Ordonnance du 20-4-2023 régissant l’Administration électronique.

Ordonnance Ordonnance du 20-4-2023 régissant l’Administration électronique. Vu la Loi qualifiée de délimitation des compétences des communs, du 4 novembre 1993 ; Vu la Loi 10/2019 , du 15 février, de modification du Code de l’Administration, du 29 mars 1989 ; Le Commun d’Andorra la Vella, lors de la séance du Conseil de Commun du 20 avril 2023, a approuvé l’ordonnance suivante : Ordonnance du 20-4-2023 régissant l’Administration électronique Exposé des motifs L’évolution des télécommunications et des systèmes informatiques est constante. Cette innovation, appliquée au domaine de l’administration publique, permet d’accroître l’efficacité administrative et d’optimiser l’offre de services publics, aspects qui, à leur tour, contribuent à la satisfaction collective des citoyens. Cette modernisation doit être précédée d’une adaptation de la réglementation, afin de doter les actions administratives de sécurité juridique et de pleine validité légale. À cette fin, ont été incorporées au Code de l’Administration les modifications approuvées par la Loi 10/2019 , du 15 février, de modification du Code de l’Administration, du 29 mars 1989, lesquelles permettent d’intégrer d’autres formes de traitement des procédures administratives, en prévoyant des mécanismes de relation télématique et de gestion électronique. Face à ce cadre légal, le Commun entend se doter d’une norme propre qui transpose au niveau communal les dispositions contenues dans ladite Loi 10/2019 , afin de consolider l’administration électronique au niveau communal et de faire en sorte que les moyens électroniques deviennent le canal habituel de relation avec les citoyens, tout en renforçant les droits des citoyens dans un contexte de sécurité juridique, d’efficience administrative et d’innovation publique, et en garantissant spécialement la protection des données conformément aux dispositions contenues dans la Loi qualifiée de protection des données personnelles. Titre I. Dispositions générales Article 1. Objet 1. La présente Ordonnance a pour objet de régir l’utilisation des moyens électroniques dans le cadre du Commun, conformément aux dispositions du Code de l’Administration et de la législation applicable en matière de services de confiance électronique. 2. Les finalités de la présente Ordonnance sont les suivantes : a) Améliorer l’efficacité et l’efficience de l’action administrative. b) Encourager l’utilisation des moyens électroniques dans les procédures administratives traitées auprès du Commun. c) Garantir les droits des citoyens dans leurs relations avec le Commun. d) Préserver la sécurité juridique en déterminant les conditions de validité et d’efficacité dans les relations juridico-administratives. Article 2. Champ d’application La présente Ordonnance s’applique au Commun d’Andorra la Vella. Elle est également applicable aux citoyens, entendus comme toutes les personnes, physiques ou morales, ainsi que les entités sans personnalité juridique ayant la capacité d’agir, qui sont en relation avec le Commun. Article 3. Principes généraux 1. La mise en place des moyens électroniques doit respecter les dispositions prévues par la loi et se conformer aux principes suivants : a) Principe de simplification. Réduire les formalités, le temps et les délais des procédures administratives afin d’accroître l’efficacité de l’activité administrative et d’améliorer le service aux citoyens. b) Principe d’accessibilité. Intégrer les éléments et caractéristiques nécessaires pour garantir l’accessibilité à l’information et aux services par voie électronique des groupes qui le requièrent. c) Principe de promotion des moyens électroniques. Promouvoir l’utilisation des moyens électroniques dans les relations avec les citoyens qui ne sont pas tenus d’utiliser ce type de moyen. d) Principe d’intermodalité des moyens. Permettre aux personnes qui ne sont pas tenues d’utiliser les moyens électroniques de changer le canal par lequel elles sont en relation avec le Commun, en assurant l’intégrité et la sécurité juridique de l’ensemble de la procédure. e) Principe d’égalité. Le choix d’utiliser ou non les moyens électroniques, ou de changer de canal au cours du traitement d’une procédure administrative, ne peut entraîner de restrictions ou de discriminations dans l’accès à la prestation de services publics ou dans la gestion de toute formalité ou procédure administrative dans laquelle on est personne intéressée. f) Principe de sécurité . Les instruments employés dans le traitement électronique de la procédure administrative doivent garantir l’intégrité de l’information, la certitude de l’identité