Règlement du 1-6-2023 des Archives communales du Commun d'Andorra la Vella.

Règlement Règlement du 1-6-2023 des Archives communales du Commun d'Andorra la Vella. Exposé des motifs L'objet du présent règlement est de définir et de réglementer les fonctions, la structure et les compétences des Archives communales d'Andorra la Vella et des personnes responsables de ce service, ainsi que d'établir les critères de base d'un système de gestion documentaire favorisant un système efficace dans le traitement et la consultation des données. Ainsi, en vertu des dispositions du Code de l'Administration du 29 mars 1989, de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des Communs, du 4 novembre 1993, de l'Ordonnance d'organisation et de fonctionnement des communs, du 17 novembre 2011, de la Loi 9/2003 , du 12 juin, du patrimoine culturel d'Andorre, de la Loi 29/2021 , du 28 octobre, qualifiée de protection des données personnelles, de la Loi 30/2014 , du 27 novembre, qualifiée de protection civile des droits à l'intimité, à l'honneur et à l'image, de la Loi 35/2014 , du 27 novembre, des services de confiance électronique, de la Loi 33/2021 , du 2 décembre, de la transparence, de l'accès à l'information publique et du gouvernement ouvert, et de l'Ordonnance du 20-4-2023 régissant l'Administration électronique ; Le Commun d'Andorra la Vella, lors de la séance du Conseil du Commun du 1er juin 2023, a approuvé ce qui suit : Règlement du 1-6-2023 des Archives communales du Commun d'Andorra la Vella Chapitre I. Dispositions générales Article 1. Définitions Aux fins d'une meilleure compréhension du présent Règlement, les notions suivantes sont définies : a) Document : toute expression en langage naturel ou conventionnel, graphique, sonore ou en image, consignée sur un support physique ou électronique. b) Fonds documentaire : ensemble de documents reçus ou produits par les personnes physiques et morales, publiques ou privées, dans le cadre de leur activité et de leurs fonctions tout au long de leur existence. c) Dossier : ensemble ordonné de documents et d'actes servant d'antécédent et de fondement à une décision administrative, ainsi que les diligences visant à son exécution. Les dossiers sont constitués par l'agrégation successive de tous les documents, preuves, avis, décrets, accords, notifications et autres documents qui les composent, ainsi que de la décision adoptée. d) Documentation en phase active : documents administratifs utilisés de manière habituelle par les unités administratives dans l'exécution d'une démarche administrative ou pour mener à bien les fonctions et activités qui leur sont propres. e) Documentation en phase semi-active : documents qui, une fois leur traitement ordinaire achevé, ne sont pas utilisés de manière habituelle par l'unité administrative qui les a produits. f) Documentation en phase inactive : documents qui, une fois leur validité administrative expirée, présentent une valeur informative, probatoire, testimoniale, statistique ou historique. g) Documentation de soutien : documents à usage informatif et de travail qui aident au traitement d'une démarche ou d'une action administrative, mais qui ne sont pas considérés comme des documents d'archives. h) Système de Gestion Documentaire : ensemble d'opérations et de techniques, intégrées à la gestion administrative générale, fondées sur l'analyse de la production, du traitement et des valeurs des documents, destinées à la planification, au contrôle, à l'utilisation, à la conservation et à l'élimination ou au transfert des documents vers un centre d'archives, afin d'en rationaliser et d'en unifier le traitement et d'en assurer une gestion efficace et rentable. i) Transfert : procédure de transfert légal de la garde des dossiers et documents des différentes unités productrices aux Archives communales. Article 2. Le patrimoine documentaire du Commun 1. Le patrimoine documentaire du Commun, sur ses différents supports, est constitué par : a) Le fonds historique du Commun de l'ancienne paroisse d'Andorre, antérieur à la division paroissiale de juin 1978, qui est déposé aux Archives nationales d'Andorre par accord du Commun d'Andorra la Vella et du Commun d'Escaldes-Engordany. b) Le fonds historique du Quart d'Andorra la Vella. c) Les fonds documentaires produits et reçus par le Commun ou par les organismes qui en dépendent, indépendamment de leur date et de leur support. Sont exclus les documents contenant des données personnelles des employés et des élus communaux. d) Les documents ayant fait l'objet d'un dépôt, d'une cession ou d'une donation, avec le contrat correspondant. e) La documentation produite par les personnes exerçant des fonctions politiques ou administratives au sein du Commun. 