Reglament del 4-2-2013 d’utilització de mitjans i eines que el Comú d’Encamp posa a disposició del personal, del 2013-02-04

Article 1 Objecte Aquest reglament té per objecte regular l’ús dels mitjans tècnics, informàtics, eines de comunicació, parc mòbil, vestuari, instal·lacions i qualsevol eina de treball que es faciliti al personal, així com establir els protocols per realitzar les comprovacions que s’estimin necessàries si es detecta un abús en la utilització d’aquestes eines.

Article 2 Àmbit d’aplicació i consentiment de l’interessat
1. Aquest reglament és d’aplicació a tot el personal que presti els seus serveis professionals al Comú d’Encamp en qualitat de funcionari, agent de l’administració de caràcter indefinit, agent de l’administració de caràcter eventual o personal de relació especial.
2. L’exercici de les facultats de revisió que els articles 7.1 i 8 atribueixen al comú queden sotmeses a l’obtenció del consentiment previ, exprés i inequívoc dels seus empleats. Aquest consentiment pot ser manifestat per cada treballador de forma general i en una única ocasió per a totes les comprovacions que es duguin a terme a partir d’aquell moment, durant tota la vigència de la relació professional i fins al moment de la seva expiració, d’acord amb l’imprès que figura com annex 1.

Article 3 Eines de comunicació El comú proveeix als seus empleats amb unes determinades eines de comunicació, que són mitjans tècnics de la seva propietat, per a la realització de les tasques que tenen encomanades dins de la corporació. Entre aquests mitjans s’inclouen a títol merament enunciatiu i no restrictiu els equips informàtics o telefònics, els programes i sistemes informàtics i les xarxes informàtiques. En aquest sentit, el tractament de totes les dades des dels diferents equips es fa d’acord amb el que disposa la Llei 15/2003 , del 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals.

Article 4 Utilització dels equips informàtics (maquinari)
1. Els equips informàtics facilitats als empleats són propietat del comú, que posa a la disposició dels empleats els mitjans i equips informàtics (maquinari) per a la realització de la seva activitat professional. Consegüentment, aquests mitjans no es poden utilitzar per a un ús personal o extraprofessional més enllà del permès en aquest text.
2. No és possible alterar els equips informàtics ni connectar-ne altres (assistents personals, impressores, reconeixedors de veu, mòdems, etc.) sense comptar amb l’autorització expressa i la supervisió del Departament d’Informàtica.
3. Les normes establertes en el present cos normatiu són d’aplicació tant als equips informàtics fixos com als equips informàtics portàtils, als quals els empleats poden eventualment tenir accés, així com a qualsevol altre instrument de transmissió telemàtica que es pugui posar a disposició dels empleats. Pel que fa a aquests últims, cal recordar que el treballador que tingui a la seva disposició equips informàtics portàtils (PC, PDA, etc) ha d’extremar-ne la precaució quan en faci ús o en el transport fora de les instal·lacions del comú. El contingut de l’ordinador portàtil pot ser altament confidencial, per a la qual cosa han d’adoptar-se totes les precaucions per evitar-ne la pèrdua o sostracció, i cal avisar immediatament en cas que es produïssin alguna d’aquestes situacions.
4. Queda expressament prohibit l’accés o entrada per qualsevol mitjà en els sistemes informàtics utilitzant una clau d’identificació personal (login) o contrasenya (password) d’un altre usuari, excepte autorització expressa i contrasenya del propietari de la clau o del cap superior immediat, sempre que existeixi una causa degudament justificada.
5. El comú posa a la disposició dels empleats els mitjans informàtics i tècnics adequats per a la realització de les seves funcions. A partir de la finalització de la col·laboració amb el comú, no es podrà tenir accés als equips informàtics i, consegüentment, als arxius que s’hi incloguin.
6. En cas que l’exempleat tingui en el seu poder qualsevol eina de comunicació propietat del comú, haurà de retornar-la immediatament a la finalització de la seva col·laboració amb la corporació.

Article 5 Accés a la xarxa interna El comú està organitzat globalment en un entorn de xarxa intern (Local Area Network o LAN). Accedir-hi a través dels mitjans tècnics permet als empleats del comú accedir a informació confidencial. Així, per a un millor nivell d’eficàcia i amb el ferm propòsit d’evitar que determinades persones alienes a l’entorn del comú puguin tenir accés a la informació continguda en la xarxa interna de l’entitat, han de tenir-se en compte els següents requisits de seguretat: Utilitzar sempre l’identificatiu facilitat pel Departament d’Informàtica amb la contrasenya corresponent. Accedir a la xarxa únicament amb finalitats professionals per a les quals prèviament han estat autoritzats.