des personnes, la confidentialité des données et la disponibilité des systèmes. g) Principe de proportionnalité. Seules sont exigées les données et les mesures de sécurité adaptées à la nature et aux circonstances des formalités et actions à réaliser, en évitant que la garantie de la sécurité des transactions ne fasse obstacle à l’accès électronique. h) Principe de neutralité technologique. L’adaptation des actions régies par la présente Ordonnance et des moyens technologiques utilisés doit se faire en suivant l’évolution technologique et la mise en œuvre des technologies au sein de la société. i) Principe de traçabilité. Le Commun veille à la conception et à l’adoption de systèmes et d’applications assurant la traçabilité des actions menées par le Commun et par les citoyens dans les relations administratives par voie électronique. j) Principe de qualité de l’information et des services électroniques. Le Commun garantit la mise à disposition d’une information complète, actualisée, bien organisée, claire, compréhensible et accessible aux citoyens. L’application des techniques de gestion documentaire doit permettre de conserver les documents et de garantir leur intégrité et leur interopérabilité. k) Principe de responsabilité. Le Commun est responsable de la véracité et de l’authenticité de l’information publique diffusée et de la qualité des services offerts par voie électronique. l) Principe de transparence. L’utilisation des moyens électroniques doit faciliter la plus large diffusion, publicité et transparence des actions administratives. Article 4. Droits des citoyens 1. Les citoyens jouissent des droits suivants : a) Droit d’entrer en relation avec le Commun par voie électronique. b) Droit d’exiger que le Commun s’adresse à eux par voie électronique et d’obtenir des documents sous format électronique. c) Droit d’accéder aux services de l’Administration électronique et de les utiliser dans des conditions de sécurité technique et juridique. d) Droit de participer à l’amélioration de la gestion publique par voie électronique. e) Droit de bénéficier de contenus électroniques de qualité, accessibles, actualisés et compréhensibles. f) Droit d’accéder à ses informations administratives par voie électronique. g) Droit d’accéder aux informations publiques figurant sur son siège électronique. h) Droit à la confidentialité et à la protection de ses données personnelles et aux autres droits que lui confère la réglementation en matière de protection des données. i) Droit à la confidentialité et à la sécurité des communications avec le Commun. j) Droit à la conservation au format électronique, par le Commun, des documents électroniques faisant partie du dossier administratif. Article 5. Devoirs des citoyens 1. Afin de garantir le bon fonctionnement et la gestion de l'information, des communications, des processus et des applications de l'Administration électronique dans les relations avec le Commun, les citoyens doivent, dans leur action, respecter les devoirs suivants : a) Devoir d'accéder à l'information et d'utiliser les services et les procédures de l'Administration électronique de bonne foi et en évitant d'en abuser. b) Devoir de fournir des informations véridiques, complètes et actualisées, adaptées aux finalités pour lesquelles elles sont demandées. c) Devoir de garantir la véracité des données d'identification et leur mise à jour, sans préjudice des conditions d'utilisation qui, le cas échéant, sont établies. d) Devoir de conserver les éléments d'identification personnels et non transférables utilisés dans les relations administratives par voie électronique. 2. Le Commun doit veiller au respect de ces devoirs, dans le cadre de ce que prévoit la réglementation applicable et aux dispositions de la présente Ordonnance. Titre II. Instruments de l'Administration électronique Chapitre premier. Le portail électronique du Commun Article 6. Portail électronique du Commun 1. Le portail électronique du Commun est l'adresse électronique disponible au moyen des réseaux de télécommunication, dont la titularité revient au Commun. 2. Le portail électronique permet l'accès à l'information institutionnelle communale et aux autres ressources électroniques que le Commun met au service des citoyens par l'intermédiaire du siège électronique. 3. Le Commun est responsable de maintenir l'information publique diffusée au moyen de son portail électronique et les services auxquels il est possible d'accéder, de manière actualisée, objective, véridique, sûre, intègre et accessible. 4. L'organe responsable de la gestion et de l'administration du portail électronique est le Secrétariat général, qui peut déléguer cette responsabilité, par l'intermédiaire du secrétaire général, au service chargé de fournir les différents contenus du portail électronique. 