Décret du 13-6-2018 portant approbation de la Politique de gestion du document électronique du Gouvernement d'Andorre

�� GR20180618_09_02_09 Decret Decret del 13-06-18 d aprovaci� de la Pol�tica de gesti� del document electr�nic del Govern d Andorra. Exposici� de motius El Govern d Andorra va aprovar el Pla director de preservaci� dels objectes digitals d Andorra per Decret de data 4 de novembre del 2015. Amb la definici� i l establiment de les pol�tiques de gesti� i preservaci� de la documentaci� electr�nica i digital s incidia a la vegada en la gesti� de la documentaci� en tot el seu cicle de vida. Davant de la implantaci� i la generalitzaci� de l �s de les noves tecnologies en les tramitacions, juntament amb la posada en funcionament de la signatura electr�nica reconeguda, era necessari regular la creaci� i la conservaci� de la documentaci� en suport electr�nic d acord amb una pol�tica consensuada i planificada. El Govern d Andorra ha decidit apostar per la modernitzaci� dels seus processos de gesti�, incorporant-hi les novetats que la tecnologia i les necessitats de la ciutadania introdueixen en la manera de fer de les administracions p�bliques. Per aquest motiu, el Govern ha optat per establir un model de gesti� basat en l �s d expedients i documents electr�nics amb l objectiu de poder donar cobertura als principis d efic�cia en la gesti�, efici�ncia en l aprofitament dels recursos, seguretat de la informaci� i transpar�ncia. Aquesta Pol�tica de gesti� del document electr�nic t� com a finalitat establir les directrius estrat�giques per a la gesti� de documents i expedients electr�nics en el Govern d Andorra en el marc de la tramitaci� del procediment administratiu. L objectiu principal �s assegurar que els documents electr�nics que es gestionen al Govern siguin aut�ntics, fiables, �ntegres i que serveixen per a la finalitat de donar suport a les funcions i les activitats del Govern durant el temps que es determini com a necessari. Aquesta Pol�tica de gesti� del document electr�nic posa les bases estrat�giques i organitzatives per establir criteris homogenis en l �s, la gesti� i la preservaci� dels documents electr�nics, desenvolupats de manera detallada en el Model de gesti� de l expedient i el document electr�nic (MGEDE), que acompanya aquest Decret en annex. A proposta de la ministra de Funci� P�blica i Reforma de l Administraci� i del secretari general del Govern, el Govern, en la sessi� del 13 de juny del 2018, ha aprovat aquest Decret, que entrar� en vigor l endem� de ser publicat al Butllet� Oficial del Principat d Andorra. Article 1. Objecte Aquest Decret estableix la Pol�tica de gesti� del document electr�nic del Govern d Andorra. Article 2. Objectius Els objectius principals del model de gesti� s�n donar cobertura als principis b�sics seg�ents: 1. Efic�cia en la gesti�. La incorporaci� d eines de tramitaci� i de gesti� d expedients electr�nics agilitza el funcionament de l organitzaci� i dona m�s garanties de cara a la consecuci� d objectius. 2. Efici�ncia en l aprofitament dels recursos. L �s del document i l expedient electr�nic permet reduir el temps invertit en la gesti� de documents en suport paper, estalvia l espai destinat a l arxivament i redueix el nombre de despla�aments i el consum de materials. 3. Seguretat de la informaci�. La definici� de sistemes de preservaci� documental permet aplicar mecanismes automatitzats per poder controlar l acc�s a la documentaci� i aix� poder garantir-ne la conservaci� a llarg termini. 4. Transpar�ncia. El fet que la documentaci� estigui disponible en un suport f�cil de compartir dona una resposta adequada a la voluntat de voler sotmetre a l an�lisi p�blica la feina del Govern. Article 3. Abast de la Pol�tica de gesti� de document electr�nic 1. L objectiu principal �s assegurar que els documents electr�nics que es gestionen al Govern siguin aut�ntics, fiables, �ntegres i que serveixin per a la finalitat de donar suport a les funcions i les activitats del Govern durant el temps que es determini com a necessari. 2. La Pol�tica identifica els instruments i els models operatius, desenvolupats en el Model de gesti� de l expedient i del document electr�nic (MGEDE), per a la seva implantaci� efectiva, identificant en cada cas quina �rea o departament �s el responsable del seu desenvolupament i manteniment. 