Article 6 Utilització dels programes i dels arxius informàtics (programari)
1. El programari, els arxius, el correu electrònic i altres documents informàtics instal·lats o continguts en la xarxa del comú, així com qualsevol eina informàtica (disquets, CD-R, USb, etc.) han de ser utilitzats amb una finalitat professional.
2. En qualsevol cas, la informació de caràcter confidencial inclosa en els arxius i documents de l’entitat, no podrà enviar-se a través de cap tipus d’eina a terceres persones o companyies, sense l’autorització expressa del superior jeràrquic i del titular de les dades, sempre en seguiment del que disposa la Llei 15/2003 , del 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals.
3. Els programes informàtics destinats a ser instal·lats o efectivament instal·lats en els equips informàtics són propietat del comú. N’està prohibida la utilització, còpia o reproducció per a fins aliens a l’activitat professional.
4. Davant el risc que arxius o programes procedents de fonts no conegudes continguin virus, s’haurà d’actuar amb la màxima diligència a l’hora d’executar arxius procedents de fonts no conegudes.

Article 7 Ús d’Internet
1. La navegació a través de la xarxa d’Internet es realitza amb finalitats professionals. Els empleats són els únics responsables de les sessions iniciades a Internet que es realitzin a través dels equips informàtics que tenen a la seva disposició. El comú es reserva el dret de filtrar el contingut al qual pot accedir l’empleat mitjançant Internet des dels equips informàtics propietat del comú, així com registrar els accessos realitzats. Per dur a terme aquesta tasca de comprovació (el registre dels accessos realitzats) serà preceptiu que l’empleat afectat hagi donat el seu consentiment en els termes establerts a l’article 2.2 del present Reglament.
2. La utilització de tota adreça personal en horari de treball només pot ser ocasional, havent-ne de restringir al màxim la seva utilització dintre de la jornada laboral, sense interferir, per tant, en el normal desenvolupament de la seva activitat professional.
3. No es pot accedir a les xarxes socials d’Internet, exceptuant aquells serveis que per les seves pròpies característiques es trobin autoritzats a accedir-hi. Igualment queda prohibida la utilització de programes P2P o similars, la utilització de xats o programes de conversació en temps real, així com la utilització d’Internet per a finalitats recreatives.
4. En cap cas pot fer-se ús dels correus electrònics posats a disposició dels empleats o de la connexió a Internet a través dels servidors del comú per enviar missatges il·legals, il·lícits, ofensius, atemptatoris contra la dignitat humana, contra els drets fonamentals, contra la pròpia entitat o que siguin susceptibles de ser considerats delicte.
5. L’empleat té accés al correu electrònic mentre romangui vigent la seva relació professional amb el comú. En el moment de l’extinció de la relació laboral, s’interromprà l’accés a la bústia de correu professional a disposició de l’empleat.
6. En cap cas l’empleat podrà modificar les configuracions dels navegadors dels equips informàtics.
7. Queda prohibit l’accés, el buidatge i l’emmagatzematge de pàgines amb continguts il·legals. Tampoc es permetrà l’emmagatzematge en els equips informàtics propietat del comú de continguts buidats des d’Internet que violin la legislació vigent sobre la propietat intel·lectual i drets d’autor.
8. Qualsevol incident de seguretat relacionat amb Internet, haurà de esser comunicat al superior jeràrquic o al Departament d’Informàtica.

Article 8 Ús indegut de les eines de comunicació Quan existeixin motius suficients per tal de creure que s’està produint un ús indegut d’alguna de les eines de comunicació del comú, i sempre que l’empleat afectat hagi donat el seu consentiment en els termes establerts a l’article 2.2 del present reglament, el Departament d’Informàtica, podrà revisar els arxius i continguts elaborats per cada empleat i emmagatzemats en la xarxa telemàtica local del comú, el contingut del disc dur de l’equip informàtic, el contingut del correu electrònic posat a disposició de l’empleat, el detall de les factures telefòniques (amb obtenció d’informació sobre els destinataris de les trucades efectuades, les hores en què es varen efectuar i la durada) o les dades de les connexions a la xarxa d’Internet utilitzades pels empleats en les seves funcions. Les esmentades revisions s’efectuaran sempre per part dels serveis tècnics del comú, o per les persones que es designin expressament a aquest efecte.

