Ordonnance du 28-6-2024 réglementant l’administration électronique

Ordonnance du 28-6-2024 réglementant l’administration électronique. Sommaire Préambule Titre I. Dispositions générales Chapitre premier. Champ d’application Article 1. Objet Article 2. Champ d’application Chapitre deuxième. Principes généraux Article 3. Principes généraux Chapitre troisième. Droits et devoirs des citoyens Article 4. Droits des citoyens Article 5. Devoirs des citoyens Article 6. Obligation d’entrer en relation avec le Commun par voie électronique Titre II. Instruments de l’administration électronique du Commun Chapitre Premier. Le Portail électronique Article 7. Création et fonctionnement du Portail électronique Chapitre deuxième. Le Siège électronique Article 8. Création et fonctionnement du Siège électronique Article 9. Contenu et services Chapitre troisième. Le registre général électronique Article 10. Création et fonctionnement du registre général électronique Article 11. Inscriptions au registre général électronique Article 12. Conditions requises de recevabilité des documents Article 13. Récépissé Article 14. Incidents techniques Article 15. Service des démarches Article 16. Documents non électroniques adressés à d’autres Administrations Article 17. Documentation transmise au Commun par une autre Administration Titre III. Instruction de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identification et signature électronique du Commun Article 18. Politique de signature Article 19. Mécanismes d’identification et de signature pour l’authentification de la compétence et la signature des autorités et des agents du Commun Chapitre deuxième. Identification et signature électronique des citoyens Article 20. Mécanismes d’identification des citoyens Article 21. Moyens d’attestation de la représentation Chapitre troisième. Notification électronique Article 22. Notification électronique Chapitre quatrième. Documents électroniques Article 23. Documents électroniques Article 24. Dossiers électroniques Article 25. Registres officiels du Commun Article 26. Copies électroniques Article 27. Archives électroniques Article 28. Système de gestion documentaire Chapitre cinquième. Action administrative automatisée Article 29. Action administrative automatisée Chapitre sixième. Gestion et amélioration de la procédure administrative électronique Article 30. Simplification de la procédure administrative Article 31. Le Catalogue des procédures du Commun Titre IV. Fonctionnement électronique des organes du Commun Article 32. Gestion télématique des organes du Commun Article 33. Enregistrement des séances et support audiovisuel Article 34. Participation télématique aux séances des organes du Commun Disposition Additionnelle. Responsables de l’application de l’Ordonnance Disposition Transitoire. Disponibilité des moyens Disposition Finale. Entrée en vigueur Préambule Titre I. Dispositions générales L’évolution des technologies et des systèmes d’information est constante. Cette innovation, appliquée dans le domaine de l’Administration publique, permet d’accroître l’efficacité administrative et d’optimiser l’offre de services publics, aspects qui, à leur tour, contribuent à la satisfaction collective des citoyens. Cette modernisation doit toutefois s’accompagner d’une adaptation de la réglementation, afin de doter les actions administratives de la sécurité juridique et d’une pleine validité légale. À cette fin ont été approuvées les modifications apportées au Code de l’Administration par la Loi 10/2019 , du 15 février, portant modification du Code de l’Administration, du 29 mars 1989, lesquelles permettent d’intégrer d’autres modes d’instruction des procédures administratives, en prévoyant des mécanismes de relation télématique et de gestion électronique. Face à ce cadre légal, le Commun de Canillo, ci-après le Commun, entend se doter d’une norme propre qui transpose au niveau communal les dispositions contenues dans ladite Loi, afin de consolider l’administration électronique au niveau communal et de faire en sorte que les moyens électroniques deviennent le canal habituel de relation avec les citoyens, et, tout en renforçant les droits des citoyens dans un contexte de sécurité juridique, d’efficience administrative et d’innovation publique, et en garantissant notamment la protection des données conformément aux dispositions contenues dans la législation relative à la protection des données personnelles. Titre II. Instruments de l’administration électronique du Commun Le fondement juridique de la présente Ordonnance doit être recherché, en premier lieu, dans les principes définis par le Code de l’Administration. Titre III. Instruction de la procédure administrative électronique La pleine intégration des moyens électroniques dans l’activité administrative est réalisée au moyen des dispositions de la présente Ordonnance réparties en quatre titres suivis d’une disposition additionnelle, d’une disposition transitoire et d’une disposition finale. Le Titre I est consacré à l’énoncé de l’objet de l’Ordonnance ainsi que des sujets soumis à ladite Ordonnance. Enfin, il y est fait mention des principes qui permettront une meilleure application de l’Ordonnance, ainsi que des droits et devoirs des citoyens dans leurs relations avec le Commun lorsqu’elles s’effectuent par voie électronique. Le Titre II traite des instruments fondamentaux d’accès électronique au Commun, tels que le portail électronique, le siège électronique, le Registre général électronique et le service des démarches. L’intégration de ces dispositifs doit améliorer l’efficience administrative, tout en permettant une gestion entièrement électronique des tâches d’information et de communication avec les citoyens, ainsi que de la gestion des dossiers. Le Titre III prévoit la relation électronique des personnes intéressées avec le Commun. Plus précisément, il réglemente les différents systèmes d’identification et de signature, les moyens de représentation des personnes intéressées et la notification électronique, éléments qui doivent permettre au Commun d’adapter ses services et procédures aux technologies les plus efficientes, ainsi que de déployer l’Administration électronique dans les meilleures conditions possibles pour les citoyens. En ce sens, il fait également place à la réglementation des copies électroniques et à la nécessité de préciser des directives en matière d’archivage et de gestion documentaire. Le Titre IV développe le système de gestion électronique des organes collégiaux du Commun, déterminé le régime de leur gestion télématique, l’enregistrement des séances et la participation télématique des personnes qui le composent. La disposition additionnelle énonce les organes habilités à mettre en œuvre le devoirs et obligations réglementés par la présente Ordonnance. La disposition transitoire est relative à la disponibilité des moyens pour la mise en œuvre progressive des dispositions établies par la présente Ordonnance. Enfin, la disposition finale détermine l’entrée en vigueur de l’Ordonnance une fois le texte publié au Bulletin officiel de la Principauté d’Andorre . Titre I. Dispositions générales Chapitre premier. Champ d’application Article 1. Objet 1. La présente Ordinació a pour objet d'établir les principes généraux et d'adopter les mesures de simplification administrative et de rationalisation organisationnelle, ainsi que de réglementer l'utilisation des moyens électroniques, dans le cadre du Commun, afin de faciliter la réalisation plus efficace des principes de simplification, de transparence, de proximité et de service effectif aux citoyens, conformément aux dispositions du Code de d'Administration et de la législation en matière de certification et de confiance électronique. 