Ordinació del 25-11-2022 reguladora de l’Administració electrònica.

Ordinació Ordinació del 25-11-2022 reguladora de l’Administració electrònica. Exposició de motius Preàmbul I L’increment de l’eficàcia administrativa i la possibilitat d’oferir nous serveis públics són avui dia factors importants de millora de la qualitat de vida i, més enllà, de la cohesió social. La innovació constant en l’àmbit de les xarxes de telecomunicacions i els sistemes informàtics requereix l’adaptació de la normativa vigent, per tal d’aprofitar-ne els avantatges i dotar les actuacions administratives de plena validesa legal. El Comú d’Encamp, en endavant el Comú, és una Administració pública andorrana, obligada al compliment del Codi de l’Administració. Les modificacions incorporades en el Codi de l’Administració per la Llei 10/2019 , del 15 de febrer, de modificació del Codi de l’Administració, del 29 de març de 1989, comporten importants canvis en la manera de tramitar els procediments administratius i, en particular, la documentació administrativa amb la incorporació de tots els mecanismes de relació telemàtica i gestió electrònica. Aquest supòsit constitueix una oportunitat per al Comú per aconseguir que els mitjans electrònics esdevinguin el canal habitual per relacionar-se amb els ciutadans. L’aprovació d’aquesta Ordinació permet dotar-se d’una norma pròpia que concreti com s’apliquen aquestes normes al Comú i consolidar l’Administració electrònica, tot reforçant els drets de la ciutadania en un context de seguretat jurídica, eficiència administrativa i innovació pública i garantint especialment la protecció de dades i l’accessibilitat de les persones amb discapacitat i les persones grans, d’acord amb les previsions contingudes a la Llei 29/2021 , del 28 d’octubre, qualificada de protecció de dades personals, i al Codi de l’Administració. II El fonament jurídic d’aquesta Ordinació cal trobar-lo, en primer lloc, en els principis definits en el Codi de l’Administració. III La plena incorporació dels mitjans electrònics a l’activitat administrativa es duu a terme mitjançant la disposició dels continguts d’aquesta Ordinació en els tres títols seguits d’una disposició addicional i una disposició final. El Títol I està consagrat a l’enunciació de l’objecte de l’Ordinació i, així mateix, els subjectes obligats a la referida Ordinació. Finalment, s’hi esmenten els principis que permetran una millor aplicació de l’Ordinació, els drets i deures dels ciutadans en les seves relacions amb el Comú quan es faci per mitjans electrònics. El Títol II tracta dels instruments fonamentals per a l’accés electrònic al Comú: el portal corporatiu, la seu electrònica, el portal del ciutadà, el Registre general electrònic, el Servei de Tràmits i el tauler d’edictes electrònic. La incorporació d’aquests dispositius ha de millorar l’eficiència administrativa, alhora que ha de permetre una gestió íntegrament electrònica de les tasques d’informació i comunicació amb els ciutadans per a la gestió dels expedients. El Títol III preveu la relació electrònica de les persones interessades amb el Comú. En concret, es regulen els diferents sistemes d’identificació i de signatura, el Registre local de representants i la notificació electrònica, elements que han de permetre al Comú adaptar els seus serveis i procediments a les tecnologies més eficients, com també desplegar l’Administració electrònica en les millors condicions possibles per als ciutadans. En aquest sentit, també dona cabuda a la regulació de les còpies electròniques i a la necessitat de concretar directrius en matèria d’arxiu i gestió documental. La disposició addicional faculta els òrgans competents per a l’adhesió als diferents serveis i plataformes d’administracions de nivell superior, amb el benentès que, un cop fetes les comprovacions pertinents, s’asseguri la seva capacitat per donar ple compliment a la referida Ordinació. Finalment, la disposició final determina l’entrada en vigor de l’Ordinació un cop s’hagi publicat completament el text al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra . El Comú d’Encamp, en la seva sessió ordinària de Consell de Comú de 24 de novembre del 2022 ha aprovat l’Ordinació reguladora de l’Administració electrònica, amb la redacció següent Títol I. Disposicions generals Capítol primer. Àmbit d’aplicació Article 1. Objecte 1. Aquesta Ordinació té per objecte establir els principis generals i adoptar les mesures de simplificació administrativa i racionalització organitzativa, així com regular la utilització dels mitjans electrònics en l’àmbit del Comú per tal de facilitar la consecució més eficaç dels principis de simplificació, transparència, proximitat i servei efectiu als ciutadans. 2. Les finalitats d’aquesta Ordinació són: a) Millorar l’eficàcia i l’eficiència en l’actuació administrativa. b) Garantir els drets de la ciutadania en les seves relacions amb el Comú. c) Impulsar l’ús dels mitjans electrònics de procediments administratius davant el Comú i preservar la seguretat jurídica determinant les condicions de validesa i eficàcia en l’ús dels mitjans electrònics en les relacions juridicoadministratives. Article 2. Àmbit d’aplicació Aquesta Ordinació és d’aplicació al Comú, així mateix, és aplicable als ciutadans, entenent com a tals totes les persones, físiques o jurídiques, així com les entitats sense personalitat jurídica amb capacitat d’obrar, que es relacionin amb el Comú. Capítol segon. Principis generals Article 3. Principis generals 1. L’actuació del Comú, a través dels mitjans electrònics, es regeix pels principis generals previstos següents: a) Principi de simplificació. Reduir els tràmits, el temps i els terminis dels procediments electrònics amb l’objectiu d’assolir una simplificació i integració dels processos, procediments i tràmits, com també de millorar el servei a la ciutadania a través de l’ús dels mitjans electrònics. b) Principi d’impuls de mitjans electrònics en relació amb els subjectes no obligats. Impulsar l’ús dels mitjans electrònics en el conjunt de les seves activitats en les relacions amb els ciutadans que no tinguin l’obligació d’utilitzar els mitjans electrònics. c) Principi d’intermodalitat de mitjans. Les aplicacions i els sistemes d’informació han de permetre que les persones interessades que no estiguin obligades a fer servir els mitjans