Reglament de comunicació de dades censals entre organismes oficials i els comuns, del 2011-02-02

Article 1 Objecte El present reglament regula la comunicació de les dades censals entre organismes oficials i els comuns. Estableix:
a) La finalitat de la comunicació
b) Les variacions de les dades censals
c) El contingut de la comunicació
d) La periodicitat de la comunicació
e) Els canals de comunicació
f) El deure de secret
g) L’aplicació de la legislació de protecció de dades

Article 2 La finalitat de la comunicació
1. La finalitat de la comunicació de les dades censals dels organismes oficials als comuns s’esdevé a l’efecte d’assolir que els censos reflecteixin la realitat de la població resident a cada parròquia,i que les dades personals que hi constin siguin verídiques.
2. La finalitat de la comunicació de les dades censals dels comuns a la resta d’organismes oficials s’esdevé quan les dades són necessàries per a l’exercici eficaç de les seves funcions i quan el domicili o la residència és una dada rellevant.

Article 3 Variacions de les dades censals.
1. Les variacions de les dades censals s’esdevenen quan la informació presentada per les persones als organismes oficials no coincideix amb la informació de les dades del cens parroquial corresponent.
2. Les variacions censals es poden produir pels següents motius:
a) Defunció
b) Baixa del país
c) Alta al país
d) Canvi d’adreça en una mateix cens parroquial
e) Baixa d’un cens parroquial i alta en un altre cens parroquial
f) Canvi de les dades d’identificació de la persona

Article 4 El contingut de la comunicació La comunicació de les dades censals ha d’identificar: a. El motiu de la variació respecte al cens parroquial b. Les dades censals que han de contenir la comunicació entre organismes oficials i els comuns són, com a màxim:
a) nom i cognoms
b) sexe
c) lloc i data de naixement
d) nacionalitat
e) domicili
f) número d’identificació administrativa
g) data d’alta
h) si escau, data de baixa i domicili de destí
i) si escau, domicili d’origen

Article 5 La periodicitat de la comunicació.
1. Els organismes oficials comunicaran als comuns les variacions de les dades censals que aquests hagin identificat. La periodicitat de la comunicació de les dades censals serà contínua; és a dir, en el moment que es constata una variació respecte de la informació registral de la qual es disposa. Però, en el cas que no sigui possible, serà com a mínim mensual.
2. Els comuns facilitaran les dades del cens de forma contínua als organismes oficials, sempre i quan els siguin necessàries per a l’exercici de les seves respectives competències, i exclusivament, a assumptes en els quals la residència o el domicili siguin dades rellevants, perquè puguin consultar les dades actualitzades en els respectius censos parroquials.

Article 6 Els canals de comunicació El canal de comunicació de les dades censals dels organismes oficials vers els comuns serà a través de fitxers de dades amb mesures de control d’accés lògic (identificadors i contrasenyes) i amb procediments per garantir la confidencialitat de les dades en la transmissió per xarxes de telecomunicacions.

Article 7 Deure de secret
1. Els funcionaris públics i totes les persones que participen en el procés de recollida, tractament i explotació de les dades censals estan obligats a guardar secret sobre les dades personals que coneixen en l’exercici de la seva funció.
2. El deure de secret s’estén igualment a totes les persones que, de manera incidental o indirecta, participen en el procés censal o tenen, per qualsevol causa, coneixement de les dades personals contingudes en els padrons parroquials.
3. El deure de secret establert en els apartats anteriors es manté igualment una vegada la persona obligada deixa d’ocupar el lloc o de realitzar les funcions en virtut de les quals les coneix.

Article 8 Aplicació de la legislació de protecció de dades
1. La comunicació de les dades censals dels comuns vers els organismes oficials s’haurà de notificar a l’Agència Andorrana de Protecció de Dades, que registrarà cadascuna d’aquestes comunicacions.
2. En tot el no previst en aquest Reglament s’aplica supletòriament la Llei 15/2003 , del 18 de desembre, qualificada de protecció de dades personals. Els drets d’informació, d’accés i de rectificació s’exerceixen, respecte del cens, en els termes que estableix la referida Llei.