5. Le portail électronique, qui sert d'entrée au registre général électronique, contient l'information relative à toutes les démarches pouvant être effectuées au moyen du registre électronique. 6. Le portail électronique est disponible à l'adresse électronique https://www.andorralavella.ad. L'emplacement électronique du portail peut être modifié par accord de la Junta de Govern, publié au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre . Chapitre deuxième. Le siège électronique Article 7. Création et fonctionnement 1. Le siège électronique est l'adresse électronique du Commun au moyen de laquelle la personne intéressée accède à l'information, aux services, aux démarches électroniques, ainsi qu'aux dossiers administratifs auxquels elle est partie. 2. Le siège électronique est la propriété du Commun. Sa gestion et son administration reviennent au service chargé des démarches administratives. 3. Le siège électronique est disponible à l'adresse électronique https://www.andorralavella.ad/comu/tramits et au moyen du lien disponible depuis le portail électronique du Commun. L'emplacement électronique du siège peut être modifié par accord de la Junta de Govern, publié au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre, et d'autres sièges électroniques dépendants peuvent également être créés. 4. Le siège électronique est disponible tous les jours de l'année et vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sauf en cas de situation extraordinaire ou d'incidents techniques, et il est régi par la date, l'heure et le calendrier officiel correspondant à la paroisse d'Andorra la Vella. 5. Le fonctionnement du siège électronique est soumis aux principes énoncés à l'article 3 et, le cas échéant, à d'autres principes d'usage généralisé. 6. Les instructions techniques nécessaires pour garantir le fonctionnement du siège électronique conformément aux principes applicables peuvent être déterminées par accord de la Junta de Govern. Article 8. Contenu et services 1. Le siège électronique met à la disposition des citoyens le contenu suivant : a) Identification du siège électronique et de sa titularité. b) Identification de la date, de l'heure et du calendrier officiel. c) Liste des procédures disponibles, avec une fiche descriptive ainsi que l'accès direct à leur traitement. d) Accès à l'espace de publication des avis électroniques. e) Information sur l'offre publique d'emploi dans le domaine du Commun. f) Accès au profil d'acheteur et à d'autres services. g) Information sur les démarches pouvant être effectuées au moyen du registre électronique. h) Accès au registre électronique, au calendrier des jours non ouvrables aux fins du calcul des délais administratifs et à la prorogation des délais éventuellement découlant des erreurs du système de registre. i) Accès à l'information sur les formats des documents admissibles dans le registre. j) Espace permettant de formuler des demandes de renseignements, des suggestions et des réclamations, dans lequel est indiquée la possibilité d'utiliser des moyens non électroniques avec les mêmes effets. k) Systèmes d'identification et de signature électronique admis dans les services, procédures et démarches disponibles depuis le siège. l) Accès aux notifications électroniques. m) Outils de vérification des documents électroniques. n) Information sur la protection des données personnelles. 2. Lorsque, en raison de situations extraordinaires ou d'incidents techniques, le siège électronique ne peut être disponible, le Commun l'annonce le plus tôt possible sur le siège lui-même et sur les canaux de consultation alternatifs existants, en indiquant la durée prévue de l'interruption. Chapitre troisième. Le registre général électronique Article 9. Création et fonctionnement 1. La présente Ordonnance crée le registre général électronique du Commun. 2. Le registre général électronique précise la date et l'heure officielles, ainsi que les jours non ouvrables. 3. Le registre général électronique du Commun est accessible au moyen du portail électronique, et y sont inscrits les enregistrements correspondants ainsi que les mouvements d'entrée et de sortie des documents présentés ou remis. 4. Le service chargé des démarches administratives est responsable de la gestion, de la disponibilité et de la sécurité du registre général électronique. 