Decret del 17-9-2003 pel qual s'aprova el Reglament de l'Arxiu Comunal.

Decret / El Comú d'Encamp, en la sessió ordinària del dia 31 de juliol del 2002, ha / acordat aprovar el Reglament de l'Arxiu Comunal, que es publica en annex. / Introducció / L'aiguat de l'any 1937 va destruir la Casa Comuna emportant-se riu avall llibres / d'actes i documents, de manera que l'escassa documentació recuperada / mereix ser restaurada i salvaguardada en un arxiu històric comunal. / Al llarg dels darrers anys, el Comú d'Encamp ha incrementat considerablement / els serveis que ofereix al ciutadà, la qual cosa ha suposat un major nombre de / tràmits administratius i més control de la documentació, de tal manera que la / gestió administrativa ha esdevingut més complexa. Aquest fet a obligat / l'Administració comunal a destinar nous i més mitjans per a constituir i / reconstituir un arxiu comunal més ordenat i millor gestionat. / Davant d'aquesta dinàmica deguda a la diversitat creixent dels actes / administratius, els diversos equips comunals, que en els darrers anys han / governat Casa Comuna, s'han preocupat per a resoldre la gestió dels / documents amb eficàcia, amb la finalitat de constituir un servei d'arxiu modern, / obert i adequat a les necessitats actuals. / Aquesta actuació es va iniciar l'any 1991 amb l'equipament d'un mobiliari / específic destinat a l'Arxiu de Casa Comuna. Seguidament, amb / l'assessorament i l'ajut tècnic de l'Arxiu Històric Nacional del Govern d'Andorra, / es va dur a terme un treball intens per microfilmar, fotocopiar i restaurar els / llibres existents. En els anys successius es va reordenar la documentació / procedent de Casa Comuna vella i l'any 1996 es va contractar una empresa / especialitzada per instal.lar un programa de gestió electrònica de documents, la / qual, a més, va informatitzar unes 18.000 sol·licituds. / L'any 1999 un altre dels treballs importants realitzats va consistir en escannejar / tots els contractes de cens emfitèutic i tots els contractes, convenis i / escriptures, en base als quals es va elaborar una base de dades. / Paral·lelament s'han informatitzat en una primera fase les actes del Comú des / de l'any 1982 fins el 1990, en una segona fase des de l'any 1937 fins l'any 1973 / i actualment es troben en fase de transcripció les actes des de l'any 1973 fins / l'any 1981. Una vegada finalitzat aquest treball de transcripció tots els acords / que consten als Llibres d'Actes del Comú d'Encamp, des de l'any 1937 fins el / moment actual, podran ser localitzats en un temps molt reduït. / Tanmateix, en la situació actual per a millorar la gestió de la documentació és / necessari elaborar un reglament de funcionament de l'Arxiu comunal que doni / continuïtat al treball iniciat. Per això s'ha elaborat el present reglament, el qual / ha de permetre establir els procediments que cal seguir per normalitzar i / adequar l'Arxiu de Casa Comuna i així poder donar un servei a l'usuari intern i / també al ciutadà, tot i considerant que l'Arxiu documental forma part integrant / del patrimoni cultural i històric de la parròquia. / Conferint a l'Arxiu comunal la importància que li pertoca, aquest reglament de / funcionament ha de ser útil per preservar tota la documentació del Comú / d'Encamp, per instaurar els mitjans de seguretat necessària, per regular les / competències i funcions de les persones que en tinguin cura, per a conèixer la / responsabilitat que suposa la gestió d'un arxiu comunal i també per establir els / procediments que han de seguir tots els usuaris, interns i externs, que en facin / ús. / El present reglament parteix de l'anàlisi de la realitat actual del Comú d'Encamp / i contempla les actuacions següents: / 1. Ordenar i gestionar la documentació activa per a respondre a la creixent / demanda d'informació que la mateixa administració comunal necessita. / 2. Respondre a la creixent demanda d'informació, bàsicament administrativa, / que els ciutadans sol·liciten. / 3. Donar a conèixer el patrimoni històric mitjançant la difusió del fons de l'Arxiu / comunal. / Reglament / El reglament de l'Arxiu del Comú d'Encamp contempla diversos capítols en els / quals es tracta de definir què és l'arxiu comunal, les seves funcions, les / funcions i responsabilitats de la persona que assumeix el càrrec d'arxiver/a, / com s'organitza la gestió dels documents, els procediments per accedir a la / documentació, les normes sobre la protecció de la documentació i la difusió del / patrimoni documental. / Capítol I. Arxiu comunal / L'Arxiu del Comú d'Encamp és un servei públic de caràcter administratiu, / especialitzat en la gestió i el tractament de la documentació i que té per finalitat / ordenar i custodiar la documentació que conté. / El volum documental format per contractes, convenis, sol.licituds, decrets i / resolucions, actes, rebuts, factures, llistats diversos, i altres, sigui quina sigui la / seva data, en qualsevol suport i format (paper, llibre, disquet, CD, expedient, / dossier o carpeta) constitueix el patrimoni documental del Comú d'Encamp i els / documents que s'hi troben tenen un valor administratiu, jurídic i històric. / L'Arxiu del Comú d'Encamp se situa a la Casa Comuna i en l'organigrama / funcional s'adscriu a Secretaria General. / El Comú d'Encamp garanteix el manteniment i la promoció d'aquest servei / d'acord amb la legislació vigent i amb la normativa aprovada en el Consell de / Comú del dia 31 de juliol del 2002 que li atribueix les competències següents: / Organitzar el patrimoni documental comunal. / Garantir el dret a la informació i el dret a la intimitat. / Facilitar