Ordonnance du 25-11-2022 réglementant l'Administration électronique.

Ordonnance Ordonnance du 25-11-2022 réglementant l'Administration électronique. Exposé des motifs Préambule I L'accroissement de l'efficacité administrative et la possibilité d'offrir de nouveaux services publics sont aujourd'hui des facteurs importants d'amélioration de la qualité de vie et, au-delà, de la cohésion sociale. L'innovation constante dans le domaine des réseaux de télécommunications et des systèmes informatiques exige l'adaptation de la réglementation en vigueur, afin d'en exploiter les avantages et de doter les actes administratifs d'une pleine validité juridique. Le Commun d'Encamp, ci-après le Commun, est une Administration publique andorrane, tenue de respecter le Code de l'Administration. Les modifications introduites dans le Code de l'Administration par la Loi 10/2019, du 15 février, de modification du Code de l'Administration, du 29 mars 1989, entraînent d'importants changements dans la manière d'instruire les procédures administratives et, en particulier, la documentation administrative, avec l'intégration de tous les mécanismes de relation télématique et de gestion électronique. Cette situation constitue une opportunité pour le Commun de faire en sorte que les moyens électroniques deviennent le canal habituel de relation avec les citoyens. L'adoption de la présente Ordonnance permet de se doter d'une norme propre précisant la manière dont ces normes s'appliquent au Commun et de consolider l'Administration électronique, tout en renforçant les droits des citoyens dans un contexte de sécurité juridique, d'efficience administrative et d'innovation publique, et en garantissant spécialement la protection des données et l'accessibilité des personnes en situation de handicap et des personnes âgées, conformément aux prévisions contenues dans la Loi 29/2021, du 28 octobre, qualifiée de protection des données personnelles, et dans le Code de l'Administration. II Le fondement juridique de la présente Ordonnance doit être recherché, en premier lieu, dans les principes définis dans le Code de l'Administration. III La pleine intégration des moyens électroniques dans l'activité administrative est réalisée au moyen de la répartition du contenu de la présente Ordonnance en trois titres suivis d'une disposition additionnelle et d'une disposition finale. Le Titre I est consacré à l'énoncé de l'objet de l'Ordonnance ainsi qu'aux sujets soumis à ladite Ordonnance. Enfin, il y est fait mention des principes qui permettront une meilleure application de l'Ordonnance, ainsi que des droits et devoirs des citoyens dans leurs relations avec le Commun lorsqu'elles ont lieu par voie électronique. Le Titre II traite des instruments fondamentaux pour l'accès électronique au Commun : le portail institutionnel, le siège électronique, le portail du citoyen, le Registre général électronique, le Service des Démarches et le tableau d'affichage électronique des édits. L'intégration de ces dispositifs doit améliorer l'efficience administrative, tout en permettant une gestion intégralement électronique des tâches d'information et de communication avec les citoyens pour la gestion des dossiers. Le Titre III prévoit la relation électronique des personnes intéressées avec le Commun. Plus précisément, il réglemente les différents systèmes d'identification et de signature, le Registre local des représentants et la notification électronique, éléments qui doivent permettre au Commun d'adapter ses services et procédures aux technologies les plus efficientes, ainsi que de déployer l'Administration électronique dans les meilleures conditions possibles pour les citoyens. En ce sens, il intègre également la réglementation des copies électroniques et la nécessité de préciser des directives en matière d'archivage et de gestion documentaire. La disposition additionnelle habilite les organes compétents à adhérer aux différents services et plateformes d'administrations de niveau supérieur, étant entendu que, une fois les vérifications pertinentes effectuées, leur capacité à respecter pleinement ladite Ordonnance doit être assurée. Enfin, la disposition finale fixe l'entrée en vigueur de l'Ordonnance une fois le texte intégralement publié au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Le Commun d'Encamp, lors de sa séance ordinaire du Conseil de Commun du 24 novembre 2022, a adopté l'Ordonnance réglementant l'Administration électronique, dans la rédaction suivante Titre I. Dispositions générales Chapitre premier. Champ d'application Article 1. Objet 1. La présente Ordonnance a pour objet d'établir les principes généraux et d'adopter les mesures de simplification administrative et de rationalisation organisationnelle, ainsi que de réglementer l'utilisation des moyens électroniques dans le cadre du Commun afin de faciliter la réalisation la plus efficace des principes de simplification, de transparence, de proximité et de service effectif aux citoyens. 2. Les finalités de la présente Ordonnance sont les suivantes : a) Améliorer l'efficacité et l'efficience de l'action administrative. b) Garantir les droits des citoyens dans leurs relations avec le Commun. c) Promouvoir l'utilisation des moyens électroniques dans les procédures administratives devant le Commun et préserver la sécurité juridique en déterminant les conditions de validité et d'efficacité de l'utilisation des moyens électroniques dans les relations juridico-administratives. Article 2. Champ d'application La présente Ordonnance s'applique au Commun ; elle s'applique également aux citoyens, entendus comme toutes les personnes, physiques ou morales, ainsi que les entités dépourvues de personnalité juridique ayant la capacité d'agir, qui entretiennent des relations avec le Commun. Chapitre deuxième. Principes généraux Article 3. Principes généraux 1. L'action du Commun, au moyen des moyens électroniques, est régie par les principes généraux prévus suivants : a) Principe de simplification. Réduire les démarches, le temps et les délais des procédures électroniques dans le but de parvenir à une simplification et à une intégration des processus, procédures et démarches, ainsi que d'améliorer le service aux citoyens grâce à l'utilisation des moyens électroniques. b) Principe de promotion des moyens électroniques à l'égard des sujets non tenus. Promouvoir l'utilisation des moyens électroniques dans l'ensemble de ses activités dans les relations avec les citoyens qui ne sont pas tenus d'utiliser les moyens électroniques. c) Principe d'intermodalité des moyens. Les applications et les systèmes d'information doivent permettre aux personnes intéressées qui ne sont pas tenues d'utiliser