2. Les finalités de la présente Ordinació sont les suivantes : a) Améliorer l'efficacité et l'efficience de l'action administrative. b) Garantir les droits et faciliter l'accomplissement des devoirs des citoyens dans leurs relations avec le Commun, par des moyens électroniques. c) Promouvoir l'utilisation des moyens électroniques dans les procédures administratives devant le Commun et préserver la sécurité juridique. Article 2. Champ d'application La présente Ordinació s'applique au Commun. De même, la présente ordinació s'applique aux citoyens, entendus comme les personnes physiques et morales, ainsi que les entités dépourvues de personnalité juridique ayant la capacité d'agir, qui entrent en relation avec le Commun par des moyens électroniques. Chapitre deuxième. Principes généraux Article 3. Principes généraux La mise en place des moyens électroniques doit respecter les dispositions prévues par la loi et se conformer aux principes suivants : a) Principe de simplification : le Commun doit réduire les formalités, la durée et les délais des procédures administratives afin de parvenir à une simplification et à une intégration des processus, procédures et formalités administratives et d'améliorer le service aux citoyens par l'utilisation des moyens électroniques. b) Principe d'accessibilité : le Commun doit intégrer les mécanismes appropriés pour garantir que les groupes ayant des besoins particuliers puissent accéder à l'information et aux services par des moyens électroniques dans des conditions appropriées. c) Principe de promotion des moyens électroniques : le Commun doit promouvoir l'utilisation des moyens électroniques dans les relations avec les personnes qui ne sont pas tenues de les utiliser. d) Principe d'intermodalité des moyens : les applications et les systèmes d'information du Commun doivent permettre aux personnes intéressées qui ne sont pas tenues d'utiliser les moyens électroniques de changer le canal par lequel elles entrent en relation avec le Commun, en assurant l'intégrité et la sécurité juridique de l'ensemble de la procédure. e) Principe d'égalité : le choix d'utiliser ou non les moyens électroniques ou de changer de canal au cours de l'instruction d'une procédure administrative peut impliquer des restrictions ou des discriminations dans l'accès électronique au Commun ou dans la gestion de toute formalité de la procédure administrative dans laquelle elle est personne intéressée. f) Principe de proportionnalité : le Commun ne doit exiger que les mesures adaptées à la nature et aux circonstances des formalités et des actes, en évitant que la garantie de la sécurité des transactions ne rende l'accès électronique plus difficile. g) Principe de neutralité technologique : les actes régis par la présente Ordinació doivent être accomplis de manière que ce soient l'évolution technologique elle-même et l'adoption des technologies au sein de la société qui déterminent l'utilisation des moyens technologiques les plus appropriés à chaque moment. h) Principe de traçabilité : le Commun doit veiller à la conception et à l'adoption de systèmes et d'applications permettant la traçabilité des actes accomplis par le Commun et les citoyens dans les relations administratives par des moyens électroniques. i) Principe de qualité de l'information et des services électroniques : le Commun doit garantir la mise à disposition des citoyens d'une information complète, actualisée, bien organisée, claire, compréhensible et disponible. j) Principe de responsabilité : le Commun est responsable de la véracité et de l'authenticité de l'information publique diffusée et de la qualité des services offerts par des moyens électroniques. k) Principe de transparence : le Commun, par l'utilisation de moyens électroniques, doit assurer la plus large diffusion, publicité et transparence de l'information publique et des actes administratifs. l) Principe d'interopérabilité. Le Commun doit garantir l'adoption des normes d'interopérabilité et veiller à ce que les systèmes d'information utilisés soient compatibles avec ceux d'autres administrations et soient en mesure de partager des données et d'échanger des informations entre eux. Chapitre troisième. Droits et devoirs des citoyens Article 4. Droits des citoyens 1. Les citoyens jouissent des droits suivants : a) Entrer en relation avec le Commun par des moyens électroniques. b) Demander que le Commun s'adresse à eux par des moyens électroniques et obtenir des documents au format électronique. c) Accéder aux services de l'administration électronique et les utiliser, indépendamment des outils technologiques employés, dans des conditions de sécurité technique et juridique. d) Recevoir par des moyens électroniques une information publique de qualité, pertinente, accessible, actualisée et compréhensible. e) Connaître les modalités, les supports ou les formats sous lesquels l'information est disponible ou le format sous lequel l'information est conservée. f) Recevoir des informations et des conseils sur les aspects techniques et juridiques de l'utilisation des moyens électroniques et sur les conditions de fonctionnement, d'accès et de réutilisation de l'information et des services électroniques. g) Accéder à leurs informations par des moyens électroniques. h) La confidentialité et la protection de leurs données personnelles et les autres droits que leur confère la réglementation en matière de protection des données. i) La confidentialité et la sécurité des communications avec le Commun et des communications que le Commun peut effectuer et dans lesquelles figurent leurs données. j) La conservation par le Commun, au format électronique, des documents électroniques faisant partie du dossier administratif. k) Formuler des demandes de renseignements, des suggestions et des réclamations par voie électronique Article 5. Devoirs des citoyens 1. Dans le cadre de l'utilisation des moyens électroniques dans l'activité administrative et dans leurs relations avec le Commun, et afin de garantir le bon fonctionnement et la gestion de l'information, des communications, des processus et des applications de l'administration électronique, l'action des citoyens doit respecter les devoirs suivants : a) Accéder à l'information et utiliser les services et les procédures de l'administration électronique de bonne foi. b) Fournir une information véridique, complète et actualisée, adaptée aux finalités pour lesquelles elle est demandée. c) Garantir la véracité des données d'identification et leur mise à jour, sans préjudice des conditions d'utilisation qui, le cas échéant, sont établies. d) Conserver en lieu sûr les éléments d'identification personnels et incessibles utilisés dans les relations administratives par des moyens électroniques. 