Nota informativa adreçada als subjectes obligats, en especial al sector de proveïdors de serveis a societats i fideïcomisos

1

NOTA INFORMATIVA ADREÇADA ALS SUBJECTES OBLIGATS, EN ESPECIAL AL SECTOR DE PROVEÏDORS DE SERVEIS A SOCIETATS I FIDEÏCOMISOS

Data: 1 d’abril del 2025 Objectiu: Recollir les recomanacions derivades de la inspecció temàtica, i de les inspeccions genèriques, efectuades durant l’any 2024, en particular, quant el nivell d’adequació a l’hora de determinar el beneficiari efectiu en les relacions de negoci i/o operacions ocasionals, així com verificar les cerques efectuades a llistes de persones amb sancions internacionals i a fonts públiques.

1. Motivació La UIFAND, en l’exercici de la seva funció supervisora i de control, ha pogut avaluar el grau d’efectivitat dels sistemes i procediments de control intern que tenen implementats les entitats, posant una atenció especial al sector dels proveïdors de serveis a societats i a fideïcomisos (TCSPs, per les seves sigles en anglès), a través de la inspecció temàtica duta a terme durant l’any 2024, centrada en els següents punts: - Els procediments interns relatius a cerques a les Llistes de persones amb sancions internacionals, incloent la Llista Consolidada de Sancions del Consell de Seguretat de les Nacions Unides així com les Llistes relacionades amb el conflicte bèl·lic entre Ucraïna i Rússia vigent al moment de la inspecció1. Les comprovacions han d’assegurar que els procediments abastin els clients, els beneficiaris efectius i qualsevol persona que actuï en la seva representació.

- Els procediments interns relatius a cerques en fonts públiques obertes. En aquest cas, es pretén determinar:

 Si el subjecte obligat disposa d’alguna guia orientativa que rellevi els casos en els quals, obligatòriament, s’han de comprovar les manifestacions del client per tal de determinar el coneixement que es té del mateix.

 Si el subjecte obligat realitza cerques en fonts públiques, independents i fiables del nom del client acompanyat de paraules negatives, per tal d’esbrinar la seva reputació, el seu perfil, etc. Les comprovacions han d’assegurar que els procediments abastin els clients, els beneficiaris

1 Al moment de l’emissió d’aquesta nota informativa, cal tenir present que es fa referència al Decret 491/2024, del 23 de desembre de 2024, de mesures restrictives en relació amb el conflicte entre Ucraïna i la Federació Russa, el qual aprova un nou text normatiu i dos annexos, i que deroga el Decret 16/2024, del 17 de gener de 2024.

2

efectius i qualsevol persona que actuï en la seva representació.

- Els procediments interns relatius a la identificació del beneficiari efectiu i la verificació de la seva identitat, en el sentit de determinar:

 El tipus de documentació que s’ha de sol·licitar per tal de conèixer el beneficiari efectiu i, a tall d’exemple, si disposa d’una llista de documentació específica i adaptada a les característiques del client.

 La manera com s’ha de realitzar l’anàlisi de la documentació obtinguda.

 Els casos en què sigui necessari deixar constància escrita de l’estudi de la documentació, i els casos pel quals, en contraposició, no s’escau. En l’anàlisi de les conclusions emanades dels informes d’inspeccions realitzades el 2024, tot incloent la inspecció temàtica, la UIFAND emet aquesta Nota Informativa, que conté un seguit de Recomanacions, per tal d’ajudar als subjectes obligats, en exercici de la seva activitat, a mitigar els riscos inherents al blanqueig de capitals i el finançament del terrorisme.

2. Fonaments L’informe sectorial de l’Estudi Nacional de Riscos, publicat al maig del 2021, qualifica el sector de TCSPs amb un risc mitjà, tant per l’amenaça global com per la vulnerabilitat del propi sector. Altrament, de les inspeccions in situ dutes a terme en els darrers exercicis, s’ha pogut verificar que els subjectes obligats tenen poc coneixement de les obligacions respecte la determinació del beneficiari efectiu i les persones amb sancions internacionals. En aquest sentit, les mancances detectades són les següents: - Un gran nombre dels subjectes obligats no deixen constància de les cerques efectuades a les llistes de persones amb sancions internacionals, i en cas de fer-ho, en moltes ocasions les dades són insuficients.