les moyens électroniques de changer le canal par lequel elles entretiennent des relations avec les Administrations publiques, en assurant l'intégrité et la sécurité juridique de l'ensemble de la procédure. En aucun cas le choix des personnes intéressées, (qui ne sont pas tenues d'utiliser les moyens électroniques) d'utiliser ou non les moyens électroniques ou de changer de canal pendant l'instruction d'une procédure administrative ne peut entraîner de restrictions ou de discriminations dans l'accès électronique au Commun ou dans la gestion de toute démarche de la procédure administrative dans laquelle elles ont la qualité de personne intéressée. d) Principe de proportionnalité. Le Commun ne doit exiger que les mesures adaptées à la nature et aux circonstances des différentes formalités et actions, en évitant que la garantie de la sécurité des transactions ne fasse obstacle à l'accès électronique au Commun. e) Principe de neutralité technologique. Les actions régies par la présente Ordonnance doivent être réalisées de telle sorte que ce soient l'évolution technologique elle-même et l'adoption des technologies au sein de la société qui déterminent l'utilisation des moyens technologiques qui, à chaque moment, sont les plus appropriés. f) Principe de traçabilité. Le Commun doit veiller à la conception et à l'adoption de systèmes et d'applications pour la traçabilité des actions menées par le Commun et les citoyens dans les relations administratives par voie électronique. g) Principe de la qualité de l'information et des services électroniques. Le Commun doit garantir la mise à disposition d'une information complète, actualisée, bien organisée, claire et compréhensible et accessible aux citoyens. L'application des techniques de gestion documentaire doit permettre de conserver les documents et de garantir leur intégrité et leur interopérabilité, ainsi que la traçabilité des actions et l'authentification de l'exercice de la compétence. h) Principe de responsabilité. Le Commun est responsable de la véracité et de l'authenticité de l'information publique diffusée et de la qualité des services offerts par voie électronique conformément aux dispositions de la législation en vigueur. i) Principe de transparence. Le Commun est responsable de garantir aux citoyens la connaissance de la manière dont il exerce ses fonctions et investit ses ressources. j) Principe d'accessibilité. Le Commun est responsable de garantir l'accès à l'information et aux services par voie électronique, en intégrant les mécanismes appropriés pour garantir que les groupes ayant des besoins particuliers puissent également faire usage de ces services dans des conditions appropriées. k) Principe d'interopérabilité. Le Commun doit garantir l'adoption des normes d'interopérabilité et veiller à ce que les systèmes d'information utilisés soient compatibles et capables de partager des données et des documents avec ceux d'autres administrations. Chapitre troisième. Droits et devoirs des citoyens Article 4. Droits des citoyens 1. Les citoyens disposent des droits énoncés par la réglementation andorrane dans leurs relations par voie électronique avec le Commun. 2. Outre les droits reconnus par la réglementation de portée générale, les citoyens, dans l'exercice de ce que prévoit le paragraphe 1, ont le droit de : a) Communiquer avec l'Administration par voie électronique. b) Exiger de l'Administration qu'elle s'adresse à eux par voie électronique et obtenir des documents sous des formats électroniques. c) Accéder aux services de l'Administration électronique et les utiliser indépendamment des outils technologiques employés, dans des conditions de sécurité technique et juridique. d) Participer aux procédures de prise de décision et à l'amélioration de la gestion publique par voie électronique et recevoir une réponse aux demandes et consultations formulées. e) Recevoir par voie électronique une information publique de qualité, pertinente, accessible, actualisée et compréhensible. f) Connaître les modalités, supports ou formats sous lesquels l'information est disponible ou le format sous lequel l'information est conservée. g) Recevoir des informations et des conseils sur les aspects techniques et juridiques de l'utilisation des moyens électroniques et sur les conditions de fonctionnement, d'accès et de réutilisation de l'information et des services électroniques. h) La confidentialité et la protection de leurs données personnelles et les autres droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données, notamment le droit à ce que les informations personnelles traitées ne puissent l'être à aucune autre fin. i) La confidentialité et la sécurité des communications avec l'Administration et des communications que l'Administration peut lui adresser et dans lesquelles figurent les données du citoyen ou de la citoyenne. j) La conservation sous format électronique, par l'Administration, des documents électroniques qui font partie du dossier. Article 5. Devoirs des citoyens 1. Dans le cadre de l'utilisation des moyens électroniques dans l'activité administrative et dans leurs relations avec le Commun, afin de garantir le bon fonctionnement et la bonne gestion de l'information, des communications, des processus et des applications de l'Administration électronique, l'action des citoyens doit respecter les devoirs suivants : a) Accéder à l'information et utiliser les services et les procédures de l'Administration électronique de bonne foi et en évitant d'en abuser. b) Fournir une information véridique, complète et actualisée, adaptée aux fins pour lesquelles elle est demandée. c) Garantir la véracité des données d'identification et leur mise à jour, sans préjudice des conditions d'utilisation qui, le cas échéant, sont établies. d) Conserver en lieu sûr les éléments d'identification personnels et non transférables utilisés dans les relations administratives par voie électronique. 2. Le Commun doit veiller au respect de ces devoirs, dans le cadre des dispositions de la réglementation applicable et des prévisions de la présente Ordonnance. Article 6. O bligation de communiquer par voie électronique 1. Sont tenues de communiquer par voie électronique avec le Commun les personnes ou entités indiquées ci-après : a) Les personnes physiques ou morales qui exercent une activité professionnelle, mercantile, commerciale, industrielle ou de nature analogue. b) Toute personne physique, morale ou entité ayant des salariés à sa charge. 2. Les personnes physiques non soumises à l'obligation prévue au paragraphe précédent peuvent choisir, au début de la procédure, la manière de communiquer avec le Commun. 