesquelles ils ont été préalablement autorisés. Article 6 Utilisation des programmes et des fichiers informatiques (logiciels) 1. Les logiciels, les fichiers, le courrier électronique et les autres documents informatiques installés ou contenus dans le réseau du commun, ainsi que tout outil informatique (disquettes, Cd roms, Usb, etc.) doivent être utilisés à des fins professionnelles. 2. En tout état de cause, les informations à caractère confidentiel contenues dans les fichiers et documents de l'entité ne peuvent être envoyées par aucun type d'outil à des tiers ou à des sociétés sans l'autorisation expresse du supérieur hiérarchique et du titulaire des données, toujours conformément aux dispositions de la Loi qualifiée 15/2003, du 18 décembre, de protection des données personnelles. 3. Les programmes informatiques destinés à être installés ou effectivement installés sur les équipements informatiques sont la propriété du commun. Leur utilisation, copie ou reproduction à des fins étrangères à l'activité professionnelle est interdite. 4. Compte tenu du risque que des fichiers ou programmes provenant de sources inconnues contiennent des virus, il est interdit aux employés d'exécuter des fichiers provenant de sources inconnues sans l'autorisation expresse de leur supérieur hiérarchique et du Directeur du département d'Informatique du Commun. Article 7 Utilisation d'Internet 1. La navigation sur le réseau Internet s'effectue à des fins professionnelles. Les employés sont les seuls responsables des sessions ouvertes sur internet qui sont effectuées au moyen des équipements informatiques mis à leur disposition. Le Commun se réserve le droit de filtrer le contenu auquel l'employé peut accéder par Internet depuis les équipements informatiques propriété du Commun, ainsi que d'enregistrer les accès effectués depuis ceux-ci. 2. L'utilisation de toute adresse personnelle pendant les horaires de travail ne peut être qu'occasionnelle, son utilisation devant être restreinte au maximum pendant la journée de travail, sans interférer, par conséquent, avec le déroulement normal de son activité professionnelle. 3. Il est interdit aux employés d'accéder aux réseaux sociaux d'Internet, à l'exception des services qui, en raison de leurs caractéristiques propres, sont autorisés à y accéder. De même, l'utilisation de programmes P2P ou similaires, l'utilisation de chats ou de programmes de conversation en temps réel, ainsi que l'utilisation d'Internet à des fins récréatives, sont interdites. 4. Il est interdit aux employés d'utiliser les courriers électroniques mis à leur disposition ou la connexion à Internet au moyen des serveurs du commun pour envoyer des messages illégaux, illicites, offensants, portant atteinte à la dignité humaine, aux droits fondamentaux, à l'entité elle-même ou susceptibles d'être considérés comme un délit. 5. L'employé a accès au courrier électronique mis à sa disposition par le commun tant que sa relation de travail ou sa collaboration professionnelle demeure en vigueur. Au moment de l'extinction de la relation de travail ou de la collaboration professionnelle, le commun annule immédiatement l'accès à la boîte de courrier professionnelle mise à la disposition de l'employé. 6.Il est interdit à l'employé de modifier les configurations des navigateurs des équipements informatiques. 7. L'accès, le téléchargement et le stockage de pages aux contenus illégaux sont interdits. Est également interdit le stockage, sur les équipements informatiques propriété du Commun, de contenus téléchargés depuis Internet qui violent la législation en vigueur en matière de propriété intellectuelle et de droits d'auteur. 8. Tout incident de sécurité lié à Internet doit être communiqué immédiatement au supérieur hiérarchique et au Directeur du département d'informatique. Article 8 Contrôle du Commun en cas d'indices d'utilisation abusive des outils de communication Lorsqu'il existe des motifs suffisants de croire qu'une utilisation abusive de l'un des outils de communication du commun est en cours, le Directeur du département d'informatique, avec l'autorisation préalable de la Junta de Govern, peut examiner les fichiers et contenus élaborés par chaque employé et stockés sur le réseau télématique local du commun, le contenu du disque dur de l'équipement informatique, le contenu du courrier électronique mis à la disposition de l'employé, le détail des factures téléphoniques (avec obtention d'informations sur les destinataires des appels effectués, les heures auxquelles ils ont été effectués et leur durée) ou les données des connexions au réseau Internet utilisées par les employés dans l'exercice de leurs fonctions. Article 9 Utilisation du parc automobile 1.Le parc automobile du Commun ne doit être utilisé qu'aux fins propres à chaque véhicule. À cet égard, seules les personnes qui y sont expressément autorisées peuvent utiliser les véhicules propriété du Commun. 2.Il est interdit d'utiliser un véhicule propriété du Commun pour effectuer des voyages ou des transports vers des destinations étrangères au travail, même si elles sont comprises dans le circuit de travail ou la journée de travail. Il est également interdit de stationner les véhicules communaux à des domiciles privés. Lors de l'utilisation des véhicules, il est veillé à optimiser les déplacements, soit en concevant les circuits et les planifications, soit en regroupant les voyages, afin d'éviter une dépense plus importante. En règle générale, tous les déplacements avec des véhicules du Commun doivent être effectués collectivement, afin d'économiser les ressources et d'organiser dûment les tâches. 3. Si, dans l'exercice d'une fonction propre au service, un dommage, une anomalie ou une panne quelconque survient sur le véhicule, il convient d'en aviser immédiatement le responsable du secteur afin d'établir les documents appropriés, sans préjudice des responsabilités auxquelles peut être soumise la personne responsable des dommages. De même, si, pendant l'utilisation de l'un des véhicules propriété du Commun, le travailleur est sanctionné pour infraction à l'un des articles du Code de la circulation, ledit travailleur doit prendre en charge le montant de la sanction imposée. Article 10 Dépenses découlant de l'utilisation de véhicules particuliers Le remboursement des dépenses au titre du kilométrage et du stationnement découlant de l'utilisation du véhicule particulier doit être précédé de l'autorisation correspondante du supérieur hiérarchique et requiert la production du justificatif pertinent. Article 11 Utilisation des vêtements de travail ou uniformes 1.Seuls les travailleurs qui, en raison de la nature des fonctions qui leur sont confiées, y sont tenus utilisent des vêtements de travail ou un uniforme. 2. En ce qui concerne les vêtements de travail, les dispositions de la loi 48/2008, du 18 décembre de la sécurité et de la santé au travail, doivent être respectées et appliquées à tout moment. 3. Les vêtements de travail ou l'uniforme sont remis au travailleur/à la travailleuse avec un récépissé attestant leur réception, et ne peuvent être utilisés que pendant la journée de travail. 4. La conservation des articles que le Commun lui fournit relève de la responsabilité de chaque travailleur, qui ne peut y inclure ni y apporter de modifications qui ne sont pas dûment autorisées. De même, à la fin de la relation de travail, le travailleur doit restituer immédiatement au commun l'ensemble des vêtements de travail, éléments d'identification ou autres qui lui ont été remis. Article 12 Utilisation des installations Le personnel du commun a l'obligation de veiller au bon usage des installations, à leur conservation et à leur entretien correct ainsi qu'aux économies d'énergie. Disposition additionnelle À la fin de la relation de travail ou de la collaboration professionnelle, le travailleur doit restituer immédiatement au commun tout le matériel de quelque type que ce soit qui lui a été remis. Disposition abrogatoire Sont abrogées toutes les dispositions de rang égal ou inférieur contraires au présent Règlement. Disposition finale Le présent Règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Escaldes-Engordany, casa comuna, 18 février 2013. Vu et approuvé La Cònsol Major Trinitat Marin Gonzalez P. o. du Commun LE SECRÉTAIRE GÉNÉRAL