Règlement du 4-2-2013 d'utilisation des moyens et outils que le Commun d'Encamp met à la disposition du personnel.

Règlement d'utilisation des moyens et outils que le Commun d'Encamp met à la disposition du personnel Exposé des motifs Le Commun permet à ses employés d'utiliser certains moyens techniques qui garantissent la rapidité et l'efficacité dans la prestation des services qui leur sont assignés. Parmi ces instruments, propriété du Commun, se distinguent principalement les équipements informatiques et de communication, en raison de leur utilisation massive et du rôle prépondérant qu'ils ont acquis, mais les véhicules, les machines, les ustensiles, les installations et les vêtements de travail mis à la disposition des travailleurs pour le meilleur accomplissement de leurs fonctions revêtent également une grande importance. Toutefois, l'usage qui a été fait de ces outils de travail au fil du temps, au cours duquel la tolérance à l'égard de certaines pratiques incorrectes a donné lieu à des situations de conflit, ainsi que la méconnaissance, en de nombreuses occasions, par le personnel de ses obligations relatives à ce matériel et des droits qui lui sont reconnus dans son utilisation, rendent nécessaire la réglementation de certaines règles de conduite afin d'en garantir le bon usage. De même, il est entendu sensibiliser l'ensemble des employés aux avantages que présente la bonne utilisation des outils que leur fournit le Commun, tant en raison de l'amélioration de la répartition des ressources matérielles disponibles que de l'incidence en matière de sécurité qu'elle implique dans tous les domaines de travail. Sans oublier, en outre, la répercussion externe que vise son application, en évitant la persistance de comportements inappropriés et en apportant davantage d'efficacité et de qualité dans la prestation du service aux citoyens. Pour ce motif, lors de la séance ordinaire du Conseil du Commun en date du 4 février 2013, est approuvé le présent Règlement, dont le contenu est le suivant : Article 1 Objet Le présent règlement a pour objet de réglementer l'usage des moyens techniques, informatiques, des outils de communication, du parc automobile, des vêtements de travail, des installations et de tout outil de travail fourni au personnel, ainsi que d'établir les protocoles permettant de réaliser les vérifications jugées nécessaires si un abus dans l'utilisation de ces outils est détecté. Article 2 Champ d'application et consentement de l'intéressé 1. Le présent règlement s'applique à l'ensemble du personnel qui fournit ses services professionnels au Commun d'Encamp en qualité de fonctionnaire, d'agent de l'administration à caractère indéterminé, d'agent de l'administration à caractère temporaire ou de personnel en relation spéciale. 2. L'exercice des facultés de contrôle que les articles 7.1 et 8 attribuent au Commun est subordonné à l'obtention du consentement préalable, exprès et non équivoque de ses employés. Ce consentement peut être exprimé par chaque travailleur de manière générale et en une seule fois pour toutes les vérifications effectuées à compter de ce moment, pendant toute la durée de la relation professionnelle et jusqu'à son expiration, conformément au formulaire figurant en annexe 1. Article 3 Outils de communication Le Commun fournit à ses employés certains outils de communication, qui sont des moyens techniques lui appartenant, pour l'accomplissement des tâches qui leur sont confiées au sein de la corporation. Ces moyens comprennent, à titre purement indicatif et non limitatif, les équipements informatiques ou téléphoniques, les programmes et systèmes informatiques et les réseaux informatiques. À cet égard, le traitement de l'ensemble des données à partir des différents équipements est effectué conformément aux dispositions de la Loi 15/2003 , du 18 décembre, qualifiée de protection des données personnelles. Article 4 Utilisation des équipements informatiques (matériel) 1. Les équipements informatiques fournis aux employés sont la propriété du Commun, qui met à la disposition des employés les moyens et équipements informatiques (matériel) pour l'exercice de leur activité professionnelle. Par conséquent, ces moyens ne peuvent pas être utilisés à des fins personnelles ou extraprofessionnelles au-delà de ce qui est permis par le présent texte. 