5. Les documents électroniques présentés au registre électronique donnent lieu à un enregistrement dans les termes décrits dans le Code de l'Administration. Article 10. Conditions requises d'admissibilité 1. Les documents présentés par les personnes intéressées doivent avoir le format et le standard prévus par le Commun. En cas de non-respect de ces conditions requises, il est demandé à la personne intéressée de remédier au défaut constaté, en lui indiquant que, s'il n'est pas corrigé dans le délai maximal de dix jours ouvrables, le document sera réputé non présenté et ne produira aucun effet. 2. Si les documents présentés ont un volume qui ne permet pas de les présenter dans le registre général électronique, ils doivent être déposés sur la plateforme que le Commun a mise en place à cet effet. 3. Ne sont pas réputés présentés au registre les documents qui contiennent un code malveillant ou un dispositif susceptible d'affecter l'intégrité ou la sécurité du système. 4. Le catalogue des formats et standards sont approuvés par la Junta de Govern et publiés sur le site électronique officiel. Article 11. Récépissé 1. Le système de registre électronique émet automatiquement un récépissé qui est remis à la personne intéressée, consistant en une copie authentifiée du document dont il s'agit, et qui comprend la date et l'heure de réception et le numéro d'entrée au registre, ainsi que l'identification des autres documents qui, le cas échéant, l'accompagnent. Le récépissé comporte un cachet électronique du système. 2. La non-émission du récépissé ou, le cas échéant, la réception d'un message indiquant une erreur ou une défaillance dans la transmission indique que l'enregistrement n'a pas eu lieu. Article 12. Incidents techniques 1. Lorsque, pour des raisons techniques, il est possible de prévoir que le registre électronique général ne pourra pas être opérationnel, le Commun l'annonce avec la plus grande anticipation possible. 2. Le site électronique officiel informe de la suspension temporaire du service, de sa durée prévue et, le cas échéant, de l'adoption de mesures correctives. 3. Tant que dure cette situation, la Junta de Govern peut décider, par décision expresse, la prorogation des délais affectés. Sauf cause justifiée, tous les délais qui devaient expirer pendant la durée de l'incident sont prorogés jusqu'au jour ouvrable suivant le rétablissement du fonctionnement. Article 13. B ureau de traitement des démarches avec le citoyen 1. Le bureau de traitement des démarches avec le citoyen est le lieu physique où sont effectués tous les enregistrements d'entrée des documents adressés au Commun apportés par des personnes non tenues à la relation télématique. Par ailleurs, le bureau informe, oriente et conseille le citoyen et, en même temps, leur facilite la réalisation de démarches et de formalités. 2. Les personnes intéressées peuvent s'adresser à ce bureau pour obtenir des informations et procéder à la présentation de documents et de demandes. 3. Les écrits et documents présentés en personne, c'est-à-dire sur support non électronique, doivent être numérisés par le personnel du bureau dans les termes prévus à l'article 28 de la présente Ordinació, préalablement à leur présentation au registre général électronique. 4. Une fois la documentation numérisée, les documents originaux doivent être restitués à la personne intéressée, sans préjudice des cas où la norme prévoit leur conservation par l'administration, ou lorsque la présentation d'objets ou de documents sur un support spécifique non susceptible de numérisation est obligatoire. 5. Une fois la présentation effectuée au registre général électronique, le personnel du bureau remet à l'intéressé une copie imprimée du récépissé du registre visé à l'article 11 de la présente Ordinació. Article 14. Documents non électroniques adressés à d'autres Administrations 1. Les documents qui sont présentés au bureau de traitement des démarches avec le citoyen par des personnes non tenues à la relation par voie électronique, et qui sont adressés à toute autre Administration de la Principauté d'Andorre, sont numérisés et inscrits au registre électronique unique dans les termes décrits à l'article précédent. 2. La documentation résultant de cette numérisation est transmise à l'Administration destinataire dans le délai le plus court possible et, en tout état de cause, dans un délai n'excédant pas cinq jours à compter de sa réception. 3. La réception des documents par le Commun ne présuppose pas le respect des critères de recevabilité que peut exiger l'Administration destinataire ni, par conséquent, l'admission de la démarche par celle-ci. Article 15. Documentation transmise au Commun par une autre Administration 1. Lorsque d'autres Administrations de la Principauté d'Andorre reçoivent de la documentation présentée par les intéressés et adressée au Commun, celui-ci veillera à ce que l'entité destinataire transfère la documentation par des moyens électroniques conformes aux dispositions du Code de l'Administration pour son authentification. 