2. Pour toute édition utilisant des reproductions de documents provenant des Archives communales, deux exemplaires doivent être remis au Commun afin d'être intégrés à son fonds. Cette disposition s'applique aux éditions de livres, articles de presse, vidéos, affiches ou autres produits sur des supports aptes à la reproduction d'images. Selon le type d'édition, les Archives communales peuvent fixer d'autres conditions de reproduction. Chapitre II. Les Archives communales Article 3. Les Archives communales 1. Les Archives communales sont un service rattaché au Département du Secrétariat général du Commun, qui exerce les fonctions suivantes : a) Gérer, organiser et diffuser le patrimoine documentaire communal. b) Garantir le droit à l'information et l'accès à la documentation. c) Faciliter la recherche. d) Veiller à la sauvegarde et à la conservation du patrimoine documentaire communal. e) Collaborer à la définition de la politique de gestion du document électronique et à la mise en œuvre du vocabulaire de métadonnées. 2. L'acronyme des Archives communales du Commun d'Andorra la Vella est ACAV. En ce qui concerne le fonds historique du Quart d'Andorra la Vella, son acronyme est AQAV. Le fonds historique de la paroisse partagé avec celui d'Escaldes-Engordany est connu sous le nom d'Archives du Commun d'Andorre (ACA). Ces acronymes sont toujours utilisés lors de la citation de la documentation. 3. Pour l'exercice de ses fonctions, les Archives communales doivent disposer des moyens adéquats tant en ce qui concerne l'espace, le personnel et les ressources matérielles nécessaires, qu'en ce qui concerne les installations, lesquelles ont pour fonction unique et exclusive celles qui leur sont propres et spécifiques et ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins. Dans la mesure du possible, les locaux des Archives communales comprendront une bibliothèque auxiliaire qui accueillera, entre autres, les publications locales. 4. Les systèmes d'accès aux Archives communales sont placés sous la garde directe de leur responsable. Les zones de travail et de dépôt de documentation sont considérées comme étant d'accès restreint et les personnes étrangères aux Archives communales ne peuvent y accéder sans être accompagnées par un membre du service, sauf dans des circonstances exceptionnelles de force majeure. Article 4. La gestion des documents La gestion des documents, en tant que fonction des Archives communales, comprend : a) Analyser et identifier la documentation. b) Proposer des normes régissant le classement, l'ordonnancement et le traitement de la documentation pendant sa gestion administrative au sein des différents organes auxiliaires et services du Commun, et en superviser l'application. c) Établir des critères et des protocoles relatifs à la production, à la gestion et aux transferts de documentation, ainsi qu'au tri et à l'élimination de documents, avec la collaboration des services communaux concernés, et conformément au cadre normatif en vigueur et aux directives émises par la Commission nationale d'accès et d'évaluation de la documentation (ci-après la CNAAD). d) Gérer le gestionnaire documentaire institutionnel ou l'outil équivalent pour la conservation des documents électroniques. e) Fixer des directives relatives aux conditions adéquates des locaux de dépôt, aux installations et au bon rangement physique de la documentation sur support papier afin d'en garantir l'accessibilité et la sécurité. f) Contribuer à une meilleure efficacité et à un meilleur fonctionnement de l'administration communale par l'élaboration des instruments de description appropriés afin de fournir de manière rapide et pertinente la documentation nécessaire au traitement de toute démarche administrative. Article 5. L'accès à la documentation L'accès à la documentation requiert de : a) Établir et réglementer les conditions de prêt et de consultation des documents en vue de leur utilisation dans les différents locaux communaux et tenir un registre de tous les documents prêtés et consultés. b) Faciliter l'accès et la consultation à toutes les personnes intéressées, conformément au cadre légal et normatif en vigueur. c) Mettre à la disposition du public des inventaires, catalogues, index, répertoires