2. Il n'est pas possible de modifier les équipements informatiques ni d'y en connecter d'autres (assistants personnels, imprimantes, logiciels de reconnaissance vocale, modems, etc.) sans l'autorisation expresse et la supervision du Département informatique. 3. Les règles établies dans le présent corps normatif s'appliquent tant aux équipements informatiques fixes qu'aux équipements informatiques portables auxquels les employés peuvent éventuellement avoir accès, ainsi qu'à tout autre instrument de transmission télématique pouvant être mis à la disposition des employés. En ce qui concerne ces derniers, il convient de rappeler que le travailleur qui dispose d'équipements informatiques portables (PC, PDA, etc) doit redoubler de précaution lorsqu'il les utilise ou les transporte en dehors des installations du Commun. Le contenu de l'ordinateur portable peut être hautement confidentiel ; c'est pourquoi toutes les précautions doivent être prises pour en éviter la perte ou le vol, et il convient d'avertir immédiatement si l'une de ces situations se produisait. 4. Il est expressément interdit d'accéder ou d'entrer par quelque moyen que ce soit dans les systèmes informatiques en utilisant un identifiant personnel (login) ou un mot de passe (password) d'un autre utilisateur, sauf autorisation expresse et mot de passe du titulaire de l'identifiant ou du supérieur hiérarchique immédiat, pour autant qu'il existe une cause dûment justifiée. 5. Le Commun met à la disposition des employés les moyens informatiques et techniques adéquats pour l'exercice de leurs fonctions. À compter de la fin de la collaboration avec le Commun, il ne sera plus possible d'avoir accès aux équipements informatiques ni, par conséquent, aux fichiers qu'ils contiennent. 6. Si l'ancien employé détient un quelconque outil de communication propriété du Commun, il devra le restituer immédiatement à la fin de sa collaboration avec la corporation. Article 5 Accès au réseau interne Le Commun est organisé globalement dans un environnement de réseau interne (Local Area Network ou LAN). Y accéder au moyen des moyens techniques permet aux employés du Commun d'accéder à des informations confidentielles. Ainsi, pour un meilleur niveau d'efficacité et dans le ferme dessein d'éviter que certaines personnes étrangères à l'environnement du Commun puissent avoir accès aux informations contenues dans le réseau interne de l'entité, les conditions requises de sécurité suivantes doivent être prises en compte : Toujours utiliser l'identifiant fourni par le Département informatique avec le mot de passe correspondant. N'accéder au réseau qu'à des fins professionnelles pour lesquelles ils ont été préalablement autorisés. Article 6 Utilisation des programmes et des fichiers informatiques (logiciels) 1. Les logiciels, les fichiers, le courrier électronique et les autres documents informatiques installés ou contenus dans le réseau du Commun, ainsi que tout outil informatique (disquettes, CD-R, USb, etc.) doivent être utilisés à des fins professionnelles. 2. En tout état de cause, les informations à caractère confidentiel contenues dans les fichiers et documents de l'entité ne pourront être envoyées, par quelque outil que ce soit, à des tiers ou à des sociétés sans l'autorisation expresse du supérieur hiérarchique et du titulaire des données, toujours conformément aux dispositions de la Loi 15/2003 , du 18 décembre, qualifiée de protection des données personnelles. 3. Les logiciels destinés à être installés ou effectivement installés sur les équipements informatiques sont la propriété du commun. Leur utilisation, copie ou reproduction à des fins étrangères à l'activité professionnelle est interdite. 4. Compte tenu du risque que des fichiers ou des programmes provenant de sources inconnues contiennent des virus, il convient d'agir avec la plus grande diligence lors de l'exécution de fichiers provenant de sources inconnues. Article 7 Utilisation d'Internet 1. La navigation sur le réseau Internet s'effectue à des fins professionnelles. Les employés sont seuls responsables des sessions ouvertes sur Internet qui sont effectuées au moyen des équipements informatiques mis à leur disposition. Le commun se réserve le droit de filtrer le contenu auquel l'employé peut accéder par Internet depuis les équipements informatiques propriété du commun, ainsi que d'enregistrer les accès effectués. Pour mener à bien cette tâche de vérification (l'enregistrement des accès effectués), le consentement préalable de l'employé concerné, dans les conditions établies à l'article 2.2 du présent Règlement, est obligatoire. 