electrònics puguin canviar el canal per mitjà del qual es relacionen amb les Administracions públiques, assegurant la integritat i la seguretat jurídica del conjunt del procediment. En cap cas l’opció de les persones interessades, (que no estiguin obligades a fer servir els mitjans electrònics) de fer servir o no els mitjans electrònics o de canviar el canal durant la tramitació d’un procediment administratiu pot implicar restriccions o discriminacions en l’accés electrònic al Comú o en la gestió de qualsevol tràmit del procediment administratiu en què sigui persona interessada. d) Principi de proporcionalitat. El Comú només ha d’exigir les mesures adequades a la naturalesa i les circumstàncies dels diferents tràmits i actuacions evitant que la garantia de la seguretat de les transaccions dificulti l’accés electrònic al Comú. e) Principi de neutralitat tecnològica. La realització de les actuacions regulades en aquesta Ordinació s’ha de fer de manera que siguin la mateixa evolució tecnològica i l’adopció de les tecnologies dins de la societat les que determinin la utilització dels mitjans tecnològics que, a cada moment, siguin més convenients. f) Principi de traçabilitat. El Comú ha de vetllar pel disseny i l’adopció de sistemes i aplicacions per la traçabilitat de les actuacions dutes a terme pel Comú i els ciutadans en les relacions administratives per mitjans electrònics. g) Principi de la qualitat de la informació i els serveis electrònics. El Comú ha de garantir la disposició d’informació completa, actualitzada, ben organitzada, clara i comprensible i disponible per als ciutadans. L’aplicació de les tècniques de gestió documental ha de permetre conservar els documents i garantir la seva integritat i interoperabilitat, així com la traçabilitat de les actuacions i l’autenticació de l’exercici de la competència. h) Principi de responsabilitat. El Comú és responsable de la veracitat i autenticitat de la informació pública difosa i de la qualitat dels serveis oferts a través de mitjans electrònics d’acord amb el que preveu la legislació vigent. i) Principi de transparència. El Comú és responsable de garantir el coneixement als ciutadans sobre com exerceix les seves funcions i inverteix els seus recursos. j) Principi d’accessibilitat. El Comú és responsable de garantir l’accés a la informació i als serveis per mitjans electrònics, incorporant els mecanismes adequats per garantir que els col·lectius amb necessitats especials també puguin fer ús d’aquests serveis en condicions apropiades. k) Principi d’interoperabilitat. El Comú ha de garantir l’adopció dels estàndards d’interoperabilitat i vetllar perquè els sistemes d’informació utilitzats siguin compatibles i capaços de compartir dades i documents amb els d’altres administracions. Capítol tercer. Drets i deures dels ciutadans Article 4. Drets dels ciutadans 1. Els ciutadans tenen els drets enunciats per la normativa andorrana en les seves relacions a través de mitjans electrònics amb el Comú. 2. A més dels drets reconeguts en la normativa d’àmbit general, els ciutadans, en l’exercici del què preveu l’apartat 1, tenen dret a: a) Relacionar-se amb l’Administració per mitjans electrònics. b) Exigir a l’Administració que es dirigeixi a través dels mitjans electrònics i obtenir documents per mitjà de formats electrònics. c) Accedir i utilitzar els serveis de l’Administració electrònica amb independència de les eines tecnològiques emprades, en condicions de seguretat tècnica i jurídica. d) Participar en els procediments de presa de decisions i en la millora de la gestió pública a través dels mitjans electrònics i de rebre resposta a les peticions i consultes formulades. e) Rebre informació pública de qualitat, pertinent, accessible, actualitzada i comprensible per mitjans electrònics. f) Conèixer les modalitats, suports o formats en què la informació es troba disponible o al format en què es conserva la informació. g) Rebre informació i assessorament sobre els aspectes tècnics i jurídics de l’ús dels mitjans electrònics i les condicions de funcionament, accés i reutilització de la informació i els serveis electrònics. h) La confidencialitat i la protecció de les seves dades personals i a la resta de drets que li concedeix la normativa de protecció de dades, en especial el dret a què la informació personal tractada no pugui ser-ho per mitjà de cap altra finalitat. i) La privacitat i seguretat de les comunicacions amb l’Administració i a les comunicacions que pugui dirigir-li l’Administració en les quals constin les dades del ciutadà o ciutadana. j) La conservació en format electrònic per part de l’Administració dels documents electrònics que formin part de l’expedient. Article 5. Deures dels ciutadans 1. En el marc de la utilització dels mitjans electrònics en l’activitat administrativa i en les seves relacions amb el Comú, per tal de garantir el bon funcionament i gestió de la informació, comunicacions, processos i aplicacions de l’Administració electrònica, l’actuació dels ciutadans ha de respectar els deures següents: a) Accedir a la informació i utilitzar els serveis i els procediments de l’Administració electrònica de bona fe i evitant-ne l’abús. b) Facilitar informació veraç, completa i actualitzada, adequada a les finalitats per a les quals se sol·licita. c) Garantir la veracitat de les dades d’identificació i la seva actualització, sense perjudici de les condicions d’ús que, en el seu cas, s’estableixin. d) Custodiar els elements identificatius personals i intransferibles utilitzats en les relacions administratives per mitjans electrònics. 2. El Comú ha de vetllar pel compliment d’aquests deures, en el marc d’allò previst a la normativa aplicable i a les previsions d’aquesta Ordinació. Article 6. O bligació de relacionar-se electrònicament 1. Estan obligats a relacionar-se per mitjans electrònics amb el Comú les persones o entitats que s’indiquen a continuació: a) Les persones físiques o jurídiques que exerceixin una activitat professional, mercantil, comercial, industrial o de naturalesa anàloga. b) Qualsevol persona física, jurídica o entitat amb persones assalariades a càrrec seu. 2. Les persones físiques no obligades per l’apartat anterior, poden escollir en l’inici del procediment, la manera de relacionar-se amb el Comú. 3. La persona que representi la persona interessada actua a través de mitjans electrònics si el seu representat ha triat aquesta opció com a mitjà de comunicació, o si és un subjecte obligat a comunicar-se amb mitjans electrònics. Així mateix, si el representant exerceix una activitat professional, actuarà per mitjans electrònics, amb independència de la condició de la persona que representa. 