3. La personne qui représente la personne intéressée agit par voie électronique si la personne représentée a choisi cette option comme moyen de communication, ou s'il s'agit d'un sujet tenu de communiquer par voie électronique. De même, si le représentant exerce une activité professionnelle, il agit par voie électronique, indépendamment de la qualité de la personne qu'il représente. 4. Le personnel du Commun, dans les relations internes du Commun, agit uniquement par voie électronique, sauf s'il s'agit d'agents publics qui ne disposent pas de moyens électroniques, lesquels, une fois cette circonstance justifiée, peuvent opter pour communiquer par des moyens non électroniques. 5. À titre exceptionnel, les personnes tenues d'utiliser des moyens électroniques peuvent demander à l'instructeur du dossier l'utilisation d'autres mécanismes dans leur relation avec le Commun, et doivent justifier l'impossibilité de communiquer par voie électronique. La demande est tranchée dans un délai de cinq jours, et cette décision n'est susceptible d'aucun recours. Titre II. Instruments de l'Administration électronique Chapitre premier. Le portail institutionnel du Commun Article 7. Création et fonctionnement 1. Le portail institutionnel du Commun est l'adresse électronique disponible au moyen des réseaux de télécommunication, dont la titularité, la gestion et l'administration appartiennent au Commun, qui a pour objet de mettre gratuitement à la disposition des citoyens des services et des informations relatifs au Commun. 2. Le portail institutionnel du Commun permet l'accès à l'information institutionnelle communale et permet d'accéder aux autres ressources électroniques que le Commun met au service des citoyens au moyen du siège électronique. 3. Le Commun est chargé de maintenir à jour, objective, utile, véridique, sûre, réutilisable et accessible l'information publique diffusée au moyen de son portail institutionnel et des services auxquels il est possible d'accéder, et doit respecter les principes d'accessibilité, de neutralité, de qualité et d'interopérabilité du système. 4. L'organe chargé de la gestion et de l'administration du portail institutionnel est le Département de la Communication du Commun. 5. Le portail institutionnel est disponible à l'adresse https://www.comuencamp.ad . L'emplacement électronique du portail peut être modifié par décision du Conseil du Commun. Chapitre deuxième. Le siège électronique Article 8. C réation et fonctionnement 1. Le siège électronique est l'adresse électronique, disponible au public, au moyen de laquelle il est possible d'accéder aux informations, aux services et aux démarches fournis par le Commun. 2. La présente Ordonnance crée le siège électronique du Commun en vertu de ce que prévoit l'article 134.2.b) du Code de l'Administration. 3. La titularité, la gestion et l'administration du siège électronique relèvent du Secrétariat général. 4.Le siège électronique doit être disponible pour les citoyens au moyen des réseaux de télécommunications à l'adresse électronique https://seu.comuencamp.ad/ et par le biais du lien disponible depuis le portail institutionnel du Commun. L'emplacement électronique du siège électronique peut être modifié par décision du Conseil du Commun. 5. Le siège électronique doit être disponible tous les jours de l'année et vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sauf en cas de situation extraordinaire ou d'incidents techniques. 6. Le fonctionnement du siège électronique doit être soumis aux principes de transparence, de publicité, de responsabilité, de qualité, de sécurité, de disponibilité, d'accessibilité, de neutralité, d'interopérabilité, de traçabilité, de simplification et de proportionnalité. 7. Les instructions techniques nécessaires pour garantir le fonctionnement du siège électronique conformément aux principes prévus à l'article 3 peuvent être déterminées par décision de la Junta de Govern. Article 9. Contenu et services 1. Le siège électronique est l'adresse électronique disponible pour les citoyens au moyen de laquelle le Commun d'Encamp diffuse des informations et fournit des services comprenant le contenu suivant : a) Identification du siège électronique et de sa titularité. b) Identification de la date et de l'heure officielles. c) Accès à l'espace de publication des avis électroniques. d) Informations sur les marchés publics et accès au profil d'acheteur. e) Accès au calendrier des jours non ouvrables aux fins du calcul des délais administratifs et à la prorogation des délais découlant éventuellement des erreurs du système de registre. f) Accès aux informations sur les règles technologiques susceptibles d'entraîner le rejet des documents admissibles dans le registre. g) Systèmes d'identification et de signature électronique admis dans les services, procédures et démarches relevant du champ du siège. h) Accès aux notifications électroniques. i) Informations sur la protection des données à caractère personnel. j) Accès au traitement électronique et au registre électronique, par le biais du portail du citoyen. 2. Lorsque, pour des raisons techniques, le siège électronique ne peut pas être disponible, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps possible à l'avance sur le siège lui-même et sur les autres canaux de consultation existants, en indiquant la durée prévue de l'interruption. La capture d'écran du message faisant apparaître l'indisponibilité du siège électronique doit servir de preuve documentaire de l'incident. Chapitre troisième. Le portail du citoyen Article 10. Création et fonctionnement 1. Le portail du citoyen est l'adresse électronique, disponible au public, au moyen de laquelle il est possible d'accéder aux services et aux démarches fournis par le Commun. 2. La titularité, la gestion et l'administration du portail du citoyen relèvent du Département de l'Administration du Commun. 3. Le portail du citoyen doit être disponible pour les citoyens au moyen des réseaux de télécommunications à l'adresse électronique https://tramits.comuencamp.ad et par le biais du lien disponible depuis le portail institutionnel du Commun. L'emplacement électronique du portail du citoyen peut être modifié par décision du Conseil du Commun. 