2. Lorsqu'il n'est pas possible d'appliquer la procédure décrite à l'alinéa précédent, la documentation reçue sur support analogique est numérisée au moment de sa réception par le Commun. 3. Une fois reçue et enregistrée la documentation transférée par une autre Administration, le Commun communique à l'intéressé par voie électronique, dans la mesure du possible, le numéro d'enregistrement ainsi que la date et l'heure de réception aux fins du calcul des délais. Titre III. Traitement de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identité et signature électronique du Commun Article 16. Politique de signature 1. La présente Ordinació établit les critères généraux pour l'admissibilité des systèmes d'identification et de signature par voie électronique. 2. La politique de signature doit établir : a) Les mécanismes d'identification et de signature électronique que pourront utiliser les services administratifs du Commun, ses systèmes informatiques et les citoyens dans leur relation avec le Commun. b) La manière dont chacun des mécanismes peut être utilisé dans chaque cas concret, compte tenu de l'analyse des risques et des critères de sécurité et de proportionnalité, pour autant qu'ils permettent de justifier l'authenticité de l'expression de leur volonté et de leur consentement, ainsi que l'intégrité et l'inaltérabilité des documents. c) Les critères généraux pour la génération, la validation, l'horodatage et la conservation des signatures électroniques. 3. Conformément à ces critères généraux, la Junta de Govern ou l'organe auquel elle délègue formule et approuve une politique de signature électronique qui développe les règles d'utilisation des systèmes d'identification. 4. La version en vigueur de la politique de signature est disponible sur le site électronique officiel. Article 17. Mécanismes d'identification et de signature pour l'authentification de la compétence, et signature des autorités et du personnel au service du Commun 1. Lorsque l'autorité ou le personnel de l'administration publique accomplit des actes dans le cadre des compétences qui lui sont attribuées, il doit s'identifier et signer les documents au moyen des systèmes suivants : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés. b) Systèmes d'identification fondés sur un identifiant et un mot de passe, lorsque l'analyse du risque de répudiation détermine que ce mécanisme peut être suffisant. 2. Dans les cas d'action administrative automatisée, le fonctionnement des systèmes informatiques doit laisser trace de leur action au moyen de l'utilisation d'un cachet électronique fondé sur un certificat électronique reconnu ou qualifié réunissant les conditions requises par la législation en matière de signature électronique, émis au nom du Commun. L'information sur les cachets électroniques en vigueur, ainsi que sur ceux qui ont été utilisés par le passé, est disponible sur le site électronique officiel. Chapitre deuxième. Identité et signature électronique des intéressés Article 18. Mécanismes d'identification des citoyens 1. Pour l'identification des citoyens dans leurs relations par voie électronique avec le Commun, les systèmes suivants peuvent être admis : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés de signature électronique délivrés par des prestataires de services de confiance. b) Systèmes d'identification par moyens biométriques. Ces systèmes permettront l'enregistrement ou la validation de l'identité d'une personne au moyen de la vérification électronique de données relatives à sa propre personne (signature manuscrite ou autres). L'utilisation de ces systèmes sera subordonnée à la capacité de chiffrer de manière confidentielle les données de la personne. c) Signature électronique fondée sur des procédures d'enregistrement préalable et des mots de passe à usage unique. Elle repose sur la confirmation de l'identité d'une personne au moyen de l'envoi d'un courrier électronique à une adresse effectivement rattachée à cette personne, ou bien de la réception d'un message SMS sur un téléphone mobile également enregistré au préalable au nom de cette personne. Ce message contient un mot de passe à usage unique dénommé OTP (One-Time-Password). d) Autres systèmes d'identification non cryptographiques. L'utilisation de ces systèmes peut être subordonnée à l'identification préalable en présentiel ou par d'autres systèmes fiables d'identification. 