4. El personal del Comú, en les relacions internes del Comú, actua únicament a través de mitjans electrònics, tret que es tracti de treballadors públics que no disposin de mitjans electrònics, els quals un cop acreditada aquesta circumstància podran optar per relacionar-se per mitjans no electrònics. 5. Excepcionalment, els obligats a utilitzar mitjans electrònics poden sol·licitar a l’instructor de l’expedient la utilització d’altres mecanismes en la seva relació amb el Comú, i han d’acreditar la impossibilitat de comunicar-se electrònicament. La sol·licitud es resol en el termini de cinc dies, i contra aquesta decisió no es pot interposar recurs. Títol II. Instruments de l’Administració electrònica Capítol primer. El portal corporatiu del comú Article 7. Creació i funcionament 1. El portal corporatiu del Comú és l’adreça electrònica disponible a través de les xarxes de telecomunicació, de titularitat, gestió i administració del Comú, que té per objecte posar a disposició dels ciutadans serveis i informacions relacionades amb el Comú de forma gratuïta. 2. El portal corporatiu del Comú permet l’accés a la informació institucional comunal i permet accedir a la resta de recursos electrònics que el Comú posa al servei dels ciutadans mitjançant la seu electrònica. 3. El Comú és responsable de mantenir actualitzada, objectiva, útil, veraç, segura, reutilitzable i accessible la informació pública que es difon a través del seu portal corporatiu i dels serveis als quals es pot accedir, havent de complir amb els principis d’accessibilitat, neutralitat, qualitat i interoperabilitat del sistema. 4. L’òrgan responsable de la gestió i l’administració del portal corporatiu és el Departament de Comunicació del Comú. 5. El portal corporatiu es troba disponible a https://www.comuencamp.ad . Mitjançant resolució del Consell del Comú es podrà modificar la ubicació electrònica del portal. Capítol segon. La seu electrònica Article 8. C reació i funcionament 1. La seu electrònica és l’adreça electrònica, disponible al públic a través de la qual s’accedeix a la informació, els serveis i tràmits que presta el Comú. 2. Mitjançant aquesta Ordinació, es crea la seu electrònica del Comú a l’empara del què estableix l’article 134.2.b) del Codi de l’Administració. 3. La titularitat, la gestió i l’administració de la seu electrònica corresponen a Secretaria General. 4.La seu electrònica ha d’estar disponible per als ciutadans a través de les xarxes de telecomunicacions a l’adreça electrònica https://seu.comuencamp.ad/ i per mitjà de l’enllaç disponible des del portal corporatiu del Comú. Mitjançant resolució del Consell del Comú es podrà modificar la ubicació electrònica de la seu electrònica. 5. La seu electrònica ha d’estar disponible tots els dies de l’any i durant les vint-i-quatre hores del dia excepte per una situació extraordinària o per incidències tècniques. 6. El funcionament de la seu electrònica ha de subjectar-se als principis de transparència, publicitat, responsabilitat, qualitat, seguretat, disponibilitat, accessibilitat, neutralitat, interoperabilitat, traçabilitat, simplificació i proporcionalitat. 7. Mitjançant decisió de la Junta de Govern, es poden determinar les instruccions tècniques necessàries per garantir el funcionament de la seu electrònica d’acord amb els principis previstos en l’article 3. Article 9. Contingut i serveis 1. La seu electrònica és l’adreça electrònica disponible per als ciutadans mitjançant la qual el Comú d’Encamp difon informació i presta serveis amb el contingut següent: a) Identificació de la seu electrònica i de la seva titularitat. b) Identificació de la data i l’hora oficial. c) Accés a l’entorn de publicació d’edictes electrònics. d) Informació sobre contractació pública i accés al perfil del contractant. e) Accés al calendari de dies inhàbils a efectes del còmput de terminis administratius i a l’ampliació de terminis eventualment derivada dels errors del sistema de registre. f) Accés a la informació sobre les regles tecnològiques que poden provocar el rebuig dels documents admissibles en el registre. g) Sistemes d’identificació i signatura electrònica que s’admeten en els serveis, procediments i tràmits de l’àmbit de la seu. h) Accés a les notificacions electròniques. i) Informació sobre protecció de dades personals. j) Accés a la tramitació electrònica i el registre electrònic, a través del portal del ciutadà. 2. Quan, per raons tècniques, la seu electrònica no pugui estar disponible, el Comú ha d’anunciar-ho amb la màxima antelació possible a la mateixa seu i als canals de consulta alternatius existents, indicant la durada prevista de l’aturada. La captura de pantalla del missatge que visualitzi la no disponibilitat de la seu electrònica ha de servir com a constància documental de la incidència. Capítol tercer. El portal del ciutadà Article 10. Creació i funcionament 1. El portal del ciutadà és l’adreça electrònica, disponible al públic a través de la qual s’accedeix als serveis i tràmits que presta el Comú. 2. La titularitat, la gestió i l’administració del portal del ciutadà corresponen al Departament d’Administració del Comú. 3. El portal del ciutadà ha d’estar disponible per als ciutadans a través de les xarxes de telecomunicacions a l’adreça electrònica https://tramits.comuencamp.ad i per mitjà de l’enllaç disponible des del portal corporatiu del Comú. Mitjançant resolució del Consell del Comú es podrà modificar la ubicació electrònica del portal del ciutadà. 