Article 9 Ús del parc mòbil
1. El parc mòbil del comú només s’ha d’utilitzar per a les finalitats que li són pròpies a cada vehicle. En aquest sentit, poden utilitzar els vehicles comunals les persones autoritzades expressament.
2. No es poden realitzar trasllats cap a destins extralaborals, encara que estiguin compresos dins del circuït de treball o la jornada. Tampoc es poden estacionar els vehicles comunals en domicilis privats.
3. En la seva utilització és vetllarà per optimitzar els trasllats, bé dissenyant els circuïts i planificacions, o bé agrupant els viatges per tal d’evitar una major despesa.
4. Si en el desenvolupament d’una funció pròpia del servei es produeix qualsevol dany, anomalia o avaria en el vehicle, cal avisar immediatament el responsable de l’àrea per tal de formalitzar els documents escaients. Sense perjudici de les responsabilitats a què pugui estar sotmesa la persona responsable dels danys. Així mateix, si mentre s’està utilitzant algun dels vehicles del parc mòbil del comú, el treballador és sancionat per infracció d’algun dels articles del Codi de la circulació, l’esmentat treballador haurà de fer-se càrrec de l’import de la sanció imposada.
5. Com a norma general, tots els desplaçaments s’han de fer col·lectivament, a fi d’estalviar recursos i organitzar degudament les tasques. S’entén per desplaçament col·lectiu aquell que suposa el trasllat de més d’una persona.

Article 10 Despeses derivades de la utilització de vehicles particulars El reembossament de les despeses en concepte de quilometratge i d’aparcament que derivin de la utilització del vehicle particular ha d’anar precedit de la corresponent autorització per part del superior jeràrquic i requereix l’aportació del pertinent justificant d’acord amb el que preveu el Reglament de sistemes de compensació del Comú d’Encamp.

Article 11 Ús del vestuari o uniformitat
1. Només utilitzaran vestuari o uniformitat els treballadors que per la naturalesa de les funcions encomanades tinguin aquesta obligació.
2. En relació al vestuari s’ha de complir i fer complir en tot moment el que estableix la llei 48/2008, del 18 de desembre de la seguretat i la salut en el treball. Sense perjudici d’aquest fet, s’ha de vetllar per la polivalència en l’ús del vestuari professional.
3. El vestuari o uniformitat es lliura al treballador/a amb un comprovant de la recepció i només es pot utilitzar durant la jornada laboral.
4. És responsabilitat de cada treballador la conservació dels articles que el comú li proporcioni, i no podrà incloure ni realitzar modificacions que no estiguin degudament autoritzades. Així mateix, al finalitzar la relació professional, el treballador haurà de retornar al comú tot el vestuari, claus, elements identificadors o altres que li haguessin estat lliurats.

Article 12 Utilització de les instal·lacions
1. En cada instal·lació o espai es podrà realitzar únicament l’activitat per la qual estigui específicament destinada, com també les que tècnicament siguin possibles. En ocasions determinades es podran utilitzar les instal·lacions per a activitats especials, sempre que es disposi de l’autorització expressa de la Junta de Govern.
2. El personal del comú té l’obligació de vetllar pel bon ús de les instal·lacions i per l’estalvi energètic.

Disposició addicional En finalitzar la relació professional, el treballador haurà de retornar al comú tot el material de qualsevol tipus que se li hagués estat lliurat.

Disposició derogatòria Queden derogades totes les disposicions de rang igual o inferior que s’oposin al present Reglament.

Disposició final Aquest Reglament entrarà en vigor l’endemà de la seva publicació al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra. Informació que es fa publica per a coneixement general. Encamp, 4 de febrer del 2013 Jordi MAS TORRES Cònsol major ANNEX1 El sotasignat / La sotasignada,…, de nacionalitat…, titular del passaport núm.…, i veí / veïna de la parròquia d’Encamp, amb domicili a…, empleada del Comú de. en règim de. i adscrita a…, DECLARO: Primer.- Haver rebut un exemplar del Reglament d’utilització dels mitjans i eines que el Comú d’Encamp posa a disposició del personal publicat al Butlletí Oficial del Principat d’Andorra (BOPA) núm.…, any…, amb data. Segon.- Tenir perfecte coneixement del contingut i, especialment, de les facultats de revisió i control del Comú a les quals fan referència els articles 2.2, 7.1 i 8 del referit Reglament. Tercer.- Donar lliurement i de forma general el meu consentiment a fi que el Comú d’Encamp pugui exercitar, d’ara endavant i tantes vegades com consideri necessari durant la vigència de la nostra relació professional, les facultats de control contingudes als mencionats articles 2.2, 7.1 i 8 del Reglament d’utilització dels mitjans i eines que el Comú d’Encamp posa a disposició del personal. Tot el que declaro, a tots els efectes en dret procedents, a Encamp el dia. de. de dos mil tretze. Signatura: