Décret du 7 janvier 2010 portant approbation du règlement intérieur de fonctionnement du Nid d'Entreprises d'Encamp.

Décret portant approbation du règlement intérieur de fonctionnement du Nid d'Entreprises d'Encamp Exposé des motifs Compte tenu de la mise en fonctionnement du Nid d'Entreprises d'Encamp, il apparaît nécessaire de réglementer l'utilisation des biens et services dudit organe du Commun d'Encamp par les personnes physiques ou morales qui exercent une activité entrepreneuriale ou professionnelle au Nid d'Entreprises ; de même, il convient également de réglementer les relations contractuelles et non contractuelles qui y sont menées. Le Conseil du Commun d'Encamp du 7 janvier 2010 a approuvé le présent règlement : / / / Règlement intérieur de fonctionnement du nid d'entreprises d'Encamp Dispositions générales Article 1 / Objet / Le présent Règlement est établi aux fins de réglementer l'utilisation des biens et services du Nid d'Entreprises d'Encamp (ci-après le Nid), du Commun d'Encamp, par des personnes physiques ou morales qui exercent une activité entrepreneuriale ou professionnelle au Nid. Article 2 / Champ d'application / Le présent Règlement régit les relations contractuelles et non contractuelles qui sont menées au Nid et complète les clauses contenues dans le contrat qui sera conclu entre le Commun d'Encamp et l'employeur (ou l'entreprise), dont il constitue une annexe. Article 3 / Représentation et titularité du service / Le Département des Finances est chargé de veiller au respect des dispositions contenues dans le présent Règlement. Le titulaire du service est le Commun d'Encamp et, à ce titre, il lui incombe de : a) Gérer, organiser et/ou fournir les services. b) Approuver et modifier le présent Règlement. c) Étudier les projets entrepreneuriaux et autoriser leur implantation dans le Nid. d) Étudier, établir et percevoir les tarifs des services. e) Surveiller, conserver, entretenir et aménager les biens affectés au Nid. f) Nommer et gérer le personnel affecté au service. Article 4 / Destinataires / Le Nid d'Entreprises s'adresse aux : a) Nouveaux projets : / Personnes ayant des idées ou des projets entrepreneuriaux qui souhaitent en évaluer la viabilité, les mettre en œuvre et en améliorer la gestion. b) Projets déjà lancés : / Personnes ayant des projets et/ou des affaires propres déjà lancés depuis une durée n'excédant pas 1 an, qui souhaitent bénéficier d'un conseil expert pour améliorer leur gestion. Prestation de services Article 5 / Finalités essentielles / Le Nid d'Entreprises a pour finalité essentielle la prestation des services suivants : a) Promouvoir l'utilisation des bureaux aménagés pour exercer des activités entrepreneuriales, par des entreprises nouvellement créées et/ou des entreprises en cours de consolidation. b) Mettre à la disposition des entreprises adhérentes au projet les services communs de base qui facilitent leur gestion pendant le processus de consolidation entrepreneuriale. c) En ce qui concerne les nouveaux projets : / - Aider à donner forme aux éventuelles idées entrepreneuriales et à les évaluer. / - Préparer et analyser la viabilité du projet entrepreneurial. / - Former les entrepreneurs à la mise en œuvre de leur projet entrepreneurial. d) En ce qui concerne les projets lancés : / - Stimuler et accroître la valeur des entrepreneurs. / - Agir sur l'amélioration entrepreneuriale en renforçant son agilité et sa polyvalence. / - Accompagner les entrepreneurs dans l'environnement chaotique du lancement de l'entreprise. e) Informer, conseiller et accompagner dans l'élaboration de plans d'entreprise, jusqu'à leur concrétisation en projets viables. f) Offrir aux promoteurs de nouveaux projets et/ou aux entreprises en cours de consolidation les services qui contribuent à améliorer leur situation. g) Promouvoir ou réaliser des cours qui améliorent les capacités des personnes et des entreprises. h) Établir des mécanismes permettant de renforcer les entreprises existantes dans la paroisse afin de favoriser leur développement. Article 6 / Utilisation des espaces / Le Commun d'Encamp fournit des bureaux et des espaces communs, afin de les mettre à la disposition des entreprises domiciliées au Nid, comme suit : a) Elles bénéficient de l'occupation privative et continue de l'un des bureaux du Nid. b) Elles peuvent demander l'occupation ponctuelle de la salle de réunion située dans le même bâtiment. Article 7 / Durée des services / L'utilisation des bureaux par les entreprises domiciliées au Nid est fixée pour un délai de 2 ans. Exceptionnellement, lorsque des motifs justifiés le requièrent et sur rapport préalable de la Commission des Finances, ce délai peut être modifié. Article 8 / Aménagement des bureaux / Les bureaux que le Commun d'Encamp met à la disposition du Nid disposent de l'aménagement suivant : a) Occupation privative : / - Clé d'accès. / - Mobilier. / - Ligne