4. El funcionament del portal del ciutadà ha de subjectar-se als principis de transparència, publicitat, responsabilitat, qualitat, seguretat, disponibilitat, accessibilitat, neutralitat, interoperabilitat traçabilitat, simplificació i proporcionalitat. Article 11. Contingut i serveis 1. El portal del ciutadà posa a disposició dels ciutadans el contingut següent: a) El catàleg de tràmits, amb una fitxa descriptiva així com l’accés directe a la seva tramitació. b) Accés al tràmit de Registre. c) Accés a la possibilitat de presentar consultes, queixes i suggeriments. d) Utilitats per a la verificació de documents electrònics. e) Accés a una carpeta ciutadana, on poder consultar l’estat de tramitació i la documentació associada a cadascun dels procediments administratius del comú en els quals tinguin la condició d’interessats. Capítol quart. El Registre general electrònic Article 12. Creació i funcionament 1. Es crea el registre general electrònic del Comú a l’empara de l’article 106 bis.3 del Codi de l’Administració. El registre general electrònic es troba accessible a través de la seu electrònica. 2. L’àrea responsable de tràmits és responsable de la gestió del registre general electrònic. 3. El registre general electrònic permet presentar documents electrònics tots els dies de l’any, durant les vint-i-quatre hores del dia. 4. A efectes de còmput de terminis, la presentació d’un document en dia inhàbil s’entén efectuada a la primera hora del primer dia hàbil següent. A efectes d’ordenació, aquests documents es consideren rebuts en la seva hora d’entrada en el dia inhàbil, i es consideren anteriors als que s’han presentat amb posterioritat. 5. Els documents electrònics que es presenten al registre electrònic produeixen un assentament en els termes descrits a l’article següent. 6. Un cop registrat el tràmit de registre, els documents s’han de traslladar als seus destinataris o a les unitats administratives competents per raó de la matèria, per a la seva tramitació. 7. Quan el Comú hagi desplegat una aplicació específica de suport a la presentació d’un tràmit o sol·licitud en concret, no es tenen per presentats en el registre aquells documents que, havent-se de presentar a través de l’aplicació específica, s’hagin presentat en el registre general. Article 13. Assentaments 1. Els moviments d’entrada i sortida de documents s’han d’anotar respectant l’ordre temporal de recepció o sortida dels documents amb indicació de la data i l’hora en què es produeixen i assignació d’un número únic i seqüencial. 2. Cada assentament que es practiqui ha d’incloure: a) Un número únic assignat. b) La identificació del tràmit efectuat. c) La data i l’hora en què es presenti o tingui sortida el document. d) La data del dia en què es produeixi l’assentament. e) La identificació de la persona interessada. f) L’òrgan administratiu remitent, si escau. g) La persona o òrgan administratiu al qual s’envia i, si escau, referència al contingut del document que es registra. 3. Els llibres d’assentaments d’entrada i sortida han de quedar emmagatzemats electrònicament amb totes les garanties d’integritat, disponibilitat, autenticitat, confidencialitat i conservació de la informació. Article 14. D ocuments electrònics 1. Els documents presentats per les persones interessades han de tenir el format i l’estàndard previstos pel Comú. En cas d’incompliment d’aquests requisits, s’ha de requerir a la persona interessada l’esmena del defecte advertit amb indicació que, si no ho fes així en el termini màxim de deu dies hàbils, se li tindrà per desistit del procediment. 2. Si els documents presentats tenen un volum que no permet presentar-los en el registre general electrònic, s’han de dipositar a la plataforma que el Comú tingui habilitada per aquests casos. 3. No es tenen per presentats en el registre els documents que continguin un codi maliciós o un dispositiu susceptible d’afectar la integritat o seguretat del sistema. 4. El catàleg de formats i estàndards ha de ser aprovat per decisió de la Junta de Govern i publicat a la seu electrònica. Article 15. Rebut 1. El sistema de registre electrònic ha d’emetre automàticament un rebut que s’ha de lliurar a la persona interessada, consistent en una còpia autenticada del document de què es tracti, que ha d’incloure la data i l’hora de presentació i el número d’entrada al registre, així com la identificació dels altres documents que, si escau, l’acompanyin. El rebut incorporarà un segell electrònic del sistema. 2. La no emissió del rebut o, si s’escau, la recepció d’un missatge d’indicació d’error o deficiència en la transmissió implica que no s’ha produït la recepció. Article 16. Incidències tècniques 1. Quan per raons tècniques es pugui preveure que el registre electrònic general no ha d’estar operatiu, el Comú ho ha d’anunciar amb el màxim d’antelació possible. 2. La seu electrònica ha d’informar de la suspensió temporal del servei, de la previsió de la durada i, si s’escau, de l’adopció de mesures correctives. 3. Mentre duri aquesta situació, l’òrgan competent pot determinar, mitjançant resolució expressa, l’ampliació dels terminis afectats. Tret de causa justificada, tots els terminis que haguessin de vèncer mentre duri la incidència s’hauran d’ampliar fins al dia hàbil posterior a la restitució del funcionament. Article 17. Servei de Tràmits 1. El Servei de Tràmits informa, orienta i assessora el ciutadà i, alhora, els facilita la realització de gestions i tràmits. Altrament, és el lloc físic on es poden realitzar els registres d’entrada de documents dirigits al Comú. 2. Les persones interessades es poden adreçar a aquesta oficina per a obtenir informació i dur a terme la presentació de documents i sol·licituds. 3. Els escrits i documents presentats de manera presencial, és a dir, en suport no electrònic, han de ser digitalitzats pel personal de l’oficina en els termes que preveu l’article 28 d’aquesta Ordinació, previ a la seva presentació en el registre general electrònic. 4. Un cop digitalitzada la documentació, els documents originals s’han de retornar a la persona interessada sens perjudici dels casos en què la norma determini la custòdia per a l’administració dels documents presentats o resulti obligatòria la presentació d’objectes o de documents en un suport específic no susceptible de digitalització. 5. Realitzada la presentació en el registre general electrònic, el personal de l’oficina lliurarà a l’interessat un justificant electrònic del rebut del registre a què fa referència l’article 15 d’aquesta Ordinació. Article 18. Documents no electrònics adreçats a altres Administracions 1. El Servei de Tràmits del Comú admetrà la presentació, per part de persones no obligades a la relació per mitjans electrònics, de documents adreçats a qualsevol altra Administració del Principat d’Andorra. 