- El coneixement dels clients es basa en les pròpies manifestacions dels mateixos, sense fer-ne cap comprovació, és a dir, sense una verificació a través de fonts públiques fiables i independents, entre d’altres.

- La majoria dels subjectes obligats tenen establert dins el Manual de polítiques i procediments interns, com a mesura de diligència deguda, l’obligació d’identificar i verificar la identitat del beneficiari efectiu, però no es descriu com s’ha de dur a terme aquesta pràctica.

3

Fins i tot, i de manera general, els procediments interns únicament estableixen una transcripció literal dels articles que afecten i que es troben recollits a la Llei 14/20172. A més, existeix un elevat nombre d’empleats dels subjectes obligats que sol·liciten la informació o la documentació per inèrcia, sense tenir coneixement ni dels motius reals ni de la necessitat en funció de la relació de negoci pels quals estan obligats a sol·licitar-la.

3. Consideracions generals sobre la prevenció del blanqueig de capitals i el finançament del terrorisme (BC/FT)

a) Llistes de persones amb sancions internacionals En el cas del terrorisme i el seu finançament, cal tenir present les diferències entre l’objectiu de les verificacions a la Llista3 i la detecció d’activitats de BC/FT. Quan el resultat d’una consulta esdevé positiu, aquest fet no és constitutiu de sospita, sinó de certesa, ja que les persones i entitats contingudes en la Llista estan designades per vincles amb el terrorisme, el seu finançament o el finançament de la proliferació d’armes de destrucció massiva, entre d’altres, i requereixen l’aplicació de mesures restrictives. En canvi, en cas de detectar activitats sospitoses d’estar relacionades amb el BC/FT, aquest fet ha de generar, si escau, una declaració d’operació sospitosa a la UIFAND. Per tant, cal que les entitats posin majors esforços per reflectir en els seus procediments de control intern, de manera diferenciada, tant les diferents mesures de prevenció i d’identificació d’operacions sospitoses de BC/FT, com les actuacions davant de casos positius de persones designades. En virtut de l’anterior, recomanem tenir en compte tant els indicadors de FT (disponibles a la pàgina web de la UIFAND, a la secció de “Publicacions” > “Tipologies”) , així com la Guia emesa per la UIFAND, al desembre del 2019, sobre l’aplicació de mesures restrictives.

2 Llei 14/2017, del 22 de juny, de prevenció i lluita contra el blanqueig de diners o valors i el finançament del terrorisme. 3 Quan es fa referència a la Llista, s’inclouen les següents llistes i/o resolucions: - Resolució 1/2020, de 9 d’octubre del 2020, que deroga les Resolucions 1/2019, de 23 de maig del 2019 i 2/2019, de l’1 d’octubre del 2019. - Llista Consolidada de sancions del Consell de Seguretat de les Nacions Unides - Decret 491/2024, del 23 de desembre de 2024, de mesures restrictives en relació amb el conflicte entre Ucraïna i la Federació Russa, el qual aprova un nou text normatiu i dos annexos, el qual deroga el Decret 16/2024.

4

b) Cerques en fonts públiques, fiables i independents En relació amb la cerca en fonts públiques, fiables i independents, és important tenir present que existeixen aplicatius específics que recullen les resolucions de la Llista, així com d’altres llistes de persones i notícies adverses. Durant les inspeccions in situ, s’ha detectat que els subjectes obligats utilitzen aplicatius com ara World-Check, Namebook o Dow Jones Factiva, entre d’altres. Ara bé, els mencionats aplicatius normalment inclouen resultats relatius a resolucions fermes, si bé no sempre inclouen informació sobre investigacions en curs o recents. Així mateix, cal tenir present que els mencionats aplicatius no recullen la mateixa informació per tots els països, sinó que hi ha zones geogràfiques de les que no disposen de tanta informació. Igualment, cal destacar que les cerques en fonts públiques, a més d’assistir als subjectes obligats a detectar possible informació adversa, també permeten verificar i enriquir el coneixement que tenen del client. Per tot l’anterior, és altament recomanable fer dites cerques ja que, d’una banda, és possible que hi hagi notícies en relació a investigacions en curs relacionades amb el potencial client, i que aquestes no s’incloguin a l’aplicatiu, permetent al subjecte obligat discernir amb més claredat i informació si vol, o està preparat, per assumir el risc derivat del mencionat client. I d’altra banda, també permeten confirmar l’exactitud de la informació obtinguda dels clients i, addicionalment, aportar un context afegit sobre els antecedents, relacions comercials i reputació del mateix, tot tenint en compte l’origen de la informació obtinguda en fonts públiques per garantir la seva independència i fiabilitat.