et autres instruments de description documentaire qui facilitent l'accès des usagers à la documentation. Article 6. Protection et conservation du patrimoine documentaire La protection, la conservation et la diffusion du patrimoine documentaire impliquent, entre autres, de : a) Conserver et traiter la documentation d'intérêt historique ou culturel relative à la paroisse d'Andorra la Vella. b) Établir les normes et mesures de sécurité de garde et d'accès nécessaires à la protection et à la sauvegarde de la documentation. c) Élaborer des protocoles pour la conservation et la garde de la documentation des archives. d) Promouvoir la protection du patrimoine documentaire de la paroisse au moyen de propositions d'acquisition ou d'acceptation de dépôts. e) Déterminer les politiques de préservation qui doivent être appliquées afin de garantir la conservation des supports et de l'information, étudier les causes des altérations que subissent les documents et établir les priorités de restauration. f) Veiller à prévenir la spoliation du patrimoine documentaire de la paroisse d'Andorra la Vella, entendue comme toute action ou omission qui expose à un risque de détérioration, de perte ou de destruction l'un quelconque des biens qui composent le patrimoine documentaire de la paroisse. g) Toutes les autres fonctions et tâches qu'impliquent l'organisation et le traitement de la documentation qui constitue le patrimoine documentaire de la paroisse d'Andorra la Vella. Article 7. Diffusion du patrimoine documentaire Il incombe aux Archives communales d'assurer la diffusion du patrimoine documentaire dont elles ont la garde en tant que partie intégrante du patrimoine culturel de la paroisse. À cette fin, elles conçoivent des programmes d'activités qui peuvent comprendre, entre autres, les axes suivants : a) L'édition de matériel de diffusion sur les fonds et les services. b) La diffusion de documents. c) La publication de revues et de monographies d'intérêt local. d) La réalisation de visites commentées des Archives communales. e) L'organisation de stages et de conférences. f) Le montage d'expositions ou les collaborations à des expositions. g) La collaboration avec les établissements d'enseignement, ainsi qu'avec des initiatives d'autres entités qui contribuent à la diffusion du patrimoine culturel de la paroisse. h) Le conseil aux usagers sur les caractéristiques, les contenus et les possibilités d'exploitation de la documentation dont elles ont la garde, dans la mesure du possible. Chapitre III. Le personnel des Archives communales Article 8. Le technicien d'archives La gestion des Archives communales incombe au technicien d'archives, ou à la personne à laquelle la Junta de Gouvernement confie expressément cette fonction. Le technicien d'archives doit gérer les tâches du personnel qui lui est délégué, ainsi que veiller au bon ordre et au bon fonctionnement du service et de ses installations. Article 9. Fonctions du technicien d'archives Les fonctions du technicien d'archives, après consultation et avis de la CNAAD le cas échéant, sont les suivantes : a) Recevoir, conserver et garder de manière adéquate la documentation. b) Classer et ordonner la documentation sur support papier et superviser la documentation sous format électronique. c) Élaborer et proposer des programmes de travail et de formation, ainsi qu'exposer les besoins et proposer les améliorations jugées nécessaires. d) Élaborer des protocoles de classement, d'ordonnancement et de traitement de la documentation de gestion des différents services de l'administration communale. e) Proposer des directives pour l'emplacement physique correct des documents sur support papier. f) Élaborer des inventaires, catalogues, index, répertoires et autres instruments de description documentaire jugés nécessaires pour faciliter un accès adéquat des usagers à la documentation. g) Faciliter l'accès à la documentation et sa consultation à tous les chercheurs, spécialistes et citoyens en général, conformément au cadre légal et normatif existant. h) Formuler des propositions d'élimination de documentation conformément au cadre normatif existant. i) Collaborer à la conception et à la mise en œuvre du Système de gestion documentaire. j) Entretenir des relations avec les organismes publics et privés pour tout ce qui concerne le Service d'archives. k) Proposer l'acquisition des matériels nécessaires. l) Tenir les registres nécessaires au contrôle des entrées, des