Décret du 17-9-2003 portant approbation du Règlement des Archives communales.

Décret / Le Commun d'Encamp, lors de la séance ordinaire du 31 juillet 2002, a / décidé d'approuver le Règlement des Archives communales, qui est publié en annexe. / Introduction / L'inondation de l'année 1937 a détruit la Casa Comuna, emportant au fil de la rivière des registres / de procès-verbaux et des documents, de sorte que la rare documentation récupérée / mérite d'être restaurée et sauvegardée dans des archives historiques communales. / Au cours des dernières années, le Commun d'Encamp a considérablement accru / les services qu'il offre au citoyen, ce qui a entraîné un plus grand nombre de / démarches administratives et un contrôle accru de la documentation, de telle sorte que la / gestion administrative est devenue plus complexe. Ce fait a obligé / l'Administration communale à affecter des moyens nouveaux et plus importants pour constituer et / reconstituer des archives communales mieux ordonnées et mieux gérées. / Face à cette dynamique due à la diversité croissante des actes / administratifs, les différentes équipes communales qui, au cours des dernières années, ont / gouverné la Casa Comuna se sont attachées à résoudre la gestion des / documents avec efficacité, afin de constituer un service d'archives moderne, / ouvert et adapté aux besoins actuels. / Cette action a débuté en 1991 par l'installation d'un mobilier / spécifique destiné aux Archives de la Casa Comuna. Ensuite, avec / le conseil et l'aide technique des Archives historiques nationales du Gouvernement d'Andorre, / un travail intense a été mené pour microfilmer, photocopier et restaurer les / registres existants. Au cours des années suivantes, la documentation / provenant de l'ancienne Casa Comuna a été réorganisée et, en 1996, une entreprise / spécialisée a été engagée pour installer un programme de gestion électronique des documents, laquelle, / en outre, a informatisé quelque 18.000 demandes. / En 1999, un autre des travaux importants réalisés a consisté à numériser / tous les contrats de cens emphytéotique et tous les contrats, conventions et / actes notariés, sur la base desquels une base de données a été élaborée. / Parallèlement, ont été informatisés, dans une première phase, les procès-verbaux du Commun / de l'année 1982 jusqu'en 1990, dans une deuxième phase de l'année 1937 jusqu'à l'année 1973, / et les procès-verbaux de l'année 1973 jusqu'à / l'année 1981 sont actuellement en phase de transcription. Une fois ce travail de transcription achevé, toutes les décisions / qui figurent dans les Registres des procès-verbaux du Commun d'Encamp, de l'année 1937 jusqu'au / moment présent, pourront être localisées en un temps très réduit. / Toutefois, dans la situation actuelle, pour améliorer la gestion de la documentation, il est / nécessaire d'élaborer un règlement de fonctionnement des Archives communales qui donne / une continuité au travail entrepris. C'est pourquoi le présent règlement a été élaboré, lequel / doit permettre d'établir les procédures à suivre pour normaliser et / adapter les Archives de la Casa Comuna et ainsi pouvoir rendre un service à l'usager interne et / également au citoyen, tout en considérant que les Archives documentaires font partie intégrante / du patrimoine culturel et historique de la paroisse. / En conférant aux Archives communales l'importance qui leur revient, ce règlement de / fonctionnement doit être utile pour préserver toute la documentation du Commun / d'Encamp, pour instaurer les moyens de sécurité nécessaires, pour réglementer les / compétences et fonctions des personnes qui en ont la charge, pour connaître la / responsabilité qu'implique la gestion d'archives communales et également pour établir les / procédures que doivent suivre tous les usagers, internes et externes, qui en font / usage. / Le présent règlement part de l'analyse de la réalité actuelle du Commun d'Encamp / et prévoit les actions suivantes : / 1. Ordonner et gérer la documentation active afin de répondre à la demande croissante / d'informations dont l'administration communale elle-même a besoin. / 2. Répondre à la demande croissante d'informations, essentiellement administratives, / que sollicitent les citoyens. / 3. Faire connaître le patrimoine historique par la diffusion du fonds des Archives / communales. / Règlement / Le règlement des Archives du Commun d'Encamp comprend plusieurs chapitres dans / lesquels il s'agit de définir ce que sont les archives communales, leurs fonctions, les / fonctions et responsabilités de la personne qui assume la charge d'archiviste, / la manière dont s'organise la gestion des documents, les procédures d'accès à la / documentation, les règles relatives à la protection de la documentation et la diffusion du / patrimoine documentaire. / Chapitre I. Archives communales / Les Archives du Commun d'Encamp sont un service public de caractère administratif, / spécialisé dans la gestion et le traitement de la documentation et qui a pour finalité / d'ordonner et de conserver la documentation qu'elles contiennent. / Le volume documentaire constitué de contrats, conventions, demandes, décrets et / résolutions, procès-verbaux, reçus, factures, listes diverses, et autres, quelle que soit leur / date, sur tout support et format (papier, registre, disquette, CD, dossier, / dossier ou chemise) constitue le patrimoine documentaire du Commun d'Encamp et les / documents qui s'y trouvent ont une valeur administrative, juridique et historique. / Les Archives du Commun d'Encamp sont situées à la Casa Comuna et, dans l'organigramme / fonctionnel, elles sont rattachées au Secrétariat général. / Le Commun d'Encamp garantit le maintien et la promotion de ce service / conformément à la législation en vigueur et à la réglementation approuvée en Conseil de / Commun du 31 juillet 2002 qui lui attribue les compétences suivantes : / Organiser le patrimoine documentaire communal. / Garantir le droit à l'information et le droit à la vie privée. / Faciliter la recherche. / Veiller