Décret du 6-9-2007 portant approbation du Règlement de régime intérieur des Commissions des Fêtes du Commun d'Encamp.

Décret portant approbation du Règlement de régime intérieur des Commissions des Fêtes du Commun d'Encamp Exposé des motifs Conformément aux dispositions de la Loi qualifiée de délimitation des compétences des Communs, le Commun d'Encamp est chargé d'organiser et de promouvoir les activités culturelles et les fêtes traditionnelles de la paroisse. À cet égard, le Département de la Culture du Commun d'Encamp, est chargé de l'organisation des manifestations culturelles de la paroisse, et afin de promouvoir la participation citoyenne à l'organisation de ces manifestations, il est créé deux commissions des fêtes, qui seront composées de représentants de la population et du Commun. Règlement de régime intérieur des Commissions des Fêtes du Commun d'Encamp Article 1 Il est créé les Commissions des fêtes du Commun d'Encamp, l'une à Encamp et l'autre au Pas de la Casa, dans le but d'organiser les manifestations traditionnelles du Carnaval, de la Fête patronale de la paroisse et toutes autres que le Commun pourrait leur confier. Article 2 Chacune des Commissions des fêtes est composée d'un Président, d'un vice- président, d'un secrétaire, d'un trésorier, d'un responsable, qui doivent être majeurs, et des membres. Chaque Commission des Fêtes est constituée des membres suivants : 1. Le/la président/e : a) Il représente les commissions et cette fonction doit revenir au Consul Majeur ou à la personne qu'il délègue. b) Il convoque et préside les réunions de chaque commission et en fixe l'ordre du jour ainsi que le lieu, la date et l'heure de la réunion. 2. Le/la vice-président/e : a) Remplacer le/la président/e en cas d'absence, de vacance ou de maladie. 3. Le/la Secrétaire : a) Se charger de l'archivage de la documentation. b) Rédiger les documents relatifs à la marche administrative de la Commission. c) Dresser les procès-verbaux et les certificats des réunions, et, conjointement avec le/la président/e, signer le livre-registre des membres, le livre des procès-verbaux, les livres de comptabilité correspondant aux activités de l'entité et le livre d'inventaire de ses biens. d) Il établit les diligences. 4. Le/la trésorier/ère : a) Il/elle est le/la dépositaire de la Commission. b) Signer les reçus, autoriser les paiements, conjointement avec le/la secrétaire ou, en l'absence de celui-ci/celle-ci, avec le président. 5. Le/la responsable : a) Cette fonction revient à un représentant nommé par le Commun d'Encamp. 6. 9 membres. Article 3 1. Lors de la première constitution des commissions, le Consul Majeur convoque les élections des représentants de la jeunesse, des entités commerciales, culturelles, sportives et des personnes âgées de la paroisse, au moins quinze jours à l'avance et doit fixer le lieu, le jour et l'heure de la réunion, ainsi que l'ordre du jour. Par la suite, la convocation des élections incombera au/à la Président/e de chaque Commission. Le nombre de représentants pour chaque Commission sera le suivant : a) 2 représentants du Commun. b) 2 représentants des Personnes Âgées de la paroisse. c) 4 représentants des entités commerciales, culturelles et sportives de la paroisse. d) 6 représentants de la jeunesse de la paroisse (garçons et filles). 2. De même, parmi les nouveaux membres sont élus aux fonctions de vice- président/e, de secrétaire, de trésorier/ère et les membres de chaque Commission. 3. En ce qui concerne les représentants des Personnes Âgées, « l'Association des Personnes Âgées d'Encamp » présentera les deux candidats choisis pour chaque Commission, parmi ses membres, sous pli fermé, portant la mention suivante : candidats aux fonctions de représentants des Personnes Âgées pour la Commission des Fêtes d'Encamp et du Pas de la Casa du Commun d'Encamp. 4. En ce qui concerne les représentants des entités commerciales, culturelles et sportives, (l'Association des commerçants et chefs d'entreprise, l'Association Pro-Jumelage d'Encamp, les associations culturelles et les clubs sportifs de la paroisse), les quatre collectifs présenteront chacun un candidat choisi pour chaque Commission, parmi leurs membres, sous pli fermé, portant la mention suivante : candidats aux fonctions de représentants des entités commerciales, culturelles et sportives pour la Commission des Fêtes d'Encamp et du Pas de la Casa du Commun d'Encamp. 5. En ce qui concerne les représentants de la jeunesse de la paroisse (garçons et filles), ils auront entre 16 et 30 ans et doivent résider dans la paroisse, et les candidatures présentées seront soumises au vote. Les jeunes pouvant voter devront également résider dans la paroisse et, avoir entre 16 et 30 ans. Article 4 Peuvent être candidats, les personnes âgées de 16 ans, et qui ne font pas l'objet d'une sanction selon la procédure établie dans le présent règlement. Article 5 1. Les candidats choisis par leurs collectifs et les candidatures de la jeunesse doivent être présentés au Service des Démarches du Commun au plus tard cinq jours avant la date fixée pour les élections des membres de chaque Commission. 2. Les représentants de la jeunesse doivent présenter par écrit, des candidatures individuelles, sur lesquelles figurent au moins deux signatures supplémentaires ; les signataires certifieront, par promesse, que toutes les signatures des présentateurs sont véridiques, sous leur responsabilité. Sur l'ensemble des candidatures, il en sera voté six pour Encamp et six pour le Pas de la Casa, et celles qui obtiendront le plus de voix seront celles qui seront élues. 