4. Le fonctionnement du portail du citoyen doit être soumis aux principes de transparence, de publicité, de responsabilité, de qualité, de sécurité, de disponibilité, d'accessibilité, de neutralité, d'interopérabilité traçabilité, de simplification et de proportionnalité. Article 11. Contenu et services 1. Le portail du citoyen met à la disposition des citoyens le contenu suivant : a) Le catalogue des démarches, avec une fiche descriptive ainsi que l'accès direct à leur traitement. b) Accès à la démarche de Registre. c) Accès à la possibilité de présenter des consultations, des plaintes et des suggestions. d) Outils de vérification des documents électroniques. e) Accès à un dossier citoyen, permettant de consulter l'état d'avancement et la documentation associée à chacune des procédures administratives du commun dans lesquelles ils ont la qualité d'intéressés. Chapitre quatrième. Le Registre général électronique Article 12. Création et fonctionnement 1. Le registre général électronique du Commun est créé en vertu de l'article 106 bis.3 du Code de l'Administration. Le registre général électronique est accessible au moyen du siège électronique. 2. Le service chargé des démarches est responsable de la gestion du registre général électronique. 3. Le registre général électronique permet de présenter des documents électroniques tous les jours de l'année, vingt-quatre heures sur vingt-quatre. 4. Aux fins du calcul des délais, la présentation d'un document un jour non ouvrable est réputée effectuée à la première heure du premier jour ouvrable suivant. Aux fins de classement, ces documents sont réputés reçus à leur heure d'entrée le jour non ouvrable, et sont considérés comme antérieurs à ceux qui ont été présentés ultérieurement. 5. Les documents électroniques présentés au registre électronique donnent lieu à une inscription dans les conditions décrites à l'article suivant. 6. Une fois la démarche de registre enregistrée, les documents doivent être transmis à leurs destinataires ou aux unités administratives compétentes en raison de la matière, aux fins de leur traitement. 7. Lorsque le Commun a mis en place une application spécifique destinée à la présentation d'une démarche ou d'une demande déterminée, ne sont pas réputés présentés au registre les documents qui, devant être présentés au moyen de l'application spécifique, ont été présentés au registre général. Article 13. Inscriptions 1. Les mouvements d'entrée et de sortie de documents doivent être inscrits en respectant l'ordre chronologique de réception ou de sortie des documents, avec indication de la date et de l'heure auxquelles ils se produisent et attribution d'un numéro unique et séquentiel. 2. Chaque inscription effectuée doit comprendre : a) Un numéro unique attribué. b) L'identification de la formalité effectuée. c) La date et l'heure auxquelles le document est présenté ou sort. d) La date du jour où l'inscription est effectuée. e) L'identification de la personne intéressée. f) L'organe administratif expéditeur, le cas échéant. g) La personne ou l'organe administratif auquel il est envoyé et, le cas échéant, la référence au contenu du document enregistré. 3. Les registres d'inscriptions d'entrée et de sortie doivent être stockés électroniquement avec toutes les garanties d'intégrité, de disponibilité, d'authenticité, de confidentialité et de conservation de l'information. Article 14. D ocuments électroniques 1. Les documents présentés par les personnes intéressées doivent respecter le format et le standard prévus par le Commun. En cas de non-respect de ces conditions requises, la personne intéressée doit être invitée à corriger le défaut constaté, avec l'indication que, si elle ne le fait pas dans le délai maximal de dix jours ouvrables, elle sera réputée s'être désistée de la procédure. 2. Si les documents présentés ont un volume qui ne permet pas de les présenter au registre général électronique, ils doivent être déposés sur la plateforme que le Commun a mise en place pour ces cas. 3. Ne sont pas réputés présentés au registre les documents qui contiennent un code malveillant ou un dispositif susceptible de porter atteinte à l'intégrité ou à la sécurité du système. 4. Le catalogue des formats et standards doit être approuvé par décision de la Junta de Govern et publié sur le siège électronique. Article 15. Récépissé 1. Le système de registre électronique doit émettre automatiquement un récépissé qui doit être remis à la personne intéressée, consistant en une copie authentifiée du document concerné, qui doit comprendre la date et l'heure de présentation et le numéro d'entrée au registre, ainsi que l'identification des autres documents qui, le cas échéant, l'accompagnent. Le récépissé comportera un cachet électronique du système. 2. L'absence d'émission du récépissé ou, le cas échéant, la réception d'un message indiquant une erreur ou une défaillance dans la transmission implique que la réception n'a pas eu lieu. Article 16. Incidents techniques 1. Lorsque, pour des raisons techniques, il est possible de prévoir que le registre électronique général ne sera pas opérationnel, le Commun doit l'annoncer avec la plus grande anticipation possible. 2. Le siège électronique doit informer de la suspension temporaire du service, de la durée prévue et, le cas échéant, de l'adoption de mesures correctives. 3. Tant que dure cette situation, l'organe compétent peut décider, par décision expresse, la prorogation des délais concernés. Sauf motif justifié, tous les délais qui devaient expirer pendant la durée de l'incident devront être prorogés jusqu'au jour ouvrable suivant le rétablissement du fonctionnement. Article 17. Service des formalités 1. Le Service des formalités informe, oriente et conseille le citoyen et, en même temps, leur facilite la réalisation de démarches et de formalités. Par ailleurs, il constitue le lieu physique où peuvent être effectués les enregistrements d'entrée des documents adressés au Commun. 2. Les personnes intéressées peuvent s'adresser à ce bureau pour obtenir des informations et procéder à la présentation de documents et de demandes. 3. Les écrits et documents présentés en personne, c'est-à-dire sur support non électronique, doivent être numérisés par le personnel du bureau dans les termes prévus à l'article 28 de la présente Ordonnance, préalablement à leur présentation au registre général électronique. 4. Une fois la documentation numérisée, les documents originaux doivent être restitués à la personne intéressée, sans préjudice des cas dans lesquels la norme prévoit la garde par l'administration des documents présentés ou dans lesquels la présentation d'objets ou de documents sur un support spécifique non susceptible de numérisation est obligatoire. 5. Une fois la présentation au registre général électronique effectuée, le personnel du bureau remettra à l'intéressé un justificatif électronique du récépissé du registre visé à l'article 15 de la présente Ordonnance. Article 18. Documents non électroniques adressés à d'autres Administrations 1. Le Service des formalités du Commun admettra la présentation, par des personnes non tenues d'entretenir des relations par voie électronique, de documents adressés à toute autre Administration de la Principauté d'Andorre. 