2. Le Commun doit veiller au respect de ces devoirs, dans le cadre des dispositions de la réglementation applicable et des dispositions de la présente Ordinació. Article 6. Obligation d'interagir avec le Commun par voie électronique 1. Conformément aux dispositions du Code de l'Administration, les personnes ou entités suivantes sont tenues d'interagir par voie électronique : a) Les personnes morales et les personnes physiques qui exercent une activité professionnelle, marchande, commerciale, industrielle ou de nature analogue. b) Toute personne physique, morale ou entité employant des salariés. 2. Sauf si une loi établit l'obligation de communiquer avec l'Administration publique par voie électronique, les personnes physiques autres que celles indiquées au paragraphe précédent peuvent choisir, lors de l'ouverture de la procédure, le mode d'interaction avec le Commun. 3. La personne qui représente la personne intéressée agit par voie électronique si la personne représentée a choisi cette option comme moyen de communication, ou si elle est un sujet tenu de communiquer par voie électronique. De même, si le représentant exerce une activité professionnelle, il agit par voie électronique, indépendamment de la qualité de la personne qu'il représente. 4. À titre exceptionnel, les personnes tenues d'utiliser la voie électronique peuvent demander à l'instructeur du dossier l'utilisation d'autres mécanismes dans leurs relations avec le Commun, et doivent justifier l'impossibilité de communiquer par voie électronique. Il est statué sur la demande dans un délai de cinq jours, et cette décision n'est susceptible d'aucun recours. 5. Les employés du Commun, dans les relations internes du Commun, agissent exclusivement par voie électronique, sauf s'ils justifient de leur impossibilité. Titre II. Instruments de l'administration électronique du Commun Chapitre premier. Le Portail électronique Article 7. Création et fonctionnement du Portail électronique 1. Le Portail électronique du Commun est l'adresse électronique, mise à la disposition des citoyens au moyen des réseaux de télécommunications, dont la titularité appartient au Commun. 2. Le Portail électronique permet l'accès à l'information communale institutionnelle et d'intérêt général ainsi qu'aux autres ressources électroniques que le Commun met au service des citoyens par le biais du Siège électronique. 3. Le Commun est chargé de maintenir l'information publique diffusée au moyen de son portail électronique et des services accessibles à jour, objective, utile, véridique, sûre, réutilisable et accessible, et doit respecter les principes d'accessibilité, de neutralité, de qualité et d'interopérabilité du système. 4. Le portail électronique, qui sert de point d'entrée au registre général électronique, contient l'information relative à toutes les démarches pouvant être effectuées au moyen du registre électronique. 5. L'organe responsable du Portail électronique du Commun est le Secrétariat général, qui peut déléguer cette responsabilité, par l'intermédiaire du secrétaire général, au service chargé de fournir les différents contenus du portail électronique. 6. Le Portail électronique est disponible à l'adresse électronique http://www.canillo.ad/. L'emplacement électronique du portail peut être modifié par accord de la Junta de Govern. Chapitre deuxième. Le Siège électronique Article 8. Création et fonctionnement du Siège électronique 1. La présente Ordinació crée le Siège électronique du Commun conformément aux dispositions du Code de l'Administration. 2. Le Siège électronique est l'adresse électronique du Commun, à laquelle on accède depuis le Portail électronique du Commun, et par laquelle les citoyens et les autres Administrations publiques accèdent à l'information, aux services et aux démarches électroniques, ainsi qu'aux dossiers administratifs auxquels les personnes intéressées sont parties. 3. Le Siège électronique appartient au Commun et sa gestion et son administration incombent au service chargé des démarches administratives. 4. Le Siège électronique est mis à la disposition des citoyens au moyen des réseaux de télécommunications à l'adresse électronique https://www.seu.canillo.ad et par le lien disponible depuis le Portail électronique du Commun. L'emplacement électronique du Siège peut être modifié par accord de la Junta de Govern, qui peut également créer d'autres sièges électroniques dépendants. 5. Le Siège électronique est disponible tous les jours de l'année et vingt-quatre heures sur vingt-quatre, sauf en cas de situation extraordinaire ou d'incidents techniques, et il est régi par la date, l'heure et le calendrier officiel de la paroisse de Canillo. 6. Le fonctionnement du Siège électronique est soumis aux principes énoncés à l'article 3 et, le cas échéant, à d'autres principes d'usage généralisé. 7. Les instructions techniques nécessaires pour garantir le fonctionnement du Siège électronique conformément aux principes applicables peuvent être déterminées par accord de la Junta de Govern. Article 9. Contenu et services 1. Le Siège électronique met à la disposition des citoyens le contenu suivant : a) Identification du Siège électronique et de son titulaire. b) Indication de la date, de l'heure et du calendrier officiel. c) Liste des procédures et démarches disponibles sur le Siège, avec une fiche descriptive ainsi que l'accès direct à leur traitement. d) Accès à l'espace de publication des avis électroniques. e) Information sur l'offre publique d'emploi. f) Information sur les marchés publics et accès au profil d'acheteur. g) Accès au registre électronique, au calendrier des jours non ouvrables aux fins du calcul des délais administratifs et à la prorogation des délais éventuellement découlant des erreurs du système de registre. h) Accès à l'information sur les formats des documents admissibles dans le registre. i) Accès à l'espace destiné à la formulation de questions, suggestions et réclamations. j) Systèmes d'identification et de signature électronique admis dans les services, procédures et démarches disponibles depuis le siège. k) Accès aux notifications électroniques. l) Outils de vérification des documents électroniques. m) Information sur la protection des données à caractère personnel. 2. Lorsque, pour des raisons techniques, il est prévu que le Siège électronique ne sera pas disponible, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps possible à l'avance sur le Siège lui-même et par les canaux de consultation alternatifs existants, en indiquant la durée prévue de l'interruption. Chapitre troisième. Le registre général électronique Article 10. Création et fonctionnement du registre général électronique 1. La présente Ordinació crée le registre général électronique du Commun conformément aux dispositions du Code de l'Administration. 2. Le registre général électronique, accessible par le Portail électronique, indique la date et l'heure officielles ainsi que les jours non ouvrables, et y sont inscrits les enregistrements correspondants et les mouvements d'entrée et de sortie des documents présentés ou remis. 3. L'organe responsable de la gestion du registre général électronique est le service responsable des démarches administratives. 4. Le registre général électronique permet de présenter des documents électroniques tous les jours de l'année, vingt-quatre heures sur vingt-quatre. 5. Aux fins du calcul des délais, la présentation d'un document un jour non ouvrable est réputée effectuée à la première heure du premier jour ouvrable suivant. Aux fins de l'ordre d'enregistrement, ces documents sont réputés reçus à leur heure d'entrée le jour non ouvrable, et sont considérés comme antérieurs à ceux qui ont été présentés ultérieurement. 6. Les documents électroniques présentés au registre électronique donnent lieu à un enregistrements dans les termes décrits à l'article suivant. Article 11. Enregistrements au registre général électronique 1. Les enregistrements au registre général électronique doivent être effectués en respectant l'ordre chronologique d'entrée et de sortie des documents, avec indication de la date et de l'heure auxquelles ils se produisent et attribution d'un numéro unique et séquentiel. 2. Une fois la formalité d'enregistrement accomplie, les documents doivent être transmis immédiatement à leurs destinataires ou aux unités administratives compétentes à raison de la matière, aux fins de leur traitement. 3. Chaque enregistrement effectué doit comporter : a) Le numéro unique attribué b) L'identification de la formalité effectuée c) La date et l'heure de présentation ou de sortie du document d) La date et l'heure de l'enregistrement e) L'identification de la personne intéressée f) L'organe administratif expéditeur, le cas échéant g) La personne ou l'organe administratif destinataire et, le cas échéant, la référence au contenu du document enregistré. h) L'identification de l'organe qui effectue l'enregistrement dans les cas de documents de sortie émis par le Commun. 4. Les registres des enregistrements d'entrée et de sortie doivent être stockés électroniquement avec toutes les garanties d'intégrité, de disponibilité, d'authenticité, de confidentialité et de conservation de l'information. Article 12. Conditions requises de recevabilité des documents 1. Les documents présentés par les personnes intéressées doivent respecter le format et le standard prévus par le Commun. En cas de non-respect de ces conditions requises, la personne intéressée est invitée à remédier au défaut constaté, avec l'indication que, si elle ne le fait pas dans le délai maximal de dix jours ouvrables, elle sera réputée s'être désistée de la procédure. 2. Si les documents présentés ont un volume qui ne permet pas de les présenter au registre général électronique, ils doivent être déposés sur la plateforme que le Commun a mise en place à cet effet. 3. Ne sont pas réputés présentés au registre les documents contenant un code malveillant ou un dispositif susceptible de porter atteinte à l'intégrité ou à la sécurité du système. 4. Le catalogue officiel des formats et standards sera disponible sur le Site électronique. Article 13. Accusé de réception 1. Le système de registre général électronique doit émettre automatiquement un accusé de réception attestant les documents présentés, qui doit être notifié à la personne intéressée, et dans lequel figurent la date et l'heure de la réception, le numéro d'entrée, la liste des documents fournis, ainsi qu'une copie de l'écrit présenté, afin de garantir l'intégrité du document et sa réception par l'Administration publique. L'accusé de réception comportera un cachet électronique du système. 2. L'absence d'émission de l'accusé de réception ou, le cas échéant, la réception d'un message indiquant une erreur ou une défaillance dans la transmission implique que la réception n'a pas eu lieu. Article 14. Incidents techniques 1. Lorsque, pour des raisons techniques, il est prévu que le registre général électronique ne sera pas disponible, le Commun doit l'annoncer le plus longtemps possible à l'avance sur le Site lui-même et par les autres canaux de consultation existants, en indiquant la durée prévue de l'interruption. 2. Le Site électronique doit informer de la suspension temporaire du service, de sa durée prévue et, le cas échéant, de l'adoption de mesures correctives. 3. Tant que dure cette situation, la Junta de Govern peut décider, par décision expresse, la prorogation des délais non échus concernés. Sauf motif justifié, tous les délais qui devaient échoir pendant la durée de l'incident sont prorogés jusqu'au jour ouvrable suivant le rétablissement du fonctionnement. Article 15. Service des formalités 1. Le service des formalités informe, oriente et conseille les citoyens et, en même temps, leur facilite l'accomplissement de démarches et de formalités. Par ailleurs, il constitue le lieu physique où peuvent être effectués les enregistrements d'entrée des documents adressés au Commun fournis par des personnes non tenues de communiquer par voie télématique. 2. Les personnes intéressées peuvent s'adresser le service des formalités pour obtenir des informations et procéder à la présentation de documents et de demandes. 3. Les écrits et documents présentés en personne, c'est-à-dire sur support non électronique, doivent être numérisés par les employés du service des formalités dans les termes prévus à l'article 26 de la présente Ordinació, préalablement à leur présentation au registre général électronique. 4. Une fois la documentation numérisée, les documents originaux doivent être restitués à la personne intéressée, sans préjudice des cas où la norme prévoit la conservation par l'administration des documents présentés ou lorsque la présentation d'objets ou de documents sur un support spécifique non susceptible de numérisation est obligatoire. 5. Une fois la présentation au registre général électronique effectuée, les employés du service des formalités remettent à la personne intéressée une copie imprimée de l'accusé de réception du registre visé à l'article 13. Article 16. Documents non électroniques adressés à d'autres Administrations 1. Les documents présentés au service des formalités par des personnes non tenues d'utiliser les moyens électroniques, et qui sont adressés à toute autre Administration publique andorrane, sont numérisés et présentés au registre général électronique dans les termes décrits à l'article précédent. 2. La documentation issue de cette numérisation est transmise à l'Administration publique destinataire dans les plus brefs délais et, en tout état de cause, dans un délai n'excédant pas cinq jours à compter de sa réception. 3. La réception des documents par le Commun ne présuppose pas le respect des critères de recevabilité que l'Administration destinataire peut exiger ni, par conséquent, l'admission de la formalité par celle-ci. Article 17. Documentation transmise au Commun par une autre Administration 1. Lorsque d'autres Administrations publiques andorranes reçoivent une documentation présentée par les personnes intéressées et adressée au Commun, celui-ci encouragera l'Administration destinataire de la documentation à la transmettre par des moyens électroniques conformes aux dispositions de la réglementation applicable en matière d'authentification. 2. Lorsque la transmission de la documentation par des moyens électroniques n'est pas possible, l'Administration qui l'a reçue l'enverra sur support papier et le Commun la numérisera au moment de sa réception. 3. Une fois la documentation transmise par une autre Administration reçue et enregistrée, le Commun communique à la personne intéressée par voie électronique, dans la mesure du possible, le numéro d'enregistrement ainsi que la date et l'heure de réception aux fins du calcul des délais. Titre III. Instruction de la procédure administrative électronique Chapitre premier. Identification et signature électronique du Commun Article 18. Politique de signature 1. La présente Ordonnance établit les critères généraux d'admissibilité des systèmes d'identification et de signature par voie électronique. Conformément à ces critères généraux, une politique de signature électronique est formulée, qui développe les règles d'utilisation de ces systèmes. 2. La politique de signature doit établir : a) Les mécanismes d'identification et de signature électronique que peuvent utiliser les services administratifs du Commun, ses systèmes informatiques et les citoyens dans leurs relations avec le Commun. b) La manière dont chacun des mécanismes peut être utilisé dans chaque cas concret, compte tenu de l'analyse des risques et des critères de sécurité et de proportionnalité, pour autant qu'ils permettent de justifier l'authenticité de l'expression de leur volonté et de leur consentement, ainsi que l'intégrité et l'inaltérabilité des documents. c) Les critères généraux de génération, de validation, d'horodatage et de conservation des signatures électroniques. 3. La politique de signature doit être approuvée par la Junta de Govern ou par l'organe auquel elle délègue cette compétence. Article 19. Mécanismes d'identification et de signature pour l'authentification de la compétence et la signature des autorités et des personnes employées du Commun 1. Lorsque les autorités ou les personnes employées du Commun accomplissent des actes dans le cadre des compétences qui leur sont attribuées, elles doivent s'identifier et signer les documents au moyen des systèmes suivants : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés. b) Systèmes d'identification fondés sur un identifiant et un mot de passe, lorsque l'analyse des risques portant sur le risque de répudiation détermine que ce mécanisme peut être suffisant. 2. En cas d'action administrative automatisée, le fonctionnement des systèmes informatiques doit laisser trace de leur action au moyen d'un cachet électronique fondé sur un certificat électronique reconnu ou qualifié qui réunit les conditions requises par la législation en matière de certification et de confiance électronique. Chapitre deuxième. Identification et signature électronique des citoyens Article 20. Mécanismes d'identification des citoyens 1. Pour l'identification des citoyens dans leurs relations par voie électronique avec le Commun, les systèmes suivants peuvent être admis : a) Systèmes d'identification fondés sur des certificats électroniques reconnus ou qualifiés de signature électronique délivrés par des prestataires de services de confiance conformément aux dispositions de la législation en matière de certification et de confiance électronique. b) Systèmes d'identification par moyens biométriques. Ces systèmes permettent l'enregistrement ou la validation de l'identité d'une personne au moyen de la vérification électronique de données relatives à sa propre personne (empreinte digitale, signature manuscrite ou autres). L'utilisation de ces systèmes est subordonnée à la capacité de chiffrer de manière confidentielle les données de la personne. c) Signature électronique fondée sur des procédures d'enregistrement préalable et des mots de passe à usage unique. Elle repose sur la confirmation de l'identité d'une personne au moyen de l'envoi d'un courrier électronique à une adresse effectivement rattachée à cette personne, ou bien de la réception d'un message SMS sur un téléphone mobile également enregistré au préalable au nom de cette personne. Ce message contient un mot de passe à usage unique dénommé OTP (One-Time-Password). d) Autres systèmes d'identification non cryptographiques. L'utilisation de ces systèmes peut être subordonnée à une identification préalable en présentiel ou au moyen d'autres systèmes d'identification fiables. 2. L'admission des mécanismes prévus aux paragraphes précédents, ainsi que l'admission d'autres mécanismes susceptibles d'être développés, est subordonnée à leur réglementation dans la politique de signature électronique. Article 21. Moyens de justification de la représentation 1. Les personnes intéressées peuvent agir devant le Commun par l'intermédiaire d'un représentant. 2. Lorsque la relation avec le Commun s'effectue par voie électronique, le système utilisé doit disposer d'un mécanisme préalable permettant de garantir l'identité de la personne. À cet égard, la justification de la représentation peut être effectuée : a) Au moyen d'un certificat numérique qualifié de représentant qui inclut la relation de représentation et qui a été classifié par l'organisme de supervision. b) Par tout autre moyen admissible en droit. 3. Le Commun peut disposer d'un Registre communal des procurations qui recueille les informations relatives aux procurations conférées par les personnes intéressées dans des procédures devant le Commun, que ce soit au moyen de pouvoirs généraux ou de pouvoirs donnés apud acta par la personne intéressée, en présentiel ou par voie électronique. 4. Les inscriptions portées au registre doivent comprendre : a) Les nom et prénoms ou la raison sociale et le numéro de document d'identité de la personne qui confère le pouvoir. b) Les nom et prénoms et le numéro de document d'identité de la personne mandataire. c) La date d'inscription et le délai pour lequel le pouvoir est conféré. d) Le type de pouvoir octroyé, tel que réglementé à l'alinéa suivant. e) Les adresses électroniques de contact des personnes mandante et mandataire. 5. Les types de pouvoirs suivants peuvent être enregistrés selon leur portée : a) Pouvoir général pour agir devant toute Administration ou tout organisme et dans tout type d'action administrative. b) Pouvoir pour agir devant le Commun dans toute démarche. c) Un pouvoir pour accomplir certaines procédures et démarches précisées dans le pouvoir. 6. Les pouvoirs notariés sont inscrits pour une durée de validité indéterminée, sauf si l'acte a fixé une durée de validité déterminée. Les autres procurations ont une durée de validité maximale de 5 ans à compter de la date de leur délivrance, sauf si une durée de validité plus courte a été fixée au moment de l'inscription. 7. Tant la personne mandante que la personne mandataire peuvent demander à tout moment la révocation d'une procuration en vigueur. Cette révocation n'affecte pas la validité des actes accomplis en vertu de la procuration pendant que celle-ci était en vigueur. 8. La gestion et le fonctionnement du Registre communal des procurations relèvent du service responsable du registre général électronique. La Junta de Govern est l'organe habilité à établir ce qui suit : a) Les personnes employées qui peuvent être habilitées à analyser et à inscrire, le cas échéant, les procurations. b) Les modèles de pouvoirs dont l'inscription au Registre est autorisée. c) Les formulaires de procurations apud acta . d) Les autres éléments nécessaires au bon fonctionnement du Registre. Chapitre troisième. Notification électronique Article 22. Notification électronique 1. La notification doit être effectuée de préférence par voie électronique conformément aux dispositions du Code de l'Administration et, en tout état de cause, lorsque la personne ou l'entité intéressée est tenue de communiquer par voie électronique ou demande à la recevoir par cette voie. 2. Si le secteur public développe un environnement électronique coopératif permettant de publier des notifications électroniques émanant de toute Administration, le Commun y adhère, sur accord préalable de la Junta de Govern, afin d'y publier ses notifications, et il insère sur le Siège électronique un lien permettant d'y accéder. 3. L'environnement électronique de notification adresse un avis de mise à disposition de la notification au dispositif électronique ou à l'adresse de courrier électronique que la personne intéressée a indiqué dans sa demande. L'émission ou la réception de l'avis n'est pas une condition nécessaire à l'efficacité de la notification. 4. L'environnement électronique conserve les preuves appropriées relatives à la mise à disposition de la notification et à l'accès à son contenu par le destinataire, y compris la date et l'heure auxquelles ils se produisent. 5. La notification est réputée valablement effectuée le jour où la personne intéressée ou son représentant accède à son contenu. 6. La notification est réputée refusée et, par conséquent, est considérée comme valablement effectuée, la formalité étant réputée accomplie et l'instruction du dossier se poursuivant, lorsque quinze jours ouvrables se sont écoulés depuis la mise à disposition de la notification sans qu'il soit accédé à son contenu, et les dispositions du Code de l'Administration s'appliquent. Dans ces cas, le Commun vérifie que les informations relatives au dispositif électronique ou à l'adresse de courrier électronique auquel a été envoyé l'avis de mise à disposition de la notification étaient à jour, et que l'avis a été effectivement envoyé. S'il est établi que l'avis peut ne pas être parvenu à la personne intéressée, la tentative de notification est complétée par une notification par voie non électronique selon les modalités prévues à l'article 48 du Code de l'Administration, comprenant un avertissement à la personne intéressée quant à la nécessité d'indiquer correctement les canaux de réception des avis. 7. Dans le cas de notifications adressées à des personnes intéressées qui doivent les recevoir sur support papier, une copie de la notification est également mise à disposition dans l'environnement de notification électronique. L'accès de la personne intéressée à cette copie électronique produit également les effets juridiques de la notification. Chapitre quatrième. Documents électroniques Article 23. Documents électroniques 1. Le Commun émet des documents afin de consigner les actes administratifs. Ces documents sont émis par voie électronique, sauf si leur nature exige une autre forme d'expression et de consignation plus appropriée. 2. Est considérée comme document électronique l'information de toute nature sous forme électronique, stockée sur un support électronique selon un format déterminé et susceptible d'identification et d'un traitement différencié. 3. L'authenticité, l'intégrité, la véracité et la fiabilité du contenu des documents électroniques ainsi que, le cas échéant, leur confidentialité doivent être garanties pendant les délais fixés par la réglementation applicable et/ou par les tableaux d'évaluation documentaire approuvés par le Commun. 4. Les documents électroniques doivent comporter des métadonnées, entendues comme toute information sous format électronique associée aux documents électroniques, de caractère instrumental et indépendante de leur contenu, destinée à la connaissance immédiate et automatisable de l'une quelconque de leurs caractéristiques, afin de garantir la disponibilité, l'accès, la conservation et l'interopérabilité des documents. 5. Le Commun peut appliquer des procédures de copie authentique permettant d'obtenir des copies, sous différents formats et sur différents supports, des documents administratifs et de ceux produits par la personne intéressée, dans les conditions décrites à l'article 26. 6. Le Commun élabore une politique de gestion documentaire développant la réglementation de l'ensemble des processus de gestion documentaire et la gouvernance de la documentation électronique tout au long de son cycle de vie. La politique de gestion documentaire doit être approuvée par la Junta de Govern ou par l'organe auquel elle délègue. Article 24. Dossiers électroniques 1. Le dossier est constitué de l'ensemble ordonné des documents et actes relatifs à une procédure, quels que soient le support et le type d'information qu'ils contiennent. 2. Le dossier électronique doit être folioté afin de garantir le lien entre les documents électroniques qui composent le dossier au moyen de l'incorporation d'un index électronique authentique, entendu comme la liste des documents électroniques qui composent le dossier, signée de manière automatique afin d'en garantir l'intégrité et l'ordre. Si le dossier électronique doit être transmis à un autre organisme avant la fin de son instruction, un index électronique provisoire peut être établi. 3. Les dossiers doivent comporter des métadonnées afin de faciliter leur classement, leur mise en ordre, leur description, leur indexation, leur consultation, leur diffusion et la disposition finale de leur cycle de vie. 4. Lorsque la personne intéressée demande l'accès au dossier auquel elle est partie, il peut être fait droit à la demande au moyen d'une mise à disposition par voie électronique, la personne intéressée ayant le droit d'en obtenir copie. Article 25. Registres officiels du Commun 1. Les registres des procès-verbaux et les registres des résolutions doivent être tenus sur support électronique, qu'ils soient numérisés ou créés à l'origine sur support numérique. 