à la sauvegarde et à la conservation du patrimoine documentaire. / 1. Structure des Archives / La structure des Archives communales se compose essentiellement de deux parties : les archives de / gestion et les archives centrales. / a) Archives de gestion : une par service ou unité, où la documentation est reçue, / créée, traitée, clôturée et gérée de manière à pouvoir, le moment venu, être / transférée aux archives centrales : du secrétariat général et de tous les départements / fonctionnels du Commun (ressources humaines, administration, finances, travaux et / urbanisme, services, environnement et circulation, culture et affaires sociales, jeunesse et / sports et promotion et tourisme), conformément à l'organigramme fonctionnel existant. / b) Pré-archives : correspond à la phase préalable de conditionnement, de classement, / de numérotation,... de la documentation. / c) Archives centrales : il s'agit de toute la documentation préparée en dossiers et / transférée par les différentes archives de gestion ou de bureau, classée et numérotée, / prête à être archivée de manière permanente aux Archives centrales du Commun. / Les documents en image (photographies, vidéos,...), produits par les différents / départements et sections du Commun d'Encamp, ne constituent pas des archives à part, mais / font partie d'un dossier des archives de gestion, qui sont ensuite transmis / aux archives centrales. / 2. Les documents / Les Archives communales sont constituées d'un ensemble de documents qui ont été / générés spécialement par le Commun d'Encamp ou bien par d'autres institutions et / organismes d'Andorre. Ils proviennent également de personnes physiques et morales qui / ont sollicité quelque chose auprès de l'administration communale ou peuvent provenir de personnes / ou d'institutions qui souhaitent céder de la documentation privée au Commun. / Par document, on entend toute expression en langage écrit et tout autre / type d'expression graphique, sonore, en image ou informatisée, recueillie sur / tout type de support matériel. / Toute documentation générée par les personnes qui exercent des fonctions / politiques ou administratives au sein du Commun d'Encamp fait partie du patrimoine / documentaire communal et ne peut jamais être considérée comme une propriété privée. / Lorsqu'une personne employée du Commun ou bien un/une responsable politique met fin à l'exercice de / la fonction exercée au Commun, la documentation utilisée doit demeurer au / département correspondant ou bien doit être transférée aux archives communales pour / y être enregistrée. / De même, la documentation relative aux entités paracommunales, fondations, / consortiums, conseils de fondation, commissions, entreprises et services liés au Commun / d''Encamp doit être déposée et enregistrée aux Archives communales. / 3. Catégories de documents / Le présent règlement établit une classification des documents en trois / catégories : / a) Documents d'archives : ce sont des exemplaires uniques, habituellement originaux, qui / constituent le témoignage réel des activités réalisées par le Commun d'Encamp / dans ses diverses dépendances, départements et sections. Ils attestent des droits et / des obligations de l'Administration communale et des citoyens. Ex. : procès-verbaux du Commun, / demandes, mandats, ordres de paiement, avis officiels. Ce sont des documents qui / seront transmis aux Archives centrales reliés, organisés en dossiers ou / dossiers et dûment mis en boîte et identifiés. / b) Documents de support : ce sont les documents de consultation et d'information qui / nous servent à mener à bien une démarche administrative. Il peut s'agir de documents à usage / informatif et de documents de travail. / b.1) Documents à usage informatif : ce sont des exemplaires multiples (rapports, imprimés, / bulletins communaux, programmes, photocopies, catalogues, revues, disquettes, CD) / d'origine et de caractéristiques diverses qui sont utilisés dans la gestion administrative, / technique ou politique, comme matériel de consultation ou source d'information qui servent / à obtenir les données nécessaires au règlement des affaires. Cette / documentation ne doit pas être transférée aux Archives centrales. Sa conservation et sa / description dépendent de l'utilité qu'elle présente, selon l'appréciation de la personne responsable de / chaque département. / b.2) Documents de travail : ce sont des documents créés dans chaque département ou / section, individuellement ou collectivement, et leur finalité est de pouvoir avoir sous la main / des informations pertinentes, d'organiser le travail, d'en améliorer le rendement et le contrôle. / Ils sont variés et dépendent du système de travail de chacun : agendas, listes, / relevés, fiches de suivi des affaires, notes écrites, mémorandums, / brouillons, tableaux, schémas et autres. Leur gestion incombe à la / personne qui l'élabore et qui, dans des cas exceptionnels, incorpore l'un de ces / documents à un dossier ou dossier. En général, ils restent dans le bureau de chacun / et sont éliminés lorsque la personne responsable du département concerné le / décide. / Chapitre II. Fonctions des archives communales / Les Archives communales doivent protéger, conserver et diffuser le patrimoine documentaire / afin d'accomplir un bon travail et, à cet effet, il est nécessaire de disposer des moyens adéquats / en ce qui concerne les installations, l'espace, le personnel et les ressources nécessaires. Les / installations des archives communales ont pour fonction unique et exclusive celle d'archives et / ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. / Les zones de travail et de dépôt de documentation doit être d'accès restreint et / les personnes étrangères au service ne peuvent y avoir accès si elles ne sont pas accompagnées du / personnel qui en est habituellement responsable, sauf circonstances / exceptionnelles de force majeure. / Les fonctions propres des Archives communales sont : gérer les documents, faciliter / l'accès de l'usager à la documentation et à l'information