2. Les documents ainsi présentés seront numérisés et versés au registre électronique unique dans les termes décrits à l'article précédent. 3. La documentation sur papier sera restituée à l'Administration d'origine chaque fois que cela sera possible ou, en cas d'impossibilité de remboursement, sera détruite. 4. La documentation résultant de cette numérisation sera transmise à l'Administration destinataire dans le délai le plus court possible et, en tout état de cause, dans un délai n'excédant pas cinq jours à compter de sa réception. Article 19. Documentation transmise au Commun par une autre Administration 1. Lorsque d'autres Administrations de la Principauté d'Andorre reçoivent une documentation présentée par les intéressés et adressée au Commun, le Commun veillera à ce que l'entité destinataire transfère la documentation par des moyens électroniques conformes aux dispositions du Code de l'Administration pour son authentification. 2. S'il n'est pas possible d'appliquer la procédure décrite à l'alinéa précédent, la documentation sera numérisée au moment de sa réception sur support analogique au Commun. 3. Une fois reçue et enregistrée la documentation transférée par une autre Administration, le Commun communiquera à l'intéressé par voie électronique, chaque fois que cela sera possible, le numéro d'enregistrement ainsi que la date et l'heure de réception aux fins du calcul des délais. Titre III. Instruction de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identité et signature électronique du commun Article 20. Politique de signature 1. La présente Ordonnance établit les critères généraux d'admissibilité des systèmes d'identification et de signature par voie électronique. Conformément à ces critères généraux, une politique de signature électronique sera formulée, qui développera les règles d'utilisation de ces systèmes. 2. La politique de signature doit établir : a) Les mécanismes d'identification et de signature électronique que pourront utiliser les services administratifs du Commun, ses systèmes informatiques et les citoyens dans leurs relations avec le Commun. b) La manière dont chacun des mécanismes peut être utilisé dans chaque cas concret, compte tenu de l'analyse des risques et des critères de sécurité et de proportionnalité, pour autant qu'ils permettent de justifier l'authenticité de l'expression de leur volonté et de leur consentement, ainsi que l'intégrité et l'inaltérabilité des documents. c) Les critères généraux de génération, de validation, d'horodatage et de conservation des signatures électroniques. 3. La politique de signature doit être formulée et approuvée par la Junta de Govern ou l'organe auquel elle délègue. La version la plus récente de la politique doit être disponible sur le siège électronique. Article 21. Mécanismes d'identification et de signature pour l'authentification de la compétence et la signature des employés 1. L'autorité ou le personnel au service du Commun, pour l'exécution des actes administratifs qui relèvent de leur compétence, doit s'identifier et signer les documents au moyen de l'utilisation de : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés. b) Systèmes d'identification fondés sur un identifiant et un mot de passe, lorsque l'analyse des risques relative au risque de répudiation détermine que ce mécanisme peut être suffisant. 2. Dans les cas d'action administrative automatisée, le fonctionnement des systèmes informatiques doit laisser une trace de leur action au moyen de l'utilisation d'un cachet électronique fondé sur un certificat électronique reconnu ou qualifié qui réunit les conditions requises exigées par la législation en matière de signature électronique, émis au nom du Commun. L'information sur les cachets électroniques en vigueur, ainsi que celle relative à ceux qui ont été utilisés dans le passé, est disponible sur le siège électronique. Chapitre deuxième. Identité et signature électronique des intéressés Article 22. Mécanismes d'identification des citoyens 1. Les systèmes suivants peuvent être admis pour l'identification des citoyens dans leurs relations par voie électronique avec le Commun : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés de signature électronique délivrés par des prestataires de services de confiance tels que régis par le chapitre quatrième de la Loi 9/2021, du 29 avril, des services de confiance électronique. b) Systèmes d'identification par moyens biométriques. Ces système permet l'enregistrement ou la validation de l'identité d'une personne au moyen de la vérification (contrôle) électronique de données propres à sa personne (empreinte digitale, signature manuscrite ou autres). L'utilisation de ces systèmes est subordonnée à la capacité de chiffrer de manière confidentielle les données de la personne. c) Autres systèmes d'identification non cryptographiques. L'utilisation de ces systèmes peut être subordonnée à l'identification préalable en présentiel ou au moyen d'autres systèmes fiables d'identification. 2. L'admission des mécanismes prévus aux alinéas précédents est subordonnée à leur réglementation dans la politique de signature électronique. Article 23. Registre communal des représentants 1. Les citoyens peuvent agir devant le commun par l'intermédiaire d'un représentant. 2. La justification de la représentation peut être faite de l'une des manières suivantes : a) En produisant des documents justifiant la qualité de représentant légal ou statutaire. b) En produisant un acte notarié ou public de procuration volontaire conférant des pouvoirs suffisants. c) Dans les démarches qui le permettent, en produisant un acte sous seing privé d'autorisation ou de procuration spécifique, signé par le mandant, accompagnant des documents d'identité permettant de vérifier la signature. 3. Le Commun peut créer un Registre communal des représentants qui permet aux citoyens d'agir par l'intermédiaire d'un représentant. 4. Lorsque la relation avec l'Administration s'effectue par voie électronique, le système utilisé doit disposer d'un mécanisme préalable permettant de garantir l'identité de la personne. À cet égard, la justification des relations de représentation peut être effectuée au moyen des mécanismes suivants : a) Certificat numérique qualifié de représentant incluant la relation de représentation qui a été classé par l'organisme de supervision. b) Inscription au registre électronique communal des procurations du Commun régi par le présent article. c) Production d'une copie électronique des documents décrits au paragraphe 2 ci-dessus. Le Commun peut exiger la présentation de l'original sur papier lorsqu'il n'est pas possible de vérifier l'authenticité de la copie électronique. 