2. Les copies numérisées ou les documents électroniques versés aux registres respectifs doivent comporter la signature électronique correspondante ou le cachet d'organe du Commun attestant leur authenticité. Article 26. Copies électroniques 1. Des copies électroniques des documents électroniques faisant partie des dossiers du Commun peuvent être générées. Ces copies peuvent être totales ou partielles et peuvent être générées dans un nouveau format ou conserver le format d'origine, pourvu que leur contenu soit respecté. Ces copies peuvent être générées par des systèmes d'action automatisée lorsque cela est prévu. 2. Des copies électroniques des documents papier figurant dans les dossiers du Commun, ou présentés au service des formalités, peuvent être générées. La copie électronique doit être générée au moyen d'une procédure de numérisation garantissant la qualité de l'image obtenue et sa conformité au document original. Les copies électroniques doivent comporter les métadonnées attestant leur caractère de copie, ainsi que celles propres au processus de numérisation. 3. Les copies générées dans l'un quelconque des cas prévus aux paragraphes précédents peuvent avoir le caractère de copie authentique, lorsque le document dont elles sont issues est un original ou une copie authentique. Dans ce cas, la procédure de copie doit garantir la sécurité du document résultant et y incorporer une signature électronique conformément aux critères établis dans la politique de signature. Cette signature électronique doit être celle de l'agent public qui autorise la copie, ou celle du système informatique en cas d'action automatisée. 4. Le Commun peut générer des copies authentiques sur support papier de ses documents électroniques, au moyen de l'incorporation dans le document d'un Code de Vérification Électronique permettant sa vérification sur le Site Électronique, ainsi que de l'indication du délai maximal pendant lequel le Commun s'oblige à tenir cette copie précise à disposition pour vérification. 5. Le Commun doit respecter les conditions requises techniques établies par la législation en matière de numérisation qualifiée. Article 27. Archives électroniques 1. À l'exception des cas où cela est impossible, et qui doivent être justifiés, tous les documents utilisés par le Commun dans l'exercice de ses compétences, y compris les actes administratifs préparatoires ou définitifs, doivent être archivés par des moyens électroniques. À cet effet, les documents sur support papier doivent être numérisés de manière qualifiée, dans les conditions prévues par la législation en matière de certification et de confiance électronique. 2. Les moyens utilisés pour l'archivage électronique doivent disposer des moyens de sécurité adéquats garantissant l'intégrité, l'authenticité, la confidentialité, la protection et la conservation des documents archivés ainsi que la traçabilité de leurs accès. De même, les mesures nécessaires doivent être adoptées pour assurer l'identification des utilisateurs des archives et le contrôle de leur accès, ainsi que le respect des normes relatives à la protection des données à caractère personnel. 3. Le Commun doit tenir une archive électronique unique des documents électroniques correspondant à des procédures terminées, dans les conditions établies par la réglementation applicable. L'archive électronique unique est conservée par le département compétent en matière de gestion documentaire. 4. Le Commun doit disposer des mécanismes permettant la conservation et la récupération des documents archivés par des moyens électroniques, de manière qu'ils puissent être accessibles dans leur contenu intégral pendant toute la durée pendant laquelle ils doivent demeurer opérationnels et disponibles. Article 28. Système de gestion documentaire 1. Le Commun dispose d'un système unique de gestion documentaire qui doit faciliter, entre autres finalités, la transparence de son organisation et le traitement correct de l'information et de la documentation dans les phases active et semi-active, ainsi que leur conservation et leur disponibilité dans la phase inactive. 2. 2. Le système de gestion documentaire doit permettre l'accès facile à l'information et sa localisation ainsi que la récupération de tout document ou de toute information, en indiquant pour chaque document son régime d'accès et de publicité. 3. Les instruments et procédures qui composent le système de gestion documentaire seront approuvés par la Junta de Govern, sur proposition du service des archives. Chapitre cinquième. Action administrative automatisée Article 29. Action administrative automatisée 1. Le Commun promouvra l'action administrative automatisée dans les procédures administratives au moyen d'un système d'information programmé sans nécessiter l'intervention directe d'un agent public, en particulier les suivantes : a) Les actes de simple constatation qui se limitent à certifier des faits ou des actions se produisant dans les environnements électroniques du Commun sans générer de nouveaux droits ou obligations pour le Commun ni pour la personne intéressée. b) Les actes de simple procédure qui font progresser la procédure administrative sans qu'aucune prise de décision n'intervienne, en transmettant des communications ou des notifications entre les parties à la procédure, en générant des copies de documents ou d'autres actions de gestion de la documentation administrative. c) Les actes de déclaration de volonté qui sont résolus selon des critères objectifs, publiquement connus et qui s'appliquent à des informations pouvant être connues préalablement par la personne intéressée. 2. Un acte pourra être réalisé au moyen de mécanismes d'action administrative automatisée si l'application de ces mécanismes à l'acte concret a été approuvée de manière spécifique. 3. L'application des systèmes d'action administrative automatisée est approuvée par la Junta de Govern et fait l'objet d'une publication sur le Site Électronique. 4. Les usagers peuvent accéder aux systèmes d'action administrative automatisée par le Site Électronique, ou par tout autre moyen de traitement électronique que le Commun peut mettre à disposition. Chapitre sixième. Gestion et amélioration de la procédure administrative électronique Article 30. Simplification de la procédure administrative 1. La conception des systèmes et des procédures doit viser la plus grande simplification possible et l'amélioration constante de la qualité, que le Commun doit évaluer de manière ordinaire. 2. Le Commun dispose des mécanismes adaptés à la nature du système ou de l'action pour en garantir la sécurité, l'intégrité et la confidentialité, ainsi que la constance de la transmission et de la réception. 3. La garantie de la date et de l'heure peut être justifiée au moyen d'un marquage temporel, sans préjudice de l'utilisation de l'horodatage dans le fonctionnement du registre et d'autres domaines d'action qui seraient déterminés. 