téléphonique. / - Connexion à Internet. b) Espaces communs : / - Toilettes Article 9 / Prestation d'autres services / Les entreprises qui souhaitent s'implanter ou qui sont implantées dans le Nid peuvent faire usage de prestations complémentaires, certaines sans frais et d'autres payantes. Les prestations sans aucun coût supplémentaire pour l'usager du Nid sont : - Secrétariat : / • Surveillance et sécurité des bureaux. / • Réception des commandes. / • Gestion du fax et du téléphone. / • Accueil des clients et des passants. / - Suivi du plan d'entreprise / - Conseil juridique, économique et comptable, marketing, technologies de l'information et de la communication. / - Mise en relation entrepreneuriale. / - Eau. / - Nettoyage des bureaux / - Police d'assurance responsabilité civile et multirisque. / - Occupation ponctuelle de la salle de réunion. / - Autres que le Commun d'Encamp peut déterminer sur proposition de la Commission des Finances. Les prestations payantes pour l'usager sont : - Téléphone, électricité, chauffage. / - Photocopies, fax. / - Cours de formation. / - Enseignes extérieures. / - Autres que le Commun d'Encamp peut déterminer sur proposition de la Commission des Finances. Le prix des prestations est celui fixé dans l'Ordonnance des Prix Publics en vigueur, pour des services de même nature. Dans le cas où ces prestations ne figurent pas dans l'Ordonnance des Prix Publics, le tarif applicable est le prix de revient de la prestation. Article 10 / Services à d'autres entreprises / Les entreprises ou entités qui le souhaitent et qui ne sont pas implantées dans le Nid peuvent bénéficier de certaines des prestations régies par le présent Règlement, lorsque la Commission des Finances en décide ainsi, en tenant compte de critères d'intérêt public. Article 11 / Forme contractuelle de la prestation des services / Pour régir les conditions d'utilisation des espaces, la signature d'un contrat entre le Commun d'Encamp et l'intéressé est nécessaire ; dans le cas d'entreprises nouvellement créées et/ou en cours de consolidation, ce contrat est régi par le présent Règlement. Le contrat conclu prend fin à l'expiration du délai convenu, l'usager s'obligeant à restituer la possession de l'espace correspondant, en le laissant libre et dégagé de tout bien ou élément étranger au Nid, et à la disposition du Commun d'Encamp dans le même état de conservation et d'équipement que celui dans lequel il l'a reçu, en restituant les clés des portes d'accès à l'espace. Prestations à la charge des usagers Article 12 / Modalités de paiement des services / a) Les entreprises installées dans le Niu doivent constituer une caution d'un montant équivalent aux deux premières mensualités au moment de la formalisation du contrat souscrit. b) Les entreprises doivent acquitter, mensuellement et d'avance, les redevances découlant du contrat souscrit. c) La consommation de téléphone, d'éclairage et de gasoil, le cas échéant, doit être payée par chaque entreprise installée dans le Niu conjointement avec les mensualités du bail. d) Les services de photocopie et de fax sont centralisés au Secrétariat et peuvent être utilisés par les usagers selon les modalités qui sont stipulées, moyennant le paiement des tarifs approuvés à cet effet, conjointement avec les mensualités du bail. e) Les espaces communs doivent être demandés, au moyen d'un formulaire préétabli, à la Commission des Finances au moins 3 jours à l'avance, afin d'étudier et, le cas échéant, de faciliter leur mise à disposition au demandeur, qui doit payer les tarifs approuvés à cet effet, conjointement avec les mensualités du bail. Le paiement de chacune des mensualités est effectué au cours des cinq premiers jours de chaque mois par prélèvement bancaire. Condition pour acquérir l'usage d'un espace Article 13 / Entreprises installées / Obtiennent la qualité d'entreprise installée les projets ayant pour objet la constitution et le développement d'un projet entrepreneurial nouvellement créé ou qui relèvent d'une entreprise en cours de consolidation. Les entreprises peuvent être des entrepreneurs individuels ou revêtir toute forme juridique, civile ou commerciale, prévue par la Loi et doivent avoir la nationalité andorrane. a) Entreprises nouvellement créées : / Sont considérées comme entreprises nouvellement créées celles qui s'adressent au Niu afin d'élaborer et de formaliser pour la première fois une entreprise en adoptant l'une quelconque des formes juridiques, et qui s'adapte et accepte les normes contenues dans le présent Règlement. b) Entreprises en cours de consolidation : / Sont considérées comme entreprises en cours de consolidation celles qui s'adressent au Niu afin de développer un projet entrepreneurial existant ou en cours d'élaboration. Article 14 / Conditions requises préalables / L'élaboration d'un plan d'entreprise par l'entrepreneur qui souhaite créer