3. Aquesta Pol�tica estableix un conjunt de directrius, procediments i pr�ctiques amb la finalitat de garantir una gesti� eficient dels documents i expedients electr�nics durant tot el seu cicle de vida, �s a dir, des que es generen, capturen o incorporen al Sistema de gesti� documental fins a la seva disposici� final, �s a dir, fins que s eliminen o conserven de manera permanent. Aquestes directrius s agrupen en tres �mbits: a) L establiment d uns principis estrat�gics en la gesti� del document electr�nic. b) La caracteritzaci� dels principals processos relacionats amb la gesti� de documents electr�nics. c) L atribuci� de responsabilitats als �rgans i membres del Govern per a la implantaci� i el desenvolupament d aquesta Pol�tica. Article 4. � mbit d aplicaci� Aquesta Pol�tica s aplica a la gesti� dels documents i expedients electr�nics produ�ts i custodiats pel Govern i les seves entitats vinculades. Afecta la totalitat del seu personal, tant de car�cter p�blic com contractat, sigui en grau de depend�ncia directa o a trav�s d empreses externes mitjan�ant convenis o qualsevol altra modalitat contractual. Article 5. Principis de la gesti� documental La gesti� del document electr�nic al Govern es regeix pels principis seg�ents: 1. Els documents i expedients administratius produ�ts en l entorn del Govern s han de crear d acord amb expedients electr�nics, sempre que es disposi dels mecanismes apropiats. 2. Els documents rebuts en suport paper de fonts externes al Govern que hagin d incorporar-se a un expedient electr�nic s han de digitalitzar de forma segura per incorporar-los en suport electr�nic. 3. Tots els documents de car�cter administratiu han de pert�nyer a un expedient. Els expedients s han de classificar d acord amb el Quadre de classificaci� corporatiu i s han d identificar amb un codi �nic format per la numeraci� correlativa de dins de cada exercici. 4. Per permetre l aplicaci� homog�nia d aquesta Pol�tica s ha de fer una an�lisi detallada dels procediments que gestiona el Govern per poder definir la tipologia de documents que contenen els expedients associats a cada procediment, assegurant que: a) Tots els documents que componen l expedient estan identificats correctament i poden ser incorporats a l expedient electr�nic. b) Tots els documents i expedients es descriuen d acord amb el que estableix el Vocabulari de metadades del Govern d Andorra (cap�tol 4 de l MGEDE). La descripci� ha d incloure totes les metadades que siguin possibles durant la fase de tramitaci�. 5. La conservaci�, transfer�ncia o eliminaci� de documents i expedients es regeix per l aplicaci� sistem�tica de les taules d avaluaci� documental, aprovades per la Comissi� d Acc�s i Avaluaci� de la Documentaci� en el marc legal del Reglament organitzatiu de la Comissi� d Acc�s i Avaluaci� de la Documentaci�, aprovat pel Decret del 9 de setembre del 2015. 6. Des del punt de vista tecnol�gic, el Govern disposa d una �nica plataforma de gesti� documental per emmagatzemar i gestionar els documents associats a la seva activitat administrativa pertanyents a expedients oberts, independentment de les eines emprades en la seva tramitaci�. 7. El Govern disposa de dos repositoris per emmagatzemar els documents associats a la seva activitat administrativa pertanyents a expedients tancats independentment de les eines emprades en la seva tramitaci�, un d espec�fic per a la documentaci� en fase semiactiva i l altre per a la documentaci� en fase hist�rica. 8. L acc�s a la documentaci� es regeix pels principis seg�ents: a) La consulta als expedients per part del personal del Govern est� establerta en el Model de seguretat i pol�tiques d acc�s (cap�tol 11 de l MGEDE). b) Els ciutadans tenen acc�s lliure a tots els documents i expedients electr�nics classificats com de lliure acc�s per l Arxiu Nacional. Per a la documentaci� que no sigui de lliure acc�s, se n pot sol�licitar l acc�s a trav�s d una sol�licitud d acc�s a la informaci�. L Arxiu Nacional resol la sol�licitud en q�esti� en funci� del que estableix l apartat 7 del Pla director de preservaci� dels objectes digitals d Andorra. Article 6. Atribuci� de responsabilitats L aplicaci� sistem�tica de la Pol�tica de gesti� del document electr�nic requereix la feina cooperativa de les �rees i els actors seg�ents: 1. La Comissi� Directiva de Gesti� Documental, formada pel secretari general del Govern, el secretari d estat amb compet�ncies sobre tecnologies de la informaci� i de les comunicacions, el director del Departament de Serveis d Informaci�, el cap de l �rea d Arxius i Gesti� Documental i el cap del Gabinet Jur�dic del Govern, que s encarreguen de l adopci� del que estableix l MGEDE sobre tots els procediments del Govern i d identificar possibles necessitats d ampliaci� o d actualitzaci� del que est� establert. 