Article 15. Registres

Article 15. Registres

1. Les entitats operatives del sistema financer han de crear un registre que inclogui el document o els documents que plasmen els acords entre l’entitat i el client i que continguin els drets i les obligacions de cadascuna de les parts i les altres condicions en què l’entitat presta el servei.

2. Les entitats operatives del sistema financer han de portar un registre de tots els tipus d’operacions i serveis que realitzin, així com un registre de la seva organització interna i, en tot cas, com a mínim, un registre d’ordres i un registre d’operacions.

Aquests registres s’han de mantenir, com a mínim, durant cinc anys des de la data de recepció de l’ordre o d’execució de l’operació i almenys mentre dura la relació amb el client.

Quan l’entitat hagi efectuat una comunicació d’operació sospitosa en matèria d’abús de mercat davant l’AFA, ha de mantenir els registres corresponents, com a mínim, cinc anys des de la data de la dita comunicació i, en tot cas, fins a la data de tancament de la investigació, si escau.

Si transcorregut aquest període, continués obert un procediment administratiu o judicial en relació amb les ordres o operacions objecte d’aquests registres, aquests registres s’han de conservar fins a la data de finalització dels procediments esmentats.

Malgrat el que disposa l’apartat anterior, l’AFA pot exigir a les entitats operatives del sistema financer que mantinguin tots o alguns dels registres durant un període indeterminat en funció de la naturalesa de l’instrument o de l’operació, sempre que sigui necessari per permetre a l’AFA l’exercici de les seves funcions de supervisió.

Una vegada hagi expirat l’autorització d’una entitat operativa del sistema financer, l’AFA pot exigir que l’entitat operativa del sistema financer mantingui els registres per al temps restant del període de cinc anys a què fa referència el primer paràgraf.

3. Aquest registre ha de ser suficient per permetre la supervisió del compliment dels requeriments previstos en la legislació vigent i, en especial, de totes les obligacions de les entitats que ofereixin serveis d’inversió respecte als seus clients o a potencials clients.

4. Les entitats operatives del sistema financer han de conservar els registres que s’esmenten en els apartats anteriors en un suport que permeti l’emmagatzematge de forma que aquests registres estiguin adequadament salvaguardats i, d’acord amb la legislació vigent, siguin accessibles per a l’entitat, els seus clients, els seus auditors, l’AFA, o qualsevol altra autoritat que hi hagi de tenir accés, de forma que es compleixin les condicions següents:

a) L’AFA ha de poder accedir-hi fàcilment i reconstituir cadascuna de les etapes fonamentals de la tramitació de cada operació.

b) Ha de ser possible que qualsevol correcció o modificació d’un altre tipus, i el contingut dels registres amb anterioritat a aquestes correccions o modificacions, es determini fàcilment.

c) No ha de ser possible la manipulació o alteració dels registres d’una altra manera.

5. Les entitats operatives del sistema financer han de mantenir i actualitzar regularment un registre dels tipus de serveis d’inversió o auxiliars realitzats per l’entitat o per compte de la mateixa entitat en els quals hagi sorgit un conflicte d’interès que hagi suposat un risc important de perjudici dels interessos d’un o més clients o, en el cas d’un servei o d’una activitat en curs, en els quals pugui sorgir aquest conflicte.

6. Les disposicions establertes en els apartats precedents d’aquest article s’apliquen sense perjudici del compliment de les normes en vigor que regulen l’obligació de conservació dels documents comptables i contractuals.

7. L’AFA ha d’elaborar i mantenir una llista amb els registres mínims que les entitats operatives del sistema financer han de mantenir, de conformitat amb la legislació vigent.