consultations et des prêts de la documentation. m) Se préoccuper de la promotion du patrimoine documentaire communal, au moyen de propositions d'acquisition, de donation ou de dépôt lorsque cela est possible. n) Planifier et coordonner les activités de diffusion des Archives. o) Proposer des programmes de formation du personnel d'archives. p) Appliquer les recommandations et décisions adoptées par la CNAAD en matière d'accès et d'évaluation de la documentation publique. q) Collaborer avec la CNAAD et en faire partie en représentation du Commun d'Andorra la Vella, lorsqu'il est désigné à cet effet. r) Toute autre fonction décrite dans la fiche de fonctions du poste de travail. Chapitre IV. La gestion documentaire Article 10. La gestion des documents administratifs La gestion des documents administratifs comprend l'ensemble des opérations et techniques relatives à la conception, au développement, à l'application et à l'évaluation des systèmes et procédures nécessaires pour garantir la sécurité et la transparence du circuit documentaire depuis le moment de la création ou de la réception des documents au Commun jusqu'à leur transfert, leur conservation ou leur élimination. Article 11. Le Système de gestion documentaire 1. La gestion des documents doit reposer sur un Système de gestion documentaire fondé sur l'application du Plan de classement de la documentation communale et sur la normalisation des documents et de leurs contenants. 2. Le Système de gestion documentaire doit : a) Garantir le suivi et la localisation de tout document dans chacun des circuits de l'action administrative. b) Établir les conditions de transfert, de conservation et d'accès des documents. c) Élaborer les calendriers qui, en relation avec le Plan de classement, doivent régir le transfert, l'accès et la conservation ou l'élimination de la documentation, conformément à la législation applicable. d) Gérer la transition du modèle fondé sur le support papier vers le document électronique. Article 12. Transfert de documentation interne 1. Les dossiers administratifs produits par chacune des unités administratives du Commun et qui a épuisé sa phase active doivent être transférés aux Archives communales dans les délais établis dans le Plan de classement inclus dans le Système de gestion documentaire et conformément aux protocoles établis par les Archives communales elles-mêmes. En tout état de cause, la documentation de plus de 30 ans d'ancienneté doit être conservée par les Archives communales, sauf dans des cas dûment justifiés. 2. Font l'objet d'un transfert aux Archives communales les registres officiels, les dossiers et tout autre document visé à l'article 2 du présent règlement, ainsi que les instruments de description relatifs à cette documentation. Article 13. Conditions requises de la documentation à transférer 1. La documentation transférée aux Archives communales doit être originale. Par conséquent, avant de procéder au transfert, il convient d'éliminer toutes les copies et tous les doubles qui ne sont pas dûment justifiés. 2. La documentation transférée aux Archives communales doit être accompagnée du formulaire de transfert correspondant, que les unités expéditrices doivent avoir rempli conformément aux protocoles établis par les Archives communales. 3. Avant de transférer les dossiers administratifs aux Archives communales, leur instruction administrative doit être achevée et ils doivent être complets. Dans le cas contraire, ils ne sont pas acceptés, sauf s'il y figure une mention spécifique du responsable du département indiquant leur caractère incomplet, les documents manquants et les raisons ayant motivé le transfert. La documentation administrative qui est désordonnée, mélangée, détériorée ou qui ne présente pas les caractéristiques minimales de ce que doit être un dossier est renvoyée au service expéditeur avec l'indication écrite des défauts constatés, et son versement aux archives n'est pas admis tant que ces défauts n'ont pas été corrigés. Article 14. Élimination de documentation administrative 1. La documentation administrative qu'il n'est pas nécessaire de conserver une fois expirée la période de validité administrative, qui ne présente pas d'intérêt pour l'information et la recherche ou que la loi n'oblige pas à conserver peut être éliminée. 2. La procédure d'élimination est engagée sur proposition du responsable des Archives communales ou du chef du département concerné qui, suivant les critères généraux d'évaluation et de tri de la documentation, transmet une proposition motivée au secrétaire général. 