son entreprise est nécessaire. Dans le cas des entreprises en cours de consolidation, l'accès est subordonné à la présentation des immatriculations fiscales et de sécurité sociale, ainsi que des certificats attestant que l'entreprise est à jour du paiement de ses obligations fiscales et de sécurité sociale. Article 15 / Installation au Niu / Une fois le projet présenté, l'entreprise attributaire des services de conseil du Niu informe la Commission des Finances sur la viabilité de chaque projet, au regard de critères entrepreneuriaux et des objectifs établis dans le plan d'affaires. La décision finale concernant l'installation de l'entreprise nouvellement créée ou de l'entreprise en cours de consolidation appartient à la Junta de Govern sur proposition de la Commission des Finances. De même, ladite Commission est chargée d'évaluer l'opportunité d'accorder les prorogations pertinentes. Article 16 / Accessibilité / La qualité d'entreprise installée dans le Niu est acquise à compter de la signature du contrat correspondant et dans les termes stipulés par celui-ci. Article 17 / Fin du contrat / Le contrat peut prendre fin pour : a) Expiration du délai convenu dans le contrat ou dans l'une quelconque de ses prorogations. b) Cessation volontaire de la part de l'entreprise installée dans le Niu. c) Fin de son activité entrepreneuriale. d) Cessation obligatoire, à l'appréciation de la Commission des Finances, pour manquement aux obligations assumées par les usagers. Droits et obligations des entreprises installées Article 18 / Droits des entreprises / Les entreprises ont le droit : a) De jouir de l'espace, des services de base et des prestations du service, conformément aux prescriptions du présent Règlement. b) De jouir de l'intimité nécessaire au développement de leurs activités, dans le respect constant des prescriptions du présent Règlement. c) De demander et de recevoir des informations concernant les entreprises nouvellement créées et/ou en cours de consolidation ou le fonctionnement du Niu en général. d) De formuler des réclamations, plaintes et suggestions. e) De demander des réunions pour traiter de questions d'intérêt général ou particulier. Article 19 / Obligations des entreprises / Les entreprises sont tenues : a) De respecter toutes les personnes, installations et services du Niu, ainsi que les activités qui y sont développées par les autres usagers. b) D'assister aux réunions auxquelles elles sont convoquées, pour traiter de questions d'intérêt général et particulier. c) De se constituer, de régulariser tant l'entreprise que l'activité conformément à la réglementation en vigueur à tout moment, et de procéder à l'immatriculation à la Sécurité sociale des travailleurs qui exercent leur activité dans le délai légal et de respecter la réglementation en matière de prévention des risques professionnels. d) D'inclure une référence à leur installation dans le Niu dans toutes les publications éditées. e) De payer les redevances mensuelles au titre de l'utilisation des services, par prélèvement sur un compte bancaire andorran. f) De mettre à la disposition du Commun d'Encamp la documentation comptable et administrative qui lui est demandée, afin d'évaluer l'évolution de l'entreprise. g) De mettre à la disposition du Commun d'Encamp, lorsqu'il le demande, les justificatifs attestant qu'elles sont à jour de leurs obligations fiscales et envers la Sécurité sociale. h) De permettre l'accès et l'examen du local loué au personnel désigné par le Commun d'Encamp afin d'en vérifier l'usage et l'état de conservation ou d'effectuer les réparations nécessaires ou en cas de situations d'urgence. i) De ne pas entreposer de matériel qui ne soit pas propre à un bureau. j) De ne pas utiliser les espaces pour la réalisation d'activités autres que celles prévues dans le contrat. k) D'exercer leurs activités en évitant au maximum les bruits et nuisances qui pourraient en découler. l) De maintenir propres les abords des espaces qu'elles occupent, d'utiliser les corbeilles, cendriers et autres éléments expressément destinés à cet effet. Article 20 / Cession à des tiers / Il est expressément interdit aux usagers de céder à des tiers la totalité ou une partie des espaces qui leur ont été attribués. Article 21 / Clés / Chaque usager dispose d'un jeu de clés de l'espace mentionné dans le contrat signé. La direction du Niu dispose d'une copie des clés de tous les espaces afin d'y accéder dans le but de veiller à la sécurité et au bon fonctionnement du Niu. Entretien Article 22 / Anomalies ou défaillances / Toute anomalie ou défaillance survenant dans les installations ou les services doit être communiquée au Commun d'Encamp. Article 23 / Travaux de transformation / Pour réaliser tout type de travaux de transformation dans les différents espaces, l'entreprise installée dans le Niu doit disposer de l'autorisation préalable du Commun