et protéger, conserver et / diffuser le patrimoine documentaire. / 1. Gestion des documents / Cette fonction comprend : / Établir des normes régissant la classification, le classement et le traitement de la / documentation pendant sa gestion administrative dans les différents / départements du Commun d'Encamp et en contrôler l'application. / Établir des critères et des réglementations pour le transfert et le versement de documentation aux / archives communales et la contrôler conformément à la norme régissant le transfert / (sans agrafes, trombones, photocopies). / Vérifier, analyser, décrire et transférer la documentation / administrative aux archives. / Formuler des propositions de conservation et d'élimination de documentation, lorsqu'il / y a lieu, conformément au présent règlement. / Formuler des propositions concernant l'aménagement physique des archives, les conditions des locaux / et des installations, le personnel et les autres ressources, en tant qu'ils sont nécessaires à la bonne / localisation, conservation et sécurité de la documentation. / Contribuer à une meilleure efficacité et à un meilleur fonctionnement du traitement de la / documentation communale, par l'élaboration d'inventaires, de catalogues, d'index, / de répertoires et d'autres instruments de description documentaire nécessaires pour faciliter / la recherche de documents de manière rapide et adéquate afin de mener à bien / toute démarche administrative. / 2. L'accès à la documentation / Cette fonction exige : / D'établir les conditions de prêt de documents en vue de leur consultation dans les / différentes sections et différents départements du Commun d'Encamp, tout en tenant un / registre (selon le formulaire annexé) des documents prêtés. / De faciliter l'accès du citoyen à la documentation par la consultation directe, / les inventaires, les catalogues. / De garantir l'accès et la consultation de la documentation à tous les chercheurs et / spécialistes, ainsi qu'aux citoyens en général, en suivant les normes du présent / règlement et en établissant une liste précise des consultants, parfaitement / identifiés, et des documents consultés, ainsi que l'élaboration de statistiques / de consultation. / 3. Protection, conservation et diffusion du patrimoine documentaire / Cette fonction implique : / De promouvoir la diffusion du patrimoine documentaire des Archives du Commun d'Encamp / au moyen d'expositions, de publications, de reproductions, d'acquisitions, / de conférences, de services pédagogiques et, en général, de toutes les activités / visant à montrer et à faire connaître le patrimoine historique du Commun d'Encamp. / De garantir la conservation du patrimoine documentaire des archives communales d'Encamp, / s'agissant de documents originaux, et de veiller contre la spoliation du patrimoine / documentaire en évitant toute action ou omission qui mette en danger de détérioration, / de perte ou de destruction tout ou partie des biens qui composent le / patrimoine documentaire du Commun. / De prendre expressément soin des documents qui n'ont pas été reproduits, / microfilmés, informatisés, ou sous toute autre forme, s'agissant d'exemplaires uniques, de / plus grande ancienneté et plus fragiles. / Chapitre III. Entretien des archives / Afin de maintenir les Archives du Commun d'Encamp en bon état, il convient de tenir compte / de ce qui suit : / a) Matériel : boîtes, chemises. / b) Nettoyage continu. / c) Utilisation du logiciel de gestion documentaire. / d) Connaissance et pratique de la base de données pour le contrôle des boîtes et / dossiers des Archives (fiches, transfert, consultation, contrôle) / e) Règles de transfert, de consultation et de prêt. / f) Connaissance et pratique de la base de données des demandes et des Registres / des procès-verbaux. / Chapitre IV. Fonctions et responsabilités de l'archiviste communal(e) / Étant donné que les Archives communales sont un service public du Commun d'Encamp, les objectifs / que doit avoir la personne qui en est responsable sont : / Organiser et gérer les documents administratifs et le patrimoine documentaire / communal. / Faciliter l'accès à la documentation et à l'information nécessaire à la / recherche et aux études historiques et culturelles. / Veiller à la protection, à la conservation et à la diffusion du patrimoine documentaire. / Les fonctions de l'Archiviste sont : / L'Archiviste est responsable de l'ordre aux Archives communales ainsi que du personnel placé sous / son autorité. Il ou elle doit répondre de la manière dont sont exécutés les travaux de / classement, de mise en ordre et de catalogage, de la bonne conservation du matériel / documentaire et de la périodicité dans l'envoi de documentation. / Par délégation du/de la Secrétaire général(e), il ou elle doit assurer la garde des Registres des procès-verbaux, du / sceau des Archives s'il en existe, des clés, des dépôts de documents, de la salle de / consultation et de toute autre de leurs dépendances. / Tenir un Registre, à usage interne de la Maison communale, de tous les / documents reçus ou prêtés pour consultation, en mentionnant la nature et la / dénomination du document, la personne qui demande le prêt, le service, / la date et la signature du demandeur, tant au moment du prêt qu'à son / remboursement. / Recevoir, classer et ordonner, inventorier et cataloguer, conserver et garder / de manière appropriée la documentation. / Proposer des règles de classement, de mise en ordre et de traitement de la / documentation des archives courantes des différents services du Commun et / en contrôler l'application pour le bon fonctionnement du Service des Archives / communales. / Proposer des directives pour l'emplacement physique correct des documents et les / conditions adéquates des locaux des archives, faire des propositions de matériel et / d'installations afin qu'ils disposent des mesures de sécurité appropriées. / Élaborer des inventaires, catalogues, index, répertoires et autres instruments de / description documentaire afin de faciliter l'accès à