5. Le Commun peut disposer d'un registre communal de représentation qui recueille l'information sur les procurations accordées par les intéressés dans une procédure devant le Commun, que ce soit au moyen de pouvoirs généraux ou ordonnés apud acta par l'intéressé en présentiel ou par voie électronique. 6. Les inscriptions portées doivent inclure : a) Les nom et prénoms, la raison sociale dans le cas d'une personne morale et le numéro du document d'identification de la personne qui accorde le pouvoir. b) Les nom et prénoms et le numéro du document d'identification de la personne mandataire. c) La date d'inscription et le délai pour lequel il est accordé, qui ne peut pas être indéfini. d) L'étendue du pouvoir accordé, conformément à ce que régit le paragraphe suivant. e) Les adresses de courrier électronique de contact des deux personnes. 7. Peuvent être enregistrés les pouvoirs suivants selon leur étendue : a) Le pouvoir général pour agir devant toute Administration et au moyen de tout type d'action administrative. b) Un pouvoir pour agir devant le Commun dans toute démarche. c) Un pouvoir pour accomplir des procédures et démarches spécifiques. 8. Les procurations ont une durée de validité maximale de cinq ans, à compter de la date d'inscription, à moins qu'une durée de validité plus courte n'ait été établie au moment de l'inscription. Le système de registre envoie un avis de manière automatique un mois avant l'expiration du délai au mandataire et au mandant. 9. Tant le mandant que le mandataire peuvent demander à tout moment l'annulation d'une procuration en vigueur, mais cela n'affecte pas la validité des actes déjà accomplis en vertu de la procuration en vigueur. 10. La gestion et le fonctionnement du registre des représentants relèvent du service responsable du registre électronique. Un Décret établit : a) Les agents publics qui peuvent être habilités à analyser et à inscrire, le cas échéant, les procurations. b) Les modèles de pouvoirs dont l'inscription au Registre est permise. c) Les formulaires de procurations apud acta. d) Les autres éléments nécessaires au bon fonctionnement du registre. Chapitre troisième. Notification électronique Article 24. Notification électronique 1. La notification doit être effectuée de préférence par voie électronique et, en tout état de cause, lorsque la personne ou l'entité intéressée est tenue de communiquer par voie électronique ou demande à la recevoir par cette voie. 2. La notification électronique s'effectue en mettant à la disposition de la personne intéressée le document de notification, dans un environnement électronique sécurisé accessible depuis le siège électronique du Commun. Le document de notification doit contenir toute l'information prévue dans le Code de l'Administration afin que la notification soit efficace. 3. Si le secteur public développe un environnement électronique coopératif dans lequel peuvent être publiées des notifications électroniques provenant de toute Administration, le Commun y adhère pour publier ses notifications et inclut sur le siège électronique un lien permettant d'y accéder. 4. L'environnement électronique de notification envoie un avis au moment de la mise à disposition, adressé au dispositif électronique ou à l'adresse de courrier électronique indiqué par la personne intéressée. L'absence de cet avis ne conditionne pas l'efficacité de la notification. 5. La personne intéressée peut communiquer, par l'intermédiaire de l'environnement électronique de notification, les données d'identification des dispositifs ou adresses où elle souhaite recevoir les avis mentionnés au paragraphe précédent. Le Commun doit donner effet à la demande de changement du moyen des notifications à compter des cinq jours ouvrables suivant la communication. 6. L'environnement électronique conserve les preuves appropriées, tant de la mise à disposition de la notification que de l'accès par le destinataire, y compris la date et l'heure auxquelles a lieu la mise à disposition et la date et l'heure d'accès au contenu. 7. La notification est considérée comme rejetée lorsque le délai de quinze jours calendaires s'est écoulé depuis la mise à disposition de la notification sans qu'il soit accédé à son contenu. Si la notification est réputée refusée, les dispositions de l'article 47.5 du Code de l'Administration s'appliquent. 8. Dans le cas de notifications adressées à des intéressés qui doivent les recevoir sur papier, une copie de la notification est également mise à disposition dans l'environnement de notification électronique. L'accès de l'intéressé à cette copie électronique produit également les effets juridiques de la notification. Chapitre quatrième. Documents électroniques Article 25. Documents électroniques 1. Le Commun émet des documents pour consigner les actes administratifs. Ces documents sont émis par des moyens électroniques, sauf si leur nature exige une autre forme plus appropriée d'expression et de consignation. 2. Est considérée comme document électronique l'information de toute nature sous forme électronique, stockée sur un support électronique selon un format déterminé et susceptible d'identification et d'un traitement différencié. 3. Les documents électroniques doivent avoir garanties l'authenticité et l'intégrité de leurs contenus, ainsi que la conservation de l'apparence et de la fonctionnalité originales et, le cas échéant, leur confidentialité, pendant le délai établi par la réglementation en vigueur en matière d'archives et de documents. 4. Les documents électroniques doivent incorporer les métadonnées, entendues comme toute information en format électronique associée aux documents électroniques, de caractère instrumental et indépendante de leur contenu, destinées à la connaissance immédiate et automatisable de l'une quelconque de leurs caractéristiques, afin de garantir la disponibilité, l'accès, la conservation et l'interopérabilité des documents. 5. Le Commun peut appliquer des procédures de copie authentique permettant d'obtenir des copies dans différents formats et supports des documents administratifs et de ceux produits par l'intéressé, dans les termes décrits à l'article 28. 6. Le Commun formule une politique de gestion documentaire qui développe la réglementation de tous les processus de gestion documentaire et la gouvernance de la documentation électronique tout au long de son cycle de vie. La politique de gestion documentaire doit être formulée et approuvée par la Junta de Govern ou l'organe auquel elle délègue. La version la plus récente de la politique doit être disponible sur le siège électronique. Article 26. Dossiers électroniques 1. Le dossier est constitué par l'ensemble ordonné de documents et d'actes correspondant à une procédure, quels que soient le support et le type d'information qu'ils contiennent. 