2. Els documents presentats d’aquesta manera es digitalitzaran i aportaran al registre electrònic únic en els termes descrits en l’article anterior. 3. La documentació en paper es retornarà a l’Administració d’origen sempre que sigui possible o, davant la impossibilitat de devolució, es destruirà. 4. La documentació resultant d’aquesta digitalització es trametrà a l’Administració destinatària en el termini més curt possible, i en tot cas no superior a cinc dies des de la seva recepció. Article 19. Documentació remesa al Comú per una altra Administració 1. En cas que altres Administracions del Principat d’Andorra rebin documentació presentada pels interessats i adreçada al Comú, el Comú promourà que l’entitat receptora traslladi la documentació a través de mitjans electrònics que compleixin amb el que estableix el Codi de l’Administració per a la seva autenticació. 2. En cas que no sigui possible aplicar el procediment descrit al paràgraf anterior, es digitalitzarà la documentació en el moment de la seva recepció en suport analògic en el Comú. 3. Rebuda i registrada la documentació traslladada per una altra Administració, el Comú comunicarà a l’interessat per mitjans electrònics, sempre que sigui possible, el número de registre i la data i hora de recepció a efectes de còmput de terminis. Títol III. Tramitació del procediment administratiu electrònic Capítol primer. Identitat i signatura electrònica del comú Article 20. Política de signatura 1. Aquesta Ordinació estableix els criteris generals per a l’admissibilitat dels sistemes d’identificació i signatura per mitjans electrònics. D’acord amb aquests criteris generals, es formularà una política de signatura electrònica que desenvoluparà les regles d’ús d’aquests sistemes. 2. La política de signatura ha d’establir: a) Els mecanismes d’identificació i signatura electrònica que podran emprar els serveis administratius del Comú, els seus sistemes informàtics i els ciutadans en la seva relació amb el Comú. b) La manera com es pot fer servir cadascun dels mecanismes en cada cas concret, tenint en compte l’anàlisi de riscos i els criteris de seguretat i proporcionalitat, sempre que permetin acreditar l’autenticitat de l’expressió de la seva voluntat i consentiment, així com la integritat i inalterabilitat dels documents. c) Els criteris generals per a la generació, validació, segellat de temps i conservació de les signatures electròniques. 3. La política de signatura ha de ser formulada i aprovada per Junta de Govern o l’òrgan en qui delegui. La versió més recent de la política haurà d’estar disponible a la seu electrònica. Article 21. Mecanismes d’identificació i signatura per a l’autenticació de la competència i la signatura dels empleats 1. L’autoritat o el personal al servei del Comú, per a l’execució dels actes administratius que els competeixin, ha d’identificar-se i signar els documents mitjançant la utilització de: a) Sistemes d’identificació basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats. b) Sistemes d’identificació basats en usuari i contrasenya, quan l’anàlisi de riscos sobre el risc de rebuig determini que aquest mecanisme pot ser suficient. 2. En els casos d’actuació administrativa automatitzada, el funcionament dels sistemes informàtics ha de deixar constància de la seva actuació mitjançant l’ús d’un segell electrònic basat en un certificat electrònic reconegut o qualificat que reuneixi els requisits exigits per la legislació de signatura electrònica, emès a nom del Comú. La informació sobre els segells electrònics vigents, així com la dels què han estat usats en el passat, estarà disponible a la seu electrònica. Capítol segon. Identitat i signatura electrònica dels interessats Article 22. Mecanismes d’identificació dels ciutadans 1. Es poden admetre els sistemes següents per a la identificació dels ciutadans en la seva relació per mitjans electrònics amb el Comú: a) Sistemes d’identificació basats en certificats electrònics reconeguts o qualificats de signatura electrònica expedits per prestadors de serveis de confiança segons els regula el capítol quart de la Llei 9/2021 , del 29 d’abril , de serveis de confiança electrònica. b) Sistemes d’identificació per mitjans biomètrics. Aquests sistema permet el registre o validació de la identitat d’una persona mitjançant la comprovació electrònica sobre dades de la seva pròpia persona (empremta dactilar, signatura manuscrita o d’altres). L’ús d’aquests sistemes està condicionat a la capacitat per xifrar de manera confidencial les dades de la persona. c) Altres sistemes d’identificació no criptogràfics. L’ús d’aquests sistemes pot estar condicionat a la identificació prèvia de forma presencial o amb altres sistemes fiables d’identificació. 2. L’admissió dels mecanismes previstos en els epígrafs anteriors resta subjecta a la seva regulació en la política de signatura electrònica. Article 23. Registre comunal de representants 1. Els ciutadans poden actuar davant el comú per mitjà de representant. 2. L’acreditació de la representació es pot fer d’alguna de les formes següents: a) Aportant documentació que acrediti el caràcter de representant legal o orgànic. b) Aportant un document notarial o públic d’apoderament voluntari amb poder suficient. c) En aquells tràmits que ho permetin, aportant un document privat d’autorització o apoderament específic, signat pel poderdant, acompanyant de la documentació d’identitat que permeti verificar la signatura. 3. El Comú podrà crear un Registre comunal de representants que permetrà que els ciutadans puguin actuar per mitjà de representant. 4. Quan la relació amb l’Administració s’efectuï per mitjans electrònics, el sistema utilitzat haurà de tenir un mecanisme previ que permeti garantir la identitat de la persona. En aquest sentit, l’acreditació de relacions de representació es podrà dur a terme a través dels mecanismes següents: a) Certificat digital qualificat de representant que inclogui la relació de representació que hagi estat classificat per l’organisme de supervisió. b) Inscripció en el registre electrònic comunal d’apoderaments del Comú que es regula en aquest article. c) Aportació d’una còpia electrònica dels documents descrits en el apartat 2 anterior. El Comú podrà requerir la presentació de l’original en paper quan no sigui possible verificar l’autenticitat de la còpia electrònica. 5. El Comú podrà disposar d’un registre comunal de representació que reculli la informació sobre els apoderaments atorgats pels interessats en procediment davant el Comú, sigui mitjançant poders generals o ordenats apud acta per l’interessat de manera presencial o electrònica. 6. Els assentaments inscrits hauran d’incloure: a) Els noms i cognoms, la raó social en cas de persona jurídica i el número de document d’identificació de la persona que atorga el poder. b) Els noms i cognoms i el número de document d’identificació de la persona apoderada. c) La data d’inscripció i el termini pel qual es concedeix, que no podrà ser indefinit. d) L’abast del poder atorgat, segons es regula en l’aparat següent. e) Les adreces de correu electrònic de contacte d’ambdues persones. 7. Es podran registrar els poders següents segons el seu abast: a) El poder general per a actuar davant qualsevol Administració i mitjançant qualsevol tipus d’actuació administrativa. b) Un poder per actuar davant el Comú en qualsevol tràmit. c) Un poder per a realitzar procediments i tràmits específics. 8. Els apoderaments tindran una vigència màxima de cinc anys, a comptar des de la data d’inscripció, a menys que en el moment de la inscripció s’hagi establert una vigència més curta. El sistema de registre enviarà un avís de manera automàtica amb un mes d’antelació a l’expiració del termini a l’apoderat i al poderdant. 9. Tant el poderdant com l’apoderat podran sol·licitar en qualsevol moment la cancel·lació d’un apoderament vigent, però això no afectarà la validesa de les actuacions que ja s’hagin produït en virtut de l’apoderament vigent. 10. La gestió i el funcionament del registre de representants correspondrà a l’àrea responsable del registre electrònic. Mitjançant Decret s’establirà: a) Els treballadors públics que podran ser habilitats per a analitzar i inscriure, si escau, els apoderaments. b) Els models de poders que es permeten inscriure en el Registre. c) Els formularis d’apoderaments apud acta . d) Altres elements que resultin necessaris per al correcte funcionament del registre. Capítol tercer. Notificació electrònica Article 24. Notificació electrònica 1. La notificació s’ha de practicar preferentment per mitjans electrònics i, en qualsevol cas, quan la persona o entitat interessada estigui obligada a relacionar-se electrònicament o sol·liciti rebre-la per aquesta via. 2. La notificació electrònica es practica posant a disposició de la persona interessada el document de notificació, en un entorn electrònic segur al qual es pugui accedir des de la seu electrònica del Comú. El document de notificació haurà de contenir tota la informació prevista en el Codi de l’Administració per tal que la notificació sigui eficaç. 3. En cas que el sector públic desenvolupi algun entorn electrònic cooperatiu en el qual es puguin publicar notificacions electròniques provinents de qualsevol Administració, el Comú s’hi adherirà per publicar les seves notificacions i inclourà a la seu electrònica un enllaç per poder-hi accedir. 4. L’entorn electrònic de notificació remetrà un avís en el moment de la posada a disposició, adreçat al dispositiu electrònic o a l’adreça de correu electrònic que hagi informat la persona interessada. L’absència d’aquest avís no condicionarà l’eficàcia de la notificació. 5. La persona interessada podrà comunicar, a través de l’entorn electrònic de notificació, les dades identificatives dels dispositius o adreces on vulgui rebre els avisos esmentats en l’apartat anterior. El Comú ha de fer efectiva la sol·licitud del canvi de mitjà de les notificacions a partir dels cinc dies hàbils següents a la comunicació. 6. L’entorn electrònic custodiarà les evidències oportunes, tant de la posada a disposició de la notificació, com de l’accés per part del destinatari, incloses la data i l’hora en què es produeix la posada a disposició i la data i hora d’accés al contingut. 7. La notificació es considera rebutjada per haver transcorregut el termini de quinze dies naturals des de la posada a disposició de la notificació sense que s’accedeixi al seu contingut. Si s’entén refusada la notificació s’aplicarà el que estableix l’article 47.5 del Codi de l’Administració. 8. En cas de notificacions adreçades a interessats que les hagin de rebre en paper, es posarà igualment a disposició en l’entorn de notificació electrònica una còpia de la notificació. L’accés per part de l’interessat a aquesta còpia electrònica també produirà els efectes jurídics de la notificació. Capítol quart. Documents electrònics Article 25. Documents electrònics 1. El Comú emet documents per deixar constància de les actuacions administratives. Aquests documents s’emeten a través de mitjans electrònics, llevat que la seva naturalesa exigeixi una altra forma més adequada d’expressió i constància. 2. Es considera document electrònic la informació de qualsevol naturalesa en forma electrònica, emmagatzemada en un suport electrònic segons un format determinat i susceptible a la identificació i a un tractament diferenciat. 3. Els documents electrònics han de tenir garantides l’autenticitat i la integritat dels continguts, com també la conservació de l’aparença i la funcionalitat originals i, quan escaigui, la seva confidencialitat, durant el termini establert per la normativa vigent en matèria d’arxius i documents. 4. Els documents electrònics han d’incorporar les metadades, enteses com a qualsevol informació en format electrònic associada als documents electrònics, de caràcter instrumental i independent del seu contingut, destinats al coneixement immediat i automatitzable de qualsevol de les seves característiques, amb la finalitat de garantir la disponibilitat, l’accés, la conservació i la interoperabilitat dels documents. 5. El Comú podrà aplicar procediments de còpia autèntica que permetran obtenir còpies en diferents formats i suports dels documents administratius i dels que aporti l’interessat, en els termes que descriu l’article 28. 6. El Comú formularà una política de gestió documental que desenvolupi la regulació de tots els processos de gestió documental i el govern de la documentació electrònica en tot el seu cicle de vida. La política de gestió documental ha de ser formulada i aprovada per Junta de Govern o l’òrgan en qui delegui. La versió més recent de la política haurà d’estar disponible a la seu electrònica. Article 26. Expedients electrònics 1. L’expedient és integrat pel conjunt ordenat de documents i actuacions corresponents a un procediment, sigui quin sigui el suport i el tipus d’informació que continguin. 