c) Identificació del beneficiari efectiu i la verificació de la seva identitat Les persones i/o entitats designades i els blanquejadors no acostumen a dur a terme transaccions per compte propi, sinó que les executen a través d’altres persones físiques i/o jurídiques sense relació aparent entre elles, i sense que necessàriament s’hagin de veure involucrats països o jurisdiccions de risc o prohibides. Per tant, els controls que s’apliquin als serveis a societats són fonamentals per a la PBC/FT, i és aquí on els TCSPs juguen un paper clau. En aquest sentit, els TCSPs participen en la constitució, gestió o administració d’entitats i estructures jurídiques i les empreses o altres estructures jurídiques similars que sovint són considerades com a vehicles potencialment útils per donar aparença de legalitat a fons que no ho són, així com també per ocultar la propietat efectiva, augmentant així la complexitat general de les estructures empresarials. A tall d’exemple, és possible que es pugui fer un ús indegut d’empreses preconstituïdes (shelf companies)4, creant d’aquesta manera la falsa impressió de que l’empresa opera de manera habitual des de fa molt de temps, si bé en realitat es tractaria d’una empresa que ha estat inactiva o, altrament, que s’utilitzin empreses pantalla (shell companies)5.

4 Shelf companies, o empreses preconstituïdes, són aquelles que han estat constituïdes pels TCSPs fa temps i que posteriorment són venudes als seus clients. 5 Shell companies, o empreses pantalla, són aquelles que no tenen activitat empresarial en curs ni actius.

5

Així doncs, per tal d’evitar que els TCSPs siguin utilitzats en el mencionat sentit, és necessari disposar del màxim grau de coneixement possible respecte l’estructura de control i el beneficiari efectiu del client per tal de detectar aquestes casuístiques. Una bona pràctica per aconseguir-ho, a més de l’anàlisi de la documentació escaient en relació amb la determinació del beneficiari efectiu, és, d’una banda, fer preguntes directament al client, per tal de que el subjecte obligat tingui una certesa raonable sobre la identitat del beneficiari efectiu i, d’altra banda, fer la cerca als registres públics i altres fonts públiques i independents per tal de corroborar les manifestacions efectuades pels clients. Convé recordar que els TCSPs han de documentar totes les actuacions dutes a terme, així com les conclusions de les anàlisis efectuades i han de tenir en compte, tal com s’estipula al Comunicat Tècnic 01/2023, publicat per la UIFAND en data 13 de febrer del 2023, que la periodicitat de revisió de la informació relativa al beneficiari efectiu no pot ser superior a cinc anys.

4. Accions de millora recomanades Les següents accions de millora relacionades amb diferents factors de risc del BC/FT, pretenen ser una guia de bones pràctiques en relació amb els punts analitzats durant la inspecció temàtica, i especialment per al sector de TCSPs, que permeti incrementar el nivell d’efectivitat en els seus controls de detecció i prevenció de conductes susceptibles de comportar BC/FT.