2. El Gabinet Jur�dic, que ha de garantir que les decisions adoptades segons l MGEDE, aix� com la seva aplicaci� sobre els procediments, compleixen els requisits i les obligacions legals del Govern. 3. L �rea d Arxius i Gesti� de Documents, que �s la responsable del desenvolupament i el manteniment dels instruments de gesti� documental i de la mateixa gesti� documental dels documents i expedients electr�nics un cop finalitzada la fase de tramitaci�. 4. El Departament de Sistemes d Informaci�, que �s el principal responsable del desenvolupament del model tecnol�gic i del model de seguretat de l MGEDE i de garantir el servei de les eines tecnol�giques necess�ries per a la correcta gesti� i preservaci� dels expedients i documents electr�nics. 5. Els responsables de formaci�, que han de garantir la realitzaci� de la formaci� necess�ria al personal del Govern per entendre i per poder aplicar correctament el que estableix l MGEDE, aix� com per difondre n l aplicaci� sobre els procediments. 6. Els responsables de procediments, que participen en la reenginyeria dels processos per a la correcta implementaci� de l MGEDE a l organitzaci� i en la definici� dels criteris per crear, accedir i tancar els expedients generats en el marc d aquests procediments. 7. Tot el personal de qualsevol nivell implicat en les tasques de gesti� de documents i expedients electr�nics, que han d aplicar les directrius establertes per l MGEDE en totes les accions i els tr�mits quotidians que facin i, especialment, mantenir els documents i els expedients adequats i complets que permetin acomplir l obligaci� de retre comptes de l actuaci� administrativa del Govern. Article 7. E lements de gesti� del document electr�nic 1. Fases del cicle de vida La gesti� del document electr�nic al Govern preveu el tractament dels expedients de manera homog�nia a trav�s de les etapes que componen el seu cicle de vida, estructurades en les fases seg�ents: a) La fase activa s inicia amb l obertura de l expedient i engloba tota la vida de l expedient mentre el procediment a qu� fa refer�ncia es troba en tramitaci�. Durant aquesta fase s incorporen documents a l expedient i el departament responsable de la tramitaci� l utilitza per poder documentar les seves activitats. Per incorporar documents a l expedient s apliquen processos de registre, de captura, de classificaci� i de descripci�. Un cop finalitzada la tramitaci�, el departament responsable ordena el tancament de l expedient, la qual cosa comporta el seu foliat i la seva transfer�ncia autom�tica al repositori d arxiu electr�nic. b) Fase semiactiva. Aquesta fase s inicia amb el proc�s de transfer�ncia posterior al tancament de l expedient. En aquesta fase importa garantir l accessibilitat de la documentaci�, facilitar eines de cerca i aplicar correctament les pol�tiques d �s i acc�s. Els documents s identifiquen i s eliminen quan han perdut completament el seu valor i la seva utilitat administrativa, sempre que no tinguin un valor hist�ric que en justifiqui la conservaci� permanent, i, en qualsevol cas, d acord amb el que estableixen les taules d avaluaci� documental aprovades per la Comissi� d Acc�s i Avaluaci� de la Documentaci�. c) Fase hist�rica. A la darrera fase del cicle de vida la prioritat del sistema �s la preservaci� de l autenticitat i la integritat dels expedients que tenen unes pol�tiques de disposici� que requereixen una conservaci� a molt llarg termini o de car�cter permanent. La responsabilitat dels expedients en aquesta fase recau en l �rea d Arxius i Gesti� de Documents. Tant en aquesta fase com en l anterior, els procediments aplicables per preservar l autenticitat i la integritat dels documents durant el temps requerit es desenvolupen al cap�tol 10, sobre preservaci�, de l MGEDE. 