2. L’expedient electrònic s’ha de foliar per garantir la vinculació dels documents electrònics que conformen l’expedient mitjançant la incorporació d’un índex electrònic autèntic, entès com la relació de documents electrònics que componen l’expedient electrònic, signada de manera automàtica per garantir-ne la integritat. En cas que l’expedient electrònic s’hagi de remetre a un altre organisme abans que hagi finalitzat la seva tramitació, es pot elaborar un índex electrònic provisional. 3. Els expedients han d’incorporar metadades per facilitar la seva classificació, ordenació, descripció, indexació, consulta, difusió i disposició final del seu cicle vida. 4. Quan la persona interessada sol·liciti accés a l’expedient, la petició es podrà atendre mitjançant la posada a disposició per mitjans electrònics. Article 27. Llibres oficials del Comú 1. Els llibres d’actes i els llibres de resolucions han de registrar-se en suport electrònic, ja sigui perquè són digitalitzats o creats originalment en suport digital. 2. Les còpies digitalitzades o els documents electrònics incorporats als respectius llibres han d’incorporar la signatura electrònica corresponent o el segell d’òrgan del Comú que doni fe de la seva autenticitat. Article 28. Còpies electròniques 1. Es poden generar còpies electròniques dels documents electrònics que formin part dels expedients del Comú. Aquestes còpies poden ser totals o parcials i es poden generar en un nou format o conservar l’original, sempre que se’n respecti el contingut. Aquestes còpies poden ser generades per sistemes d’actuació automatitzada quan estigui previst. 2. Es poden generar còpies electròniques dels documents en paper que hi ha en els expedients del Comú, o que siguin presentats en les Oficines de Tramitació amb el Ciutadà. La còpia electrònica ha de ser generada a través d’un procediment de digitalització que garanteixi la qualitat de la imatge resultant i la seva identitat amb el document original. Les còpies electròniques han d’incorporar les metadades que acreditin el caràcter de còpia, així com les específiques del procés de digitalització. 3. Les còpies generades en qualsevol dels casos previstos en els apartats anteriors poden tenir el caràcter de còpia autèntica, quan el document del qual parteixen sigui un original o una còpia autèntica. En aquest cas, el procediment de còpia ha de garantir la seguretat del document resultant i incorporar-hi una signatura electrònica de conformitat amb els criteris establerts a la política de signatura. Aquesta signatura electrònica ha de ser la del treballador públic que autoritza la còpia, o la del sistema informàtic en cas d’actuació automatitzada. 4. El Comú pot generar còpies autèntiques en suport paper dels seus documents electrònics, mitjançant la incorporació en el document d’un Codi de Verificació Electrònica que permeti la seva comprovació en la seu electrònica, així com la indicació del termini màxim durant el qual el Comú s’obliga a tenir disponible per verificació aquesta còpia en concret. 5. Quan el Govern d’Andorra desenvolupi els requisits tècnics de digitalització qualificada en els termes que expressa l’article 23.4 de la Llei 9/2021 , del 29 d’abril, de serveis de confiança electrònica, aquells requeriments també s’hauran de complir als efectes d’aquest article. Article 29. Arxiu electrònic 1. Els documents que formin part de procediments finalitzats per part del Comú s’incorporaran a l’arxiu electrònic. 2. L’arxiu electrònic, que podrà comptar amb diferents repositoris o suports per emmagatzemar els documents electrònics esdevinguts en l’exercici de les funcions realitzades pel Comú, obeirà a un únic sistema de gestió documental i complirà amb les mesures de seguretat, que garanteixin la integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. En particular, han d’assegurar la identificació dels usuaris i el control d’accessos, el compliment de les garanties previstes en la legislació de protecció de dades, així com la recuperació i conservació a llarg termini dels documents electrònics produïts pel Comú que així ho requereixin, d’acord amb les especificacions sobre el cicle de vida dels serveis i sistemes utilitzats. Article 30. Sistema de gestió documental 1. El Comú ha de disposar d’un sistema únic de gestió documental que ha de facilitar, entre altres finalitats, la transparència de la seva organització i el tractament correcte de la informació i la documentació en les fases activa i semiactiva, així com la seva conservació i disponibilitat en la fase inactiva. 2. El sistema de gestió documental ha de permetre l’accés fàcil a la informació i la seva localització i la recuperació de qualsevol document o informació indicant per a cada document el seu règim d’accés i publicitat. 3. Entre les mesures, instruments o tècniques a adoptar s’han d’incloure les següents: a) La definició d’una política de gestió documental. b) La identificació única de tots els documents i/o expedients per mitjà de convencions adequades i que facilitin la seva recuperació. c) La consignació d’unes metadades mínimes obligatòries –i si cal unes de complementàries– als documents i expedients per facilitar-ne la gestió i el tractament al llarg del seu cicle de vida. d) La classificació dels expedients i documents segons el Quadre de Classificació del Comú. e) La definició del Calendari de Disposició i Règim d’Accés documental, assenyalant les condicions bàsiques d’accés, terminis de conservació i transferència dels documents a partir de les sèries documentals. f) L’adopció de les mesures per garantir la conservació dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida. g) La transferència dels expedients entre els diferents repositoris electrònics d’acord amb les prescripcions de la normativa en matèria d’arxius i documents. h) Els procediments i mesures de seguretat a aplicar per a la generació de còpies electròniques, en particular en el cas de digitalització. i) Els formats de fitxers electrònics a emprar per garantir la correcta gestió de cada tipus d’informació. j) La definició d’un pla de preservació que garanteixi la custòdia a llarg termini dels expedients i documents electrònics. 