la documentation et sa consultation par les / usagers, chercheurs, érudits et citoyens en général. / Formuler les propositions d'élimination de documentation, toujours avec l'accord du / Conseil du Commun. / Entretenir des relations avec les entités parapubliques, consortiums, fondations et entités / privées liées au Service des Archives communales. / Tenir une liste des chercheurs indiquant le nom, l'adresse et le sujet / de recherche et contrôler les documents remis pour consultation. / Établir les statistiques mensuelles et annuelles des chercheurs et des usagers. / Respecter les conditions requises prévues par le Règlement des Archives du Commun d'Encamp / pour le prêt de documents. / Lutter contre la spoliation du patrimoine documentaire communal, entendue comme / toute action ou omission qui met en péril de détérioration, de perte ou de / destruction tout ou partie des valeurs des biens qui composent le patrimoine / documentaire du Commun d'Encamp. Dans ce cas, l'Archiviste communal(e) doit / informer les autorités compétentes afin qu'elles adoptent les mesures appropriées. / L'Archiviste peut proposer au Conseil du Commun, avec l'accord du Secrétariat / général, toute mesure qu'il ou elle juge nécessaire et qui n'a pas été prévue dans / le présent Règlement, visant à améliorer l'accomplissement et le développement des / fonctions et des finalités des Archives. / Chapitre V. Gestion des documents / Conformément au classement des fonds documentaires, la documentation d'un acte administratif résolu est transférée aux Archives / communales. Tant que cette circonstance ne s'est pas produite, la documentation doit être conservée dans chacun / des services correspondants. / La documentation administrative transférée aux Archives communales est / constituée de registres officiels, dossiers, dossiers, demandes et tout autre / document défini au Chapitre 1 du présent Règlement. / Un dossier est transmis aux Archives communales lorsque son instruction administrative est terminée et / qu'il est complet. La documentation administrative / désordonnée, mélangée, détériorée ou qui ne présente pas les caractéristiques / minimales de ce que doit être un dossier n'est pas admise aux Archives pour y être / conservée, sauf si y figure une note spécifique du Chef du Service / concerné, ou à défaut, de la personne qui exerce la fonction de / Secrétaire de la Corporation, indiquant son caractère incomplet, l'absence d'un / élément constitutif et les raisons qui motivent l'envoi aux Archives. / 1. Instructions pour l'archivage des documents administratifs : / a) Dossier : il s'agit de l'ensemble ordonné de documents et d'actes qui servent / d'antécédent, de fondement et de décision d'un acte administratif. Les documents qui / ouvrent le dossier sont les décisions, accords, demandes, décrets, / rapports, propositions. / Les dossiers peuvent être : / dossiers réglementés : ils suivent des règles établies (permis de construire, / sélection du personnel, concours et adjudications, acquisition de biens). / dossiers non réglementés : ils se rapportent aux activités menées par / l'institution, mais qui ne sont définies dans aucune procédure administrative / (organisation d'un congrès, d'une exposition, d'une activité sportive, d'une fête / patronale, élaboration d'organigrammes). / Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les / documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres documents / qui doivent les composer ; leurs feuillets utiles sont paraphés et foliotés par les / personnes chargées de leur instruction. / Une fois le dossier ouvert, il convient de remplir correctement les données de la couverture / de la chemise. Les documents, toujours au format DIN-A4, sont classés de / manière logique et chronologique, le numéro 1 étant le document qui a généré / le dossier et ainsi de suite. Le dossier doit contenir un index en tête qui / permette des consultations ultérieures. Si une erreur est constatée, les Archives centrales / peuvent renvoyer le dossier au service producteur afin qu'elle soit corrigée. / Avant de transférer le dossier aux Archives, il doit être débarrassé des trombones et agrafes, / seules doivent être laissées celles qui tiennent ou relient le dossier. / Les plans, schémas ou autres documents de format différent doivent être bien / pliés et munis d'un onglet afin de pouvoir être bien ajoutés au dossier. Les coupures / de journaux, édits ou autres seront collés sur une feuille DIN-A4 avec les données / spécifiques permettant de l'identifier. / Une fois le dossier clos, il y sera annexé en tête une note ou une mention / signée par le Chef de département, il sera placé dans une chemise et transmis aux Archives, sans / que son contenu puisse être modifié par la suite. / b) Dossier : il s'agit de l'ensemble structuré de documents qui nous permettent de connaître / de manière globale un sujet déterminé. Pour les dossiers, il conviendra de suivre / les mêmes conseils que pour les dossiers, de manière qu'ils soient / débarrassés au maximum des copies et des documents inutiles. / c) Contrats et conventions : obligations contractées par le Commun d'Encamp relatives à / la passation de marchés de travaux, de biens, de services et de fournitures. Les contrats et / conventions font partie de dossiers - réglementés ou non - et il n'est donc pas opportun / de les séparer et de constituer une série documentaire à part. / d) Actes : documents notariés de vente d'immeubles et de terrains. / e) Projets de construction : de génie civil, de travaux publics et de parapublics. / f) Demandes : demande du citoyen au Commun d'Encamp et décret ou décision. / g) Correspondance : entrée et sortie de lettres et d'invitations. Étant donné que la / plupart des lettres font partie de dossiers - réglementés ou non -, lorsque les Archives / communales seront organisées en dossiers, les lettres devront y être intégrées et ne pourront être / séparées pour constituer une série documentaire à part. La plupart des lettres font partie / de dossiers - réglementés ou