la recerca. / Vetllar per la salvaguarda i conservació del patrimoni documental. / 1. Estructura de l'Arxiu / L'estructura de l'Arxiu comunal es compon bàsicament de dues parts: l'arxiu de / gestió i l'arxiu central. / a) Arxiu de gestió: un per cada servei o unitat, on la documentació es rep, es / crea, es tramita, es clou i es tracta de manera que en el seu moment pugui ser / transferida a l'arxiu central: de secretaria general i de tots els departaments / funcionals del Comú (recursos humans, administració, finances, obres i / urbanisme, serveis, medi ambient i circulació, cultura i afers socials, joventut i / esports i promoció i turisme), d'acord amb l'organigrama funcional que existeixi. / b) Pre-arxiu: correspon a la fase prèvia de condicionament, classificació, / numeració,... de la documentació. / c) Arxiu Central: és tota aquella documentació preparada en expedients i / transferida pels diversos arxius de gestió o d'oficina, classificada i numerada, a / punt de ser arxivada de manera permanent a l'Arxiu central del Comú. / Els documents en imatge (fotografies, vídeos,...), generats des dels diferents / departaments i seccions del Comú d'Encamp, no són un arxiu a part, sinó que / formen part d'un expedient de l'arxiu de gestió, que posteriorment són tramesos / a l'arxiu central. / 2. Els documents / L'Arxiu comunal està format per un conjunt de documents que han estat / generats especialment pel Comú d'Encamp o bé per altres institucions i / organismes d'Andorra. També provenen de persones físiques i jurídiques que / han sol·licitat quelcom a l'administració comunal o poden provenir de persones / o institucions que desitgin cedir documentació privada al Comú. / Per document s'entén qualsevol expressió en llenguatge escrit i qualsevol altre / tipus d'expressió gràfica, sonora, en imatge o informatitzada, recollida en / qualsevol tipus de suport material. / Tota documentació generada per les persones que exerceixen funcions / polítiques o administratives al si del Comú d'Encamp forma part del patrimoni / documental comunal i mai no podrà ser considerada com una propietat privada. / Quan una persona empleada del Comú o bé un/a polític/a finalitza l'exercici de / la funció desenvolupada al Comú, la documentació emprada ha de restar al / departament corresponent o bé ha de ser transferida a l'arxiu comunal per / ésser registrada. / Així mateix, aquella documentació relativa a entitats paracomunals, fundacions, / consorcis, patronats, comissions, empreses i serveis vinculats amb el Comú / d''Encamp ha de ser dipositada i registrada a l'Arxiu comunal. / 3. Classes de documents / En el present reglament s'ha establert una classificació dels documents en tres / classes: / a) Documents d'arxiu: són exemplars únics, habitualment originals, que / constitueixen el testimoni real de les activitats realitzades pel Comú d'Encamp / en les seves diverses dependències, departaments i seccions. Acrediten drets i / obligacions de l'Administració comunal i dels ciutadans. Ex.: actes de Comú, / sol·licituds, manaments, ordres de pagament, edictes. Són documents que / seran tramesos a l'Arxiu Central enquadernats, organitzats en expedients o / dossiers i convenientment encapsats i identificats. / b) Documents de suport: són aquells documents de consulta i d'informació que / ens serveixen per a resoldre un tràmit administratiu. Poden ser documents d'ús / informatiu i documents de treball. / b.1) Documents d'ús informatiu: són exemplars múltiples (informes, impresos, / butlletins comunals, programes, fotocòpies, catàlegs, revistes, disquets, cd's) / d'origen i característiques diversos que són emprats en la gestió administrativa, / tècnica o política, com a material de consulta o font d'informació que serveixen / per a obtenir les dades necessàries en la resolució d'afers. Aquesta / documentació no ha de ser transferida a l'Arxiu Central. La seva conservació i / descripció depèn de la utilitat que tingui, a criteri de la persona responsable de / cada departament. / b.2) Documents de treball: són documents creats en cada departament o / secció, individualment o col·lectiva, i la seva finalitat és poder tenir a mà / informacions rellevants, organitzar la feina, millorar-ne el rendiment i el control. / Són variats i depenen del sistema de treball de cadascú: agendes, llistats, / relacions, fitxes de seguiment d'assumptes, notes escrites, memoràndums, / esborranys, quadres, esquemes i altres. La seva gestió va a càrrec de la / persona que l'elabora i que en casos excepcionals s'incorpora algun d'aquests / documents a un expedient o dossier. En general queden al despatx de cadascú / i són eliminats quan la persona responsable del departament afectat ho / decideix. / Capítol II. Funcions de l'arxiu comunal / L'Arxiu comunal ha de protegir, conservar i difondre el patrimoni documental / per a desenvolupar un bon treball i per això cal disposar dels mitjans adequats / pel que fa a instal·lacions, espai, personal i recursos necessaris. Les / instal·lacions de l'arxiu comunal tenen com a funció única i exclusiva la d'arxiu i / en cap cas poden ser utilitzades per altres finalitats. / Les zones de treball i de dipòsit de documentació ha de ser d'accés restringit i / no hi poden tenir accés persones alienes al servei si no van acompanyades del / personal que se'n responsabilitza habitualment, llevat de circumstàncies / excepcionals de força major. / Les funcions pròpies de l'Arxiu comunal són: gestionar els documents, facilitar / l'accés de l'usuari a la documentació i a la informació i protegir, conservar i / difondre el patrimoni