3. Si le secrétaire général approuve la proposition, celle-ci est soumise à l'examen de la CNAAD. Article 15. Critères de conservation de la documentation Après consultation et avis de la CNAAD, les documents suivants sont conservés à titre permanent : a) Les documents essentiels indispensables au fonctionnement du Commun, ceux qui garantissent la continuité de ses activités en toutes circonstances, ainsi que ceux qui permettent de connaître les origines du Commun, son organisation, l'évolution des structures qui le composent, ses fonctions politiques, les programmes auxquels il participe et les activités qu'il organise. b) Les documents qui permettent de connaître les processus d'élaboration des ordonnances et des règlements concernant le Commun et son fonctionnement. c) Les documents qui permettent d'évaluer l'impact ou l'efficacité des programmes ou des activités du Commun. d) Les documents qui supervisent le fonctionnement interne du Commun en ce qui concerne les délégations d'autorité, les relations de pouvoir et les programmes de gouvernement et de gestion des affaires publiques. e) Les documents qui contiennent des données significatives sur un événement, une personne ayant un parcours remarquable, une institution, une entité, un collectif, un lieu. f) Les documents qui contiennent des données significatives sur des événements importants, des mouvements ou des tendances de l'histoire politique, économique et sociale. g) Les documents qui contiennent des données nécessaires à la protection des droits civils, financiers et juridiques des personnes, des institutions et des entités du Commun lui-même. h) Les documents qui sont liés de manière significative à d'autres sources ou séries documentaires. i) Les documents qui répondent aux besoins de l'analyse statistique et de l'histoire quantitative. Chapitre V. L'accès à la documentation Article 16. Conservation de la documentation 1. Ce n'est qu'à titre exceptionnel que les documents des Archives communales peuvent quitter leur lieu habituel de conservation. Au préalable, il convient d'en fixer la durée, les conditions de sécurité et les garanties jugées nécessaires. Parmi les cas concrets dans lesquels cette possibilité peut être envisagée figurent : a) Le prêt. b) La numérisation ou la réalisation de tout autre type de reproduction qu'il n'est pas possible d'effectuer dans les locaux des Archives communales. c) L'exécution de travaux de restauration, de reliure, de remboîtage, de nettoyage ou de désinfection des documents. d) Une décision judiciaire. 2. La sortie de documents des Archives communales doit avoir un caractère temporaire, pour un délai établi et convenu au préalable avec le Commun, avec les garanties de sécurité nécessaires et, le cas échéant, avec la souscription d'une assurance selon ce que détermine le Commun sur proposition du responsable des Archives. 3. La sortie du territoire national de biens d'intérêt culturel et de biens inventoriés est soumise aux dispositions prévues par la Loi du patrimoine culturel d'Andorre. Article 17. Conditions générales de consultation 1. Le Commun facilite l'accès à la documentation déposée aux Archives communales, sans préjudice des restrictions définies dans le présent règlement, dans la législation en vigueur applicable, ou de celles qui peuvent être établies pour des raisons de conservation ou pour des causes dûment justifiées. 2. Lorsque la consultation de la documentation peut entrer en conflit avec les restrictions prévues, la validation préalable du secrétaire général, ou de la personne ou de l'organisme responsable de la conformité réglementaire, est requise. 3. Les Archives communales répondent aux consultations de documentation pendant les heures d'ouverture au public. En dehors de ces heures, il ne peut être accédé aux locaux ni utilisé leurs services, sauf autorisation expresse du secrétaire général et toujours en présence du responsable des Archives ou de la personne expressément déléguée par la Junta de Govern. Article 18. Consultations internes de documentation déposée aux Archives communales 1. Sont considérées comme consultations internes de documentation physique déposée aux Archives communales celles effectuées par les personnes liées au Commun par une relation d'emploi ou par les membres de la corporation communale. 