3. La liste des candidats sera publiée sur un tableau d'affichage de la Casa Comuna cinq jours avant les élections. 4. Lors de l'élection des représentants, le bureau électoral doit être composé du délégué du Secrétariat général du Commun et du/de la Chef/fe de Secteur des activités et de la communication du Département de la Culture, qui exercera les fonctions de secrétaire. Article 6 Les membres élus de chaque Commission des Fêtes le sont pour une durée de deux ans, sans préjudice de leur réélection. Article 7 Les deux commissions des Fêtes se réunissent en session ordinaire deux fois par an, selon la programmation. Le Président de chaque commission, sur demande écrite d'au moins trois membres ou de sa propre initiative, peut convoquer une session extraordinaire au moins huit jours à l'avance, sauf s'il s'agit d'une affaire de la plus haute urgence, qui peut être convoquée dans un délai inférieur. Article 8 Chaque commission des fêtes est valablement constituée avec la présence, en première convocation, de la majorité absolue des membres. Elle est valablement constituée en seconde convocation une demi-heure après la première, pourvu qu'au moins cinq membres soient présents. Les décisions sont adoptées à la majorité simple, et sont consignées dans un livre des procès-verbaux, signés par le Président et par le Secrétaire. La convocation est établie par écrit par le Secrétaire de la Commission et est notifiée avec accusé de réception aux intéressés. Article 9 Chaque commission des fêtes a les fonctions suivantes : a) Proposer les programmes d'activités du Carnaval, de la Fête patronale de la paroisse et autres, avec le budget correspondant, qui doivent être validés par le Commun d'Encamp. b) Présenter des propositions de renouvellement et de développement des manifestations mentionnées au point précédent. c) Apporter des suggestions pour les manifestations annuelles programmées par les Départements de la Culture, du Tourisme et de la Jeunesse et des Sports. d) Proposer des modifications au présent Règlement. e) Gérer le budget attribué par le Commun d'Encamp. Article 10 Les remplacements temporaires d'un représentant d'une Commission doivent être communiqués à l'avance au Président. Le remplacement s'effectue toujours en faveur du candidat ayant obtenu le deuxième plus grand nombre de voix lors des élections de l'année en cours. En cas de pluralité de candidats ayant obtenu le même nombre de voix, le remplacement s'effectue en faveur du plus âgé. Article 11 Les membres des deux commissions ont les droits suivants : 1. Assister et participer aux réunions. 2. Être informés des activités de leur Commission et y prendre part. 3. Être informés du fonctionnement de leur Commission régi par le présent Règlement et, de l'état des comptes et des relations de la Commission avec les pouvoirs publics et avec des tiers. 4. Se retirer de l'entité. Article 12 Les membres des commissions ont les devoirs suivants : 1. Conformer leur action aux normes réglementaires, étant entendu que l'entrée dans la Commission emporte la soumission au présent Règlement. 2. Assister aux réunions. 3. Respecter et exécuter les accords adoptés par leur Commission. 4. Fournir un domicile pour la remise des communications de l'entité et notifier les changements de cette adresse. 5. Veiller au bon déroulement des événements pendant leur réalisation. 6. Les propositions d'événements traditionnels doivent être présentées au moins deux (2) mois avant leur réalisation. Article 13 1. Les manquements de la part des membres des Commissions au présent Règlement, aux devoirs que celles-ci leur imposent, ainsi que pour des agissements contraires au droit, peuvent être qualifiés d'infractions légères et graves. I. Infractions Constituent des infractions légères : 1. Occasionner des préjudices légers au patrimoine ou à la bonne réputation de l'une quelconque des deux Commissions des fêtes, ou en être responsable. 2. Ne pas assister à leurs réunions, 5 fois consécutives, sans motif justifié. 3. Le manquement à toute disposition du présent règlement, sans qu'il ne provoque un préjudice pour l'entité ou ses membres ou que l'infraction n'ait pas été qualifiée de grave. Constituent des infractions graves : 1. Ne pas respecter ou ne pas exécuter de manière délibérée les accords valablement adoptés par la Commission des fêtes correspondante. 2. Provoquer, par action ou omission, des préjudices graves au patrimoine ou à la bonne réputation des Commissions des fêtes. 3. Le manquement à toute disposition du présent règlement s'il occasionne un préjudice à l'un quelconque des membres, sauf si l'infraction a été qualifiée de légère. 2. La récidive de trois infractions légères pourra entraîner la qualification par l'organe compétent du fait constitutif d'infraction comme grave. II. Sanctions 1. Conformément aux principes d'adéquation et de proportionnalité, les sanctions qui peuvent être imposées aux membres de l'entité pour les infractions commises sont les suivantes : Pour les infractions légères : Avertissement, admonestation. Pour les infractions graves : Radiation définitive de la qualité de membre de la Commission correspondante, ainsi que l'interdiction temporaire de se présenter en tant que membre pour une période de cinq ans. 2. L'avertissement, admonestation consistera en un écrit adressé à la personne indiquant les points qu'elle a enfreints et la mettant en demeure de corriger un comportement inapproprié et de ne pas récidiver. 