documental. / 1. Gestió de documents / Aquesta funció comprèn: / Establir normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la / documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents / departaments del Comú d'Encamp i controlar-ne l'aplicació. / Establir criteris i normatives per la transferència i l'ingrés de documentació a / l'arxiu comunal i controlar-la d'acord amb la norma reguladora per transferir / (sense grapes, clips, fotocòpies). / Verificar, analitzar, fer-ne la descripció i transferir la documentació / administrativa a l'arxiu. / Realitzar propostes de conservació i d'eliminació de documentació, quan / escaigui, d'acord amb el present reglament. / Fer propostes respecte a l'adequació física de l'arxiu, les condicions dels locals / i les instal·lacions, personal i altres recursos, per ser necessaris per la correcta / ubicació, conservació i seguretat de la documentació. / Contribuir a una millor eficàcia i millor funcionament del tractament de la / documentació comunal, mitjançant l'elaboració d'inventaris, catàlegs, índex, / repertoris i altres instruments de descripció documental necessaris per facilitar / la recerca de documents d'una manera ràpida i adequada per a resoldre / qualsevol tràmit administratiu. / 2. L'accés a la documentació / Aquesta funció exigeix: / Establir les condicions de préstec de documents per ser consultats a les / diferents seccions i departaments del Comú d'Encamp, tot i mantenint un / registre (segons l'imprès annex) dels documents prestats. / Facilitar l'accés del ciutadà a la documentació mitjançant consulta directa, / inventaris, catàlegs. / Garantir l'accés i la consulta de la documentació a tots els investigadors i / estudiosos, i als ciutadans en general, enseguint les normes del present / reglament i efectuant una relació acurada dels consultors, perfectament / identificats, i dels documents consultats, així com l'elaboració d'estadístiques / de consulta. / 3. Protecció, conservació i difusió del patrimoni documental / Aquesta funció implica: / Promoure la difusió del patrimoni documental de l'Arxiu del Comú d'Encamp / mitjançant exposicions, publicacions, reproduccions, adquisicions, / conferències, serveis pedagògics, i, en general, totes aquelles activitats / encaminades a mostrar i divulgar el patrimoni històric del Comú d'Encamp. / Garantir la conservació del patrimoni documental de l'arxiu comunal d'Encamp, / per tractar-se de documents originals i vetllar contra l'expoli del patrimoni / documental evitant qualsevol acció o omissió que posi en perill de deterioració, / de pèrdua o de destrucció, de tots o d'alguns dels béns que integren el / patrimoni documental del Comú. / Tenir cura expressament d'aquells documents que no han estat reproduïts, / microfilmats, informatitzats, o altra fórmula, per tractar-se d'exemplars únics, de / més antiguitat i més fràgils. / Capítol III. Manteniment de l'arxiu / Per tal de mantenir l'Arxiu del Comú d'Encamp en bon estat cal tenir en compte / el que segueix: / a) Material: caixes, carpetes. / b) Neteja contínua. / c) Utilització del programa informàtic de gestió documental. / d) Coneixement i pràctica de la base de dades pel control de caixes i / expedients de l'Arxiu (fitxes, transferència, consulta, control) / e) Normes de transferència, consulta i préstec. / f) Coneixement i pràctica de la base de dades de les sol·licituds i dels Llibres / d'Actes. / Capítol IV. Funcions i responsabilitats de l'arxiver/a comunal / Vist que l'Arxiu comunal és un servei públic del Comú d'Encamp els objectius / que ha de tenir la persona que se'n responsabilitza són: / Organitzar i gestionar els documents administratius i el patrimoni documental / comunal. / Facilitar l'accés a la documentació i a la informació necessària per a la / investigació i estudis històrics i culturals. / Vetllar per la protecció, conservació i difusió del patrimoni documental. / Les funcions de l'Arxiver/a són: / L'Arxiver/a és responsable de l'ordre a l'Arxiu comunal i també del personal al / seu càrrec. Ha de responsabilitzar-se de com s'executen els treballs de / classificació, ordenació i catalogació, de la correcta conservació del material / documental i de la periodificació en la tramesa de documentació. / Per delegació del/la Secretari/a General, ha de custodiar els Llibres d'Actes, el / segell de l'Arxiu si n'hi ha, les claus, els dipòsits de documents, la sala de / consulta i qualsevol altra de les seves dependències. / Mantenir un Registre, per a ús intern de la Casa Comuna, de tots els / documents rebuts o prestats per a consulta, fent constar la naturalesa i / denominació del document, la persona que sol·licita el préstec, departament, / data signatura del peticionari, tant en el moment del préstec com en la seva / devolució. / Rebre, classificar i ordenar, inventariar i catalogar, conservar i custodiar / adequadament la documentació. / Proposar normes reguladores de classificació, ordenació i tractament de la / documentació de l'arxiu de gestió dels diferents departaments del Comú i / controlar-ne la seva aplicació per al bon funcionament del Servei d'Arxiu / comunal. / Proposar directrius per a la correcta ubicació física dels documents i les / condicions idònies dels locals de l'arxiu, fer propostes de material i / instal·lacions per tal que comptin amb les mesures de seguretat adients. / Elaborar inventaris, catàlegs, índexs, repertoris i d'altres instruments de / descripció documental per facilitar l'accés i la consulta de la documentació als / usuaris, investigadors, estudiosos i ciutadans en general. / Realitzar les propostes