2. Pour les consultations internes de documentation, il est nécessaire de remplir le formulaire de demande de documentation prévu à cet effet. Article 19. Consultations externes de documentation 1. Sont considérées comme consultations externes de documentation celles effectuées tant par d'autres administrations publiques que par des personnes physiques ou morales. La consultation publique des fonds documentaires est libre et ouverte à tous les citoyens, pour autant que soient respectés le cadre légal en vigueur, la réglementation visée dans le présent règlement et les règles d'utilisation qui en découlent. 2. Les consultations externes de documentation doivent remplir les conditions requises suivantes : a) La consultation publique de documentation s'effectue dans l'espace aménagé dans les archives mêmes, après avoir rempli au préalable un formulaire spécifique pour chaque unité documentaire, qui doit contenir les données personnelles du demandeur et la finalité de la consultation. b) Les Archives communales doivent demander aux usagers la présentation d'un document afin d'identifier la personne qui effectue la consultation. c) Les Archives communales facilitent la localisation et la consultation des séries documentaires demandées. Toutefois, la recherche d'informations est toujours à la charge des requérants ou des intéressés. Article 20. Prêts internes de documentation déposée aux Archives communales Le prêt de documents n'est autorisé que pour les consultations internes, sans préjudice des exceptions prévues à l'article 21, et s'effectue conformément aux conditions suivantes : a) La demande de prêt documentation doit être formalisée au moyen du formulaire correspondant, dans lequel doivent figurer l'identification du demandeur, le motif de la demande, la signature, la nature ou la codification du document demandé et la date à laquelle il est remis. b) Le prêt de documents suit un ordre chronologique en fonction de la date de la demande. c) L'unité administrative ne peut disposer de la documentation originale prêtée que pendant un délai maximal de 2 mois. Ce délai peut être prorogé d'un mois supplémentaire. En cas de dépassement du délai établi, le responsable du Service des Archives en informe le secrétaire général, afin que celui-ci exige que les documents soient immédiatement réintégrés aux Archives. d) Lorsque la documentation est restituée aux Archives communales, leur responsable doit signer le formulaire de retour du document, sur lequel doit figurer la date. e) La documentation restituée doit conserver les mêmes conditions d'ordre, de constitution interne et externe et de propreté que celles dans lesquelles elle se trouvait lorsqu'elle a été fournie pour consultation. Dans le cas contraire, le remboursement n'est pas accepté. Il ne peut être soustrait aucun document et l'incorporation de nouveaux documents doit être communiquée au préalable au technicien d'archives. f) Est exclue du prêt la documentation datant de plus de 30 ans et celle qui se trouve en mauvais usage de conservation. Dans ces cas, la documentation doit être examinée dans la salle de consultation des Archives communales. g) Ne sont pas prêtées des parties de dossiers ni des documents séparés de l'unité documentaire dont ils font partie. h) Pour des raisons de conservation, de préservation et de sécurité, la consultation des documents originaux dans les locaux des Archives communales propre est privilégiée. Article 21. Prêts externes de documentation déposée aux Archives communales 1. La documentation déposée aux Archives communales est exclue du prêt externe et doit à tout moment être consultée dans les espaces aménagés à cet effet. Nonobstant ce principe général, des exceptions sont admises dans les cas ayant pour finalité la diffusion du patrimoine documentaire. Dans ce cas, les points suivants doivent être pris en compte : a) Les demandes de prêt sont formulées par écrit, avec une description claire des documents demandés, du nom du responsable des transferts, de la garde et du retour de la documentation et du délai de prêt demandé. La décision de Commun est notifiée par écrit au demandeur. b) Si l'état de conservation de la documentation conseille son maintien dans les locaux communaux, les Archives communales elles-mêmes commandent des reproductions de la documentation aux frais du demandeur. c) Avant la remise de la documentation, une copie numérique de sécurité en est réalisée. d) Les dépenses d'emballage et de transport sont à la charge du demandeur, sauf si le Commun stipule d'autres formules. e) Le demandeur doit souscrire une assurance couvrant tous les risques auxquels la documentation sera exposée. Si une prorogation du délai de cession est souhaitée, une autorisation doit être demandée et le délai de l'assurance doit également être prolongé. f) Les conditions de conservation et les systèmes de sécurité adéquats doivent être respectés. g) Toute reproduction, de quelque nature que ce soit, doit être expressément autorisée. h) Les Archives communales tiennent un registre des prêts dans lequel figurent le numéro, la date de son approbation, la date effective du prêt, les données du demandeur, le motif de la demande et la date de retour. 