Article 9

Article 9

L’organització del patrimoni documental propi del Comú de Canillo i el que li pugui ser cedit comprèn les tasques següents:

a) Gestionar un registre d’ingressos de la documentació adquirida, cedida o donada al Comú de Canillo.

b) Recuperar, analitzar i identificar la documentació de gestió, administrativa i històrica.

c) Establir instruccions per a la tria i avaluació, la classificació, l’ordenació i altres tractaments arxivístics de la documentació durant la seva gestió administrativa en els diferents òrgans auxiliars i departaments de l’administració del Comú de Canillo, i controlar-ne l’aplicació.

d) Establir criteris per a la transferència i l’ingrés de documentació dels arxius d’oficina a l’Arxiu Administratiu i a l’Arxiu Històric, fent constar l’execució de la transferència en l’acta de la comissió corresponent.

e) Realitzar les propostes de conservació i d’eliminació de la documentació administrativa que han de ser aprovades en sessió de Consell de Comú.

f) Elaborar i implementar directrius per a la correcta ubicació i localització física dels documents.

g) Contribuir a una major eficàcia i un millor funcionament de l’administració comunal mitjançant l’elaboració d’instruments de descripció (catàlegs, inventaris, índex, bases de dades…) necessaris per a la ràpida localització i accés a la documentació.