2. Processos de gesti� documental Aquests processos es desenvolupen amb detall a trav�s dels instruments de gesti� documental descrits a l article 8 d aquest Decret. a) Captura: �s el proc�s d incorporaci� d un document al Sistema de gesti� documental de l organitzaci�. Compleix les regles seg�ents: els documents que es generen sota el control del Govern es generen preferiblement en suport electr�nic; els que provenen de fonts externes en suport paper es digitalitzen de forma certificada o segura pr�viament a incorporar-los a l expedient, sempre que sigui possible, i els documents que es capturen s assignen a un expedient. b) Registre: els documents que provenen de fonts externes s inscriuen en un registre �nic de numeraci� seq�encial per permetre n la identificaci� un�voca i la identificaci� del procediment o l expedient amb qu� estan relacionats. Tots els expedients del Govern tenen un �nic n�mero que els identifica un�vocament; aquest n�mero s atribueix en el moment que es creen i �s correlatiu dintre de cada anualitat. c) Classificaci�: els expedients es classifiquen d acord amb la seva funci� dins l organitzaci� a trav�s de les s�ries documentals que es descriuen al Quadre de classificaci� a qu� es fa refer�ncia a l article 8.b d aquesta Pol�tica. d) Descripci�: la descripci� dels documents i dels expedients es porta a terme d acord amb el Vocabulari de metadades a qu� es fa refer�ncia a l article 8.b d aquesta Pol�tica. e) Acc�s: per tal de gestionar els drets d acc�s a la documentaci� es fa una an�lisi detallada de cada s�rie documental i es defineix tant la qualificaci� de seguretat de la documentaci� associada com els grups d usuaris que hi tenen acc�s en cadascuna de les fases del cicle de vida de la documentaci�. f) Foliat: al tancament de l expedient se li aplica un proc�s de foliat. El foliat genera un document addicional d �ndex de l expedient amb la llista de tots els documents continguts, incloent-hi mecanismes per validar-ne la integritat. Aquest document d �ndex se signa autom�ticament i serveix com a testimoni principal de l autenticitat de l expedient. El procediment concret es descriu al Model tecnol�gic de l MGEDE a qu� es fa refer�ncia a l article 8.c d aquesta Pol�tica. g) Avaluaci�: per a cada s�rie documental de les identificades en el Quadre de classificaci� s aplica un proc�s d avaluaci� documental que permet determinar els criteris d acord amb els quals la documentaci� es pot eliminar o conservar en els terminis que s estableixin. h) Conservaci�: en funci� del resultat de l avaluaci� documental s apliquen a l expedient les pol�tiques de preservaci� enunciades a l article 8.k. i) Transfer�ncia: la transfer�ncia �s el proc�s pel qual es canvia la ubicaci� d un expedient a un repositori d arxiu i la responsabilitat a l �rea d Arxius i Gesti� de Documents a partir de l entrada de l expedient a la fase semiactiva. j) Destrucci� o eliminaci�: la destrucci� de documents es troba subjecta a l aplicaci� de les taules d avaluaci� documental aprovades per la Comissi� d Acc�s i Avaluaci� de la Documentaci�. 3. Associaci� de metadades El Govern disposa d un Vocabulari de metadades que inclou els requisits del Model de requisits per a la gesti� de documents (Moreq) i del Pla director de preservaci� dels objectes digitals d Andorra. Aquest vocabulari aplicat als expedients, documents i signatures electr�niques en permet la identificaci�, la cerca i la gesti�. Els sistemes inform�tics que participen en la tramitaci� s encarreguen d automatitzar tant com sigui possible la c�rrega de metadades. Les metadades que no han pogut ser automatitzades s�n alimentades manualment pels responsables de tramitaci� en el moment de la creaci� d un expedient o de la captura d un document. Nom�s en casos excepcionals es permet l alimentaci� de determinades metadades en finalitzar el proc�s de tramitaci�, i sempre amb car�cter previ al tancament de l expedient. 4. Formaci� El Pla de formaci� del Govern incorpora previsions de formaci� continuada per al personal que participi en la generaci� i en el control de la gesti� de documents electr�nics. Addicionalment, totes les persones identificades a l article 6 d aquesta Pol�tica tenen acc�s a formaci� espec�fica en aquest �mbit. 5. Supervisi� i auditoria La correcta aplicaci� d aquesta Pol�tica es troba subjecta a procediments peri�dics d auditoria per verificar-ne el compliment i la correcta implementaci� dels instruments a qu� es fa refer�ncia a l article 8 d aquest Decret. 