non - et il n'est donc pas opportun de les séparer et de constituer une / série documentaire à part. / h) Recensement de la population : registre des inscriptions, radiations et modifications du recensement. / i) Contrats de cens emphytéotique : relatifs à la cession du domaine utile des / parcelles et immeubles de l'Urbanisation du Pas de la Casa. / j) Documents comptables : il s'agit en général de factures, bilans, / budgets généraux, journaux, relevés de comptes, facturations et débiteurs. / k) Recensement électoral : inscriptions et radiations ; résultats des scrutins électoraux. / l) Contentieux : des procès intentés par le Commun et des procès intentés par des / personnes physiques ou morales contre le Commun. / m) Paie et personnel : de l'effectif relevant du Commun, entrées et sorties, / dossiers disciplinaires et autres incidents. / n) Autre documentation : en général y figurent des documents relatifs aux ordonnances, / « arrestos de la taba », études, rapports, appels d'offres, statistiques. / Dans tous les cas, la documentation transférée aux Archives communales doit être / mise en boîtes, qu'il s'agisse de livres, dossiers, dossiers, factures ou / demandes. Les seules boîtes qui seront acceptées sont celles de type auto-montable, / en carton neutre et, si on le souhaite, portant les armoiries du Commun. / Il convient d'insister sur l'importance du respect de ces instructions, tout en / respectant les spécificités de chaque département et ses méthodes / particulières. / 2. Formulaire de transfert : / En règle générale, le transport physique de la documentation aux Archives communales / doit être à la charge du département expéditeur et, une fois la / documentation transférée du département aux Archives communales, la / garde légale de celle-ci est également transférée. Les transferts doivent être périodiques, / habituellement à une périodicité annuelle, bien que des transferts puissent également avoir lieu lorsque / le chef du département l'estime nécessaire. / La documentation, quel que soit son type, transférée aux Archives centrales / doit être accompagnée du formulaire de transfert correspondant en / double exemplaire (annexe 1), dont une copie est destinée au département qui la remet. Il est / indispensable de préparer un formulaire de transfert pour chacun des dossiers, / dossiers ou séries documentaires transférés, dans lequel doivent figurer / l'identification du département, le nom de la personne responsable, le sujet / traité, la date de fin de validité, la date de transfert et le nombre total / de boîtes. Si tout est correct, l'Archiviste signe les formulaires et l'un des / exemplaires est renvoyé au département expéditeur. L'autre formulaire reste au / registre des Archives. / Les dossiers, livres officiels et autre documentation transférés aux Archives / communales doivent toujours être des originaux, sauf en cas de force majeure, et l'on évitera / la conservation de reproductions, photocopies ou similaires. / L'Archiviste doit vérifier si la documentation reçue correspond à celle / indiquée dans le bordereau de transfert. Les erreurs et omissions sont corrigées par le / département qui les a transférées. / Pour accélérer la recherche de documentation transférée, il est recommandé d'indiquer / le numéro de transfert, de boîte et de dossier ou dossier souhaité. / L'Archiviste effectue habituellement la recherche au moyen de la base de données. / Les Archives du Commun d'Encamp peuvent conserver des fonds documentaires provenant de / dépôts, de donations ou d'autres origines, sur accord préalable d'acceptation du Conseil / du Commun, aux conditions qui seront convenues, et il y sera joint un premier / inventaire de la documentation, préalablement vérifié et revêtu des signatures de / l'Archiviste communal(e) et du/de la Secrétaire général(e). / Chapitre VI. Et accès à la documentation : protection et diffusion du patrimoine / documentaire / Bien que la Constitution reconnaisse aux citoyens le droit d'accéder aux documents / publics (Art. 12), elle le limite également. Étant donné qu'une certaine documentation peut porter atteinte à / l'honneur et à l'intimité des personnes (Code de l'Administration) et la Loi de / procédure judiciaire en ce qui concerne les jugements pénaux et les décisions / administratives et civiles, il est nécessaire de sauvegarder ces droits et de rechercher / l'équilibre entre le droit des personnes à l'information et le droit des personnes à / garder et préserver leur intimité. L'exercice du droit d'accès n'autorise pas le / citoyen à utiliser la documentation à des fins commerciales ni à la reproduire ou / à la diffuser. / Tant qu'il n'existe pas de loi-cadre sur les archives, la Junta de Govern du Commun / d'Encamp doit autoriser l'accès à la documentation. / S'il s'avère opportun d'éliminer une certaine documentation, la Junta de / Govern doit donner son autorisation, sur proposition préalable de l'Archiviste communal(e), / accompagnée d'un rapport signé par le/la Secrétaire général(e) qui la justifie. / 1. Consultations : / a) Consultations internes : / Conformément au présent Règlement, il convient de distinguer, en ce qui concerne les normes et / les procédures, les consultations internes effectuées par les élus et par les différents / départements des consultations externes effectuées par les citoyens en général, / quel qu'en soit le motif. / Dans le cas des consultations internes, c'est-à-dire liées à la propre / administration, le Service des Archives met la documentation à la disposition des usagers / internes au moyen du formulaire de demande de documentation (annexe 2). / Les documents sont servis, tant au niveau interne qu'au public en général, dans / l'ordre strict des demandes. / Lorsqu'un département souhaite consulter de la documentation produite par un autre / département, l'autorisation du/de la Secrétaire général(e) est requise, après accord / du chef du département concerné. / b) Consultations externes : / La consultation publique du fonds documentaire est libre et ouverte à