2. L'admission des mécanismes prévus aux rubriques précédentes, ainsi que l'admission d'autres mécanismes susceptibles d'être développés, est subordonnée à leur réglementation dans la politique de signature électronique. Article 19. Registre communal des représentants 1. Les personnes intéressées peuvent agir par l'intermédiaire d'un représentant. 2. Afin de garantir l'identité de la personne intéressée et de son représentant, la justification de la représentation peut être effectuée au moyen des mécanismes suivants : a) Certificat numérique qualifié de représentant qui comprend la relation de représentation et qui a été classé par l'organisme de supervision. b) Inscription au registre électronique communal des procurations régi par le présent article. 3. Le Commun peut disposer d'un registre communal de représentation qui recueille les informations relatives aux procurations accordées pour les actes à accomplir devant le Commun, que ce soit au moyen de pouvoirs généraux ou de pouvoirs apud acta conférés par l'intéressé en présentiel ou par voie électronique. 4. Les inscriptions enregistrées doivent comprendre : a) Les nom et prénoms, la raison sociale dans le cas d'une personne morale, et le numéro du document d'identification de la personne qui accorde le pouvoir. b) Les nom et prénoms, et le numéro du document d'identification de la personne mandataire. c) La date d'inscription et le délai pour lequel il est accordé. d) L'étendue du pouvoir accordé, conformément au paragraphe suivant. e) Les adresses de courrier électronique de contact du mandant et du mandataire. 5. Les pouvoirs suivants peuvent être enregistrés selon leur étendue : a) Le pouvoir général pour agir devant toute Administration et pour toute catégorie d'acte administratif. b) Un pouvoir pour agir devant le Commun dans toute démarche. c) Un pouvoir pour accomplir des procédures et des démarches spécifiques. 6. Les inscriptions des procurations ont une durée de validité maximale de cinq ans, à compter de la date d'inscription, à moins qu'elles n'aient été accordées pour une période inférieure. Le système de registre envoie automatiquement un avis au mandataire et au mandant un mois avant l'expiration du délai. 7. Tant le mandant que le mandataire peuvent demander à tout moment l'annulation d'une procuration en vigueur. Cette annulation n'affecte pas la validité des actes accomplis en vertu de la procuration tant que celle-ci était en vigueur. 8. La gestion et le fonctionnement du registre des représentants relèvent du service responsable du registre électronique. La Junta de Govern est l'organe habilité à établir ce qui suit : a) Le personnel habilité à examiner et à inscrire, le cas échéant, les procurations. b) Les modèles de pouvoirs dont l'inscription au Registre est autorisée. c) Les formulaires de procurations apud acta . d) Les autres éléments nécessaires au bon fonctionnement du registre. Chapitre troisième. Autres éléments de la procédure administrative électronique Article 20. Action administrative automatisée 1. Le Commun promeut l'action administrative automatisée dans les procédures administratives au moyen d'un système d'information programmé sans nécessité d'intervention directe du personnel employé, notamment les actes suivants : a) Les actes de simple constatation qui se limitent à certifier des faits ou des actions qui se produisent dans les environnements électroniques du Commun sans créer de nouveaux droits ou obligations pour l'Administration ni pour la personne intéressée. b) Les actes de simple procédure qui font progresser la procédure administrative sans qu'aucune décision ne soit prise, en transmettant des communications ou des notifications entre les parties à la procédure, en générant des copies de documents ou par d'autres actions de gestion de la documentation administrative. c) Les actes de déclaration de volonté qui sont décidés selon des critères objectifs, publiquement connus et qui s'appliquent à des informations pouvant être connues au préalable par la personne intéressée. 2. Un acte peut être accompli au moyen de mécanismes d'action administrative automatisée si l'application de ces mécanismes à l'acte concerné a été approuvée de manière spécifique. 3. L'application des systèmes d'action administrative automatisée est approuvée par la Junta de Govern et fait l'objet d'une publication sur le site électronique officiel. 4. Les usagers peuvent accéder aux systèmes d'action administrative automatisée par le site électronique officiel du Commun, ou par tout autre moyen de traitement électronique que le Commun peut mettre à disposition. Article 21. Notification électronique 1. La notification doit être effectuée conformément aux dispositions du Code de l'Administration. 