6. Gesti� de la Pol�tica El manteniment i l actualitzaci� d aquesta Pol�tica corresponen a la Comissi� Directiva de Gesti� Documental. Article 8. Desenvolupament de la Pol�tica Aquesta Pol�tica s implementa a trav�s del desenvolupament d una s�rie d instruments t�cnics que estableixen directrius concretes i componen el Model de gesti� de l expedient i el document electr�nic (MGEDE) del Govern. Els instruments i l �rea responsable del seu desenvolupament i actualitzaci� s�n els seg�ents: a) Cicle de vida dels documents. Aquest instrument descriu com es resolen per als documents electr�nics les fases i els processos principals del seu cicle de vida, tal com s ha fet esment a l article 7. �s definit i mantingut per l �rea d Arxius i Gesti� de Documents. b) Quadre de classificaci�. Aquest instrument permet la classificaci� dels expedients d acord amb la seva funci� dintre de l organitzaci�, integrant aquesta informaci� a les taules d avaluaci� documental i als criteris d acc�s. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l �rea d Arxius i Gesti� de Documents. c) Model tecnol�gic. Descriu l estructura i el format dels expedients i documents electr�nics a qu� es refereix aquesta Pol�tica i la manera d implementar-ne les directrius a les plataformes tecnol�giques del Govern. El seu desenvolupament i manteniment corresponen al Departament de Sistemes d Informaci�. d) Vocabulari de metadades. Defineix la forma de denominar i descriure els expedients i els documents, normalitzant-ne la descripci� mitjan�ant un conjunt de metadades estructurades. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l �rea d Arxiu i Gesti� de Documents en coordinaci� amb el Departament de Sistemes d Informaci�. e) Cat�leg de tipologies documentals. Identifica les tipologies de document que, des d un punt de vista funcional, configuren els expedients del Govern. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l �rea d Arxius i Gesti� de Documents. f) Cat�leg de formats documentals. Identifica els formats electr�nics admesos pel Govern segons un cat�leg d est�ndards. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l �rea d Arxius i Gesti� de Documents en coordinaci� amb el Departament de Sistemes d Informaci�. g) Taules d avaluaci� documental. Instrument que permet la definici� de pol�tiques sistem�tiques de conservaci� o d eliminaci� dels expedients pertanyents a cadascuna de les s�ries documentals. Les taules s�n aprovades per la Comissi� d Acc�s i Avaluaci� de la Documentaci� i aplicades per l �rea d Arxius i Gesti� de Documents. h) Model de seguretat i pol�tiques d acc�s. Desenvolupa els aspectes de seguretat del document i de l expedient electr�nic derivats de les normatives en seguretat documental aplicables. El seu desenvolupament i manteniment pertoquen al Departament de Sistemes d Informaci� en coordinaci� amb l �rea d Arxius i Gesti� de Documents. i) Model de digitalitzaci� segura. Descriu el procediment i les eines a emprar per generar c�pies electr�niques aut�ntiques de documents en suport paper. El seu desenvolupament i manteniment pertanyen a l �rea d Arxius i Gesti� de Documents en coordinaci� amb el Departament de Sistemes d Informaci�. j) Model d impressi� segura. Descriu el procediment per generar i emetre c�pies aut�ntiques en paper de documents originals electr�nics. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l �rea d Arxius i Gesti� de Documents en coordinaci� amb el Departament de Sistemes d Informaci�. k) Model de preservaci�. Descriu l estrat�gia del Govern per garantir la seguretat, l autenticitat i la disponibilitat dels documents electr�nics a llarg termini. El seu desenvolupament i manteniment corresponen a l �rea d Arxius i Gesti� de Documents en coordinaci� amb el Departament de Sistemes d Informaci�. l) Pol�tica de signatura electr�nica i certificats digitals. Defineix la manera d utilitzar la signatura electr�nica en l organitzaci�, quins certificats s utilitzen i s admeten, i quins formats i procediments tecnol�gics s apliquen en la generaci� de signatures. El seu desenvolupament i manteniment corresponen al Departament de Sistemes d Informaci� amb la col�laboraci� del Gabinet Jur�dic. Cosa que es fa p�blica per a coneixement general. Andorra la Vella, 13 de juny del 2018 Antoni Mart� Petit Cap de Govern Annex.pdf