Règlement du 18-9-2025 du Registre du personnel du Commun d'Andorra la Vella.

Règlement du 18-9-2025 du Registre du personnel du Commun d'Andorra la Vella. Exposé des motifs L'article 10 de l'Ordonnance de la fonction publique du Commun d'Andorra la Vella dispose que l'ensemble du personnel du Commun doit être inscrit au Registre du personnel du Commun d'Andorra la Vella, lequel est rattaché au département chargé des ressources humaines. Ce même article dispose que le Commun doit déterminer par règlement les données personnelles et relatives au lien avec le Commun qui doivent figurer au Registre du personnel, lesquelles doivent se rapporter exclusivement à la vie administrative, ainsi que la liste du personnel et des postes de travail au Commun. De même, l'Ordonnance régissant le régime interne du Service de la circulation du Commun d'Andorra la Vella prévoit également la création d'un registre de données professionnelles centralisant l'ensemble des données relatives à la situation professionnelle des membres du Service de la circulation du Commun, ainsi que son contenu. Compte tenu, dès lors, de la nécessité de réglementer par voie de règlement le registre des données professionnelles des travailleurs communaux, le Commun d'Andorra la Vella, lors de la séance du Conseil du Commun du 18 septembre 2025, a approuvé ce qui suit : Règlement du Registre du personnel du Commun d'Andorra la Vella Article 1. Définition Le Registre du personnel est celui qui contient les dossiers relatifs à la vie administrative du personnel affecté au Commun d'Andorra la Vella. Sa gestion relève de la compétence du département chargé des ressources humaines, qui doit adopter les mesures nécessaires pour assurer la protection et le caractère confidentiel des données qui y figurent, dans le respect des principes de responsabilité proactive et de minimisation des données établis par la réglementation en matière de protection des données en vigueur à tout moment. Article 2. Champ d'application Tout fonctionnaire, travailleur public intérimaire, membre du personnel sous relation spéciale ou élu qui fournit ses services au Commun d'Andorra la Vella doit être inscrit au Registre du personnel. Article 3. Données d'enregistrement 1. Le Registre du personnel contient, au minimum, les données suivantes : Code du travailleur Nom et prénoms Numéro de passeport ou de document d'identité Permis de travail Numéro IBAN Nationalité NIA Date de naissance Genre Téléphone de contact Domicile Adresse électronique Date d'entrée Type de relation Historique de sécurité et santé au travail Congés administratifs et congés payés Arrêts de travail Programmation de la journée de travail Gestion de la performance Félicitations, distinctions et décorations 2. Aucune donnée relative à la race, à la religion, à l'orientation sexuelle, à l'opinion ou à toute autre condition personnelle ou sociale, telle que l'affiliation à un parti politique ou à un syndicat, ne doit figurer dans les dossiers personnels ni dans le Registre. 3. Les inscriptions et les mentions sont effectuées dans un délai maximal de dix jours ouvrables à compter de la survenance de l'acte auquel elles se rapportent. La date d'enregistrement est portée sur le document original. Article 4. Mise à jour et rectification des données 1. Le titulaire du dossier personnel doit communiquer au département chargé des ressources humaines toute modification survenant dans ses données enregistrées. Il doit également remettre une copie des renouvellements des documents justificatifs, notamment ceux relatifs aux autorisations administratives nécessaires à l'exercice des tâches liées à son poste de travail. De même, le département chargé des ressources humaines doit vérifier la véracité des données fournies et veiller à ce que le registre soit toujours à jour. 2. Le titulaire du dossier personnel a droit à l'accès et à la protection de l'utilisation des informations figurant au Registre du personnel et de celles que chaque département peut détenir en interne ; ainsi qu'à corriger d'éventuelles erreurs matérielles et à en obtenir des certifications. De même, il peut exercer les droits reconnus par la réglementation en matière de protection des données, ainsi que le prévoit l'article 13 du présent règlement. Article 5. Fonctions et postes de travail En ce qui concerne les postes de travail et les fonctions que chaque personne occupera initialement et successivement, sont mentionnées, au minimum, les données suivantes : Poste de travail ou fonction Département, domaine, service et/ou équipe et organique Groupe, niveau et bande Mode d'accès au poste ou à la fonction Cas de recrutement Décision de recrutement de la Junta de Govern Périodes d'essai Nomination en période d'essai Nomination définitive Date d'entrée en poste ou de prise de fonctions Décisions relatives à la mobilité Date et motif de la fin de