2. Si le secteur public développe un environnement électronique coopératif dans lequel des notifications électroniques provenant de toute Administration peuvent être publiées, le Commun pourra y adhérer, sur décision préalable de la Junta de Govern, pour publier ses notifications, et il inclura sur le site électronique officiel le lien permettant d'y accéder. 3. L'environnement électronique conservera les preuves appropriées concernant la mise à disposition de la notification et l'accès à son contenu par le destinataire, y compris la date et l'heure auxquelles ils ont lieu. Titre IV. Utilisation de moyens électroniques par les organes communaux Article 22. Gestion télématique des organes communaux 1. Les actes de convocation des différents organes communaux peuvent être émis sur support électronique, conformément aux dispositions de l'Ordinació d'organisation et de fonctionnement des communs. Dans ce cas, tant le document de convocation que l'ordre du jour de la séance et toute la documentation qui l'accompagne sont mis à la disposition des personnes convoquées par voie électronique, au moyen d'un système permettant d'attester leur réception. 2. Les procès-verbaux de séance et autres documents attestant les débats et les décisions adoptées par chacun des organes du Commun peuvent être établis sur support électronique, avec la signature électronique des titulaires des fonctions concernés. Article 23. Enregistrement des séances et support audiovisuel 1. Chaque fois que les moyens électroniques le permettent, les séances publiques du Conseil de Commun sont enregistrées et le support audiovisuel qui en résulte est joint au procès-verbal de la séance. Dans ce cas, le procès-verbal peut omettre la transcription des débats, pour lesquels il est renvoyé au support audiovisuel. 2. En outre, un organe communal peut décider d'enregistrer l'une quelconque de ses séances non publiques. Cette décision doit être adoptée à la majorité simple de l'organe lui-même, sur proposition motivée de sa présidence. 3. Le support audiovisuel d'enregistrement des séances est traité comme un document électronique selon les mêmes critères de préservation et de sécurité que ceux décrits au Titre V. Article 24. Participation télématique aux organes communaux 1. Lorsque des circonstances exceptionnelles restreignent la mobilité d'un ou de plusieurs conseillers communaux, les consuls, indistinctement, peuvent autoriser individuellement ou collectivement les formes de participation suivantes : a) Assister aux séances des organes communaux par voie télématique, la présence étant comptabilisée pour la constitution du quorum. b) Intervenir dans le débat par voie télématique. c) Participer par voie télématique aux votes organisés. 2. La décision d'autoriser la participation télématique est prise à titre exceptionnel, spécifiquement pour chaque séance de chaque organe où elle doit produire ses effets, et selon le principe de priorité à la participation et au débat en présentiel. 3. Pour la présentation d'écrits devant les organes communaux, les conseillers communaux peuvent utiliser les instruments et les plateformes télématiques que le Commun met à leur disposition ou, à défaut, le registre électronique accessible par le biais du siège électronique. À titre exceptionnel, tant que les moyens d'identification visés à l'article 17 n'ont pas été mis à leur disposition, ils peuvent utiliser l'un quelconque des moyens de réception de documents mis à la disposition des citoyens. Titre V. Gestion des documents électroniques Article 25. Documents électroniques 1. Le Commun émet des documents pour attester les actes administratifs. Ces documents sont émis par voie électronique, sauf si leur nature exige une autre forme d'expression et d'attestation plus appropriée. 2. Est considérée comme document électronique l'information de toute nature sous forme électronique, stockée sur un support électronique, selon un format déterminé, et soumise à l'identification et à un traitement différencié. 3. Les documents électroniques doivent bénéficier de la garantie de l'authenticité et de l'intégrité de leur contenu, ainsi que de la conservation de leur apparence et de leur fonctionnalité d'origine et, le cas échéant, de leur confidentialité, pendant le délai fixé par la réglementation en vigueur en matière d'archives et de documents. 4. Les documents électroniques doivent intégrer les métadonnées, entendues comme toute information au format électronique associée au document électronique, de caractère instrumental et indépendante de son contenu, destinée à la connaissance immédiate et automatisable de l'une quelconque de ses caractéristiques, afin de garantir la disponibilité, l'accès, la conservation et l'interopérabilité des documents. 