2. Le dossier électronique doit être folioté afin de garantir le rattachement des documents électroniques qui composent le dossier au moyen de l'incorporation d'un index électronique authentique, entendu comme la liste des documents électroniques qui composent le dossier électronique, signée de manière automatique afin d'en garantir l'intégrité. Lorsque le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son instruction, un index électronique provisoire peut être établi. 3. Les dossiers doivent incorporer des métadonnées afin de faciliter leur classement, leur mise en ordre, leur description, leur indexation, leur consultation, leur diffusion et la disposition finale de leur cycle de vie. 4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier, la demande peut être satisfaite par la mise à disposition par voie électronique. Article 27. Registres officiels du Commun 1. Les registres des procès-verbaux et les registres des décisions doivent être enregistrés sur support électronique, soit parce qu'ils sont numérisés, soit parce qu'ils sont créés à l'origine sur support numérique. 2. Les copies numérisées ou les documents électroniques incorporés aux registres respectifs doivent comporter la signature électronique correspondante ou le cachet d'organe du Commun attestant leur authenticité. Article 28. Copies électroniques 1. Des copies électroniques des documents électroniques faisant partie des dossiers du Commun peuvent être produites. Ces copies peuvent être totales ou partielles et peuvent être produites dans un nouveau format ou conserver l'original, pourvu que leur contenu soit respecté. Ces copies peuvent être produites par des systèmes d'action automatisée lorsque cela est prévu. 2. Des copies électroniques des documents papier figurant dans les dossiers du Commun, ou présentés aux Bureaux de traitement avec le citoyen, peuvent être produites. La copie électronique doit être produite au moyen d'une procédure de numérisation garantissant la qualité de l'image obtenue et son identité avec le document original. Les copies électroniques doivent incorporer les métadonnées attestant le caractère de copie, ainsi que celles propres au processus de numérisation. 3. Les copies produites dans l'un quelconque des cas prévus aux paragraphes précédents peuvent avoir le caractère de copie authentique lorsque le document dont elles sont issues est un original ou une copie authentique. Dans ce cas, la procédure de copie doit garantir la sécurité du document obtenu et y incorporer une signature électronique conformément aux critères établis dans la politique de signature. Cette signature électronique doit être celle de l'agent public qui autorise la copie, ou celle du système informatique en cas d'action automatisée. 4. Le Commun peut produire des copies authentiques sur support papier de ses documents électroniques, au moyen de l'incorporation dans le document d'un Code de vérification électronique permettant sa vérification (contrôle) sur le siège électronique, ainsi que de l'indication du délai maximal pendant lequel le Commun s'oblige à tenir cette copie précise disponible aux fins de vérification. 5. Lorsque le Gouvernement d'Andorre développe les conditions requises techniques de numérisation qualifiée dans les termes prévus à l'article 23.4 de la Loi 9/2021 , du 29 avril, des services de confiance électronique, ces exigences doivent également être respectées aux fins du présent article. Article 29. Archive électronique 1. Les documents faisant partie de procédures achevées par le Commun sont intégrés à l'archive électronique. 2. L'archive électronique, qui peut comporter différents dépôts ou supports pour stocker les documents électroniques produits dans l'exercice des fonctions accomplies par le Commun, relève d'un système unique de gestion documentaire et respecte les mesures de sécurité qui garantissent l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la qualité, la protection et la conservation des documents stockés. En particulier, elles doivent assurer l'identification des utilisateurs et le contrôle des accès, le respect des garanties prévues par la législation en matière de protection des données, ainsi que la récupération et la conservation à long terme des documents électroniques produits par le Commun qui l'exigent, conformément aux spécifications relatives au cycle de vie des services et systèmes utilisés. Article 30. Système de gestion documentaire 1. Le Commun doit disposer d'un système unique de gestion documentaire qui doit faciliter, entre autres finalités, la transparence de son organisation et le traitement correct de l'information et de la documentation dans les phases active et semi-active, ainsi que leur conservation et leur disponibilité dans la phase inactive. 2. Le système de gestion documentaire doit permettre l'accès aisé à l'information et sa localisation ainsi que la récupération de tout document ou de toute information, en indiquant pour chaque document son régime d'accès et de publicité. 3. Parmi les mesures, instruments ou techniques à adopter doivent figurer les suivants : a) La définition d'une politique de gestion documentaire. b) L'identification unique de tous les documents et/ou dossiers au moyen de conventions adéquates et qui facilitent leur récupération. c) L'inscription de métadonnées minimales obligatoires – et, le cas échéant, de métadonnées complémentaires – dans les documents et dossiers afin d'en faciliter la gestion et le traitement tout au long de leur cycle de vie. d) La classification des dossiers et documents selon le Tableau de classification du Commun. e) La définition du Calendrier de disposition et du Régime d'accès documentaire, en indiquant les conditions essentielles d'accès, les délais de conservation et de transfert des documents à partir des séries documentaires. f) L'adoption des mesures visant à garantir la conservation des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie. g) Le transfert des dossiers entre les différents dépôts électroniques conformément aux prescriptions de la réglementation en matière d'archives et de documents. h) Les procédures et mesures de sécurité à appliquer pour la production de copies électroniques, en particulier en cas de numérisation. i) Les formats de fichiers électroniques à utiliser pour garantir la gestion correcte de chaque type d'information. j) La définition d'un plan de préservation qui garantisse la conservation à long terme des dossiers et documents électroniques. 