tous les / citoyens qui le souhaitent, pour autant qu'ils respectent la réglementation prévue / dans le présent Règlement. / L'administration communale garantit l'accès des citoyens aux Archives communales, / sans préjudice des restrictions qui, pour des raisons de conservation des biens / qui y sont conservés ou en vertu de celles qu'une loi, de rang supérieur au présent règlement, / peut établir. / Les dossiers peuvent être consultés pour autant qu'ils concernent le/s titulaire/s de la / demande de consultation et que leur instruction soit achevée ou qu'il existe un accord / dans un procès-verbal du Conseil du Commun. La consultation est libre pour les particuliers, / sauf dans les cas protégés ou lorsque des ordonnances spécifiques en disposent ainsi. / La consultation publique de la documentation s'effectue dans la salle de consultation aménagée / à cet effet et il est nécessaire de justifier la qualité d'intéressé dans le dossier dont / la consultation est demandée (annexe 3) en remplissant préalablement une fiche sur laquelle figurent les nom et prénoms, / la nationalité, la profession, le domicile, le numéro de DNI, de passeport ou de carte / de chercheur, les données de la recherche ou le sujet sur lequel porte la recherche et la / date de début du travail. / L'usager doit présenter une demande motivée par écrit exposant / en détail les motifs qui justifient sa demande. / Les usagers des Archives communales ne peuvent prendre de leur propre initiative sur les / rayonnages ou dans les dépôts les documents qu'ils souhaitent consulter, sauf si, en raison de / circonstances particulières et avec l'autorisation de l'Archiviste, cela leur est autorisé. / En cas d'utilisation des documents des Archives communales en vue de leur / publication ou de leur diffusion publique, leur provenance doit obligatoirement / être mentionnée. Lorsqu'il s'agit de documentation en image, doit y figurer, / outre la provenance des Archives, le nom de son auteur s'il est connu, sans / préjudice d'autres obligations qui peuvent être établies. / Dans les dépôts des Archives du Commun d'Encamp et dans les salles de travail et de / consultation, il n'est pas permis de fumer, de parler à voix haute ou de perturber les conditions / normales de travail. / Les personnes qui détériorent des livres, des documents ou toute sorte d'objets / doivent indemniser, selon l'évaluation réalisée par l'Archiviste communal(e) ou au / moyen d'une expertise, le préjudice causé. Les dommages causés de manière malveillante et / les éventuelles soustractions sont portés à la connaissance du Secrétaire de la / Corporation et du Conseil du Commun et, le cas échéant, de la juridiction compétente, aux / fins appropriées. / L'utilisation de la documentation communale par des personnes du public étrangères au / Commun d'Encamp doit obligatoirement s'effectuer dans les locaux des Archives / communales et en présence de l'Archiviste ou d'un employé du Service des Archives autorisé / à cette fin. / 2. Prêt de documents : / Le prêt de documents n'est autorisé que pour des consultations internes et s'effectue / après signature par le requérant d'une feuille de registre des sorties (prêt) des / Archives communales (annexe 2), sur laquelle sont mentionnés la nature du document, la / date de remise, la date maximale de retour, le code de classement, le nom et la / signature du demandeur et le département auquel il est destiné. Lorsque le ou les / documents sont retournés aux Archives communales, la personne chargée de le faire / doit signer à l'emplacement correspondant afin de justifier définitivement que / le document prêté a été retourné à son origine. La date à laquelle / le retour a été effectué est également indiquée. / Aucun service, Département ou personne relevant du Commun ne peut conserver de / manière permanente, au maximum trois mois (3), des documents extraits des / Archives communales pour leur consultation. En cas de dépassement de ce délai, / l'Archiviste communal(e) adresse une communication au/à la Secrétaire général sur les / infractions qui se produisent afin que les documents soient réintégrés / immédiatement aux Archives communales et que soient adoptées les mesures jugées / appropriées à l'encontre des responsables des infractions. / Ne sont pas prêtés pour consultation interne des parties de dossiers ou des documents / séparés de l'ensemble organique dont ils font partie. Seuls sont fournis des / dossiers complets ou tels qu'ils ont été transférés aux Archives, / conformément à ce qui est indiqué au Chapitre 5 du présent Règlement. / Le service des Archives fournit aux usagers la documentation qui, dûment / classée et ordonnée, est à leur disposition. / 3. Extraction de documentation : / Uniquement dans des cas exceptionnels, et avec l'accord préalable du Conseil du Commun / justifié et détaillé, les documents des Archives communales peuvent sortir de leur lieu / habituel de conservation, avec l'autorisation écrite de l'Archiviste communal(e) et avec le / visa de MM. les Consuls. / Les cas concrets dans lesquels cette possibilité peut être envisagée sont / les suivants : / a) Pour microfilmer ou réaliser tout autre type de reproduction qu'il n'est pas / possible de faire dans les locaux municipaux. / b) Prêt pour des expositions, dans les conditions établies pour chaque cas. / c) Pour réaliser des travaux de restauration, de reliure, de brochage, de nettoyage ou / de désinfection des documents. / d) Sur ordre judiciaire. / e) Par accord du Conseil du Commun. / Dans ces cas, l'extraction de documents des Archives communales doit s'effectuer / au moyen d'un document écrit adressé à M. le Consul ; l'extraction s'effectue à / titre temporaire pour un délai fixe et convenu au préalable avec le Commun, avec / les garanties de sécurité nécessaires et, lorsque cela est opportun, avec la / souscription d'une assurance. Chaque fois que possible, il convient de réaliser une / copie de la documentation demandée, aux frais du demandeur, et il est / désigné une personne chargée du transfert, de