4. Le Commun doit procéder à une analyse de reconception fonctionnelle et de simplification des procédures évaluant la suppression ou la réduction des documents demandés aux citoyens, les délais prévus et les ressources nécessaires pour traiter les procédures administratives. À l'issue de cette analyse, les informations sur les documents qui composent le dossier et leurs caractéristiques constitutives doivent être incorporées au catalogue des procédures du Commun. 5. Lorsque le Commun mène une activité en régime d'action administrative automatisée, il doit établir, par une norme spécifique, l'organe ou les organes responsables de la définition des spécifications techniques, de la programmation du système, de la maintenance, de la supervision et de l'audit, ainsi que l'organe responsable de l'action en cas de recours. 6. Lorsque le Commun peut consulter ou obtenir des informations sur les personnes intéressées nécessaires à la procédure administrative, au moyen de plateformes administratives, il ne doit pas exiger des personnes intéressées la présentation de documents originaux, pour autant qu'elles aient exprimé leur consentement à cette consultation. La consultation ou l'obtention d'informations est considérée comme licite, sauf si l'opposition expresse des personnes intéressées figure dans la procédure, ou s'il existe une loi spéciale applicable exigeant que le consentement soit donné de manière explicite. Article 31. Le Catalogue des procédures du Commun 1. Le Catalogue des procédures du Commun comprend toutes les procédures administratives correspondant aux compétences et fonctions de la corporation. 2. Le Catalogue des procédures du Commun offre aux citoyens des informations utiles sur les procédures ainsi que la liste des documents nécessaires à l'accomplissement d'une démarche par l'intermédiaire du Siège électronique. 3. La Junta de Govern approuve le Catalogue des procédures. Titre IV. Fonctionnement électronique des organes du Commun Article 32. Gestion télématique des organes du Commun 1. Les actes de convocation des différents organes du Commun sont émis sur support électronique, conformément aux dispositions de l'Ordonnance du Commun de Canillo relative à l'organisation et au fonctionnement des Communs. 2. Tant le document de convocation que l'ordre du jour de la séance et l'ensemble des documents qui l'accompagnent sont mis à la disposition des personnes convoquées par voie électronique, au moyen d'un système permettant d'attester de leur réception. 3. Les procès-verbaux de séance et les autres documents attestant des débats et des décisions adoptées par chacun des organes du Commun sont établis sur support électronique, revêtus de la signature électronique des titulaires des fonctions concernées. Article 33. Enregistrement des séances et support audiovisuel 1. Dans la mesure où les moyens électroniques le permettent, les séances du Consell de Comú sont enregistrées et retransmises en streaming. Le procès-verbal de la séance doit transcrire tant la synthèse des délibérations que les débats et le contenu des décisions adoptées et, en outre, le support audiovisuel peut être joint au procès-verbal. 2. À titre exceptionnel, le Consell de Comú peut décider de ne pas enregistrer l'une de ses séances. Cette décision doit être adoptée à la majorité simple du Consell del Comú. 3. En outre, un organe communal peut décider d'enregistrer toute séance non publique. Cette décision doit être adoptée à la majorité simple de l'organe concerné, sur proposition motivée de sa présidence. 4. Le support audiovisuel d'enregistrement des séances est traité comme un document électronique selon les mêmes critères de conservation et de sécurité que ceux décrits au chapitre quatre du Titre III. 5. Sans préjudice de l'éventuelle diffusion en direct de la séance du Consell de Comú par les moyens techniques appropriés, après l'approbation et la signature du procès-verbal, le Commun donne accès à l'enregistrement de la séance par le moyen approprié et sur demande. Article 34. Participation télématique aux séances des organes du Commun 1. Lorsque des circonstances exceptionnelles restreignent la mobilité d'un ou de plusieurs conseillers, que ce soit en raison d'empêchements de santé, de cas de force majeure ou d'autres causes d'une gravité similaire, l'un quelconque des Cònsols peut autoriser, à titre individuel ou collectif, les formes suivantes de participation aux séances des organes du Commun : a) Assister aux séances par voie télématique, en étant pris en compte pour le calcul du quorum et avec la possibilité de participer aux votes. b) Intervenir dans le débat par voie télématique. c) Participer par voie télématique aux votes qui sont organisés. 2. La décision d'autoriser la participation télématique est prise à titre exceptionnel, spécifiquement pour chaque séance de chaque organe où elle doit prendre effet, selon le principe de la priorité donnée à la participation en présentiel. 3. Pour la présentation d'écrits devant les organes du Commun, les conseillers utilisent les instruments et les plateformes télématiques que le Commun met à leur disposition ou, à défaut, le registre électronique accessible par l'intermédiaire du Siège électronique. À titre exceptionnel, tant que les moyens d'identification visés à l'article 19 n'ont pas été mis à leur disposition, ils peuvent utiliser l'un quelconque des moyens de réception de documents mis à la disposition des citoyens. Disposition additionnelle. Responsables de l'application de l'Ordonnance La Commission de travail sur l'Administration électronique du Commun ou, à défaut, l'organe auquel la Junta de Govern délègue cette mission, veille au respect correct et à la mise en œuvre des devoirs et obligations établis par la présente Ordonnance, coordonne les ressources et les activités nécessaires à sa mise en œuvre et impulse un projet de transformation de l'organisation. Afin de tenir la Junta de Govern informée, cette commission : 1. Élabore un rapport biennal sur l'application de la présente Ordonnance et l'évolution de la simplification administrative, jusqu'à ce que l'Ordonnance ait été entièrement mise en œuvre. 2. Le rapport doit identifier les projets élaborés en matière de simplification administrative, les mesures adoptées et la planification pour les deux années suivantes. Disposition transitoire. Disponibilité des moyens Les dispositions prévues par la présente norme sont d'application progressive en fonction de la disponibilité des moyens technologiques et administratifs nécessaires. En conséquence, la disponibilité de chacune des plateformes régies par la présente norme est publiée sur le Siège électronique du Commun au fur et à mesure de leur mise à disposition. Disposition finale. Entrée en vigueur La présente Ordonnance entre en vigueur le lendemain de sa publication au Butlletí Oficial del Principat d'Andorra . Canillo, le 28 juin 2024 Jordi Alcobé Font / Cònsol major