Article 26. Arxivament i documentació dels treballs d’auditoria

Article 26. Arxivament i documentació dels treballs d’auditoria

1. Obligació de conservar la documentació D’acord amb l’article 19 de la Llei d’auditoria de comptes del Principat d’Andorra, els auditors de comptes individuals i les societats d’auditoria han de conservar tota la documentació i els registres relacionats amb els treballs d’auditoria durant un període mínim de cinc anys, comptats des de la data de l’emissió de l’informe d’auditoria.

2. Contingut mínim de la documentació La documentació dels treballs d’auditoria ha d’incloure, com a mínim:

a) La documentació relativa a l’acceptació i la continuïtat de l’encàrrec, inclosa la carta d’encàrrec subscrita amb l’entitat auditada i la documentació de l’anàlisi d’independència, d’acord amb el que estableix la Llei i les normes d’auditoria aplicables.

b) Els papers de treball i la informació utilitzada per obtenir les conclusions de l’auditoria.

c) Els judicis significatius, les discussions i les decisions preses sobre qüestions rellevants durant l’encàrrec.

d) Les comunicacions amb la direcció, els òrgans de govern de l’entitat auditada i, si escau, amb el supervisor d’auditoria.

e) Els informes interns de revisió i qualsevol document derivat del sistema de gestió de la qualitat vinculat a l’encàrrec.

3. Forma, integritat i seguretat dels arxius La documentació pot conservar-se en format paper o electrònic, sempre que se’n garanteixi la integritat, traçabilitat, accessibilitat i confidencialitat. Els auditors i les societats han d’implantar mecanismes de protecció i còpia de seguretat que assegurin la preservació dels arxius davant d’alteracions o pèrdues, d’acord amb el que estableix la ISQM 1 sobre control i la protecció dels sistemes informàtics.

4. Tancament i modificacions de l’arxiu

a) L’auditor ha de completar i tancar l’arxiu final d’auditoria dins el termini màxim establert a la Norma internacional d’auditoria ISA 230, o a la norma que la pugui substituir o modificar.

b) Un cop emès l’informe d’auditoria, l’arxiu d’auditoria no pot ser modificat com a conseqüència de revisions internes o externes del treball d’auditoria efectuades amb posterioritat a la data de l’informe.

c) Una vegada compilat l’arxiu final d’auditoria, en el cas de fets posteriors a la data de l’informe o de fets anteriors que hagin arribat a coneixement de l’auditor amb posterioritat i que requereixin l’aplicació de procediments d’auditoria addicionals, o en les situacions en què sigui necessari incorporar documentació addicional com a conseqüència d’un pla d’esmena, l’auditor ha de disposar de polítiques i procediments que garanteixin que:

• Queda identificada la persona que autoritza la modificació o incorporació.
• Es documentin els motius i la data del canvi.
• Es mantingui la traçabilitat de la documentació modificada o incorporada. Aquestes modificacions han de permetre que qualsevol tercer pugui fer un seguiment adequat dels canvis efectuats.

5. Accés i disponibilitat per al supervisor d’auditoria Els auditors i les societats d’auditoria han de posar a disposició del supervisor d’auditoria la documentació dels treballs i dels sistemes de gestió de la qualitat quan aquest últim ho requereixi en el marc de les seves funcions de control o inspecció.

6. Conservació i destrucció dels arxius Un cop finalitzat el període de conservació establert, la destrucció dels arxius ha de garantir la confidencialitat i la protecció de les dades personals, d’acord amb la normativa aplicable en matèria de protecció de dades.