2. L'utilisation de toute adresse personnelle pendant les heures de travail ne peut être qu'occasionnelle, son utilisation devant être restreinte au maximum pendant la journée de travail, sans interférer, par conséquent, avec le déroulement normal de son activité professionnelle. 3. L'accès aux réseaux sociaux d'Internet n'est pas permis, à l'exception des services qui, en raison de leurs caractéristiques propres, sont autorisés à y accéder. Sont également interdites l'utilisation de programmes P2P ou similaires, l'utilisation de chats ou de programmes de conversation en temps réel, ainsi que l'utilisation d'Internet à des fins récréatives. 4. Il ne peut en aucun cas être fait usage des courriers électroniques mis à la disposition des employés ou de la connexion à Internet par l'intermédiaire des serveurs du commun pour envoyer des messages illégaux, illicites, offensants, portant atteinte à la dignité humaine, aux droits fondamentaux, à l'entité elle-même ou susceptibles d'être considérés comme une infraction pénale. 5. L'employé a accès au courrier électronique tant que sa relation professionnelle avec le commun demeure en vigueur. Au moment de l'extinction de la relation de travail, l'accès à la boîte de courrier professionnelle mise à la disposition de l'employé sera interrompu. 6. L'employé ne pourra en aucun cas modifier les configurations des navigateurs des équipements informatiques. 7. L'accès, le téléchargement et le stockage de pages au contenu illégal sont interdits. Ne sera pas non plus permis le stockage, sur les équipements informatiques propriété du commun, de contenus téléchargés depuis Internet qui violent la législation en vigueur sur la propriété intellectuelle et les droits d'auteur. 8. Tout incident de sécurité lié à Internet doit être communiqué au supérieur hiérarchique ou au Département informatique. Article 8 Utilisation abusive des outils de communication Lorsqu'il existe des motifs suffisants de croire qu'il est fait un usage abusif de l'un des outils de communication du commun, et à condition que l'employé concerné ait donné son consentement dans les conditions établies à l'article 2.2 du présent règlement, le Département informatique pourra examiner les fichiers et contenus élaborés par chaque employé et stockés sur le réseau télématique local du commun, le contenu du disque dur de l'équipement informatique, le contenu du courrier électronique mis à la disposition de l'employé, le détail des factures téléphoniques (avec obtention d'informations sur les destinataires des appels effectués, les heures auxquelles ils ont été effectués et leur durée) ou les données des connexions au réseau Internet utilisées par les employés dans l'exercice de leurs fonctions. Lesdits examens seront toujours effectués par les services techniques du commun, ou par les personnes expressément désignées à cet effet. Article 9 Utilisation du parc automobile 1. Le parc automobile du commun ne doit être utilisé qu'aux fins propres à chaque véhicule. À cet égard, peuvent utiliser les véhicules communaux les personnes expressément autorisées. 2. Il ne peut être effectué de trajets vers des destinations étrangères au travail, même si elles sont comprises dans le circuit de travail ou pendant la journée de travail. Les véhicules communaux ne peuvent pas non plus être stationnés dans des domiciles privés. 3. Lors de leur utilisation, il convient de veiller à optimiser les trajets, soit en concevant les circuits et les planifications, soit en regroupant les déplacements afin d'éviter une dépense plus importante. 