4. Els instruments descrits a l’apartat anterior que componen el sistema de gestió documental seran aprovats per Junta de Govern, a proposta del servei d’arxiu, i s’han de publicar a la seu electrònica. El servei d’arxiu s’ocuparà de mantenir-los actualitzats segons l’evolució del marc normatiu i tecnològic. Capítol cinquè. Actuació administrativa automatitzada Article 31. A ctuació administrativa automatitzada 1. El Comú promourà l’actuació administrativa automatitzada als procediments administratius que es produeixin mitjançant un sistema d’informació programat sense necessitat de la intervenció directa d’una persona empleada pública, especialment les següents: a) Els actes de mera constatació que es limiten a certificar fets o actuacions que es produeixin en els entorns electrònics del Comú sense generar nous drets o obligacions per a l’Administració ni per a la persona interessada. b) Els actes de mer tràmit que fan progressar el procediment administratiu sense que es produeixi cap presa de decisió, traslladant comunicacions o notificacions entre les parts del procediment, generant còpies de documents o altres actuacions de gestió de la documentació administrativa. c) Els actes de declaració de voluntat que es resolguin segons criteris objectius, aprovats per Reglament, coneguts públicament i que s’apliquen sobre informació que pugui ser coneguda prèviament per la persona interessada. 2. Un acte podrà ser realitzat mitjançant mecanismes d’actuació administrativa automatitzada si s’han aprovat de manera específica l’aplicació d’aquests mecanismes a l’acte concret. 3. Els usuaris poden accedir als sistemes d’actuació administrativa automatitzada a través de la seu electrònica del Comú, o a través de qualsevol altre mitjà de tramitació electrònica que el Comú pugui posar a disposició en el futur. Capítol sisè. Funcionament electrònic dels òrgans de govern Article 32. Gestió telemàtica dels òrgans de Govern 1. Tots els actes de convocatòria dels diferents òrgans del Comú seran emesos en suport electrònic, d’acord amb les previsions contingudes en la Ordinació d’organització i funcionament dels Comuns. 2. Tant el document de convocatòria com l’ordre del dia de la sessió i tota la documentació que l’acompanyi es posaran a disposició dels convocats per mitjans electrònics, a través d’un sistema que permeti tenir constància de la seva recepció. 3. Les actes de sessió i altres documents que deixin constància del debat i els acords adoptats per cadascun dels òrgans de Govern, es formularan en suport electrònic, amb la signatura electrònica dels càrrecs que correspongui. Article 33. Gravació de les sessions i suport audiovisual 1. Sempre que els mitjans electrònics ho permetin, les sessions del Consell de Comú seran gravades, i el suport audiovisual resultant s’adjuntarà l’acta de la sessió. Quan així es faci, l’acta transcrita podrà obviar la transcripció dels debats, per als quals es remetrà al suport audiovisual, i transcriure únicament el contingut dels acords. 2. Excepcionalment, el Consell de Comú podrà adoptar la decisió de no difondre una de les seves sessions. Aquesta decisió s’haurà d’adoptar per majoria absoluta del Ple del Consell del Comú. I, poden ser secrets el debat i la votació d’assumptes que afectin al dret a la intimitat, si s’acorda per majoria absoluta pels consellers. 3. El suport audiovisual de gravació de les sessions serà tractat com un document electrònic amb els mateixos criteris de preservació i seguretat que s’han descrit en el Títol III. 4. Sense perjudici de la possible difusió de la sessió del Consell de Comú en directe pels mitjans tècnics escaients, amb posterioritat a l’aprovació i signatura de l’acta, el Comú la publicarà en una plataforma electrònica a Internet, posant a disposició de la ciutadania l’accés al vídeo en el seu lloc oficial i sense límit de reproduccions. Article 34. Participació telemàtica al Consell del Comú 1. Quan circumstàncies excepcionals restringeixin la mobilitat a un o més consellers, ja sigui per impediments de salut, causes de força major o altres de similar gravetat, el Consell del Comú podrà adoptar la decisió d’autoritzar individualment o col·lectiva les següents formes de participació: a) Assistir a les sessions del Consell del Comú de forma telemàtica, essent computat per a la formació del quòrum i tenint la possibilitat de participar en les votacions. b) Intervenir en el debat, ja sigui per escrit o per videoconferència. c) Participar de manera telemàtica en les votacions que es convoquin. 2. La decisió d’autoritzar la participació telemàtica es prendrà de manera excepcional, específicament per cada sessió de cada òrgan on hagi de tenir efecte, i amb un principi de prioritzar la participació presencial. En particular, no es considerarà una causa excepcional el fet que un conseller es trobi fora del país per motius personals o professionals. 3. Per a la presentació d’escrits davant del Consell del Comú els consellers faran servir els instruments i plataformes telemàtiques que el Comú posi a la seva disposició o, en la seva absència, el registre electrònic accessible a través de la seu electrònica. Disposició Addicional. Responsables de l’aplicació de l’Ordinació La Junta de Govern crearà una comissió per la transformació digital del comú, i en determinarà la composició. Aquesta comissió vetllarà pel correcte compliment i el desplegament dels deures i obligacions establerts en aquesta Ordinació, coordinarà els recursos i les activitats necessàries per al seu desplegament, i impulsarà un projecte de transformació de l’organització. De cara a mantenir informada la Junta de Govern, aquesta comissió: 1. Elaborarà un informe anual sobre l’aplicació d’aquesta Ordinació i l’evolució de la simplificació administrativa, fins que l’ordinació hagi estat enterament desplegada. 2. L’informe haurà d’identificar els projectes elaborats en matèria de simplificació administrativa, les mesures adoptades i la planificació per als dos anys següents. L’acord de constitució de la comissió en determinarà la composició, les funcions concretes i la forma d’organització. Disposició Final. Entrada en vigor Aquesta Ordinació entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació en el Butlletí Oficial del Principat d’Andorra . Encamp, 25 de novembre del 2022 Laura Mas Barrionuevo / Cònsol major