d'eliminació de documentació sempre amb l'acord del / Consell de Comú. / Mantenir relacions amb entitats parapúbliques, consorcis, patronats i entitats / privades relacionades amb el Servei d'Arxiu comunal. / Mantenir una relació d'investigadors on figuri el nom, l'adreça i el tema / d'investigació i controlar els documents cedits per a consulta. / Confeccionar les estadístiques mensuals i anuals d'investigadors i usuaris. / Respectar els requisits que preveu el Reglament de l'Arxiu del Comú d'Encamp / per al préstec de documents. / Vetllar contra l'expoli del patrimoni documental comunal, entenent com a tal / qualsevol acció o omissió que posi en perill de deteriorament, pèrdua o / destrucció de tots o alguns dels valors dels béns que integren el patrimoni / documental del Comú d'Encamp. En aquest cas, l'Arxiver/a comunal haurà / d'informar les autoritats competents per tal que adoptin les mesures oportunes. / L'Arxiver/a podrà proposar al Consell de Comú, amb el vist i plau de Secretaria / General, qualsevol mesura que consideri necessària i que no s'hagi previst en / aquest Reglament, adreçada a millorar el compliment i desenvolupament de les / funcions i finalitats de l'Arxiu. / Capítol V. Gestió de documents / D'acord amb la classificació dels fons documentals es transferirà a l'Arxiu / comunal la documentació d'un acte administratiu resolt. Fins que no es doni / aquesta circumstància la documentació haurà de ser custodiada en cadascun / dels departaments corresponents. / La documentació administrativa que es transfereixi a l'Arxiu comunal estarà / formada per llibres oficials, expedients, dossiers, sol·licituds i qualsevol altre / document definit al Capítol 1 d'aquest Reglament. / Un expedient serà tramés a l'Arxiu comunal quan s'hagi finalitzat la seva / tramitació administrativa i sigui complert. La documentació administrativa / desordenada, barrejada, deteriorada o que no mantingui les característiques / mínimes del que ha de ser un expedient, no serà admesa a l'Arxiu per ser / custodiada, llevat que hi consti una nota específica del Cap del Departament / que correspongui, i en defecte seu, de la persona que ostenti el càrrec de / Secretari de la Corporació, indicant el seu caràcter incomplet, la manca d'algun / element constitutiu i les raons que motiven la tramesa a l'Arxiu. / 1. Instruccions per l'arxivatge dels documents administratius: / a) Expedient: és el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen / d'antecedent, fonament i resolució d'un acte administratiu. Els documents que / donen inici a l'expedient són les resolucions, acords, sol·licituds, decrets, / informes, propostes. / Els expedients poden ser: / expedients reglats: segueixen unes normes establertes (llicència d'obres, / selecció de personal, concursos i subhastes, adquisició de béns). / expedients no reglats: fan referència a les activitats que porta a terme la / institució, però que no estan definides en cap procediment administratiu / (organització d'un congrés, d'una exposició, d'una activitat esportiva, una festa / major, elaboració d'organigrames). / Els expedients es formaran mitjançant l'agregació successiva de tots els / documents, proves, dictàmens, decrets, acords, notificacions i altres documents / que hagin d'integrar-los; els seus fulls útils seran rubricats i foliats per les / persones encarregades de la seva tramitació. / Una vegada obert l'expedient cal omplir correctament les dades de la caràtula / de la carpeta. Els documents, sempre amb format DIN-A4, s'ordenaran de / forma lògica i cronològica essent el número 1 el document que hagi generat / l'expedient i així successivament. L'expedient contindrà un índex al davant que / permeti consultes posteriors. En cas que s'observi algun error l'Arxiu Central / podrà retornar l'expedient al departament productor per tal que sigui esmenat. / Abans de transferir l'expedient a l'Arxiu s'ha d'alliberar dels clips i grapes, / només cal deixar-hi les que agafin o lliguin l'expedient. / Els plànols, esquemes o altres documents de format diferent han de ser ben / plegats i amb pestanya per a què puguin afegir-se bé a l'expedient. Els retalls / de diari, edictes o altres s'enganxaran en un full DIN-A4 amb les dades / específiques per a identificar-lo. / Una vegada tancat l'expedient s'hi annexarà una nota o diligència al davant / signada pel Cap de departament, s'encarpetarà i serà tramés a l'Arxiu, sense / que posteriorment es pugui alterar el seu contingut. / b) Dossier: és el conjunt estructurat de documents que ens permeten conèixer / d'una manera global un determinat tema. Per als dossiers es procurarà seguir / els mateixos consells que per als expedients, de manera que quedin / descarregats al màxim de còpies i de documents innecessaris. / c) Contractes i convenis: obligacions contretes pel Comú d'Encamp relatives a / la contractació d'obres, béns, serveis i subministraments. Els contractes i / convenis formen part d'expedients -reglats o no- i per tant no és convenient / separar-los i formar una sèrie documental a part. / d) Escriptures: documents notarials de compravenda d'immobles i terrenys. / e) Projectes constructius: d'obra civil, d'obra pública i de parapúbliques. / f) Sol·licituds: demanda del ciutadà al Comú d'Encamp i decret o resolució. / g) Correspondència: entrada i sortida de cartes i invitacions. Atès que la / majoria de les cartes formen part d'expedients -reglats o no- quan l'Arxiu / comunal s'organitzi en expedients les cartes s'hauran d'integrar i no es podran / separar formant una sèrie documental a part. La majoria de cartes formen part / d'expedients -reglats o no- i per tant no és convenient separar-los i formar una / sèrie documental a part. / h) Cens de població: registre d'altes, baixes i modificacions del cens. / i) Contractes de cens emfitèutic: relatius a la cessió del domini útil de les / parcel·les i immobles de la Urbanització del Pas de la Casa. / j) Documents comptables: en general es tracta de factures, balanços, / pressupostos generals, diaris, extractes de comptes, facturacions i deutors. / k) Cens electoral: inscripcions i baixes; resultats dels comicis electorals. / l) Contenciosos: de plets interposats pel Comú i de plets interposats per / persones físiques o jurídiques contra el Comú. / m) Nòmina i personal: de la plantilla depenent del Comú, altes i baixes, / expedients disciplinaris, i altres incidències. / n) Altra documentació: en general hi consta documents relatius a ordinacions, / arrestos de la taba, estudis, informes, licitacions, estadístiques. / En tots els casos la documentació transferida a l'Arxiu comunal haurà d'anar / encapsada, tant si es tracta de llibres, dossiers, expedients, factures o / sol·licituds. Les capses que només s'acceptaran son les de tipus automontable, / de cartró neutre i, si es vol, amb l'escut del Comú. / Cal insistir en la importància que aquestes instruccions siguin observades tot i / respectant les especificitats de cada departament i els seus mètodes / particulars. / 2. Imprès de transferència: / Com a norma general el trasllat físic de la documentació a l'Arxiu comunal ha / d'anar a càrrec del departament remitent i una vegada traspassada la / documentació del departament a l'Arxiu comunal també es traspassa la / custòdia legal d'aquesta. Les transferències hauran de ser periòdiques, / habitualment de periodicitat anual, per bé que també es podran transferir quan / el cap del departament ho consideri necessari. / La documentació sigui del tipus que sigui, que es transfereixi a l'Arxiu Central / haurà d'anar acompanyada del corresponent imprès de transferència per / duplicat (annex 1), amb una còpia destinada al departament, que la remet. És / imprescindible preparar un imprès de transferència per cadascun dels dossiers, / expedients o sèries documentals transferides, en el qual es farà constar la / identificació del departament, el nom de la persona responsable, el tema de / què es tracta, la data final de vigència, la data de transferència i el número total / de capses. Si tot és correcte l'Arxiver/a signarà els impresos i un dels / exemplars serà retornat al departament remitent. L'altre imprès restarà al / registre de l'Arxiu. / Els expedients, llibres oficials i altra documentació que es transfereixi a l'Arxiu / comunal haurà de ser sempre original, llevat de casos de força major, i s'evitarà / la custòdia de reproduccions, fotocòpies o similars. / L'Arxiver/a haurà de comprovar si la documentació rebuda correspon amb la / indicada a la relació de transferència. Els errors i omissions seran esmenats pel / departament que els ha transferit. / Per agilitar la recerca de documentació transferida és aconsellable referenciar / el número de transferència, de caixa i d'expedient o dossier que es desitja. / L'Arxiver/a habitualment farà la recerca a través de la base de dades. / L'Arxiu del Comú d'Encamp podrà custodiar fons documentals provinents de / dipòsits, donacions o altres procedències, previ acord d'acceptació del Consell / de Comú, amb les condicions que es convinguin, i s'hi acompanyarà un primer / inventari de la documentació, prèviament comprovat amb les signatures de / l'Arxiver/a comunal i del/la Secretari/a General. / Capítol VI. I accés a la documentació: protecció i difusió del patrimoni / documental / Tot i que la Constitució reconeix als ciutadans el dret d'accedir als documents / públics (Art. 12), també el limita. Atès que certa documentació pot afectar / l'honor i la intimitat de les persones (Codi de l'Administració) i la Llei del / procediment judicial respecte a les sentències penals i a les resolucions / administratives i civils, és necessari salvaguardar aquests drets i cercar / l'equilibri entre el dret de les persones a la informació i el dret de les persones a / guardar i preservar la seva intimitat. L'exercici del dret d'accés no autoritza el / ciutadà a utilitzar la documentació amb finalitats comercials ni a reproduir-la o / difondre-la. / Entretant no existeixi una llei marc d'arxius, la Junta de Govern del Comú / d'Encamp ha d'autoritzar l'accés a la documentació. / Si escau que certa documentació sigui convenient eliminar-la la Junta de / Govern ha de donar l'autorització, prèvia proposta de l'Arxiver/a comunal, / juntament amb un informe signat pel/la Secretari/a General, que ho justifiqui. / 1. Consultes: / a) Consultes internes: / D'acord amb aquest Reglament s'han de diferenciar, pel que fa a normes i / procediments, les consultes internes realitzades pels polítics i pels diferents / departaments, de les consultes externes efectuades pels ciutadans en general, / sigui quin sigui el seu motiu. / En el cas de consultes internes, és a dir, relacionades amb la pròpia / administració el Servei d'Arxiu posarà la documentació a disposició dels usuaris / interns mitjançant l'imprès de demanda de documentació (annex 2). / Els documents se serviran, tant a nivell intern com al públic en general, per / rigorós ordre de comanda. / Quan un departament vulgui consultar documentació generada per un altre / departament caldrà l'autorització del/la Secretari/a General, prèvia conformitat / del cap de departament afectat. / b) Consultes externes: / La consulta pública del