Normes relatives a control intern

1/2

Comunicat núm. 7/EDE Normes relatives a control intern

Pel que fa a la responsabilitat del Consell d’Administració i de la Direcció General respecte al control intern de l’entitat, des de l’AFA, es fixen una sèrie de normes de caràcter general amb relació als sistemes i als procediments de control intern i, més exactament, a aspectes bàsics associats a la tasca del Consell d’Administració i de la Direcció General.

En aquest sentit, a continuació, s’enumeren les premisses a seguir sobre el control intern pel que fa al Consell d’Administració i a la Direcció General:

És responsabilitat del Consell d’Administració assegurar un control eficaç de totes les activitats de l’entitat mitjançant l’establiment de controls interns a aplicar sobre l’estructura de l’organització i sobre els sistemes de control específics de l’entitat. Concretament, els controls s’aplicaran a la definició de polítiques i de processos, a la de deures i obligacions amb una clara delegació d’autoritat i a la segregació adequada de funcions crítiques.

En aquest sentit, el Consell d’Administració ha de prendre consciència dels riscos inherents a les activitats de l’entitat i ha d’assegurar que la dotació de recursos és suficient per garantir que els controls són adequats per dur a terme totes les activitats.

En línies generals, se sobreentén que cada entitat ha de comptar amb controls interns d’acord amb el volum i amb la complexitat de la seva activitat.

Si les funcions que pertanyen al Consell d’Administració han estat delegades formalment a comissions i/o persones, aquest òrgan, com a últim responsable, ha d’establir els mecanismes de control necessaris sobre aquestes comissions i/o persones per poder assegurar que aquestes funcions es realitzen de forma adequada.

Consegüentment, la Direcció General ha de desenvolupar els controls interns a aplicar establerts prèviament pel Consell d’Administració. Al mateix temps, ha de garantir la seva execució i el seu compliment.

S’han d’establir els mecanismes adients perquè tots els membres del Consell d’Administració tinguin accés a tota la informació necessària per a una correcta presa de decisions en el marc del Consell d’Administració. Aquesta documentació ha de ser lliurada o posada a disposició dels membres amb temps suficient per poder ser analitzada i contrastada. Destacar que la tramesa d’informació és especialment rellevant en aquells informes externs que es dirigeixen explícitament als membres d’aquest òrgan -com per exemple, l’informe d’auditoria i l’informe complementari d’auditoria-, sense acceptar-se cap tipus de delegació.

En relació amb les actes del Consell d’Administració, aquestes hauran de ser transcrites cronològicament al llibre d’actes amb la màxima celeritat possible, fer referència a la documentació utilitzada, la qual prèviament ha d’haver estat posada a disposició dels consellers per a la correcta presa de decisions, tal com s’ha comentat al paràgraf anterior. Així mateix, s’haurà de guardar una còpia, de forma conjunta, de tota la documentació analitzada o revisada en cada reunió del Consell d’Administració per tal de reflectir-ne fidelment els temes tractats.

S’han d’elaborar actes de les reunions de qualsevol comissió i/o comitè, tant del Consell d’Administració com de la Direcció General. Aquestes han d’incloure, com a mínim, el detall dels assistents, l’ordre del dia i els acords presos. Així mateix, hauran d’estar aprovades i signades, com a mínim, per la persona que actua com a Secretari de la comissió i/o comitè, amb el vist-i-plau del President, si escau. Les actes relatives a cada òrgan s’hauran d’arxivar separadament, diferenciant per comissió i/o comitè, i ordenades cronològicament. També s’ha de fer referència expressa a la documentació analitzada a la reunió.

2/2

Cal tenir present que aquestes normes estableixen les responsabilitats del Consell d’Administració i de la Direcció General respecte al control intern de l’entitat. En aquest sentit, constitueixen una eina de referència en la qual no apareixen descrites les actuacions que s’han de realitzar per tal d’afrontar les responsabilitats enumerades. De fet, representen una norma mínima per a totes les entitats i per tant, cada entitat pot preveure normes addicionals més concretes o més precises, a nivell intern.

Andorra la Vella, 31 de juliol del 2019