Article 3

Article 3

A efectes d’una millor comprensió d’aquest reglament es defineixen els conceptes següents:

a) Document: qualsevol expressió en llenguatge natural o convencional, i qualsevol expressió gràfica, sonora o en imatge, recollida en qualsevol tipus de suport material i creat en qualsevol entorn (informàtic, telemàtic, etc…).

b) Fons documental: conjunt de documents rebuts o produïts per les persones físiques i jurídiques, públiques o privades, com a resultat de la seva activitat i les seves funcions al llarg de la seva existència.

c) Expedient: conjunt ordenat de documents i d’actuacions que serveixen d’antecedent i de fonament a la resolució administrativa, així com les diligències adreçades a executar-les. Els expedients es formaran mitjançant l’agregació successiva de tots els documents, les proves els dictàmens, els decrets, els acords, les notificacions i dels altres documents que en siguin constitutius. Els seus fulls seran rubricats i foliats pels funcionaris o agents administratius encarregats de la seva tramitació.

d) Documentació en fase activa: documents administratius que s’utilitzen de forma habitual per part de les unitats administratives en execució d’un tràmit administratiu o bé per poder dur a terme les funcions i activitats que li són pròpies.

e) Documentació en fase semiactiva: documents administratius que, una vegada conclosa la tramitació ordinària, no és utilitzada de manera habitual per la unitat administrativa en l’execució de les seves funcions i activitats.

f) Documentació en fase inactiva: documents administratius que, una vegada conclosa la vigència administrativa, contenen valors de caràcter informatiu, probatori, testimonial, estadístic o històric.

g) Documentació de suport: documents d’ús informatiu i de treball que ajuden en la resolució d’un tràmit o d’una actuació administrativa, no és consideren documents d’arxiu.

h) Arxius de gestió o d’oficina: són els constituïts per la documentació en fase activa.

i) Arxius centrals o administratius: són els constituïts per la documentació en fase semiactiva.

j) Arxiu històric: el constitueixen els fons documentals antics i els documents inactius que, un cop finalitzats els processos de tria i avaluació, s’ha acordat no procedir a la seva eliminació.