4. Les instruments décrits au paragraphe précédent qui composent le système de gestion documentaire sont approuvés par la Junta de Govern, sur proposition du service des archives, et doivent être publiés sur le siège électronique. Le service des archives est chargé de les tenir à jour en fonction de l'évolution du cadre normatif et technologique. Chapitre cinquième. Action administrative automatisée Article 31. A ction administrative automatisée 1. Le Commun promeut l'action administrative automatisée dans les procédures administratives qui se déroulent au moyen d'un système d'information programmé sans nécessiter l'intervention directe d'un agent public, en particulier les suivantes : a) Les actes de simple constatation qui se limitent à certifier des faits ou des actions survenant dans les environnements électroniques du Commun sans créer de nouveaux droits ou de nouvelles obligations pour l'Administration ni pour la personne intéressée. b) Les actes de simple procédure qui font progresser la procédure administrative sans qu'aucune décision ne soit prise, en transmettant des communications ou des notifications entre les parties à la procédure, en produisant des copies de documents ou en accomplissant d'autres actions de gestion de la documentation administrative. c) Les actes de déclaration de volonté qui sont résolus selon des critères objectifs, approuvés par Règlement, publiquement connus et appliqués à des informations pouvant être connues au préalable par la personne intéressée. 2. Un acte peut être accompli au moyen de mécanismes d'action administrative automatisée si l'application de ces mécanismes à l'acte concerné a été approuvée de manière spécifique. 3. Les utilisateurs peuvent accéder aux systèmes d'action administrative automatisée par le siège électronique du Commun, ou par tout autre moyen de traitement électronique que le Commun peut mettre à disposition à l'avenir. Chapitre sixième. Fonctionnement électronique des organes de gouvernement Article 32. Gestion télématique des organes de Gouvernement 1. Tous les actes de convocation des différents organes du Commun sont émis sur support électronique, conformément aux dispositions de l'Ordinació d'organisation et de fonctionnement des Communs. 2. Tant le document de convocation que l'ordre du jour de la séance et toute la documentation qui l'accompagne sont mis à la disposition des personnes convoquées par voie électronique, au moyen d'un système permettant de garder trace de leur réception. 3. Les procès-verbaux de séance et les autres documents attestant du débat et des décisions adoptées par chacun des organes de Gouvernement sont établis sur support électronique, avec la signature électronique des titulaires des fonctions concernées. Article 33. Enregistrement des séances et support audiovisuel 1. Chaque fois que les moyens électroniques le permettent, les séances du Conseil du Commun sont enregistrées, et le support audiovisuel qui en résulte est joint le procès-verbal de la séance. Lorsqu'il est procédé ainsi, le procès-verbal transcrit peut omettre la transcription des débats, pour lesquels il renvoie au support audiovisuel, et ne transcrire que le contenu des décisions. 2. À titre exceptionnel, le Conseil du Commun peut prendre la décision de ne pas diffuser l'une de ses séances. Cette décision doit être adoptée à la majorité absolue de l'Assemblée plénière du Conseil du Commun. Et, le débat et le vote sur des questions portant atteinte au droit à la vie privée peuvent être secrets, si les conseillers en décident ainsi à la majorité absolue. 3. Le support audiovisuel d'enregistrement des séances est traité comme un document électronique selon les mêmes critères de préservation et de sécurité que ceux décrits au Titre III. 4. Sans préjudice de l'éventuelle diffusion en direct de la séance du Conseil du Commun par les moyens techniques appropriés, après l'approbation et la signature du procès-verbal, le Commun la publie sur une plateforme électronique sur Internet, en mettant à la disposition des citoyens l'accès à la vidéo sur son site officiel et sans limite de visionnages. Article 34. Participation télématique au Conseil du Commun 1. Lorsque des circonstances exceptionnelles restreignent la mobilité d'un ou de plusieurs conseillers, que ce soit en raison d'empêchements de santé, de causes de force majeure ou d'autres causes d'une gravité similaire, le Conseil du Commun peut adopter la décision d'autoriser individuellement ou collectivement les formes de participation suivantes : a) Assister aux séances du Conseil du Commun par voie télématique, en étant pris en compte pour la formation du quorum et en ayant la possibilité de participer aux votes. b) Intervenir dans le débat, que ce soit par écrit ou par visioconférence. c) Participer par voie télématique aux votes qui sont convoqués. 2. La décision d'autoriser la participation télématique est prise de manière exceptionnelle, spécifiquement pour chaque séance de chaque organe où elle doit produire ses effets, et selon un principe de priorité de la participation en présentiel. En particulier, le fait qu'un conseiller se trouve hors du pays pour des motifs personnels ou professionnels n'est pas considéré comme une cause exceptionnelle. 3. Pour la présentation d'écrits devant le Conseil du Commun, les conseillers doivent utiliser les instruments et plateformes télématiques que le Commun met à leur disposition ou, à défaut, le registre électronique accessible par le biais du siège électronique. Disposition additionnelle. Responsables de l'application de l'Ordonnance La Junta de Gouvernement crée une commission pour la transformation numérique du commun et en détermine la composition. Cette commission veille au respect correct et au déploiement des devoirs et obligations établis dans la présente Ordonnance, coordonne les ressources et les activités nécessaires à son déploiement, et impulse un projet de transformation de l'organisation. Afin de tenir informée la Junta de Gouvernement, cette commission : 1. Élabore un rapport annuel sur l'application de la présente Ordonnance et l'évolution de la simplification administrative, jusqu'à ce que l'ordonnance ait été entièrement déployée. 2. Le rapport doit identifier les projets élaborés en matière de simplification administrative, les mesures adoptées et la planification pour les deux années suivantes. L'accord de constitution de la commission en détermine la composition, les fonctions concrètes et la forme d'organisation. Disposition finale. Entrée en vigueur La présente Ordonnance entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Encamp, le 25 novembre 2022 Laura Mas Barrionuevo / Consul majeure