5. La Junta de Govern ou l'organe auquel elle délègue cette compétence élabore et approuve la politique de gestion documentaire qui développe la réglementation de tous les processus de gestion documentaire et la gouvernance de la documentation électronique tout au long de son cycle de vie. 6. La version en vigueur de la politique de gestion documentaire est disponible sur le siège électronique. Article 26. Dossiers électroniques 1. Le dossier est constitué de l'ensemble ordonné des documents et des actes correspondant à une procédure, quels que soient le support et le type d'information qu'ils contiennent. 2. Le dossier électronique doit être folioté afin de garantir le lien entre les documents électroniques qui composent le dossier au moyen de l'intégration d'un index électronique authentique, entendu comme la liste des documents électroniques qui composent le dossier, signé de manière automatique afin d'en garantir l'intégrité et la séquence. Si le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son instruction, un index électronique provisoire peut être établi. 3. Les dossiers doivent intégrer des métadonnées afin de faciliter leur classement, leur mise en ordre, leur description, leur indexation, leur consultation, leur diffusion et leur sort final au terme de leur cycle de vie. 4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier, il peut être fait droit à la demande au moyen d'une mise à disposition par voie électronique. Article 27. Registres officiels du Commun 1. Les registres des procès-verbaux et les registres des résolutions doivent être tenus sur support électronique, soit parce qu'ils sont numérisés, soit parce qu'ils sont créés à l'origine sur support numérique. 2. Les copies numérisées ou les documents électroniques intégrés dans les registres respectifs doivent comporter la signature électronique correspondante ou le cachet d'organe du Commun attestant leur authenticité. Article 28. Copies électroniques 1. Des copies électroniques des documents électroniques faisant partie des dossiers du Commun peuvent être générées. Ces copies peuvent être totales ou partielles et peuvent être générées dans un nouveau format ou conserver le format d'origine, à condition que leur contenu soit respecté. Ces copies peuvent être générées par des systèmes d'action automatisée lorsque cela est prévu. 2. Des copies électroniques des documents sur papier figurant dans les dossiers du Commun, ou présentés dans les Bureaux de traitement avec le citoyen, peuvent être générées. La copie électronique doit être générée au moyen d'une procédure de numérisation garantissant la qualité de l'image obtenue et son identité avec le document original. Les copies électroniques doivent intégrer les métadonnées attestant leur caractère de copie, ainsi que celles propres au processus de numérisation. 3. Les copies générées dans l'un quelconque des cas prévus aux paragraphes précédents peuvent avoir le caractère de copie authentique lorsque le document dont elles sont issues est un original ou une copie authentique. Dans ce cas, la procédure de copie doit garantir la sécurité du document obtenu et y intégrer une signature électronique conformément aux critères fixés dans la politique de signature. Cette signature électronique doit être celle de l'agent public qui autorise la copie, ou celle du système informatique en cas d'action automatisée. 4. Le Commun peut produire des copies authentiques sur support papier de ses documents électroniques, au moyen de l'incorporation dans le document d'un Code de Vérification Électronique permettant leur vérification sur le siège électronique, ainsi que de l'indication du délai maximal pendant lequel le Commun s'oblige à tenir cette copie précise à disposition aux fins de vérification. 5. La numérisation qualifiée intègre les conditions requises techniques que détermine la réglementation applicable. Article 29. Système de gestion documentaire 1. Le système de gestion documentaire doit permettre l'accès aisé à l'information ainsi que sa localisation et la récupération de tout document ou de toute information, en indiquant pour chaque document son régime d'accès et de publicité. 2. Les instruments qui composent le système de gestion documentaire sont approuvés par la Junta de Govern et sont publiés sur le siège électronique. Disposition finale. Entrée en vigueur La présente Ordonnance entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Ce qui est rendu public pour l'information de tous. Andorra la Vella, le 20 avril 2023 P. O. du Commun / Àngel Grau Navarro / Secrétaire général Visa / David Astrié Padilla / Consul majeur