la garde et du retour des / documents aux Archives communales, dans le délai et les conditions établis, conformément / à la réglementation prévue dans le présent Règlement. / Chapitre VII. Évaluation de la documentation / Le volume documentaire du Commun d'Encamp croît chaque année et, après leur / période de validité administrative, il n'est pas nécessaire de les conserver intégralement, car / une fois expirée la période de validité auprès de l'organe qui les a produits ou / reçus, les documents doivent faire l'objet d'une évaluation ou d'un tri, afin de / conserver de manière permanente uniquement ceux qui présentent un intérêt pour / l'information et la recherche, ou dont la conservation est obligatoire selon la Loi. / 1. Commission d'évaluation / Le Commun crée une Commission d'évaluation composée des personnes suivantes : / la secrétaire générale, l'archiviste, un Consul - le Consul majeur ou le Consul mineur - / un juriste - l'avocat de la corporation - et un représentant des Archives nationales / du Gouvernement en tant que conseiller. À cette commission sont invités le/les technicien/s / chargés de la gestion de la documentation qui doit être évaluée afin de / déterminer la conservation permanente ou l'élimination. / Les fonctions de la Commission d'évaluation sont les suivantes : / a) Analyser la documentation du Commun d'Encamp / b) Élaborer et réglementer les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation / du Commun d'Encamp et en contrôler l'application correcte. / c) Établir les tableaux d'évaluation de la documentation du Commun d'Encamp. / Les résolutions de la Commission d'évaluation (Annexe 4) doivent être arrêtées par / la Junta de Govern et soumises à l'approbation du Conseil du Commun. / 2. Procédure d'évaluation et de tri / La procédure est engagée sur proposition de l'Archiviste ou du/de la Chef de Département / concerné et ceux-ci, suivant les critères généraux d'évaluation et de tri de la / documentation, doivent transmettre la proposition au Secrétariat général. / En aucun cas une procédure d'évaluation et de tri de documents ne peut être engagée si la / proposition ne remplit pas les conditions requises établies. / Si le/la Secrétaire valide la proposition dans laquelle est précisée de manière motivée et / justifiée la documentation à éliminer, une Commission d'évaluation est convoquée, / qui étudie chaque proposition ; si nécessaire, il est fait appel à un conseil / externe et il en est dressé procès-verbal. Le procès-verbal de la Commission d'évaluation doit inclure / la liste détaillée de la documentation dont l'élimination est décidée et de la documentation / dont la conservation est décidée ; il est ensuite approuvé en Junta de Govern et / ultérieurement ratifié par le Conseil du Commun. La décision / prise est ensuite notifiée à l'Archiviste. / 3. Critères de conservation / Doivent être conservés les documents suivants : / a) les documents essentiels qui sont indispensables au fonctionnement et ceux / qui garantissent la continuité des activités après une catastrophe. Ces / documents permettent de connaître les origines du Commun, son organisation, / l'évolution des structures, les fonctions politiques, les programmes et les / activités. / b) les documents qui permettent de connaître les processus d'élaboration des / ordinacions et règlements qui concernent le Commun et son fonctionnement. / c) les documents qui permettent d'apprécier l'impact ou l'efficacité des programmes ou / des activités du Commun. / d) les documents qui supervisent le fonctionnement interne du Commun en ce qui concerne / les délégations d'autorité, les relations de pouvoir et les programmes visant à gouverner et à gérer / les affaires publiques. / e) les documents qui contiennent des données significatives sur un événement, / une personne au parcours remarquable, une institution, une entité, une col- / lectivité, un lieu. / f) les documents qui contiennent des données significatives sur des événements / importants, des mouvements ou des tendances de l'histoire politique, économique et sociale. / g) les documents qui contiennent des données nécessaires à la protection des droits / civils, financiers et juridiques des personnes, des institutions et entités et du / Commun lui-même. / h) les documents qui prennent en compte et mettent en relation de manière significative d'autres sources / ou séries documentaires. / i) les documents qui répondent aux besoins de l'analyse statistique et de / l'histoire quantitative. / 4. Critères d'élimination / Pour éliminer tout document, il est fondamental de garantir la confidentialité des / données. / Il convient toutefois de distinguer l'élimination des copies et l'élimination des documents originaux. / a) Copies : avant de procéder à l'élimination des copies, il convient de vérifier que / la documentation originale est conservée. Par conséquent, les copies peuvent être éliminées / automatiquement, à condition que les documents originaux soient localisés et en / bon état de conservation. Une fois ceci vérifié, la copie est éliminée une / fois expiré le délai légal de 3 ans. / Les listings informatiques n'ont pas de validité s'ils ne sont pas authentifiés au moyen d'une / signature ou d'un cachet autorisé. / b) Documents originaux : sur autorisation préalable de la Commission d'évaluation et accord / de la Junta de Govern, peuvent être éliminés : / les documents originaux qui contiennent des données reprises dans des documents / récapitulatifs et des publications. / les documents dans un état de détérioration très avancé, lorsque leur restauration / est jugée inutile. / les documents ou séries de documents qui présentent des lacunes d'information qui / rendent leur compréhension impossible. / c) Quelques exemples d'évaluation : Dans tous les cas, la / confidentialité des données doit être garantie. Les délais d'élimination fixés peuvent être / modifiés sur rapport justificatif des Archives nationales et accord de la Junta de / Govern. / Finances : / paiements correspondant à des biens