l'occupation du poste, de la fonction ou de la relation de travail Article 6. Situations administratives Les mentions relatives au service actif, aux disponibilités et aux suspensions précisent, pour chaque situation, la décision de la Junta de Govern ainsi que les dates de début et de fin. Article 7. Ancienneté L'enregistrement de l'ancienneté se rapporte à la date à laquelle chaque personne aura accédé au Commun et aux périodes complètes de service actif qui sont successivement reconnues aux fins de la rémunération et de l'ancienneté, conformément à la réglementation applicable à chaque cas. Y figurent la date à laquelle la reconnaissance intervient ainsi que les périodes cumulées. De même, l'ancienneté reconnue au titre des services accomplis dans d'autres administrations publiques y est mentionnée, le cas échéant. Article 8. Diplômes universitaires La mention des diplômes universitaires, des formations et des autres mérites d'intérêt est effectuée sur présentation préalable des pièces justificatives, dont il est gardé trace dans le dossier personnel. Sont précisés l'année d'obtention du diplôme, de l'établissement de délivrance et les renouvellements successifs. Article 9. Sanctions disciplinaires 1. Les sanctions disciplinaires sont enregistrées une fois qu'elles sont devenues définitives. 2. Sauf en ce qui concerne les sanctions de licenciement et d'interdiction définitive de fournir des services dans tout poste du Commun, les inscriptions relatives aux sanctions disciplinaires sont radiées aux fins de réhabilitation à l'expiration des délais suivants : a) Un an dans le cas de fautes légères. b) Deux ans dans le cas de fautes graves. c) Quatre ans dans le cas de fautes très graves. Article 10. Incompatibilités Le Registre des dossiers d'incompatibilité ou de compatibilité précise le numéro du dossier et son contenu essentiel. Article 11. Rémunérations En ce qui concerne les rémunérations, sont mentionnés tous les éléments faisant partie de la structure de rémunération ; plus précisément : Base de rémunération Complément de poste Complément d'amélioration Complément d'absorption Complément d'ancienneté Complément personnel d'ancienneté Complément de responsabilité supplémentaire Complément spécifique Autres éléments structurels et non structurels Article 12. Gestion du Registre La gestion du Registre incombe au département chargé des ressources humaines, qui doit l'assurer au moyen des actions suivantes : Saisir les données du Registre et les tenir à jour Attester l'existence de tous les actes enregistrés Conserver les documents des dossiers personnels Attester les inscriptions qui figurent au Registre Veiller au respect des règles de fonctionnement du Registre Émettre les rapports et réaliser les études que, sur l'ensemble du personnel inscrit au Registre, lui confie la Junta de Govern Toutes les fonctions qui concernent le Registre de manière générale Article 13. Traitement et protection des données à caractère personnel Le Commun, en qualité de responsable du traitement, traite les données contenues dans le Registre du personnel conformément à la Loi qualifiée de protection des données à caractère personnel (LQPD), en en déléguant la gestion fonctionnelle au service chargé des ressources humaines, lequel adopte les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité, la confidentialité et l'intégrité des données, y compris des protocoles de contrôle d'accès, la formation du personnel et des mesures préventives. Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales et contractuelles et le registre ne contient que les données adéquates, pertinentes et limitées aux finalités prévues. Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et conformément à la réglementation en matière de gestion documentaire et d'archives. Les personnes concernées peuvent exercer les droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité auprès du service chargé des ressources humaines ou en envoyant un courriel à [email protected], sans préjudice du droit d'introduire une réclamation auprès de l'Agence andorrane de protection des données. L'accès au Registre du personnel est restreint exclusivement au personnel du service des Ressources humaines qui en a besoin en raison de ses fonctions, et tout accès externe doit être dûment justifié, autorisé et enregistré. Des journaux d'audit sont tenus afin de garantir la traçabilité des accès et de prévenir les utilisations indues des informations, et toutes les personnes disposant d'un accès sont soumises au devoir de confidentialité et doivent avoir été dûment informées de leurs obligations légales. Disposition finale Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre Ce qui est rendu public pour information générale. Andorra la Vella, le 18 septembre 2025 P. O. du Commun / Gilbert Blasi Font / Secrétaire général Visa / Sergi González Camacho / Consul majeur