d'Encamp. Sont à la charge de l'entreprise installée dans le Niu tous les travaux de transformation qui lui ont été préalablement et expressément autorisés. Article 24 / Réparation des dégradations / Les dégradations qui se produisent du fait ou par l'effet du locataire dans les espaces occupés doivent être réparées par l'entreprise qui les occupe. Le refus de l'usager de réparer les dommages causés autorise le Commun d'Encamp à répercuter les dépenses que la réparation lui occasionne. Article 25 / Enseignes et façades extérieures / Les usagers ne peuvent pas modifier l'aspect extérieur du Niu, ni y placer des enseignes ou d'autres éléments sans l'autorisation préalable du Commun d'Encamp. Les enseignes informatives doivent respecter les caractéristiques de dimensions, forme, couleur, modèle, etc. normalisées par le Commun d'Encamp. Personnel autorisé Article 26 / Représentant de l'entreprise / Les entreprises installées doivent nommer un responsable qui représente l'entreprise auprès du Commun d'Encamp et qui est l'interlocuteur de celui-ci. Article 27 / Personnel de chaque entreprise / Les entreprises installées doivent notifier par écrit au Commun d'Encamp le personnel qui fait partie de chaque entreprise et qu'elles autorisent à entrer dans le Niu en dehors de l'horaire réglementaire. Sont indiqués les nom, prénoms, numéro de passeport et une photographie récente. Les modifications à cet égard doivent être notifiées par écrit. Article 28 / Identification du personnel / Toute personne qui accède au site du Niu ou s'y trouve en dehors de l'horaire réglementaire est tenue de s'identifier et de justifier sa présence si cela lui est demandé. Régime disciplinaire Article 29 / Les infractions / Les infractions au présent Règlement commises par les usagers peuvent avoir le caractère de légères, graves ou très graves, en fonction de ce qui est déterminé ci-après : a) Sont considérées comme des fautes légères : 1. Le manque d'hygiène et de salubrité dans l'espace occupé et/ou dans le Niu. 2. L'absence injustifiée du représentant de l'entreprise installée aux réunions convoquées. 3. Le fait de ne pas mentionner dans les publications éditées par l'usager son installation dans le Niu. 4. L'entrée dans le Niu en dehors de l'horaire établi, sans autorisation. b) Sont considérées comme des fautes graves : 1. L'exercice de l'activité d'une manière qui empêche le fonctionnement normal du Niu et/ou des autres usagers. 2. Le mauvais usage des installations communes. 3. Le manque de respect envers les autres usagers et/ou le personnel du Niu. 4. Le refus de fournir la documentation relative à l'activité de l'entreprise lorsqu'elle lui est demandée. 5. La réitération de fautes légères. c) Sont considérées comme des fautes très graves : 1. L'utilisation des espaces pour des activités différentes de celles autorisées. 2. Céder l'espace à des tiers. 3. Réaliser des travaux de réaménagement sans autorisation expresse. 4. Le non-paiement de deux mensualités ou plus des prestations de base et/ou complémentaires. 5. Le non-respect manifeste de la législation du travail et/ou fiscale. 6. La réitération de fautes graves. Article 30 / Les sanctions / Pour les fautes commises par les usagers, les sanctions suivantes sont imposées, compte tenu des circonstances aggravantes ou atténuantes existantes, ainsi que du degré de négligence ou d'imprudence : a) Les fautes légères entraînent un avertissement écrit à l'usager. b) Les fautes graves peuvent donner lieu à une sanction allant d'une sanction pécuniaire jusqu'à l'expulsion du Niu. c) Les fautes très graves entraînent l'expulsion du Niu. Article 31 / Procédure à suivre En ce qui concerne les fautes légères, l'avertissement est donné par la Commission des Finances. En ce qui concerne les fautes graves et très graves, la procédure à suivre est la suivante : a) Présentation d'un rapport ou d'une proposition de sanction à la Commission des Finances par le Chef du Département des Finances, exposant les motifs susceptibles de sanction. b) Évaluation et diagnostic par la Commission des Finances des motifs de la proposition de sanction. c) Convocation des représentants de l'entreprise concernée. d) Exposé des motifs des représentants de l'entreprise concernée. e) Délibération et prise de décision définitive par la Commission des Finances concernant la sanction à engager. Article 32 / L'expulsion du Niu / La perte de la qualité d'usager à la suite d'une sanction entraîne la fin de l'utilisation du Niu et, par conséquent, de ses prestations, tant de base que complémentaires. Article 33 / Réclamations / L'imposition de sanctions n'empêche pas la réclamation des dommages et intérêts que le contrevenant a pu causer au Niu et/ou à des tiers. Disposition finale Le présent règlement entre en vigueur le lendemain de sa publication au BOPA. Commun d'Encamp, le 7 janvier 2010 Le Consul majeur Miquel Alís Font