3. La radiation définitive de la qualité de membre de la Commission correspondante, ainsi que l'interdiction temporaire consistera en la notification probante, après instruction du dossier selon la procédure établie. III. Procédure de sanction 1. L'organe compétent pour instruire les dossiers de sanction est formé par les membres de la Commission correspondante, qui statue à la majorité. 2. L'ouverture des dossiers de sanction peut être engagée d'office par l'organe d'instruction ou à la demande de tout membre de l'entité. 3. Une fois le dossier de sanction ouvert, celui-ci sera communiqué par lettre recommandée avec accusé de réception au membre de la commission faisant l'objet du dossier, en l'informant des infractions présumées qu'il aurait pu commettre et des sanctions qu'elles entraînent. En outre, il lui sera accordé un délai, non inférieur à quinze jours, afin qu'il puisse être entendu et présenter ses observations à cet égard. 4. L'auteur présumé de l'infraction devra formuler ses observations par écrit et les adresser à sa Commission par lettre recommandée avec accusé de réception et dans le délai établi, qui ne pourra être inférieur à sept jours. 5. Une fois les observations reçues, celles-ci seront transmises à l'organe d'instruction qui, dans un délai de quinze jours et au maximum d'un mois à compter de la date de réception de l'écrit d'observations, décidera s'il est procédé au classement définitif du dossier de sanction ou, si dans le cas contraire, la procédure est élevée en proposition de décision ou de sanction. 6. La décision de l'organe d'instruction, dans un sens comme dans l'autre, doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception au membre faisant l'objet du dossier dans le délai maximal d'une semaine. 7. La proposition de sanction doit être motivée et contenir au minimum les éléments suivants : a) Les faits faisant l'objet du dossier de sanction. b) Le type d'infraction que constituent lesdits faits. c) Le responsable ou auteur de la/des infraction/s. d) La sanction que l'organe d'instruction propose pour le responsable ou auteur de la /des infraction/s. 8. Une fois la proposition de sanction établie et notifiée au membre faisant l'objet du dossier de sanction, la Commission correspondante doit se réunir à cet effet, et à la majorité simple, décidera du bien-fondé ou du mal-fondé de la sanction proposée et, en conséquence, s'il y a lieu de sanctionner. 9. La décision relative au dossier de sanction sera notifiée à l'intéressé par lettre recommandée avec accusé de réception et dans le délai maximal d'une semaine à compter de la date à laquelle la Commission correspondante a adopté l'accord à cet égard. 10. Sans préjudice des recours juridictionnels qui s'imposent, le membre sanctionné a le droit de former un recours contre la sanction qui lui a été imposée, devant la Junta de Govern du Commun d'Encamp, dans un délai de quinze jours à compter du lendemain de la notification de la décision relative au dossier de sanction. L'introduction dudit recours suspendra l'exécution de la sanction imposée jusqu'à la date de la décision sur celui-ci. À l'expiration du délai de deux mois sans que la Junta de Govern se soit prononcée, la sanction devient ferme et définitive. Article 14 Constituent les ressources des deux Commissions des fêtes les montants attribués au budget du Commun d'Encamp. Toutes les ressources des Commissions des fêtes sont destinées exclusivement au soutien des finalités et des besoins d'organisation des événements décrits dans le présent Règlement. Article 15 1. Il est créé le Registre des membres des Commissions des fêtes du Commun d'Encamp, qui centralise toutes les données personnelles et les fonctions de ses membres. 2. Le Commun d'Encamp est le seul habilité à gérer ce Registre et doit veiller à adopter toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection et le caractère confidentiel des données qui y sont contenues. 3. Le contenu du Registre est constitué par : a) Dénomination/nom et prénoms b) Domicile c) Numéro de téléphone et courrier électronique d) Fonction e) Sanctions 4. Les membres des deux Commissions des fêtes ont le droit de consulter les données du Registre qui les concernent. 5. La durée de conservation des données des membres dans le Registre est limitée à la durée de leur mandat, celles-ci étant effacées d'office par le responsable du Registre. 6. Les inscriptions des sanctions doivent être effacées d'office et, en tout état de cause, ne sont pas prises en compte aux fins de la récidive, lorsque se sont écoulés un an dans le cas des infractions légères et cinq ans dans le cas des infractions graves. Article 16 La dissolution des Commissions des fêtes relève de la compétence exclusive du Commun, après information préalable des membres qui les composent. Disposition finale première La constitution de la première Commission des fêtes d'Encamp et de celle du Pas de la Casa est effectuée quinze jours après son élection et celle-ci est dissoute tous les deux ans le 31 octobre, sans préjudice de sa réélection. Disposition finale deuxième Le présent Règlement entre en vigueur quinze jours après sa publication au Bulletin officiel de la Principauté d'Andorre.