Article 114. Actes d’instrucció de l’Administració

Article 114. Actes d’instrucció de l’Administració

1. Els serveis administratius tenen la funció d’instruir els expedients, és a dir, de reunir tots els elements que permetin a l’autoritat competent de prendre una decisió amb ple coneixement de causa. D’acord amb l’article 36 del present Codi, caldrà respectar la reglamentació sobre formes i terminis eventualment prescrits. Les mesures d’instrucció i, especialment, els complements d’informació que puguin ésser demanats als interessats podran constituir causes de pròrroga dels terminis per a la presa de la decisió, pròrroga que no podrà excedir la meitat dels referits terminis, si les circumstàncies ho aconsellen i si amb aquesta pròrroga no es perjudiquen drets de tercers. Aquesta possibilitat no pot afectar mai els terminis dels recursos administratius i jurisdiccionals.

2. S’entén per expedient administratiu, el conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la.

3. Els expedients han de tenir format electrònic i s’han de formar mitjançant l’agregació ordenada de tots els documents, les proves, els dictàmens, els informes, els acords, les notificacions i altres diligències que els hagin d’integrar, així com un índex numerat de tots els documents que contingui quan es remeti. Així mateix, ha de constar a l’expedient una còpia electrònica certificada de la resolució adoptada.

4. Quan en virtut d’una norma sigui necessari remetre l’expedient electrònic, s’ha de fer d’acord amb el que preveuen les normes tècniques d’interoperabilitat corresponents, i s’ha d’enviar complet, foliat, autentificat i acompanyat d’un índex, així mateix autentificat, dels documents que contingui. L’autenticació de l’índex esmentat ha de garantir la integritat i immutabilitat de l’expedient electrònic generat des del moment de la seva signatura i ha de permetre recuperar-lo sempre que sigui necessari; és admissible que un mateix document formi part de diferents expedients electrònics.

5. No forma part de l’expedient administratiu la informació que tingui caràcter auxiliar o de suport, com ara la continguda en aplicacions, fitxers i bases de dades informàtiques, notes, esborranys, opinions, resums, comunicacions i informes interns o entre òrgans o entitats administratives, així com els judicis de valor emesos per les administracions públiques, llevat que es tracti d’informes, preceptius i facultatius, sol·licitats abans de la resolució administrativa que posi fi al procediment.