1. Controls específics en relació a les llistes de persones amb sancions internacionals i a les cerques efectuades en fonts públiques

a) En relació amb els procediments interns relatius a cerques a les llistes de persones amb sancions internacionals, convé que els subjectes obligats dissenyin un procediment relatiu a la manera com s’han d’efectuar les cerques, incloent, entre d’altres: (i) la/les eines que s’han d’emprar; (ii) el moment en què s’han de realitzar; (iii) l’actualització de les cerques, segons una periodicitat en funció del risc del client; (iv) com s’ha de deixar constància de les cerques; i, (v) el procediment a seguir en cas que constin resultats positius.

b) Pel cas que la cerca estigui automatitzada, cal implementar sistemes de control que permetin detectar qualsevulla actualització de les llistes de sancions internacionals, en especial la Llista consolidada del Consell de Seguretat de les Nacions Unides, així com garantir la correcta implementació d’aquestes en els sistemes, tan bon punt es produeixin, enlloc de dur a terme càrregues periòdiques. Convé assegurar-se, per tant, que els clients es contrasten sempre amb la versió més actualitzada de les llistes, garantint que s’apliquin mesures restrictives de manera immediata quan escaigui.

6

c) Pel cas que la cerca es dugui a terme a través d’algun aplicatiu, cal tenir coneixement de les llistes sobre les quals realitza la cerca el mencionat aplicatiu, així com assegurar-se que s’inclouen les resolucions de la Llista, i deixar-ne constància als procediments interns. Així mateix, serà necessari incloure als procediments interns el procés a seguir a la pràctica a l’hora de fer les mencionades cerques a través de l’aplicatiu.

d) En relació a les cerques en fonts públiques, cal establir als procediments de control intern la seva obligatorietat per tal de corroborar les manifestacions efectuades pel client, tot incloent les diferents casuístiques en les quals s’han d’efectuar dites cerques, disposant d’aquesta manera d’una Guia orientativa en aquest sentit. A tall d’exemple, la verificació de l’activitat professional d’un client que manifesta ser un esportista d’elit es pot realitzar senzillament amb una cerca a Internet.

Aquests procediments de control intern han d’incloure, entre d’altres: (i) les pàgines webs, cercadors o bases de dades que s’han de consultar, tot preferint les fonts més fiables d’informació; (ii) la manera com s’han de dur a terme, és a dir, si les cerques han de contenir els noms dels clients i/o persones d’interès acompanyats de paraules negatives clau, (i quines han de ser aquestes, com ara “corrupció”, “blanqueig de diners”, “frau” o “terrorisme”); (iii) proveir de detall en relació amb les circumstàncies en les que s’ha de fer la cerca; (iv) indicar com s’ha de deixar constància de les mateixes, la periodicitat amb què s’han d’efectuar i la seva adaptació al risc del client; i, (v) el procediment a seguir en cas que constin resultats positius.

e) Finalment, les comprovacions, tant de les llistes de sancions internacionals com de les fonts públiques, s’han d’assegurar que abasten els clients, els beneficiaris efectius i qualsevol persona que actuï en la seva representació. Aquestes s’han de realitzar amb el nom complet d’aquestes persones i s’han d’actualitzar periòdicament, mentre es mantingui la relació de negoci amb el client. Addicionalment, cal desar-ne evidència al dossier del client, així com de les seves actualitzacions en base al risc, devent contenir com a mínim, data i hora de la cerca, el nom de la persona cercada, i la gestió interna dels resultats en cas de coincidència.

7

2. Controls específics en relació amb la identificació i la verificació de la identitat del beneficiari efectiu.

a) Dissenyar un procediment pràctic i adaptat a la grandària de l’entitat, per tal d’identificar el beneficiari efectiu, és a dir, l’anàlisi que s’ha de realitzar per tal de determinar la persona física que controla el client (sigui persona física o jurídica), graduant les mesures en funció de la categorització de risc del client (tenint en compte diversos factors, com ara el tipus de persona jurídica, els factors de risc del client, o de l’operativa, entre d’altres). S’ha de deixar evidència documental de l’anàlisi efectuada.

b) Els procediments de control intern han d’incloure, entre d’altres: (i) la menció a l’obligatorietat de deixar constància del procediment i/o l’anàlisi de verificació de la identitat del beneficiari efectiu, fent especial èmfasi als casos en què estructures jurídiques complexes hi estiguin involucrades; i, (ii) en els casos de relacions de negoci continuades, prendre les mesures necessàries per assegurar una correcta actualització dels perfils de risc dels clients, especialment davant casos on s’hagin produït canvis accionarials.

c) És necessari obtenir còpia del document d’identitat oficial del beneficiari efectiu proveït d’una fotografia, de conformitat amb l’article 7.2 del Reglament6.