4. Si, dans l'exercice d'une fonction propre au service, un dommage, une anomalie ou une panne quelconque survient sur le véhicule, le responsable du secteur doit être immédiatement averti afin d'établir les documents appropriés. Sans préjudice des responsabilités auxquelles peut être soumise la personne responsable des dommages. De même, si, pendant l'utilisation de l'un des véhicules du parc automobile du commun, le travailleur est sanctionné pour infraction à l'un des articles du Code de la route, ledit travailleur doit prendre en charge le montant de la sanction imposée. 5. En règle générale, tous les déplacements doivent être effectués collectivement, afin d'économiser des ressources et d'organiser correctement les tâches. On entend par déplacement collectif celui qui implique le transport de plus d'une personne. Article 10 Dépenses résultant de l'utilisation de véhicules particuliers Le remboursement des dépenses au titre du kilométrage et du stationnement résultant de l'utilisation du véhicule particulier doit être précédé de l'autorisation correspondante du supérieur hiérarchique et requiert la production du justificatif pertinent conformément aux dispositions du Règlement des systèmes de compensation du Commun d'Encamp. Article 11 Utilisation des vêtements de travail ou de l'uniforme 1. Seuls utiliseront des vêtements de travail ou un uniforme les travailleurs qui, en raison de la nature des fonctions qui leur sont confiées, y sont tenus. 2. En ce qui concerne les vêtements de travail, les dispositions de la loi 48/2008, du 18 décembre de la sécurité et de la santé au travail, doivent être respectées et appliquées à tout moment. Sans préjudice de ce qui précède, il convient de veiller à la polyvalence dans l'utilisation des vêtements professionnels. 3. Les vêtements de travail ou l'uniforme sont remis au travailleur/à la travailleuse contre un accusé de réception et ne peuvent être utilisés que pendant la journée de travail. 4. Il incombe à chaque travailleur de conserver les articles que le Commun lui fournit, et il ne peut y inclure ni y apporter des modifications qui ne sont pas dûment autorisées. De même, à la fin de la relation professionnelle, le travailleur doit restituer au Commun l'ensemble des vêtements de travail, clés, éléments d'identification ou autres qui lui ont été remis. Article 12 Utilisation des installations 1. Dans chaque installation ou espace, seule peut être exercée l'activité à laquelle il est spécifiquement destiné, ainsi que celles qui sont techniquement possibles. À certaines occasions, les installations peuvent être utilisées pour des activités spéciales, à condition de disposer de l'autorisation expresse de la Junta de Govern. 2. Le personnel du Commun a l'obligation de veiller au bon usage des installations et aux économies d'énergie. Disposition additionnelle À la fin de la relation professionnelle, le travailleur doit restituer au Commun tout le matériel de quelque type que ce soit qui lui a été remis. Disposition abrogatoire Sont abrogées toutes les dispositions de rang égal ou inférieur contraires au présent Règlement. Disposition finale Le présent Règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre. Information rendue publique pour la connaissance de tous. Encamp, le 4 février 2013 Jordi MAS TORRES Consul majeur / / / ANNEXE1 Le soussigné / La soussignée,…, de nationalité…, titulaire du passeport n°…, et résident / résidente de la paroisse d'Encamp, domicilié(e) à…, employée du Commun de. sous le régime de. et affectée à…, DÉCLARE : Premièrement.- Avoir reçu un exemplaire du Règlement d'utilisation des moyens et outils que le Commun d'Encamp met à la disposition du personnel, publié au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre (BOPA) n°…, année…, en date du. Deuxièmement.- Avoir une parfaite connaissance de son contenu et, en particulier, des facultés de révision et de contrôle du Commun visées aux articles 2.2, 7.1 et 8 dudit Règlement. Troisièmement.- Donner librement et de manière générale mon consentement afin que le Commun d'Encamp puisse exercer, dès à présent et autant de fois qu'il le juge nécessaire pendant la durée de notre relation professionnelle, les facultés de contrôle prévues aux articles 2.2, 7.1 et 8 susmentionnés du Règlement d'utilisation des moyens et outils que le Commun d'Encamp met à la disposition du personnel. Ce que je déclare, à toutes fins de droit utiles, à Encamp, le. de. deux mille treize. Signature :