2. Les usagers qui détériorent un document provenant des Archives communales doivent indemniser les dommages causés conformément à l'évaluation qui est effectuée, sans préjudice des autres responsabilités qui peuvent en découler. Article 22. Reproductions de documentation 1. Toute personne ou entité peut demander des reproductions des documents des Archives communales, à l'exception de ceux dont l'accès est restreint par la législation en vigueur, qui sont soumis à des droits d'auteur ou de propriété intellectuelle conditionnant leur reproduction, par la volonté du déposant en cas de cessions, pour des raisons de conservation ou par manque de moyens de reproduction adéquats. 2. La reproduction de tout document, de quelque nature que ce soit, requiert la demande préalable de l'intéressé et l'autorisation expresse et écrite, sur le même formulaire, du technicien d'archives et du secrétaire général. Le demandeur doit indiquer la finalité de la reproduction. L'autorisation de reproduction ne confère aucun droit de propriété intellectuelle ou industrielle à la personne qui la réalise ou l'obtient. 3. En cas d'utilisation des documents des Archives communales en vue de leur publication ou de leur diffusion publique, leur provenance doit obligatoirement être mentionnée. En cas de reproduction d'images, le nom de l'auteur doit également être mentionné, s'il est connu, sans préjudice des autres obligations qui peuvent être établies. 4. Le Service d'Archives se charge de la reproduction des documents demandés, pour autant que leur état de conservation ne s'y oppose pas, après paiement du prix public correspondant. 5. Lorsqu'il s'agit de documentation reproduite photographiquement, le Service d'Archives cède la reproduction au titre de loyer de l'image et pour une seule utilisation et édition. Toute réédition doit faire l'objet d'une nouvelle autorisation de reproduction. 6. Le Commun se réserve le droit d'engager les actions en justice qu'il juge opportunes à l'encontre des personnes qui ne respectent pas les conditions établies dans le présent règlement ou dans les accords spécifiques signés par les deux parties. Chapitre VI. Acquisition de patrimoine documentaire Article 23. Acquisition de patrimoine documentaire Les Archives communales veillent à l'intégrité du patrimoine documentaire de la paroisse d'Andorra la Vella ainsi qu'à sa protection et à sa récupération. À cette fin, elles formulent les propositions opportunes d'acquisition, d'acceptation de cession ou de reproduction des fonds documentaires présentant un intérêt pour la paroisse. Article 24. Conditions d'acquisition de patrimoine documentaire 1. L'entrée de documentation aux Archives communales doit être acceptée par le Comité de gouvernement, après approbation des conditions dans lesquelles elle doit être effectuée, ainsi que de celles qui doivent en régir l'accès. Une fois l'entrée acceptée, une convention est signée avec le propriétaire du fonds documentaire, qui reprend l'ensemble des conditions de la cession ou du dépôt. Le Commun remet au cédant un document attestant l'entrée effectuée. 2. Une fois la documentation cédée, un premier inventaire en est établi, qui sera paraphé par le technicien d'archives. Article 25. Récupération de documentation Pour récupérer de la documentation cédée aux Archives communales, il est indispensable d'en faire la demande par écrit au Commun, qui la restituera conformément aux accords conclus au moment de la cession ou, si ceux-ci n'ont pas été formalisés, aux dispositions légales qui la régissent. Disposition finale Le présent règlement entre en vigueur le jour même de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Ce qui est rendu public pour information générale. Andorra la Vella, le 1er juin 2023 P. O. du Commun / Àngel Grau Navarro Vu et approuvé / David Astrié Padilla