immeubles : conservation permanente. / pièces comptables relatives à des biens immeubles : conservation permanente. / certificats de travaux : conservation permanente des certificats de travaux. / documents comptables : les conserver au minimum 5 ans, en conservant toujours les / documents récapitulatifs, signés et cachetés, et numérisés. / factures et ordres de paiement : présenter une proposition d'évaluation avec prescription / à 5 ans, afin, le cas échéant, de les éliminer, tout en conservant les documents / récapitulatifs, signés et cachetés et numérisés. / pièces comptables : présenter une proposition d'évaluation avec prescription à 5 ans, / afin, le cas échéant, de les éliminer, en conservant toutefois les documents récapitulatifs, signés / et cachetés et numérisés. / Procès-verbaux : / procès-verbaux du Conseil du Commun, de la Junta de Govern et des Commissions ou autres : à / conservation permanente. / Offres de travaux : / offres de travaux retenues : toujours conserver l'offre acceptée. / offres de travaux non acceptées : à l'expiration d'un délai de 5 ans à compter de la réception définitive / de l'ouvrage construit (offre retenue), présenter une proposition d'évaluation afin / d'éliminer, le cas échéant, les autres offres. / Offres de services et de fournitures : / offres de services et de fournitures acceptées : toujours conserver l'offre / retenue. / offres de services non acceptées : à l'expiration d'un délai de 5 ans à compter du service contracté / (offre retenue), présenter une proposition d'évaluation afin d'éliminer, le cas échéant, les / autres offres. / offres de fournitures non acceptées : à l'expiration d'un délai de 5 ans à compter de la / fourniture contractée (offre retenue), présenter une proposition d'évaluation / afin d'éliminer, le cas échéant, les autres offres. / Demandes ayant fait l'objet d'une décision et non retirées par leur titulaire : / il est nécessaire de conserver la documentation antérieure à 1990. / il peut être notifié au BOPA que les demandes datant de janvier 1991 à / décembre 2000 (en précisant le n° de demande) qui n'ont pas été / retirées par leurs titulaires disposent d'un délai de 3 mois pour être retirées au / service des Formalités du Commun d'Encamp. À l'expiration de ce délai, elles sont / éliminées. / À partir de l'année 2000, un avis est publié au BOPA avec les noms et numéros des / demandes qui n'ont pas été retirées au cours de l'année 2000 et leurs titulaires / disposent d'un délai de 3 mois pour les retirer au service des Formalités du Commun / d'Encamp. À l'expiration de ce délai, elles sont éliminées. / Dans les deux cas, une copie de l'avis publié au BOPA est provisoirement annexée / à la boîte d'archives définitives des duplicata de la demande. / Chapitre VIII. Horaires, visites culturelles et reproductions / 1. Horaires / Les Archives communales sont situées à la Casa Comuna et, par conséquent, les horaires / d'ouverture au public des archives sont les mêmes, que ce soit pour assurer le service de / consultation interne ou pour le public. Toutefois, afin de maintenir l'ordre aux Archives, / en règle générale, aucun document n'est communiqué une demi-heure avant leur / fermeture. / En dehors des horaires normaux d'ouverture, il n'est pas possible d'y accéder ni d'utiliser leurs / services. / Si, pour des raisons exceptionnelles, un usager estime nécessaire de consulter / les fonds documentaires des Archives en dehors de ces horaires, il doit en faire la demande par / écrit à MM. les Consuls, lesquels, sur rapport préalable du Chef du Service des Archives, / décidera si cette consultation en dehors des horaires établis est pertinente. La consultation / ne peut jamais avoir lieu sans la présence de l'Archiviste ou d'une autre personne / déléguée. / 2. Visites culturelles / L'organisation de visites aux Archives à des fins pédagogiques ou culturelles / doit être demandée par écrit une semaine à l'avance et lorsque les / conditions matérielles des Archives le permettent. Les groupes ne peuvent dépasser / 10 personnes et il n'est pas effectué plus de deux visites au cours d'une même journée de travail. Les / groupes doivent être accompagnés d'une personne responsable. / 3. Reproductions / Il n'est pas fourni de reproductions photographiques, de photocopies ou de microfilms des / documents mis à la disposition du public dont l'usage est restreint ou limité par des / dispositions en vigueur. / L'Archiviste peut refuser les commandes de reproduction de documents lorsque leur / état de conservation le justifie. En règle générale, il n'est pas fait de / photocopies des documents qui se présentent sous forme de livre. En contrepartie, / les Archives communales recherchent une autre solution, comme la reproduction de la partie / correspondante du microfilmage. Si la documentation faisant l'objet de / la consultation n'est pas microfilmée, la possibilité que la personne / intéressée réalise les reproductions photographiques est étudiée, toujours dans les Archives / communales elles-mêmes et sous le contrôle de l'Archiviste, qui peut lui demander d'en remettre / une copie aux Archives communales. / L'autorisation de reproduction de photocopies, de microfilms, etc. ne confère aucun droit / de propriété intellectuelle ou industrielle à ceux qui les réalisent ou les obtiennent. / Le Service des Archives communales peut réaliser des photocopies des documents dont il assure la garde / moyennant le paiement préalable des droits fiscaux correspondants établis / par le Commun d'Encamp dans l'Ordonnance générale fiscale. / La réalisation ou l'envoi de photocopies par courrier s'effectue après paiement préalable de / leur valeur et des dépenses d'envoi correspondantes. / Disposition finale / Le présent Règlement a été approuvé par le Conseil de Commun du 31 juillet / 2002 et entre en vigueur quinze jours après sa publication au Bulletin officiel / de la Principauté d'Andorre. / Ce qui est rendu public pour information générale. / Encamp, le 17 septembre 2003 / Le Consul majeur / Jaume Ramond Pouquet