A tall d’exemple, tot i que la relació comercial sigui amb un apoderat del client, aquest fet no eximeix al subjecte obligat de tenir degudament identificada i verificada la identitat del beneficiari efectiu. Per tant, en aquest cas concret, serà necessari disposar tant del document d’identitat del beneficiari efectiu i de l’apoderat, així com dels corresponents poders de representació.

d) Incloure als procediments de control intern un llistat exemplificatiu del tipus de documentació que cal sol·licitar per tal d’identificar el beneficiari efectiu, adaptada a les característiques dels intervinents.

e) Tanmateix, en cas de clients persones jurídiques, fundacions o associacions andorranes, cal obtenir una prova del Registre de beneficiaris efectius, d’acord amb l’article 10.1 de la Llei 14/2017, del 22 de juny. Cal destacar que per a les societats andorranes, el Registre competent ha desenvolupat una plataforma de consulta que es troba a disposició dels representants (designats pel subjecte obligat7) davant de la UIFAND.

6 Decret 76/2022, del 2-3-2022, pel qual s’aprova el Reglament d’aplicació de la Llei 14/2017, del 22 de juny, de prevenció i lluita contra el blanqueig de diners o valors i el finançament del terrorisme.

7 L’enllaç d’accés al Registre de Beneficiaris Efectius és el següent: https://aplicacions.govern.ad/ConsultesEconomia/Login Es pot trobar més informació sobre aquesta plataforma a la següent notícia de la pàgina web de la UIFAND: https://www.uifand.ad/ca/actualitat-uifand/382-23-11-2022-registre-de-beneficiaris-efectius

8

f) La documentació suport escaient per verificar la identitat del beneficiari efectiu ha d’estar actualitzada. No obstant això, el subjecte obligat s’ha d’assegurar que el beneficiari efectiu estigui correctament identificat, mitjançant una revisió periòdica de les relacions de negoci continuades que, en cap cas, pot ser superior a cinc anys.

Tal com estableix el Comunicat Tècnic CT-01/2023, de 13 de febrer de 2023 aquesta revisió implica una nova avaluació per tal d’identificar i verificar la identitat del beneficiari efectiu i no únicament l’actualització de la documentació emprada en la revisió anterior.

3. Altres consideracions 3.1. Adaptació dels procediments de control intern a la pràctica

a) Els mencionats procediments han d’estar en línia amb la pràctica comercial real del subjecte obligat, ja que s’han detectat diverses divergències entre el que estableixen els procediments de control intern, la informació proporcionada i la dita pràctica. A tall d’exemple, si l’entitat, realitza cerques en fonts públiques únicament pels clients de risc alt, els procediments interns no poden recollir que les cerques s’han de realitzar a tots els clients.

3.2. Comprensió de l’activitat dels clients persones jurídiques

a) El coneixement del client del que es disposa per part del subjecte obligat ha d’estar degudament documentat i ser suficientment complert. Com a bona pràctica, els subjectes obligats recullen dita informació en un únic document de coneixement del client (generalment anomenat KYC, per les seves sigles en anglès). No obstant això, es recomana que el KYC sigui un document viu on es pugui incorporar el coneixement del client al llarg de la relació de negoci, i no únicament un formulari tancat.

b) Incloure al KYC un camp que indiqui, clarament, si el client persona jurídica és una societat activa o no, en tant que desenvolupa o no una activitat comercial. Aquesta declaració s’ha de verificar en base a documentació o informació fiable (consulta al Registre de Comerç, visita in situ a les instal·lacions del client, pàgina web de la societat amb l’oferta dels seus serveis/productes, etc.). Les mesures de seguiment de l’operativa dels clients també han de ser coherents amb aquesta declaració i s’han de documentar (estats financers, factures, etc.).

9

c) Pel cas que el servei prestat pel subjecte obligat sigui la constitució d’una societat, guardar evidència de la constitució efectiva de la mateixa (entre d’altres, una consulta al Registre de Societats, o bé l’obtenció de còpia de l’escriptura de constitució).

Àrea de Supervisió