fons documental serà lliure i estarà oberta a tots els / ciutadans que ho desitgin, sempre i quan compleixin la normativa contemplada / en aquest Reglament. / L'administració comunal garantirà l'accés dels ciutadans a l'Arxiu comunal, / sense perjudici de les restriccions que per raons de la conservació dels béns / que s'hi custodien o per les que una llei, de rang superior al present reglament, / pugui establir. / Els expedients podran ser consultats sempre que afectin el/s titular/s de la / demanda de consulta i que la seva tramitació hagi finalitzat o existeixi un acord / en una acta de Consell de Comú. La consulta serà lliure per als particulars, / excepte en els supòsits protegits o que ordinacions especifiques ho determinin. / La consulta pública de la documentació es farà en la sala de consulta habilitada / a l'efecte i caldrà acreditar la condició d'interessat en l'expedient del qual se / sol·liciten (annex 3) omplint prèviament una fitxa on constarà el nom i cognoms, / la nacionalitat, la professió, el domicili, el número de DNI, passaport o carnet / d'investigador, les dades de la investigació o tema sobre el qual s'investiga i la / data d'inici del treball. / L'usuari haurà de fer una petició raonada per escrit on s'expliquin / detalladament els motius que justifiquen la seva demanda. / Els usuaris de l'Arxiu comunal no podran prendre pel seu compte dels / prestatges o dipòsits els documents que desitgin consultar, llevat que per / circumstàncies especials i amb autorització de l'Arxiver, els sigui autoritzat. / En el cas d'utilització dels documents de l'Arxiu comunal amb vista a la seva / publicació o difusió pública, s'haurà de fer constar obligatòriament la seva / procedència. Quan es tracti de documentació en imatge hi haurà de constar, a / més de la procedència de l'Arxiu, el nom del seu autor si es coneix, sens / perjudici d'altres obligacions que es puguin establir. / En els dipòsits de l'Arxiu del Comú d'Encamp i en les sales de treball i de / consulta, no hi serà permès fumar, parlar en veu alta o alterar les condicions / normals de treball. / Les persones que deteriorin llibres, documents o qualsevol mena d'objectes / hauran d'indemnitzar, segons la valoració que realitzi l'Arxiver/a comunal o per / mitjà d'un peritatge, el perjudici causat. Els danys ocasionats maliciosament i / les possibles substraccions es posaran en coneixement del Secretari de la / Corporació i del Consell de Comú i, si escau, de la jurisdicció competent, als / efectes oportuns. / La utilització de la documentació comunal per persones del públic alienes al / Comú d'Encamp s'haurà de fer forçosament a les dependències de l'Arxiu / comunal i en presència de l'Arxiver/a o empleat del Servei d'Arxiu autoritzat / amb aquesta finalitat. / 2. Préstec de documents: / El préstec de documents només s'autoritza per a consultes internes i es farà / prèvia signatura del peticionari d'un full de registre de sortides (préstec) de / l'Arxiu comunal (annex 2), on figurarà anotada la naturalesa del document, la / data de lliurament, la data màxima de retorn, el codi de classificació, el nom i la / signatura del sol·licitant i el departament on va dirigit. Quan el document o / documents siguin retornats a l'Arxiu comunal, la persona encarregada de fer-ho / haurà de signar en el lloc corresponent per tal que s'acrediti definitivament que / el document prestat ha estat retornat al seu origen. S'indicarà també la data en / què ha estat realitzat el retorn. / Cap servei, Departament o persona depenent del Comú es podrà quedar de / manera permanent, com a màxim tres mesos (3), amb documents extrets de / l'Arxiu comunal per a la seva consulta. En cas de superar-se aquest termini, / l'Arxiver/a comunal trametrà un comunicat al/la Secretari General sobre les / infraccions que s'estiguin produint per tal que els documents siguin reintegrats / immediatament a l'Arxiu comunal i s'adoptin les mesures que es considerin / oportunes contra els responsables de les infraccions. / No es prestaran per a la seva consulta interna parts d'expedients o documents / separats del conjunt orgànic del qual formen part. Només es facilitaran / expedients complets o de la manera com hagin estat transferits a l'Arxiu, / d'acord amb el que s'indica en el Capítol 5 d'aquest Reglament. / El servei d'Arxiu proporcionarà als usuaris la documentació que degudament / classificada i ordenada estigui a la seva disposició. / 3. Extracció de documentació: / Només en casos excepcionals, i amb el previ acord de Consell de Comú / justificat i detallat, els documents de l'Arxiu comunal podran sortir del seu lloc / habitual de custòdia, amb l'autorització escrita de l'Arxiver/a comunal i amb el / vist i plau dels Srs. Cònsols. / Els casos concrets en els quals es podrà contemplar aquesta possibilitat són / els següents: / a) Per microfilmar o realitzar qualsevol altre tipus de reproducció que no sigui / possible fer a les dependències municipals. / b) Préstec per a exposicions, sota les condicions establertes per a cada cas. / c) Per realitzar tasques de restauració, relligat, enquadernació, neteja o / desinfecció dels documents. / d) Per ordre judicial. / e) Per acord del Consell de Comú. / En aquests casos, l'extracció de documents de l'Arxiu comunal s'haurà de fer / mitjançant un document escrit adreçat al Sr. Cònsol, l'extracció s'efectuarà amb / caràcter temporal per un termini fix i convingut prèviament amb el Comú, amb / les garanties de seguretat necessàries i, quan sigui convenient, amb la / contractació d'una assegurança. Sempre que sigui possible caldrà realitzar / còpia de la documentació sol·licitada, que anirà a càrrec del sol·licitant i es / designarà una persona que es faci càrrec del trasllat, custòdia i retorn dels / documents a l'Arxiu comunal, en el termini i condicions establertes, d'acord / amb la normativa contemplada en aquest Reglament. / Capítol VII. Avaluació de la documentació / El volum documental del Comú d'Encamp va creixent cada any i després de la / seva vigència administrativa no és necessari conservar-los totalment, doncs / una vegada ha expirat el període de vigència en l'òrgan que els ha produït o / rebut, els documents han de ser objecte d'una avaluació o tria, a fi de / conservar de manera permanent només aquells que tinguin interès per a la / informació i la investigació, o bé siguin de conservació obligada segons la Llei. / 1. Comissió d'Avaluació / El Comú crearà una Comissió d'avaluació integrada per les persones següents: / la secretària general, l'arxivera, un Cònsol - el Cònsol Major o el Cònsol Menor- / un jurista -l'advocat de la corporació- i un representant dels Arxius Nacionals / del Govern com assessor. En aquesta comissió es convidarà el/els tècnic/s / encarregats de la gestió de la documentació que s'ha d'avaluar per tal de / determinar la conservació permanent o l'eliminació. / Les funcions de la Comissió d'Avaluació són les següents: / a) Analitzar la documentació del Comú d'Encamp / b) Elaborar i regular els criteris generals d'avaluació i tria de la documentació / del Comú d'Encamp i controlar-ne l'aplicació correcta. / c) Establir les taules d'avaluació de la documentació del Comú d'Encamp. / Les resolucions de la Comissió d'Avaluació (Annex 4) han de ser acordades per / la Junta de Govern i sotmeses a l'aprovació del Consell de Comú. / 2. Procediment d'avaluació i tria / El procediment s'inicia a proposta de l'Arxiver/a o del/a Cap de Departament / afectat i aquests, seguint els criteris generals d'avaluació i tria de la / documentació, han de trametre la proposta a Secretaria General. / En cap cas es pot iniciar un procés d'avaluació i tria de documents si la / proposta no compleix amb els requisits establerts. / Si el/la Secretari/a avala la proposta en la qual es concreta de forma raonada i / justificada la documentació a eliminar es convocarà una Comissió d'Avaluació / que estudiarà cada proposta, si és necessari es requerirà un assessorament / extern i se n'aixecarà una acta. L'acta de la Comissió d'Avaluació ha d'incloure / la relació detallada de la documentació que s'acorda eliminar i la documentació / que s'acorda conservar, després serà aprovada en una Junta de Govern i / posteriorment ratificada pel Consell de Comú. Tot seguit es notificarà l'acord / pres a l'Arxiver/a. / 3. Criteris de conservació / S'han de conservar els documents següents: / a) els documents essencials que són indispensables per al funcionament i els / que garanteixen la continuïtat de les activitats després d'un desastre. Aquests / documents permeten conèixer els orígens del Comú, la seva organització, / l'evolució de les estructures, les funcions polítiques, els programes i les / activitats. / b) els documents que permeten conèixer els processos d'elaboració de les / ordinacions i reglaments que afecten el Comú i el seu funcionament. / c) els documents que permeten valorar l'impacte o l'eficàcia dels programes o / les activitats del Comú. / d) els documents que supervisen el funcionament intern del Comú pel que fa a / delegacions d'autoritat, relacions de poder i programes per governar i gestionar / els afers públics. / e) els documents que contenen dades significatives sobre un esdeveniment, / una persona amb una trajectòria rellevant, una institució, una entitat, un col. / lectiu, un lloc. / f) els documents que contenen dades significatives sobre esdeveniments / importants, moviments o tendències de la història política, econòmica i social. / g) els documents que contenen dades necessàries per a la protecció dels drets / civils, financers i jurídics de les persones, de les institucions i entitats i del / mateix Comú. / h) els documents que contemplen i relacionen de forma significativa altres fonts / o sèries documentals. / i) els documents que responen a les necessitats de l'anàlisi estadística i de la / història quantitativa. / 4. Criteris d'eliminació / Per eliminar qualsevol document és fonamental garantir la confidencialitat de / les dades. / Cal distingir però l'eliminació de còpies i l'eliminació de documents originals. / a) Còpies: abans de procedir a l'eliminació de les còpies cal verificar que es / conservi la documentació original. Per tant les còpies es podran eliminar / automàticament, sempre que els documents originals estiguin localitzats i en / bon estat de conservació. Un cop comprovat això s'eliminarà la còpia una / vegada exhaurit el termini legal de 3 anys. / Els llistats d'ordinador no tenen validesa si no estan diligenciats per mitjà de / signatura o segell autoritzat. / b) Documents originals: prèvia autorització de la Comissió d'Avaluació i l'acord / de la Junta de Govern es podran eliminar: / els documents originals que contenen dades que es recullen en documents / recapitulatius i publicacions. / els documents en una fase de deteriorament molt avançat, quan la restauració / dels quals sigui considerada inútil. / documents o sèries de documents que presenten buits informatius que / impossibiliten la seva comprensió. / c) Alguns exemples d'avaluació: En tots els casos s'ha de garantir la / confidencialitat de les dades. Els terminis d'eliminació que es fixen poden ser / modificats amb un informe justificatiu d'Arxius Nacionals i l'acord de la Junta de / Govern. / Finances: / pagaments que corresponguin a béns immobles: conservació permanent. / peces comptables relatives a béns immobles: conservació permanent. / certificacions d'obra: conservació permanent de les certificacions d'obra. / documents comptables: conservar-los mínim 5 anys, conservant sempre els / documents recapitulatius, signats i segellats, i digitalitzats. / factures i ordres de pagament: presentar proposta d'avaluació amb prescripció / als 5 anys, per si escau, eliminar-les, tot i conservant els documents / recapitulatius, signats i segellats i digitalitzats. / peces comptables: presentar proposta d'avaluació amb prescripció als 5 anys, / per si escau, eliminar-les, conservant però els documents recapitulatius, signats / i segellats i digitalitzats. / Actes: / actes de Consell de Comú, de Junta de Govern i de Comissions o altres: de / conservació permanent. / Ofertes d'obres: / ofertes d'obres estimades: conservar sempre l'oferta acceptada. / ofertes d'obres no acceptades: transcorreguts 5 anys de la recepció definitiva / de l'obra construïda (oferta estimada) presentar proposta d'avaluació per / eliminar, si escau, les altres ofertes. / Ofertes de serveis i subministraments: / ofertes de serveis i subministraments acceptats: conservar sempre l'oferta / estimada. / ofertes de serveis no acceptats: transcorreguts 5 anys del servei contractat / (oferta estimada) presentar proposta d'avaluació per eliminar, si escau, les / altres ofertes. / ofertes de subministraments no acceptats: transcorreguts 5 anys del / subministrament contractat (oferta estimada) presentar proposta d'avaluació / per eliminar, si escau, les altres ofertes. / Sol·licituds decretades i no recollides per la persona titular: / és necessari conservar la documentació anterior a 1990. / es pot notificar al BOPA que les sol·licituds que daten entre el gener de 1991 i / el desembre del 2000 (especificant núm. de sol·licitud) que no han estat / recollides pels seus titulars tenen un termini de 3 mesos per a retirar-les al / servei de Tràmits del Comú d'Encamp. Transcorregut aquest termini seran / eliminades. / A partir de l'any 2000 es publicarà un avís al BOPA amb els noms i números de / les sol·licituds que no han estat recollides durant l'any 2000 i els seus titulars / tindran un termini de 3 mesos per a retirar-les al servei de Tràmits del Comú / d'Encamp. Transcorregut aquest termini seran eliminades. / En ambdós casos s'annexarà de manera provisional una còpia de l'avís / publicat al BOPA a la caixa d'arxiu definitiu dels duplicats de la sol.licitud. / Capítol VIII. Horari, visites culturals i reproduccions / 1. Horari / L'Arxiu comunal està situat a Casa Comuna i consegüentment l'horari / d'obertura al públic de l'arxiu és el mateix, ja sigui per a donar servei de / consulta interna com al públic. Tanmateix, per tal de mantenir l'ordre a l'Arxiu, / per norma general no se servirà documentació mitja hora abans del seu / tancament. / Fora de l'horari normal d'obertura no s'hi podrà accedir ni utilitzar els seus / serveis. / En cas que per causes excepcionals algun usuari consideri necessari consultar / els fons documentals de l'Arxiu fora d'aquest horari, ho haurà de sol·licitar per / escrit als Srs. Cònsols, els quals, previ informe del Cap del Servei de l'Arxiu, / decidirà si aquesta consulta fora de l'horari establert és pertinent. La consulta / mai no es podrà fer sense la presència de l'Arxiver/a o una altra persona / delegada. / 2. Visites culturals / L'organització de visites a l'Arxiu amb finalitats pedagògiques o culturals / s'haurà de sol·licitar per escrit amb una setmana d'antelació i quan les / condicions físiques de l'Arxiu ho permetin. Els grups no podran ser superiors a / 10 persones ni es faran més de dues visites en una sola jornada laboral. Els / grups hauran d'anar acompanyats d'un/a persona responsable. / 3. Reproduccions / No es facilitaran reproduccions fotogràfiques, fotocòpies o microfilms d'aquells / documents al servei públic, que el seu ús sigui restringit o limitat per / disposicions vigents. / L'Arxiver/a podrà denegar les comandes de reproducció de documents quan el / seu estat de conservació ho aconselli. Com a norma general, no es faran / fotocòpies d'aquells documents que tinguin forma de llibre. En contrapartida, / l'Arxiu comunal cercarà una altra opció com pot ser la reproducció de la part / que correspongui de la microfilmació. En el cas que la documentació objecte de / la consulta no estigui microfilmada, s'estudiarà la possibilitat que la persona / interessada faci les reproduccions fotogràfiques, sempre al mateix Arxiu / comunal i sota el control de l'Arxiver/a, el qual podrà demanar-li que en lliuri / una còpia a l'Arxiu comunal. / L'autorització de reproducció de fotocòpies, microfilms, etc. no atorga cap dret / de propietat intel·lectual o industrial als qui les realitzin o obtinguin. / El Servei d'Arxiu comunal podrà fer fotocòpies dels documents que custodia / mitjançant el pagament avançat dels corresponents drets tributaris establerts / pel Comú d'Encamp a l'Ordinació General Tributària. / La realització o tramesa de fotocòpies per correu es farà previ pagament del / seu valor i de les despeses de tramesa corresponents. / Disposició final / El present Reglament ha estat aprovat pel Consell de Comú del dia 31 de juliol / del 2002 i entra en vigor al cap de quinze dies de ser publicat al Butlletí Oficial / del Principat d'Andorra. / Cosa que es fa pública per a coneixement general. / Encamp, 17 de setembre del 2003 / Cònsol major / Jaume Ramond Pouquet